煮干しと電子契約のおいしい関係!? 飲食店のアルバイト採用活用事例

株式会社凪スピリッツ
財務戦略部 店舗開発部
統括本部長 牧野篤様

 

イレギュラーな作業が減るので、少ない人数で雇用契約業務をルーチン化できます

はじめに御社の事業内容を教えていただけますか。

当社凪スピリッツは、国内では「ラーメン凪」という屋号で16店舗運営しているほか、生麺やスープなどを外部のラーメン店に卸す食品製造の事業も行っています。海外でも、ラーメンの原材料となる小麦粉やタレなどの食材卸とともに、フランチャイズで35店舗を展開しています。

最初は新宿ゴールデン街の間借り店舗から豚骨ラーメンでスタートしましたが、その後、豚骨ではないブランドを作るべく、日本人が日常的になじみのある食材で、癖になるような味わいを出せる煮干しを出汁に使ったラーメンを作るようになりました。

株式会社凪スピリッツ 財務戦略部 店舗開発部 統括本部長 牧野篤様
株式会社凪スピリッツ 財務戦略部 店舗開発部 統括本部長 牧野篤様

煮干しを額に入れて飾っていたり、煮干しの絵があちこちにあって、“煮干し愛”が強いですね。

煮干しをテーマにした大感謝祭みたいなイベントを企画して、そこでお客様と一緒に煮干しを解剖してみたり、出汁を取った後の煮干しを肥料にして畑でネギを作ったりと、いろいろ変わった取り組みをしています。これは、煮干しを当社のブランドとして考えているから、というだけではありません。

事業規模が拡大していくと店舗はアルバイトが増えて、社長や古参の幹部が現場の店舗に立つことがどうしても少なくなり、常連のお客様も離れてしまいます。常連の方とコミュニケーションを取れる場所をきちんと残しておきたいという気持ちから、こういったイベントを企画しているんです。

クラウドサインを知ったのは何がきっかけだったのでしょうか。

他の企業との契約で、受信者という立場でクラウドサインを何度か利用させていただくことがありました。その後、店舗で働くアルバイトスタッフとの契約書をきちんと本社で管理しきれていないことがわかりました。現場の店長がアルバイトの面接をして採用を決めたとき、紙の雇用契約書で契約を結んだものの、その契約書を本社がすぐに回収できなかったりしていたんです。

店長だけで雇用契約書を管理しているような状態は良くないので、より効率的で確実な雇用契約書の管理に、過去少し触れたことのあるクラウドサインを利用できないかなと考えました。アルバイトスタッフのメールアドレスは基本的に採用決定時に教えてもらうことになっているので、このメールアドレスを使えばすぐに始められるだろうと。

2019年5月に導入して、7~9月から本格的な活用を始めていらっしゃいますね。

各店舗のアルバイトスタッフを対象に、雇用契約書を200件ほど一括送信しています。すでに紙で契約書を交わしていましたが、改めて電子契約で結び直すことにしました。メールアドレスが明らかでないスタッフが一部いるので、それについては整理し直さないといけませんが、紙の契約書のときはすぐに本社に届けられたのが3割ほどだったのに対して、クラウドサインでは最初から5割以上の契約書が署名されて戻ってきました。

契約更新にもクラウドサインを使い始めているので、契約書の書類情報に契約日を入れるようにしています。こうしておくと、ちょうど契約更新の時期にアラートで通知されるようになるので、契約更新を忘れることもありません。きちんと契約書に署名して戻していないスタッフもまだいるのですが、今後リマインダー機能をタイミング良く使って署名を促そうと思います。

クラウドサインにして良かったと思うことは他にありますか。

紙の契約書を置いておくスペースはかなり小さくできましたね。あとは店長の負担が減りました。これまでは店長とアルバイトスタッフが雇用契約書をやりとりして本社に送る、という手順でしたが、その手間が一切なくなりました。ただ、採用した人の履歴書を店長が本社に送る必要もあるので、その手間はまだ残っていますが。

クラウドサインでは最近になって書類インポート機能を追加しています。履歴書をスキャナーで取り込んでインポートすれば、クラウドサイン上で一括管理できます。お試しください。

それは便利ですね。

ちなみにご自身の業務は改善できましたか。

正直なところ、業務量は以前とあまり変わっていないかもしれません(笑)。まだ慣れていないので7~9月に一括送信したときは大変でしたが、業務を定型化しやすく、少人数で回せるように感じますね。紙の契約書を使っていたときよりイレギュラーな作業が減るので、少ない人数でルーチン化できます。

クラウドサインにしたことで、間違いなく業務はシンプルになっているな、と思います。

生産性を高めるために、クラウドサイン以外に活用しているクラウドサービスはありますか。

社内コミュニケーション用に「Talknote」を、社外とのやりとりに「チャットワーク」や「commmune」をそれぞれ活用しています。他に「Dr.経費精算」や「ジョブカン」、「Box」を使っていて、「Teachme Biz」というツールも新人教育の動画マニュアルに利用しています。

飲食店ではアルバイトスタッフに外国人の方を採用されることが増えているようですね。

当社にもたくさんいます。全スタッフのだいたい5分の1が外国人の方です。契約書がすぐに戻ってこない割合もやはり外国人に多かったりするんですよね。ですから、契約書のフォーマットを見直すなど、社内の運用で変えていくべきところはあるかもしれません。

今のところ雇用契約書のフォーマットは日本語ベースで作り、入力欄の脇に英語でNameやAddressといったような補足を入れていますが、クラウドサインは英語にも対応していますし、いずれはその機能も活用していきたいと思います。特に契約書は日本人が読んでも難しいことがありますし、書類だけでちゃんと相手に伝えるのは難しいですね。

今後クラウドサインの用途をどのように広げていこうと考えてらっしゃいますか。

もちろん雇用契約書以外の書類でも利用しようと思っています。当社の製造部では協力会社との契約にクラウドサインの利用を検討しています。

卸先に個人経営のお店が多く、紙の契約書の方がという人も少なくありませんので、しばらくは紙も残りそうですが、クラウドサインで送る書類の種類を増やしていければと思います。

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