株式会社さくら屋
代表取締役 島田將行様
来店せずに契約をするために電子契約を検討
はじめに、電子契約の導入を検討することになったきっかけを教えていただけますでしょうか。
島田様
経緯としては、電子契約サービスがコロナ禍でお客様に求められていたからです。導入当初の時期は、今以上に来店が難しいというような雰囲気だったので、お客様から「来店しなくても、契約をする方法がないか？」という相談を受けていました。そこで、オンライン内見、IT重説(※)に加えて、契約部分では「電子契約」を導入できないかと。
※IT重説：テレビ会議などのITを活用して行う、賃貸借契約における重要事項説明。
「脱ハンコ」の動きも高まっていた時期でもあったので、電子契約サービスを複数サービス試した上で、クラウドサインを導入しました。
現在は、いえらぶCLOUDとクラウドサインの連携ソリューションである「いえらぶ電子契約」をご利用されていますが、どういった経緯があったのでしょうか？
島田様
クラウドサインを導入したものの、なかなか活用が進んでおらず、当時すでにいえらぶCLOUDも導入していました。物件情報や顧客情報の確認はいえらぶCLOUDで、契約書の送信はクラウドサインで、となるので、それぞれのシステムにログインする手間がかかってました。
システムがそれぞれ独立して分断されてしまっているため、うまく使いこなせないというところが大きかったため、「システム間の連携は重要だよね」という結論になりました。
その後「いえらぶ電子契約」のお話を聞いて、もうその場で「やるよ」っていう話をしました。元々連携をしたいと考えていたので、「いえらぶさんでやっと準備できたのね。」という感じでした。
確か当初は弊社が導入１社目とか２社目だったと思います。「まだ本リリースしていないけれども、使ってみていろいろ意見をください。」という話をいただいて、「どうせやるなら全ての機能を使ってみたいです」という形で導入させていただきましたね。
案内を工夫しITリテラシーがある方に対して、賃貸借契約の電子化を進める
「いえらぶ電子契約」で扱っている書類はどういったものになりますか。
島田様
現在は、賃貸借契約の更新契約で利用しています。
導入後苦労されたことなどはありましたか？
島田様
導入後、さっそく賃貸借契約で電子契約を試してみたら、オーナー様に承認依頼が送られているはずなのに、返ってこないということがありました。要はオーナー様がご高齢だったりするので、「なんだか意味が分からない」「メールはたまにしか見ない」と。電子契約についてオーナー様にご理解いただけるように説明するということもしましたが、最終的に、オーナー様の貸主としての権限を代理として弊社にいただくために、電子契約で委任状を送付するという運用にしました。ただ、賃貸借契約そのものを全て弊社にて代理で行うということはできないので、更新手続きの代理権限の委託という所だけに留めました。
それ以外の部分ですと、古い契約の更新契約を電子契約に置き換えようとしたときに、入居者の方のメールアドレスがきちんと揃っていないということがありました。情報としてメールアドレスを持っていないので、電子契約のご案内を送る術がないという問題ですね。
最初は電話で入居者の方にメールアドレスを確認していたんですが、そうすると転記ミスや伝達ミスがあって。何度も何度もやり取りしても、上手くいかないことが続いてしまったんです。じゃあどうしようと考えたときに、一旦全ての更新契約を電子契約で行うことを諦めました。はじめて更新時期が来た時は、更新の案内を郵送で送ることにして、その郵送物の中に「電子契約」のご協力依頼の書類を同封するという方法を採用しました。そこにQRコードを貼ったんです。QRコードには、お名前・電話番号・メールアドレス・更新費用の決済方法の選択肢を入力してもらうフォームを用意しました。
弊社に回答が届いた方は、QRコードを読むことができた人、つまりある程度ITのリテラシーがあり「電子契約」ができる方である、というフィルターにもなりました。こちらで回答のタイムリミットをあらかじめ決めておいて、その日までにこちらQRコードの回答が届かなかった場合は、「今まで通り書類での契約更新お願いします」という運用にしています。
QRコードを読み込んでくださった方はだいたい半分いかないくらいですね。ご高齢の方はすこし難しいですし、過去の古い契約に関しては半分いけば上等かなと考えています。
電子契約導入後の賃貸借契約の新規契約の入居者の方からは、メールアドレスと電話番号は必ず契約時にいただくようにしていますし、2年後の更新時は電子契約での更新になりますとご案内をつけて、賃貸借契約書の中にも記載してお渡ししています。そのため、電子契約導入後の契約に関して、更新契約はほぼ電子契約で締結できると思っています。
1件あたり30分かかっていた更新契約の来店対応の時間を削減
導入の効果はいかがでしょうか。
島田様
過去の契約の更新案内は紙で郵送するのでフローは変わっていません。そのため、過去の契約の更新についてはまだ工数の削減にはつながっていません。ただ、更新契約の来店対応の時間は減りましたね。お席にご案内して、押印いただいて、大体30分くらいかかっていた対応の時間が削減できました。
電子契約に一番期待することは店頭で更新契約の対応に費やす時間を減らすことです。店頭での更新手続きに使う時間を減らして、新規でお部屋探しに来る方への対応と新規契約のお手続きに時間を使うことができればと考えています。もちろん更新の方も、住み替えの話が挙がったり大事な時間ではあるんですが。
あとは来店の場合は営業時間内しか手続きできないですが、電子契約だと24時間365日、お客様の好きな時間に契約の更新ができるので、しっかりご契約内容をご確認いただけます。 ひと手間かかっていたとしても、お客様の利便性にもつながるので、電子契約の対応はしておいたほうがいいなと思います。
もうひとつ大きなメリットを感じているのは、いえらぶ電子契約で送信する賃貸借契約書・重要事項説明書をいえらぶCLOUDの顧客データからそのままを作ることができる点です。来店されたお客様にはタブレットで来店受付をしているのですが、いえらぶの「来店アンケート機能」で来店受付時に入力していただいたデータを顧客管理機能に自動反映するようにしました。今まで紙で受付カードを書いていただいていたんですが、手動入力だと写し間違え・書き間違えがやはり起きていたので、自動反映だと間違いが少ないんですよ。
賃貸借契約書・重要事項説明書は作るのに時間がかかるので、そのデータをもとに簡単に作れるのがいいですね。顧客データから契約まで、全部自動的に連携していくところがとてもメリットに感じています。
お客様に選んでもらえる不動産会社にするためのペーパーレス
貴社として今後どういった組織にしていくのが理想ですか？
島田様
やはりインターネットの時代なので、インターネットに強い不動産会社でないとお客様に選んでいただけないと感じています。そのためもっと「テクノロジーを活用したペーパーレス化」を目指していきたいです。契約はお客様ありきの部分ではあるので、電子化100%にはできない部分もありますが、社内にあふれる紙を減らしていきたいです。
次に、在宅勤務にも対応できる体制作りです。コロナ禍でいつ自宅待機になっても、スタッフが自宅で仕事できるように、IT化を進めていかないと会社の事業継続自体が危ういものになってしまうんですよね。自社専用のシステムを持っている大手は別として、一般の不動産屋さんにとって業務のシステム化はなかなか難しかったので、不動産業務システムを提供してくれる、いえらぶさんはすごくありがたいです。
最後に、これから活用していきたいと考えている同業種の企業に向けてメッセージをいただけますでしょうか。
島田様
賃貸借契約の更新に関しては自動更新にされている会社さんが多いとお伺いしています。確かに更新は手間がかかりますが、後々オーナー様や入居者様とトラブルになってしまうかもしれないので更新作業は丁寧にやるべきだと考えています。
それでも手間をかけたくないのであれば、それこそ電子契約が役に立つんじゃないですかね。導入の際には電子契約を行うための入居者の方の情報が揃っているかの確認や、説明コストはかかりますが、お客様の利便性にもつながるものですので、導入を検討してみてはどうかなと思います。
