SCANサービスの強化で「デジタルが原本」時代への移行を支援します

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「紙とハンコ」から脱却したくても、これまで作成・保管してきた契約書などの押印文書はどうすれば?そんな悩みにお応えするため、クラウドサインSCANのサービスを拡充しています。

インポート書類を一元管理できるUIの強化

貴社が紙で保管する押印済み契約書や注文書等を一つひとつ丁寧にスキャンし、書類情報を読み取ってデータ化するサービス「クラウドサインSCAN」。

今回、クラウドサインで電子契約した書類とSCANサービスでインポートした書類をシームレスに一覧し検索したいというニーズ にお応えするため、保存書類のステータスデザインも含めたUIの一新を行いました。

一覧ステータスデザインを一新

電子契約と紙の契約書双方をまたがる検索や、更新期限のアラート管理等も一元的に 行えるようになっています。

SCAN完了までのリードタイムを短くする「パッケージプラン」の提供

年度末から6月の株主総会シーズンは、大規模な組織変更に向けた準備のタイミングでもあります。新体制を迎えるにあたって、「電子契約全社導入も含めて、過去の紙の書類の管理方法やコストも大胆に見直したい」というご相談が増えています。

これまでSCANサービスのご相談・ご提供を重ねてきた中で、SCAN完了までにもっとも時間を要していたのが、「スケジュール調整のうえお客様のオフィスにお伺いし、スキャン対象書類の保存状況やページ数等を調査させていただき、お見積もりをお出ししてお客様にご承認いただく」というプロセスでした。

こうした 見積もりプロセスで発生するお客様の手間と負担を最小化し、ご依頼からSCAN完了までのリードタイムを短くするため、一定のページ数までの見積もり金額や23区内の送料等をパッケージ化したプラン をご用意。

SCANメニューにシングルプランとマルチプランの2つのパッケージをご用意

面倒なプロセスなくできるだけ早くスキャンを完了させ、書類情報の読み取りを含めてデジタルデータ化してほしい、というニーズにお応えします。

あわせて、3月31日までにクラウドサインとSCANのパッケージプランをあわせてご検討くださるお客様向けに、一年分のスタンダードプラン基本料相当額がOFFになるキャンペーン もご案内しています。

キャンペーンの詳細については、こちらからご確認いただけます。

クラウドサイン Scanセットパックキャンペーン(2019年3月31日まで)

「紙が原本」ではなく「デジタルが原本」になる時代を見越したUI・UXへ

紙が原本だった時代から、デジタルが原本になる「デジタルファースト」な時代へ。その移行タイミングは、行政や企業がそれを進める以上(クラウドサインが普及するかしないかにかかわらず)待ったなしにやってきます。

クラウドサインも、電子契約という新たな手段で日本のビジネスにおける「紙とハンコ」という物理的制約から脱却する選択肢を、2015年からご提案してまいりました。一方で、現状はまだ過渡期であることも理解しています。

では、この過渡期において、契約書をはじめとする法的文書の管理体制をどのように設計し、移行をすすめていくべきか?クラウドサインは、「紙が主でデジタルが従」「いつまでも紙と電子を並存」を前提とするのではなく、「デジタルが主で紙が従」「電子契約が原本」となる時代を見越したUI・UX を、これからもご提案し続けたいと考えます。

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(橋詰)