「クラウドサインAI」で実現する契約管理台帳の自動作成

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OCR技術が発達し全文検索が正確にできるようになっても、その主要項目を一覧できる契約管理台帳をタイムリーに更新しメンテナンスし続けるのは、スキルのある担当者の根気強い作業が必要でした。クラウドサインとSansanがAIの力でこれを自動化します。

スキャンさえすれば終わりとはならない企業の契約書管理

法務業務の中で、きちんとやって当たり前のはずが意外なほどやれていないものの代表が、契約書管理の仕事です。

特に、自社が締結している契約情報を一覧するための契約管理台帳のタイムリーな更新とメンテナンスは、組織として継続しようとすると思った以上に大変な仕事です。バインダーにファイリングした紙の契約書原本をあとで見つけられるよう、最低限の項目だけでもExcelファイル等にリスト化できていれば、まだよいほうかもしれません。

契約書はフォーマット化された美しい文書のように見えて、実際のところは企業が独自に使用する各種ひな形やその業界の慣習によってさまざまな形式のものが存在しています。また「契約開始日」一つを読み取るにしても、締結日・終了日・納入期日といったその他たくさんの日付情報と間違わぬように抽出する必要があります。

締結した契約書から必要な情報を抽出しExcelに入力していく作業は、思っている以上にコストがかかる

こうした中で契約書管理台帳の正確性を期すためには、スキャンしてPDF化すれば終わりではなく、それなりの契約書レビュースキルをもった担当者が時間を割き、主要項目を間違いのないようにピックアップして一覧化する必要 があります。

しかし現実には、そうした作業に継続的にコストをかけることは難しく、ある程度量が溜まったところで新入社員や派遣社員が分担しまとめて紙の契約書をOCR(Optical Character Recognition 光学的文字認識)にかけ、ファイル名を契約相手方にして全文検索できるようにとりあえずしておくのが関の山だったのではないでしょうか。

AIが必要項目を読み取り自動で契約管理台帳を作成する「クラウドサインAI」

この 契約書管理台帳の作成・更新・メンテナンスにかかる手間とコストの問題を機械学習技術を使い解決に導くのが、Sansan株式会社と共同開発する新サービス「クラウドサインAI」 です。

本サービスでは、クラウドサインでの契約締結後、

  1. 契約締結日
  2. 契約開始日
  3. 契約終了日
  4. 自動更新の有無
  5. 解約通知期限
  6. 管理番号
  7. 取引金額
  8. 契約相手の名称

の8項目にわたる契約情報をAIが判別し、その情報をクラウドサイン上に記入・表示します。

クラウドサインによる電子契約・紙の契約書ともに対応

また、すでに紙で締結された大量の契約書も、「クラウドサインSCAN」と連動し、クラウドサイン上にアップロードすることで、自動でこれらの情報を判別・記入。人の手を極力かけない契約管理業務の自動化を実現します。

本サービスでは、Sansan株式会社が日本語の名刺情報をデータ化するビジネスを長年行う中で培ったデータ化ソリューション「Contract One」の技術を活用し、正確かつ迅速な処理が行われます。これによって、営業部門が締結し契約書に明記した契約金額を、経理部門がタイムリーかつ簡単に把握できるようになるなど、内部統制の強化にも繋がります。

モニター企業(無償)を募集

Sansanとの「クラウドサインAI」開発にあたっては、クラウドサインヘビーユーザー様から個別に許諾をいただきデータ提供を受けてすすめてまいりました。

このたび、2020年夏の正式公開に向けさらに精度高くより良いサービスとしてご提供できるよう、クラウドサインをお使いのユーザー様を対象にモニターとしてご協力いただける企業を募集いたします。モニターになっていただける企業様には、クラウドサインAI(送信 / インポート)オプションを無償で提供 いたします。

募集企業は10社を予定、応募期間は2020年5月22日(金)19:00までとなります。詳細は以下リンク先をご覧ください。

クラウドサインAI(送信/インポート)オプション モニターお申し込み

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