auじぶん銀行株式会社
総務部 調査役 黒須研人様
金融機関においては、導入するサービスに一段と高いセキュリティレベルを求められるもの。そうしたなかでインターネット専業銀行のauじぶん銀行は、多数の金融機関で採用が進んでいるクラウドサインを選択しました。紙の契約書では余計な作業負担が発生しており、電子化によって押印や印刷、製本、郵送を省略できるのも明らかなメリット。それに加えてクラウドサインの「導入支援コンサルティング」が、同社にとって大きなポイントとなりました。
紙契約の業務負荷と拠点間のやり取りに課題感
電子契約サービスの導入を検討することになったきっかけを教えてください。
黒須様
ひとつは紙の契約書における押印、郵送、保管といった業務負荷の軽減を図りたいと考えたためです。当社は東京都に2つの拠点がありますが、契約書を扱う部署が別々の拠点にあるので、印刷や押印をするために書類を社内便で送り合うなど時間のかかる無駄な作業が発生していました。テレワークなどの柔軟な勤務形態を採用しているにもかかわらず、契約業務のために出社せざるを得ない状況にあったのも問題でした。
また、契約期限管理の重要性が高まってきたことも検討の大きな後押しとなりました。さらに取引先様から電子契約したいという声が多く届いている、といった社員からの意見もあり、電子契約サービスの導入を進めることになりました。
クラウドサインを選択された決め手は何でしたか。
黒須様
契約締結を電子化するところだけでなく、契約管理の課題を解決するところも電子契約サービス導入の目的でしたので、管理機能の強さと、それを含めたトータルのコスト感も考慮して競合サービスと比較しました。その結果、ベストだと感じたのがクラウドサインでした。
そして、導入のサポート体制が手厚かったこともポイントです。我々には電子契約の知見がありませんので、どれだけ手厚くフォローしていただけるかという観点は非常に重視しました。
社内説明に必要な資料がすでに揃っている
今回は「導入支援コンサルティング」サービスをご利用いただきました。改めてその理由を教えていただけますか。
黒須様
契約というのは企業にとって大変重要な業務です。社内だけで終わるものではなく、相手先がいることでもあります。素人の判断で運用を決めるのはリスクがありますから、法律を熟知した弁護士ドットコムに支援してもらいながら導入できるのは大きなメリットです。 わからないことがあったときにいつでも頼れるのは一担当者としても心強く「導入支援コンサルティング」には本当に助けられました。
まずは、導入をするにあたり、何をしなくてはいけないのかを明確にしていただけたことでしょうか。社内の情報を整理するためのシートがあり、記入して返すとそれを基に導入推進や業務フローの提案を頂けるなど、導入をけん引してくださったので、非常に助かりました。
社内への説明や社内規程の整備などで必要になる資料のひな形がたくさん用意されていたこともありがたかったですね。それらがなければ自分1人で試行錯誤しながら作ることになっていたと思います。
▼クラウドサイン「導入支援コンサルティング」のサービス一例
▼クラウドサインの利用開始までのToDoをスケジュールに落とし込んだ「スケジュール計画表」も提供
紙の契約書はスキャンし「AI契約書管理機能」を活用
クラウドサインの主な用途を教えてください。
黒須様
NDAはもちろん、基本契約や業務委託契約、覚書、サービス利用に関わる契約書などほとんど全ての契約締結業務でクラウドサインを利用していきます。
既存の紙の契約書についてはどうされましたか。
黒須様
紙の契約と電子契約を一元管理したいと考えていました。ひとまず直近1年の紙の契約書はスキャンしてクラウドサインにアップロードし、「AI契約書管理機能」を活用して書類情報を自動入力しています。
そうして取り込んだ契約書の情報をもとに、期限を迎える前に社員へメール通知する仕組みも取り入れ、当初目的としていた期限管理の対応も開始しました。
運用方法を決めるところで何か工夫したことはありますか。
黒須様
契約書をやり取りするフローはなるべくシンプルにして、余計なステップを増やさないことを意識し、そのためにどのように権限移譲し、それでいて社内規程から逸脱しないようにどうルール整理するか、といったあたりはしっかり考えました。
電子契約サービスの選択時はサポート面も重視すべき
クラウドサインの今後の活用方針を教えていただければ。
黒須様
どんどん電子化していくのは既定路線です。電子契約にすれば押印を廃止でき、社員が契約業務のためにわざわざ出社しなくてもリモートで作業できますし、紙の契約書が削減されることで省スペース化にもつながります。契約書の期日管理も高度化して、ミスなく運用していける体制を構築していきたいですね。
最後に、金融機関をはじめとする他の企業に向けてメッセージをお願いします。
黒須様
クラウドサインには弁護士ドットコムが運営しているという法的な面での安心感がありますし、導入していくときには二人三脚で一緒に進めていける感覚があって心強いと感じました。ひとりで全社の契約の電子化を進めるのはかなり困難で、そこを電子契約の導入ノウハウと関連する法律面の知見をもつ弁護士ドットコムの導入コンサルタントにサポートしてもらえるのは本当に助かります。
クラウドサインの「導入支援コンサルティング」では、想像していたよりずっと密にやりとりすることができました。
ツールは導入しただけで終わりではありません。どのように業務フローに組み込めば使いやすくなるのかを考慮して運用設計したり、利用者のためにマニュアルを整備したりして、実運用にしっかり乗せる必要があります。そのためにも、電子契約サービスを検討する際には、どのような機能があるかだけでなく、どのような導入支援体制があるのかもサービス選定のポイントとして見ると良いかと思います。
