オンラインストレージとは？仕組みや活用方法、選び方まで徹底解説

日々膨大なデータをやりとりする現代において、増え続けるデータを保管しておけるオンラインストレージは私たちの生活にとって必要不可欠なサービスです。

従来のパソコン内ローカルフォルダやUSBメモリ、外付けハードディスクとは異なり、インターネット環境があれば場所を問わずどこからでもアクセス可能なため、リモートワークや外出先での業務効率化に役立ちます。さらに、データ消失やセキュリティのリスクも低減するメリットもあります。

この記事では、オンラインストレージの仕組みや業務効率を実現するための活用方法に加え、オンラインストレージの選び方などを解説します。

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オンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、インターネット上にデータやファイルを保存できるサービスの一種です。「クラウドストレージ」や「ファイルストレージ」と呼ばれることもあります。

オンラインストレージのひとつ目の特徴が、インターネット環境さえあれば、場所や時間にとらわれず、いつでもどこからでもファイルのアップロードやダウンロード、編集、共有ができる「アクセシビリティ（アクセスのしやすさ）」にあります。

オンラインストレージのもうひとつの特徴として、保存容量や機能を利用状況に応じて容易に拡張または縮小できる「スケーラビリティ（拡張性）」という性質もあります。

オンラインストレージは、これらの特徴を兼ね備えているため、個人の軽量なデータ保存から、企業の大規模データ管理まで幅広い対応が可能です。

オンラインストレージを利用するメリット

オンラインストレージには、USBメモリやハードディスクなど従来の物理媒体にはない複数の特徴があります。ここでは、それらの中でも代表的なものを整理します。

場所を問わずどこからでもアクセスできる

オンラインストレージは、地理的な制約を受けず、インターネット接続さえあれば世界中のどこからでもアクセスできます。

自宅やオフィスだけでなく、出張先や移動中でも必要なデータにアクセスできるため、従来の物理媒体にあった「データは持ち歩くもの」という発想を大きく変えました。

利用端末はパソコン、スマートフォン、タブレットなど多様であり、OSやデバイスの種類を問わず利用可能なサービスも多く存在します。

データ共有・共同作業が簡単にできる

オンラインストレージなら、メール添付では送信できない大容量ファイルも簡単に共有できます。共有リンクを発行すれば、相手はそのリンクからデータにアクセスできるためです。また、アップロードしたファイルの権限は、「閲覧専用」・「編集可」・「コメントのみ」といった形で細かく設定できるため、目的に応じた共有方法を選択可能です。

複数人が同時に同じファイルを編集できるリアルタイム編集機能も提供されています。また、ファイルのバージョン管理や統合作業の負担も軽減できます。

容量や機能に拡張性がある

多くのオンラインストレージサービスは、有料プランに移行すれば、容量や機能を拡張できます。物理的なストレージの追加作業をしなくても、契約変更のみで容量や機能の拡張が完了するため、迅速かつ柔軟な対応が可能です。

セキュリティとアクセス管理

オンラインストレージでは、データの暗号化やアクセス制御など、多層的なセキュリティ対策が実装されています。暗号化は、通信経路と保存時の両方で行なわれることが多く、第三者による不正アクセスや盗聴のリスクを低減できます。また、ユーザーやグループごとにアクセス権限を設定できるため、情報の閲覧範囲や編集範囲の管理も可能です。

データの紛失リスクを軽減できる

自社のサーバーやパソコンの故障、災害時など緊急事態が起きた場合でも、オンラインストレージに保存したデータはクラウド上で保護されているため、データ消失のリスクを軽減できます。

オンラインストレージにおけるデータの保存や管理は、サービス提供者が所有・運営するデータセンターで行われます。データセンターでは、電源の二重化、冷却設備、耐震構造、物理的な入退室管理など、データの安全性と可用性を確保するための多層的なセキュリティ対策が施されています。

さらに、データは複数拠点にバックアップされることも多いため、一拠点で災害や障害が発生しても、ほかの拠点から迅速にデータ復旧が可能です。

オンラインストレージを安全に利用するための注意点

オンラインストレージは非常に便利ですが、その利用には常に一定のリスクが伴います。ここでは、特定の事例には触れず、一般的なリスクとそれに対する対策を解説します。

• 強固なパスワードを設定し、管理する
• データの共有に関するルールを設ける
• 通信環境を整備する
• 通信経路を暗号化する
• 保存データを暗号化する
• 定期的に権限を見直す

強固なパスワードを設定し、管理する

強固なパスワード設定と管理はセキュリティ対策の基本です。推測されにくい長さ・複雑さを備えたパスワードを設定し、定期的に変更することが推奨されます。多要素認証(二段階認証)を有効にすれば、パスワードが漏洩した場合でも第三者による不正ログインを防げます。

データの共有に関するルールを設ける

オンラインストレージのデータ共有機能は便利ですが、設定を誤ると意図しない第三者にデータがわたる危険があります。リンクには必ず有効期限を設定し、必要に応じてパスワードを付与しましょう。また、アクセス権限は必要最小限にとどめ、不要になったリンクは速やかに無効化することが重要です。

通信環境を整備する

オンラインストレージは安定した高速回線環境があれば、大容量ファイルの送受信や多数のファイルの同期も快適に行えます。

一方、通信環境が不安定な場合や回線速度が遅い場合には、アップロードやダウンロードに時間がかかったり、同期に失敗したりする可能性があります。オンラインストレージを利用する際は、通信環境の整備が重要です。

通信経路を暗号化する

通信時のデータは、暗号化されていない場合、盗聴や改ざんの危険があります。多くのオンラインストレージは通信を暗号化するHTTPSを採用していますが、利用者側も公共Wi-Fiを利用する際にはVPNを使用するなど、通信経路の安全確保を意識する必要があるでしょう。

保存データを暗号化する

サービスによっては、保存データを自動的に暗号化する機能が提供されています。これにより、サーバー内部のデータが盗まれたとしても、鍵(キー)がなければ解読できない状態を保てます。可能であれば、保存前に自分で暗号化を行う「エンドツーエンド暗号化（E2EE）」に対応したサービスの利用が理想的です。

定期的に権限を見直す

企業でのオンラインストレージ利用においては、定期的な権限の見直しが必要になります。、組織の人事異動やプロジェクト終了後に、不要なアクセス権限が残っていると、情報漏洩のリスクがあるためです。定期的に権限を見直し、必要のないユーザーやグループからはアクセス権限を削除するように心がけましょう。。

サービス選びのポイント

オンラインストレージを利用する際は、容量や料金だけでなく、長期的な運用や安全性、使いやすさなど、複数の観点から慎重に比較・検討する必要があります。ここからは、オンラインストレージサービスを選ぶ際のポイントを解説します。

• セキュリティ機能の充実度
• 利便性と操作性
• 多様な機器やプラットフォームへの対応
• 容量と拡張性
• バックアップと復元機能
• サポート体制
• 法令遵守と規格認証

セキュリティ機能の充実度

インターネットを介して利用するオンラインストレージは、データ保護の仕組みがもっとも重要な評価項目です。通信の暗号化(TLS/SSLの採用)、保存データの暗号化方式、エンドツーエンド暗号化対応の有無、多要素認証の提供状況をチェックしましょう。また、企業利用では、アクセス権限の細分化や監査ログの記録・保存機能も欠かせません。

利便性と操作性

日常的に利用するオンラインストレージの操作性は業務効率や利用継続性に直結します。ウェブブラウザ、デスクトップアプリ、モバイルアプリといった各インターフェースの使いやすさを比較し、利用者が直感的に操作できるかを確認しましょう。ファイルのアップロードやダウンロード、検索、整理、共有といった基本動作がスムーズに行えるかも重要です。

多様な機器やプラットフォームへの対応

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットも含めた利用環境での対応状況もチェックしましょう。OSが異なっても同等の操作性を提供できるか、同期の安定性や速度は十分かといった点をチェックします。オフライン環境でも閲覧や編集が可能かも重要です。

容量と拡張性

必要な容量は用途によって異なります。写真や動画など容量の大きなファイルを頻繁に扱う場合は大容量プランが必要ですが、文書ファイル中心の利用なら比較的少ない容量でも十分です。また、容量を後から拡張可能かに加え、追加容量の料金体系も確認しておきましょう。

バックアップと復元機能

誤って削除したファイルや、古いバージョンのデータを復元できる機能が備わっているかを確認します。復元可能な期間や履歴保存の制限なども事前に把握しておくと安心です。

サポート体制

トラブル発生時に迅速かつ適切に対応してもらえるかは、導入後に安心して利用するために重要です。サポートが主要な言語に対応しているか、問い合わせ手段(電話、メール、チャット)の種類、対応時間帯、休日対応の有無などを確認しておきましょう。

業務利用では、発生したトラブルに対して迅速な対応が求められるため、24時間365日対応のサポートが望ましい場合もあります。

法令遵守と規格認証

利用するサービスが、国内外の関連法令や規格に準拠しているかも確認が必要です。たとえば、個人情報保護法、電子帳簿保存法、GDPRなどに対応しているか、情報セキュリティマネジメントシステム(ISO/IEC 27001)の認証を取得しているか、といった点が判断材料になります。

国内でビジネス利用されている代表的なオンラインストレージサービス6選

オンラインストレージと一口にいっても、提供事業者や機能、セキュリティの設計思想はさまざまです。ここでは、国内でビジネス利用されることが多い代表的なサービスを6つ取り上げ、それぞれの特徴やサービス内容をご紹介します。

1. Googleドライブ
2. Microsoft OneDrive
3. Dropbox
4. Box
5. KDDIファイルストレージ
6. セキュアSAMBA

なお、各サービスの料金などは2025年9月時点のものです。最新の情報は公式サイトでお確かめください。

Googleドライブ

既にGmail・カレンダー・Docsなどを業務利用している組織で、同一IDでコラボと保管を一体化したいケースに最適です。1ユーザーの年払い月額は、Starterが800円で30GB、Standardが1,600円で2TB、Plusが2,500円で5TBとなっています。プランに応じた保存容量は、ユーザー個別の固定枠ではなく、組織で共有するストレージプールとして付与されます（＝ユーザー数×容量が組織の合計上限）。

出典：柔軟な価格プラン オプションの比較 | Google Workspace

Microsoft OneDrive

Windows/Office中心の運用で、Teams・Outlook・Officeと一体運用したい企業に相性が良い構成です。Business系の各プランではOneDrive 1TB/ユーザーが標準で付属し、Teamsを含む基本プランMicrosoft 365 Business Basicは、1ユーザーの年払い月額が899円。Web/モバイル版Office中心です。Teamsの有無や、そのほかのサービスに応じて費用が異なります。

出典：一般法人向け Microsoft 365

Dropbox

フォルダ単位の直感的同期と高速・安定のクライアントが強みで、端末横断のファイルサーバー代替に向いています。Standardはチームで5TB、Advancedはチームで15TBから（アクティブなライセンス1つにつき5TBを付与、最低3ライセンス）という人数に応じて総容量が増える設計です。1ユーザーの年払い月額は、Standardは1,500円、Advancedは2,400円となっています。

出典：ビジネス向け Dropbox：プランの比較

Box

厳密な権限設計・監査・他SaaS連携を重視する大企業・公的機関に適しています。法人前提の設計で、Business・Business Plus・Enterpriseはいずれも「ストレージ無制限」。一方で1ファイルのアップロード上限はプランごとに異なり、1ユーザーの年払い月額は、Businessは1,980円で5GB、Business Plusは3,300円で15GB、Enterpriseは4,620円で50GB、Enterprise Plusは6,600円で150GBとなっています。

出典：プランと価格 | Box

KDDIファイルストレージ

国内データセンター・国内サポートの安心感があり、PPAP対策や日本の商習慣に合わせた運用に適しています。ユーザー数課金/容量課金を使い分けられるのが大きな特長です。

ID単位コースは330円（IDあたり）で10GB、不足分は1GBあたり110円で追加。そのほか、複数IDで使用可能な容量単位コースも併設しており、10GBプランは7万6,780円、100GBプランは19万8,000円、1TBプランは66万円となっています。

出典：KDDI ファイルストレージ: 料金｜SaaS/PPAP対策｜法人向け｜KDDI株式会社

セキュアSAMBA

国内提供・日本語サポートが強みで、人数が多いが1人あたりの使用量は少ない組織や、外部共有を広く行う中小～中堅企業でコスト予測が立てやすい料金モデルです。

1ユーザーの月額は、フリーは無料で1GB、スタンダードは2万5,000円で300GB、ビジネスは3万5,000円で500GB、ユーザー数は無制限（フリーのみ2名）です。大容量のエンタープライズは4万8,000円で1TB～設定されており、容量単位の定額で拡張できます。

出典：料金プラン｜「セキュアSAMBA」安全・簡単・低コストな法人向けクラウドストレージ

まとめ

オンラインストレージは、現代の情報社会において欠かせないインフラのひとつです。地理的な制約を超えてデータにアクセスできる柔軟性、容量や機能を必要に応じて拡張できるスケーラビリティ、複数人で同時に作業可能な共有性など、多くの利点を備えています。

その一方で、アカウント管理の徹底、共有リンクの適正な運用、暗号化技術の活用、権限設定の最適化など、セキュリティ対策は欠かせません。また、サービスを選定する際は、セキュリティ性能や操作性、対応デバイスなど、複数の観点から比較検討することが重要です。

オンラインストレージを適切に活用すれば、業務効率の向上、情報管理の高度化、災害時の事業継続など、多方面で大きな効果が期待できます。今後も予想される機能や安全性の向上に合わせて、自身の利用目的や環境にもっとも適したサービスを選び、活用方法を継続的に見直していきましょう。

なお、クラウドサインでは、オンラインストレージの導入と合わせて、電子契約サービスを使った「契約書のデジタル化」も合わせてご検討されることをおすすめしています。

電子契約とは、従来の「紙と印鑑」の契約業務を電⼦化することで、作業時間とコストを⼤幅に削減することができる仕組みのことです。

【電子契約のイメージ】

契約書のデジタル化は、以下の3つの理由から業務効率化の第一歩としておすすめされます。

1. 操作が簡単（メールを使えれば大丈夫）
2. 既存の業務フローに対して「追加・変更」が少なくて済む
3. 収入印紙代や郵送費、管理保管場所の削減などコスト削減効果が大きく成果が短期的にも見えやすい

さらに、クラウドサインは、オンラインストレージサービスと連携してさらにドキュメント管理を効率化することも可能です。

契約書のデジタル化をこれから検討する方に向けた資料をセットにして無料でご提供しているので、気になる方はぜひダウンロードのうえ、ご活用ください。