ワークフローシステム比較｜人気5社のおすすめポイント総まとめ

企業の業務効率化を図るためには、適切なワークフローシステムの導入が欠かせません。ワークフローシステムを導入することで、申請・承認プロセスが自動化されるため、意思決定がより迅速になるためです。

しかし、一口にワークフローシステムといっても機能はさまざまで、どのシステムが自社に合うのか迷ってしまうことも多いのではないでしょうか。

この記事では、人気のワークフローシステム5社について、その特徴とおすすめポイントを詳しく紹介します。この記事を読むことで、各システムの違いやメリットを比較し、自社に最適な選択ができるようになるはずです。

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ワークフローシステム比較を始める前に知っておきたい基礎知識

ワークフローシステムの具体的な比較をする前に、まずは基本的な知識を押さえておきましょう。ここでは、ワークフローシステムがどのようなものなのか、またなぜ今多くの企業で必要とされているのかを詳しく解説します。

• ワークフローシステムとは？
• ワークフローシステムが必要とされる背景

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、「申請・承認・決裁」といった業務フローをデジタル化するシステムを指します。業務の流れを自動化し、手作業を減らすことで、作業の効率化やミスの低減を図ります。「ワークフローツール」や「ワークフローソフト」と呼ばれることもあります。

システムを導入することによって業務の透明性が高まり、従業員間のコミュニケーションが円滑になります。基本的な機能には、タスクの自動割り当てや進捗管理、承認プロセスの標準化などがあります。

ワークフローシステムが必要とされる背景

近年、企業においてワークフローシステムが必要とされるようになった背景としては、働き方の多様化やペーパーレス化の推進があげられます。

従来の紙の書類やExcelによる社内承認フローでは、書類に記入したり、押印したりする手間が発生していました。また、「承認フローがどこまで進んでいるか」「誰のところで止まっているか」など、進捗管理をすることが難しく、書類の保管・管理の手間も業務の非効率につながっていました。

従来の業務フローにおける課題	ワークフローシステム導入後
● 書類に記入する手間が発生 ● 押印の手間（出社、交通費） ● 申請・承認状況の把握が困難 ● 書類の保管・管理の手間 ● 不正のリスク ● 印刷費や郵送費などのコスト	● 自動入力により記載の手間を削減 ● 押印不要 ● 承認プロセスを可視化 ● デジタル上に保管・管理 ● プロセス可視化、改ざん防止機能 ● 印刷費や郵送費が不要

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することには多くのメリットがあります。主に業務の効率化と意思決定の迅速化、ペーパーレス化とコスト削減、内部統制とセキュリティの強化、プロセスの可視化と標準化、ヒューマンエラーの削減、多様な働き方への対応といった点が挙げられます。以下で詳しく解説します。

• 業務の効率化と意思決定の迅速化
• ペーパーレス化とコスト削減
• 内部統制とセキュリティの強化
• プロセスの可視化と標準化
• ヒューマンエラーの削減
• 多様な働き方への対応

業務の効率化と意思決定の迅速化

申請から承認までの時間を大幅に短縮し、システム上でのリアルタイム処理により業務の停滞を防ぎます。

ペーパーレス化とコスト削減

紙の申請書や決裁書の電子化を促進し、用紙代、印刷代、郵送費、FAX代などの直接的なコストを削減します。書類の保管に必要な物理的なスペースや管理の手間も不要になります。

内部統制とセキュリティの強化

業務プロセスを規定し、その進行を可視化することで内部統制を強化します。プロセスの厳密な管理、操作履歴（監査ログ）の自動記録による証跡管理と改ざん防止、ユーザーやグループごとのアクセス制御と権限管理により、情報セキュリティを確保します。データ暗号化、多要素認証、シングルサインオン（SSO）などの高度なセキュリティ対策も導入されています。

プロセスの可視化と標準化

文書の承認プロセスや注文処理など、多岐にわたる業務プロセスをシステム上で一元管理することで、業務の流れを可視化し、透明性を向上させます。進捗状況がリアルタイムで確認でき、業務のボトルネックを特定しやすくなります。

ヒューマンエラーの削減

システムによる自動化されたプロセスは、手作業によるミスを防ぎます。入力内容の自動チェック機能やエラーメッセージにより、不備や不正確な情報が承認されるリスクが大幅に低減され、業務の精度と信頼性が向上します。定型化されたフォーマットを使用することで、データの一貫性も保たれます。

多様な働き方への対応

多くのワークフローシステムがモバイルデバイスに対応しており、インターネット環境があれば場所を選ばずに申請・承認業務を行えます。

ワークフローシステムの基本的な機能

ワークフローシステムの基本的な機能には、次のようなものが挙げられます。

• 申請・承認機能
• フロー定義・経路設定機能
• 申請書フォーム作成機能
• 進捗状況の可視化と通知・アラート機能
• 書類管理機能
• アクセス制御・権限管理機能
• マルチデバイス対応
• 監査ログ

これらの機能があることで、組織が業務プロセスをより効率的に行なうことができるようになり、業務の透明性の向上、エラーの削減、意思決定の迅速化につながります。

申請・承認機能

紙の申請書のようにデザインされた入力フォームを使って、オンラインで申請を行います。必要な項目を記入しなければ申請できないように設定することで、書類の不備を防止できます。

決裁者や承認者がシステム上で申請内容を確認し、リアルタイムで承認・決裁を行います。承認が行われると、次の承認者へ自動的に回覧されます。決まった順番の全員が承認する必要がある場合や、誰か一人からの承認で良い場合など、多様な形式に対応できます。

他の社員の代わりに代理で申請や承認ができる機能も多く備わっています。

フロー定義・経路設定機能

企業の業務プロセスに合わせた申請・承認フローを自由に設定できる機能です。

自動振り分け機能により、申請内容や申請者の情報に基づいて、適切な承認者やルートが自動で割り当てられるケースもあります。

申請書フォーム作成機能

ユーザーがデータ入力用のカスタマイズ可能なフォームを作成できる機能です。

多くのシステムでは、テンプレートを利用したり、既存のExcel、Word、PDF形式のファイルを取り込み、フォームのレイアウトを自動生成したり、Webフォームに変換して利用することができます。

フォームの入力項目に対して、必須項目や正しい形式で入力できているかをチェックする入力項目の自動チェック機能も備わっています。

進捗状況の可視化と通知・アラート機能

申請から承認までの進捗状況やタスクの状態をリアルタイムで確認できます。プロセスの特定の段階や条件を満たした際に、関係者に対してメールやチャットなどで自動的に通知やリマインダーを送る機能があり、申請や承認の遅延を防ぎます。

書類管理機能

ワークフローで回覧された書類を業務区分ごとにカテゴリー分けして保管できます。
保管された書類は、条件付きで検索したり、共有して同様の書類のフォーマットとして再利用したりすることが可能です。

アクセス制御・権限管理機能

ユーザーやグループに対して、特定のプロセスやデータへのアクセス権限を細かく設定できます。こうした機能があることで、不適切な情報へのアクセスや漏洩のリスクを最小限に抑え、情報セキュリティを確保します。

マルチデバイス対応

多くのワークフローシステムは、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスにも対応しており、インターネット環境があれば場所を選ばずに申請・承認業務を行えます。

監査ログ

申請書の閲覧時間、開封状況など、すべての操作履歴をシステム上に自動的に記録します。これにより、「いつ誰が何を申請し、誰が承認したか」といった情報が記録され、内部統制の強化や監査対応を容易にします。

ワークフローシステムの導入や運用にかかるコストの相場

ワークフローシステムの導入や運用にかかるコストは、システムの種類によって大きく異なります。

ワークフローシステムは、その導入形態によって「クラウド型」「パッケージ型（オンプレミス型）」「オープンソース型」の3種類に分けられ、それぞれ以下のような特徴があります。

【ワークフローシステムの3つの種類】

	クラウド型	パッケージ型 （オンプレミス型）	オープンソース型
特徴	インターネットを通じて提供	企業内のサーバーにシステムを インストールして運用	無償で公開されているソース コードを利用してシステム開発
メリット	✔️導入・運用コストが低い	✔️セキュリティが高い	✔️基本的に無料
デメリット	✔️インターネット接続が必須	✔️導入・運用コストが高い	✔️IT人材が必要

このうち、IT人材が不足している企業にとって、低コストで導入できるのが「クラウド型」です。クラウド型は、システムにもよりますが初期費用も低く抑えられ、月額費用も1ユーザーあたり数百円程度で済むケースが多いです。

【クラウド型のワークフローシステム料金の一例】

	初期費用	1ユーザーあたり費用
サイボウズ Office	なし	600円 / 月〜 ※契約は5ユーザーから
ジョブカンワークフロー	なし	300円 / 月〜
楽々Workflow ⅡCloud	5万円	500円 / 月 ※月額基本料金 1万円

※2025年9月時点

大企業になると、より複雑な機能やカスタマイズが必要となるため、クラウド型の中のハイエンドプランを選んだり、「オンプレミス型」を導入したりするケースが増えます。そうすると、導入コストが数百万円から数千万円に達することもあります。これらの費用には、ライセンス料や導入時のコンサルティング費用、トレーニング費用などが含まれます。

これらのコストを総合的に考慮し、自社の予算に合ったワークフローシステムを選定することが重要です。

ワークフローシステム比較の選定基準とチェックポイント

ワークフローシステムを選ぶ際には、どのような基準で選定すればよいのか悩む方も多いでしょう。ここでは、重要なチェックポイントに絞ってそれぞれ詳しく解説します。

• 会社の規模に合っているか
• 必要な機能が網羅されているか
• 既存システムとの連携性があるか
• 使いやすいか
• 柔軟性・カスタマイズ性があるか
• 導入・運用・メンテナンスがしやすいか
• セキュリティ対策が講じられているか

会社の規模に合っているか

ワークフローシステムを選ぶ際、まず考慮すべきは会社の規模に適しているかどうかです。小規模企業と大企業では必要とされる機能やサポート体制が異なるためです。

小規模企業では、シンプルで使いやすいシステムが求められる一方、大企業では高いセキュリティや複雑なプロセス管理が必要です。さらに、ユーザー数に応じたライセンス形態も重要なポイントとなります。

必要な機能が網羅されているか

ワークフローシステムの選定において、必要な機能が網羅されているかを確認することは不可欠です。たとえば、承認フローの自動化や通知機能、データの可視化などが挙げられます。これらの機能が揃っていることで、業務プロセスの効率化が期待できます。また、将来的な拡張性も考慮し、追加機能の対応状況も確認するとよいでしょう。

既存システムとの連携性があるか

既存のシステムとの連携性も重要なチェックポイントです。ワークフローシステムが他の業務システムとスムーズに連携できるかどうかを確認することで、データの一元管理が可能になります。APIの提供状況や、他システムとの統合事例を参考にするとよいでしょう。

使いやすいか

ワークフローシステムは多くの従業員が使うことになるので、操作画面の使いやすさは、日々の業務効率に直結します。直感的な操作が可能か、分かりやすいナビゲーションが提供されているかを確認しましょう。

柔軟性・カスタマイズ性があるか

企業ごとに異なる業務プロセスに対応するためには、システムの柔軟性やカスタマイズ性が重要です。標準機能だけでなく、特定の業務ニーズに応じたカスタマイズが可能なシステムを選ぶことで、より効率的な運用が可能になります。テンプレートの設定やワークフローの変更が簡単に行えるかどうかも確認ポイントです。

導入・運用・メンテナンスがしやすいか

システムの導入から運用、メンテナンスまでのプロセスがスムーズであることも重要な選定基準です。導入時のサポート体制や、操作マニュアルの充実度も確認すべきです。また、運用に際してのトラブル対応や、メンテナンスの頻度、コストも考慮する必要があります。

セキュリティ対策が講じられているか

ワークフローシステムにおいて、セキュリティ対策は非常に重要です。データの保護、アクセス権限設定、操作ログの取得、暗号化、監査証跡、二段階認証、SSO（シングルサインオン）など、企業のセキュリティ要件や法令遵守（電子帳簿保存法など）に対応できるかを確認しましょう

さらに、定期的なセキュリティ監査の実施や、緊急時の対応策が整備されているかも重要なポイントです。

人気のワークフローシステム比較｜厳選5社の特徴とおすすめポイント

ここでは、国内で人気の高い5社のワークフローシステムの特徴とおすすめポイントを詳しく解説します。各システムの強みを理解することで、最適な選択をする手助けとなるでしょう。システムの選定において重要な情報を得ることができます。

【人気のワークフローシステム5選 比較表】

ツール名	価格帯目安	対象企業規模	特徴・強み
サイボウズOffice	月額600円/ユーザー〜	中小企業向け	低コストで導入可能。 グループウェア一体型で、 申請・承認から情報共有まで シンプルに使える。
ジョブカンワークフロー	月額300円/ユーザー〜 （無料プランあり）	中小〜大企業	テンプレート豊富で導入が 容易。ジョブカンシリーズと 連携し、バックオフィス全体を 効率化可能。
楽々WorkflowⅡ	オンプレミス型：250万円〜 クラウド型： 月額500円/ユーザー （月額基本料金1万円）	中小〜大企業	数万人規模の導入実績あり。 複雑な承認フローや内部統制 対応に強み。
ワークフローEX	要問い合わせ	中堅〜大企業	柔軟な承認ルート設定。 ノーコードで運用可能。 他システムとの連携性が高い。
intra-mart	要問い合わせ	大企業・ グループ全社	BPM基盤搭載。 業務全体のデジタル化や システム連携、業務アプリ開発 まで対応可能。

※2025年9月時点

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは中小企業向けに設計されたクラウド型グループウェアです。スケジュール、掲示板、ファイル管理など基本機能に加え、ワークフロー機能も搭載しており、シンプルな操作性で、はじめてのワークフロー導入にも適しています。

おすすめポイント

• 月額600円/ユーザー〜と低コストで始められる。
• 承認ルートの設定が簡単で、紙やメールによる申請をスムーズに置き換え可能。
• グループウェア一体型のため、社内コミュニケーションと併せて利用できる。

公式サイト：サイボウズOffice

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは株式会社DONUTSが提供するクラウド型ワークフローシステムです。シンプルでわかりやすい画面で申請や承認が可能で、経費精算、勤怠管理などのジョブカンシリーズと連携できます。

おすすめポイント

• 中小から大企業まで柔軟に対応可能。
• 豊富なテンプレートでスピーディに運用開始できる。
• 経費清算や勤怠管理などと合わせたシリーズ利用ならバックオフィス全体を統合管理でき、効率化効果が大きい。

公式サイト：ジョブカンワークフロー

楽々Workflow Ⅱ

楽々WorkflowⅡは、住友電工情報システムが提供するワークフローシステムで、中小企業向けから大企業向けまで組織体制に合わせてオンプレミス・クラウドから選べる3つのプランが用意されています。とくに柔軟な承認ルート設計と、大規模組織での運用に強みがあり、電子帳簿保存法や内部統制にも対応しています。

おすすめポイント

• 中小企業から大企業まで幅広く対応。
• 複雑な業務フローや承認階層にも対応できる柔軟性。
• とくにセキュリティ・ガバナンスを重視する企業に最適。

公式サイト：楽々WorkflowⅡ

ワークフローEX

ワークフローEXはKnowlbo（ナルボ）が提供するワークフローシステムで、中堅・大企業を中心に幅広く利用されています。Excel、Wordの稟議文書をそのまま申請・承認フローにのせられるのが特徴で、現在使っているExcel、Wordファイルをそのまま使って電子捺印（申請、承認）ができます。クラウド型、オンプレミス型の両方が提供されています。

おすすめポイント

• Excel、Wordの稟議文書をそのまま申請・承認フローにのせられる。
• 他システムとの連携が豊富で、既存の基幹システムとの親和性が高い。
• 社内の多様な業務を統合したい中堅以上の企業におすすめ。

公式サイト：ワークフローEX

intra-martワークフロー

intra-martのワークフローは、BPM（業務プロセス管理）基盤を備えた高機能型のシステムで、日本独自の複雑な承認ルートにも対応しています。単なる申請承認だけでなく、他システムとの連携も容易で、業務全体のデジタル化を推進できます。

おすすめポイント

• 全社規模のDX推進を目的とする大企業に最適。
• ワークフローに加えて、業務アプリ開発やシステム連携まで可能。
• 単なる効率化にとどまらず、業務変革・最適化を目指す企業に向いている。

公式サイト：intra-martワークフロー

まとめ

この記事では、ワークフローシステムの基礎知識から、導入のメリット、基本的な機能、コストの相場、選定基準、そして人気5社の比較までを詳しく解説しました。

ワークフローシステムは業務効率化を図るうえで重要なツールであり、選定にあたっては会社の規模や必要な機能、カスタマイズ性、セキュリティなど多くの要素を考慮する必要があります。

なお、サイボウズやintra-martなどのワークフローシステムと合わせて導入を検討したいシステムの一つに、取引先との契約や申込書のやり取りに役立つ「電子契約」が挙げられます。

【電子契約のイメージ図】

ワークフローシステムで承認した契約書・申込書を電子契約サービスを使って締結することで、業務のデジタル化がより促進され、書類の一元管理も可能になります。

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