【初心者向け】誰でも簡単に使えるマニュアル作成ツール4選

マニュアル作成に時間がかかりすぎると感じたことはありませんか？

あるいは、「マニュアル制作者によって品質に差が出る」「せっかくマニュアルを作っても読まれない」といった課題があるかもしれません。こうした課題を解決し、業務効率化、人材育成、情報共有の改善を実現するために開発されたのが「マニュアル作成ツール」です。

この記事では、初心者でも簡単に使えるマニュアル作成ツールを紹介し、工数削減を実現する方法を探ります。そもそもマニュアル作成ツールで何ができるのか、各業界ごとのツール選定のポイントなども詳しく解説するので、ツール選びに迷っている方や、どのように始めればよいか分からない方はぜひ参考にしてください。

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マニュアル作成ツールとは？機能や初心者向けツールの特徴を解説

ここでは、そもそもマニュアル作成ツールとは何なのか、またどういった機能があるかについて紹介します。

マニュアル作成ツールとは？

マニュアル作成ツールとは、業務マニュアルや手順書、操作説明書などを効率的かつ高品質に作成・管理・共有するための専用ソフトウェアやサービスです。

従来の文書作成ソフトとは異なり、マニュアル作成に特化した多様な機能を備えているのが特徴です。

マニュアル作成ツールでできること

マニュアル作成ツールには、さまざまな機能があります。

【マニュアル作成ツールの機能例】

具体的な機能	効果
豊富なテンプレートとレイアウト	ガイドに沿って説明文や画像を挿入するだけで、誰でも簡単に統一感のあるマニュ アルを作成できます
自動キャプチャ・自動テキスト生成	システムやアプリの操作を記録するだけで、必要な画面を自動でキャプチャし、操作 内容や説明文を自動的に作成・補足。音声認識でテキストを自動挿入する機能も
動画撮影・編集	スマートフォンやタブレットで撮影した動画をそのままマニュアルに利用できます。 映像編集機能により、不要なシーンのカット、強調したい箇所への図形やテキスト 挿入が可能です
音声認識と自動字幕生成・翻訳	撮影した動画の音声を自動認識して字幕を生成したり、多言語に自動翻訳したりす る機能があり、外国人スタッフへの教育にも役立ちます
AIによる下書き自動作成	マニュアルの種類を入力するだけで、AIがマニュアルの基本となる下書きを自動で 作成し、作成工数を大幅に削減します
既存資料の変換・取り込み	Word、PowerPoint、PDFなどの既存のマニュアルファイルをツール内に取り込み 編集・共有できる形式に変換できます

具体的には、テンプレートを利用した迅速なマニュアル作成や、画像や動画を組み込んだ視覚的な資料の作成が可能です。これにより、業務の効率化だけでなく、情報の伝達力も向上します。

さらに、クラウドベースのツールを利用すれば、リアルタイムでの共同編集や、どこからでもアクセスできる利便性があります。これにより、チーム全体での情報共有が容易になり、業務の円滑な進行が期待できます。

初心者におすすめのマニュアル作成ツールの特長

初心者にとって使いやすいマニュアル作成ツールには、いくつかの共通した特長があります。

まず、ユーザーインターフェース（UI）が直感的であることが重要です。これにより、はじめて使用する人でも迷うことなく操作できます。また、豊富なテンプレートが用意されていると、短時間で質の高いマニュアルを作成することが可能です。

さらに、サポート体制が充実しているツールは、問題が発生した際にも迅速に対応できて安心です。

これらの特長を持つツールを選ぶことで、マニュアル作成のハードルを大幅に下げることができるでしょう。

効果的なマニュアル作成のためのツール選定ポイント

この見出しでは、業務に最適なマニュアル作成ツールを選定するためのポイントを解説します。

• 業務内容との相性
• 操作性のよさ
• テンプレートの豊富さ
• 共有・検索機能の充実度
• 業務内容との相性

業務内容との相性

マニュアル作成ツールを選ぶ際には、業務内容との相性が非常に重要です。

たとえば、製造業では詳細な手順書が必要になることが多いため、画像や動画を簡単に組み込めるツールが適しています。一方で、サービス業では、顧客対応のフローをわかりやすく示す必要があるため、フローチャート作成機能が充実しているツールが望ましいです。

操作性のよさ

WordやPowerPointで時間を要していた作業が、直感的な操作でストレスなく行えるかを確認しましょう。

ドラッグ＆ドロップで要素を配置できるか、画像や動画の挿入が容易かなど、専門知識がなくても誰でも簡単に操作できるかが重要です。

直感的に操作できるツールであれば、初心者でも迷いなく簡単に操作でき、学習コストを抑えることができます。

テンプレートの豊富さ

テンプレートが充実しているツールは、マニュアル作成の初期段階での工数を大幅に削減することができます。

業務手順書、FAQ、システム操作マニュアルなど、用途に応じたテンプレートが充実していると、すぐに高品質なマニュアルを作成できます。結果として、品質のばらつきを防ぎ、一定のクオリティを保つことが可能です。

共有・検索機能の充実度

せっかくマニュアルを作っても、社員に読まれず、必要な情報が見つからなければ意味がありません。

キーワード検索はもちろん、タグやカテゴリで絞り込めるか、全文検索に対応しているかなど、必要な情報に素早くたどり着ける強力な検索機能は必須です。

クラウドベースで、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも簡単にアクセスできるツールを選ぶのも大切です。現場作業中でもすぐにマニュアルを確認できると、「せっかくマニュアルを作ったのに活用されない」といった事態が起こりづらくなります。

さらに、 誰がどのマニュアルを閲覧したか、どの情報がよく見られているかなどマニュアルの閲覧状況を把握できる機能があると、マニュアル改善のヒントになります。

おすすめのマニュアル作成ツール4選

ここでは、初心者でも簡単に使えるおすすめのマニュアル作成ツールを4つ紹介します。

• Teachme Biz｜直感的なUIと多機能性
• Dojo｜パソコン操作マニュアル作成に特化
• NotePM｜ナレッジ共有に最適
• Kibela｜情報共有と文書管理を両立

Teachme Biz｜直感的なUIと多機能性

Teachme Bizは、直感的なユーザーインターフェース（UI）と多機能性が特長のマニュアル作成ツールです。はじめての方でもすぐに操作を始められます。

動画や画像を活用しながらマニュアルを作成でき、視覚的に伝えたい情報を効果的に発信できます。動画を取り込むだけで字幕付きの動画マニュアルが完成する「Teachme AI」も提供されています。また、クラウドベースでの運用が可能なため、チーム内での情報共有もスムーズです。

さらに、Teachme Bizはスマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、現場での活用にも適しています。多機能でありながらもシンプルな操作性を兼ね備えているため、工数削減を目指す企業にとって理想的なツールといえるでしょう。

公式サイト：TeachmiBiz

Dojo｜パソコン操作マニュアル作成に特化

Dojoは、パソコン操作のマニュアル作成に特化したツールです。パソコン操作を録画するだけで、そのまま操作内容をマニュアルとして自動で出力できるため、作成時間を大幅に短縮します。とくに、ITシステムやソフトウェアの操作説明に効果的で、従業員への教育コストを削減できます。

また、Dojoは多言語対応しており、英語、中国語で起動することができます。操作手順の変更があった場合でも、簡単にマニュアルを更新できるため、常に最新の情報を提供できます。

公式サイト：Dojo

NotePM｜ナレッジ共有に最適

NotePMは、ナレッジ共有に強みを持つマニュアル作成ツールです。テンプレートからマニュアル作成できるだけでなく、強力な検索機能を備え、Word・Excel・PowerPoint・PDFなどファイルの内容の全文検索が可能。キーワードを入力すれば欲しい情報がすぐに見つかり、情報を一元管理し、社内の知識を有効活用することができます。

さらに、NotePMはチームでの共同編集が可能で、スムーズなフィードバックが得られます。

「人気ページランキング」「ナレッジ共有の貢献度が高い社員を集計する」など、活用状況のレポート機能も充実しているため、定量的に分析しながらナレッジ活用を推進したい企業におすすめです。

公式サイト：NotePM

Kibela｜情報共有と文書管理を両立

Kibelaは、マニュアル作成だけではなく、情報共有と文書管理を両立するツールとして注目されています。Wordや他社ツールから簡単に文書をインポートでき、リアルタイムの共同編集が可能です。よく使う情報をテンプレート化して活用することもできます。

Kibelaの特徴は、情報の階層化が可能で、整理整頓された形で情報を管理できることです。社員間でのコミュニケーションを円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにします。

また、Kibelaは操作画面がシンプルで、初心者でもすぐに使いこなせます。クラウドベースのサービスであるため、場所を問わずどこからでもアクセス可能で、リモートワークにも最適です。

業務作成マニュアル作成のみならず、プロジェクト管理、議事録の作成、社内コミュニケーションの活発化など、情報の可視化を通じて、幅広く業務の効率化を図りたい企業におすすめです。

公式サイト：Kibela

マニュアル作成ツール選定の注意点

マニュアル作成は、企業の業務効率化に欠かせないプロセスですが、とくに初心者にとっては失敗しやすいポイントがいくつか存在します。

この見出しは、初心者が陥りがちな失敗を事前に理解することで、より効率的にマニュアル作成を進めるためのヒントを提供します。

• 複雑な機能を使わない
• 目的を明確にする
• 無料トライアルを最大限活用してから決める

複雑な機能を使わない

マニュアル作成ツールには多くの機能が搭載されていますが、初心者が陥りがちなのは、複雑な機能を無理に使おうとすることです。

はじめてツールを使う場合は、シンプルな機能から始め、慣れてきたら徐々に高度な機能を取り入れるようにしましょう。これにより、ツールを効果的に活用でき、マニュアル作成のプロセスをスムーズに進めることができます。結果として、工数の削減にもつながります。

目的を明確にする

マニュアル作成ツールを導入する際には、何よりもまずその目的を明確にすることが重要です。目的が曖昧なままでは、どのような機能を重要視すべきかが不明確になり、結果的に使いづらいツールを選定してしまいかねません。ツール選定の担当者は、ツール導入を通じてどのような業務改善を目指すのかを言語化しておきましょう。

無料トライアルを最大限活用してから決める

多くのツールが無料トライアルを提供していますが、ただ触るだけでは本質は見えてきません。トライアルで「こんな機能があるのか」と確認するだけでなく、「実際に自分たちがこれを日常的に使いこなせるか？」という視点で試すことが重要です。

対策としては、実際の業務を想定し最低2～3種類のマニュアルを作成してみましょう。自社でよく作成するマニュアル（例：システム操作、業務手順、FAQなど）を実際に作り、その際の操作感、編集のしやすさ、プレビュー表示などを確認します。

さらに、実際に利用するであろうメンバー（特にITに不慣れなメンバー）にも触ってもらい、彼らが問題なく使えるかを確認しましょう。

最後に、作成したマニュアルを共有し、別のメンバーが検索して見つけられるか、閲覧しやすいかなどを試します。

まとめ

マニュアル作成ツールは業務効率を大幅に向上させる重要なツールです。

とくに、Teachme BizやDojoなどのツールは、操作マニュアルの自動作成や多機能性が魅力です。また、NotePMやKibelaのようなツールは、情報共有や文書管理を強化し、組織全体のナレッジを活用するために最適です。これらのツールを活用することで、社内のコミュニケーションが円滑になり、業務の効率化が図れます。

最終的に、各ツールの特長を理解し、自社のニーズに最適なツールを選定することが、成功への鍵となります。マニュアル作成ツール選びは、単なる機能比較にとどまらず、自社の業務に寄り添い、使う人の目線に立つこと。この視点こそが、ツールを真の「業務改善の味方」にするための、最も大切な一歩となるでしょう。

これまで解説したように、マニュアル作成ツールの導入は、業務効率化とペーパーレス化を実現する手段として効果的ですが、その流れをさらに加速させ、より直接的なコスト削減や業務スピードを向上させる手段として多くの企業が導入を進めているのが「電子契約」です。

クラウドサインでは、電子契約サービスの導入により期待できるコスト削減についてや、経費削減に成功した事例などについて詳しく解説した資料をご用意しております。マニュアル業務のDXの次に、契約業務のDXを検討する際にはぜひご活用ください。