Web会議システムとは？選び方や代表的な4つのツールを徹底解説

働き方改革やDX推進において、Web会議システムはもはや不可欠なツールです。

しかし、システム導入を担う企業の担当者様の中には、「数あるツールの中から、自社に最適なものを選ぶにはどうすれば良いのか？」といった疑問や課題をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、Web会議システムの基本的な概念から、ツール選定のポイント、主要ツールの徹底比較までお届けします。この記事をお読みいただくことで、Web会議システム導入を自信を持って推進できるようになるはずです。

なお、クラウドサインでは業務のデジタル化を推進する方に向けて、デジタル化する業務の優先順位のつけ方やツールの選定方法について取りまとめた入門ガイドを無料でご提供しています。気になる方はぜひこちらも参考にしてみてください。

Web会議システムとは

まずは、「Web会議システム」が具体的にどのようなものなのか、その基本的な概念を紐解いていきましょう。

しばしば混同されがちな「テレビ会議」との違いや、導入によって得られるメリット、主要な機能についても解説します。

• Web会議システムの基本概要
• Web会議とテレビ会議の違い
• Web会議システム導入のメリット
• Web会議システムの主な機能

Web会議システムの基本

Web会議システムとは、インターネット回線を通じて、遠くにいる相手と対面せずにコミュニケーションを取れるようにするツールです。

パソコン、スマートフォン、タブレットなどお手持ちのデバイスとインターネット環境さえあれば、場所を選ばずに会議や打ち合わせを実施できます。従来の対面会議で発生していた参加者の移動時間や交通費といったコストを大幅に削減できるのが最大の特長です。

単なる音声・映像通話だけでなく、資料共有、画面操作のデモンストレーション、議事録の共同編集などさまざまな機能が搭載されています。

こうした機能により、あたかも同じ会議室にいるかのような臨場感で、より質の高い議論や共同作業ができます。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議システムと並んで、しばしば比較検討されるのが「テレビ会議システム」です。両者は「遠隔地とのコミュニケーション」という共通の目的を持ちますが、その根幹をなす仕組みや運用形態に違いがあります。

項目	Web会議システム	テレビ会議システム
接続方法	インターネット回線	ISDN回線や専用線
利用場所	インターネット環境があればどこでも可	専用の会議室など特定の場所
利用端末	PC、スマートフォン、タブレット	専用の大型モニター、マイク、カメラ
コスト	低コストで導入可能（無料プランもあり）	高額な専用機材が必要で、導入コストが高い
手軽さ	アカウント作成後すぐに利用開始できる	専用機材の設置や設定が必要
通信品質	インターネット回線の状況に依存する	安定しているが、柔軟性に欠ける

テレビ会議は、専用機材を会議室に常設し、拠点間を専用線で接続します。高品質で安定した通信環境を提供できるため、役員会議や重要な国際交渉など通信の途絶が許されない場面で長らく利用されてきました。

しかし、導入コストが数百万単位と非常に高額であること、そして利用場所が特定の会議室に限定される点が大きなデメリットです。

一方、Web会議は、お手元のパソコンやスマートフォン、タブレット端末などとインターネット回線さえあれば、場所の制約なく手軽に導入・利用を開始できます。

初期費用も比較的安価（あるいは無料プランも存在）であり、社外のパートナーや顧客とも容易に接続できる柔軟性が最大の魅力です。

Web会議システム導入のメリット

Web会議システムを導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、主なメリットを5つ紹介します。

• コスト削減につながる
• 多様な働き方が実現できる
• 営業活動・採用活動の効率化につながる
• コミュニケーションが活発化し、迅速に意思決定できる
• BCP（事業継続計画）対策が強化される

コスト削減につながる

最もわかりやすいメリットはコスト削減効果です。オフィスが複数拠点に分かれていた場合、会議のたびに発生していた参加者の交通費や宿泊費が一切不要となります。

さらに、画面共有機能によるペーパーレス化を推進すれば、印刷代、インク代、紙代といった消耗品コストも大幅に削減できます。

多様な働き方が実現できる

Web会議システムは、テレワークやリモートワークといった柔軟な働き方を実現するために必須のツールです。育児や介護といった個別の事情を抱える従業員も、通勤負担なく業務に参画できるようになります。優秀な人材の離職を防いだり、採用活動においても勤務地の制約なく広範囲から候補者を募ることが可能になります。

営業活動・採用活動の効率化につながる

Web会議は社内会議に留まらず、社外との重要なコミュニケーションにも活用できます。遠方の顧客との商談や、地方在住の優秀な候補者との採用面接も、オンラインでシームレスに完結できます。

これにより、営業担当者や採用担当者の移動負担が大幅に軽減され、より多くの商談機会や面接設定が可能となります。顧客にとっても来社の手間が省けるため、顧客満足度の向上にも貢献するでしょう。

コミュニケーションが活性化し、迅速に意思決定できる

従来の会議では、関係者のスケジュール調整や会議室の予約、移動といった工程に多くの手間や時間がかかっていましたが、Web会議システムを活用すれば、これらのプロセスを短縮できます。

必要な時に必要なメンバーを迅速に招集できるため、緊急性の高い案件にもスピーディに対応できます。また、拠点や部署を越えたコミュニケーションが格段に活発になり、情報共有が促進されます。

BCP（事業継続計画）対策が強化される

地震や台風といった自然災害、あるいはパンデミックの発生など、従業員の出社が困難になる不測の事態は常に想定しておく必要があります。Web会議システムを平時から活用し、全社的にテレワークが可能な体制を構築しておくことで、有事の際にも事業を滞りなく継続し、早期復旧へと繋げることが可能になります。

Web会議システムの主な機能

最近のWeb会議システムには、単なる映像・音声通話だけでなく、ビジネスをより円滑に、そして効率的に推進するためのさまざまな機能が搭載されています。ここでは、特に代表的な機能を紹介します。

機能名	説明
映像・音声通話	参加者の顔を見ながらリアルタイムで会話する基本機能。
画面共有（デスクトップ共有）	自分のパソコン画面をそのまま相手に見せる機能。資料やWebサイト、アプリケーション の操作画面などを共有し、説明する際に非常に便利です。
チャット（テキストメッセージ）	会議中にテキストでメッセージを送り合える機能。URLの共有や、発言を遮らずに質問 や補足をしたい場合に役立ちます。
録画・録音機能	会議の内容を丸ごと録画・録音できる機能。議事録の作成や、欠席者への情報共有、研 修コンテンツとしての再利用などに活用できます。
ホワイトボード機能	参加者全員で書き込める仮想のホワイトボード。ブレインストーミングや図解を用いた 説明に便利です。
ファイル共有機能	会議中に資料ファイルなどを参加者に直接送信できる機能です。
背景設定（バーチャル背景）	自宅など、背景を見せたくない場合に、任意の画像やぼかしを設定できる機能。プライ バシー保護に繋がります。
ブレイクアウトルーム	大人数の会議の際に、参加者を少人数のグループに分けてディスカッションさせる機能。 研修やワークショップで効果を発揮します。
投票・アンケート機能	会議中に参加者の意見を即座に集計できる機能。合意形成をスムーズに進めるのに役立 ちます。

これらの機能は全て重要なわけではありません。自社にとって最適なツールを選定する際には、これらの機能が具体的な利用目的に合致しているか、確認することが重要です。

Web会議システムの選び方

世の中には非常に多くのWeb会議システムが存在し、それぞれが独自の強みを持っています。自社にとって最適なツールを選定するためには、どのような点に注目し、比較検討を進めるべきでしょうか。ここでは、導入時に必ず確認すべき具体的な評価ポイントを6つに絞って解説します。

• 接続の安定性と映像・音声の品質
• 操作性（UI/UX）
• 同時接続可能人数
• 必要な機能の有無
• 他ツールとの連携性
• サポート体制

接続の安定性と映像・音声の品質

Web会議において最も重要視すべきことの一つは、通信の安定性です。音声が途切れたり、映像が頻繁にフリーズしたりするようでは、会議への集中力が阻害され、参加者に多大なストレスを与えてしまいます。無料トライアルなどを積極的に活用し、貴社の実際の利用環境（社内ネットワークやテレワーク環境）において、複数のメンバーと接続テストを行い、その品質を確認しましょう。特に、自社のインターネット環境で快適に利用できるかどうかは、重要なチェックポイントとなるでしょう。

操作性（UI/UX）

ITツールに不慣れな従業員でも直感的に使いこなせるかどうかは、社内全体へのシステム浸透度を大きく左右する重要な要素です。会議の招待方法、画面共有の開始手順、マイクやカメラのオンオフといった基本的な操作が、いかに分かりやすく設計されているかを確認しましょう。

同時接続可能人数

ツールや料金プランによって、一度の会議に参加できる最大人数は異なります。全社会議や大規模なウェビナーでの利用を想定している場合は、数百人から数千人規模の接続に安定して対応できるツールを選ぶ必要があります。一方で、少人数の打ち合わせがメインであれば、過剰な規模の機能は不要です。

必要な機能の有無

前述した「Web会議システムの主な機能」を参考に、自社の業務で必須となる機能が搭載されているかを確認します。例えば、商談内容の記録を残したい場合は「録画機能」、研修でグループワークを取り入れたい場合は「ブレイクアウトルーム機能」が欠かせません。
不要な機能が多すぎると、操作が複雑になったり、無駄なコストが発生したりする原因にもなりかねません。機能の過不足がないかを慎重に見極めましょう。

他ツールとの連携性

すでに自社で利用しているビジネスチャット（Slackなど）やカレンダーツール（Google Calendar、Outlookなど）、顧客管理システム（CRM）など、既存のビジネスツールとの連携性も非常に重要なポイントです。たとえば、カレンダーツールと連携できれば、スケジュール調整から会議URLの発行までをシームレスに行うことが可能となり、業務効率は飛躍的に向上します。

サポート体制

「音声が聞こえない」「画面が共有できない」といった予期せぬトラブルは、残念ながら発生し得るものです。そうした緊急時に、迅速かつ的確なサポートを受けられる体制が整っているかは極めて重要です。サポートの対応時間（24時間365日か、平日のみか）、問い合わせ方法（電話、メール、チャット）、対応言語（日本語に対応しているか）などを事前に確認しておきましょう。特に、IT専任の担当者が少ない企業にとっては、手厚いサポート体制は心強い味方となるはずです。

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利用シーン別の選び方

Web会議システムを貴社がどのような目的で活用するかによって、選定時に重視すべきポイントは大きく変化します。ここでは、代表的な3つの利用シーンを想定し、それぞれに最適なツール選びの視点を解説します。

シーン1：社内での定例会議や打ち合わせ

• 重視すべきポイント : 操作性、安定性、チャットツールやカレンダーとの連携性
• 解説 : 社内の日常的なコミュニケーションツールとして利用する場合、従業員誰もがストレスなく手軽に利用できるシンプルな操作性が最も重要視されます。また、既存のビジネスチャットやカレンダーツールとシームレスに連携できれば、会議の設定から参加までがスムーズになり、利用の促進に繋がります。円滑な議論を保証するためにも、安定した接続品質は不可欠です。

シーン2：顧客との商談や営業活動

• 重視すべきポイント : 高い品質、録画機能、相手側の参加しやすさ
• 解説 : 自社の大切な顧客との商談においては、音声や映像の乱れは避けたいものです。常に安定した高品質な通信が可能なツールを優先して選定しましょう。また、商談内容を後から詳細に振り返るための録画機能や、顧客側がアカウント登録不要で手軽に参加できる利便性も、重要な選定基準となります。

シーン3：ウェビナー（Webセミナー）やオンライン研修

• 重視すべきポイント : 大規模接続への対応、ブレイクアウトルーム、Q&A・投票機能、参加者管理機能
• 解説 : 数十人から数百人規模の参加者が想定されるウェビナーやオンライン研修では、大規模接続に安定して対応できることが大前提となります。参加者を少人数のグループに分けて議論を深めることができるブレイクアウトルーム機能や、参加者との双方向コミュニケーションを活性化させるQ&A・投票機能があると、より多彩なイベントを企画・実施できます。また、主催者側で参加者のマイクやカメラを適切に制御できる管理機能も、円滑な進行には必須と言えるでしょう。

おすすめのWeb会議システム

ここでは、国内でよく利用されている代表的な4つのWeb会議システムについて、それぞれの主要な特徴と導入メリットを詳細に解説します。

項目	Zoom	Microsoft Teams	Google Meet	Webex by Cisco
強み	接続の安定性、操作性、 機能の豊富さ	Office 365との連携、 コラボレーション機能	Googleサービスとの連携、 ブラウザでの手軽さ	高品質・高セキュリティ、 ノイズ除去機能
無料プランの最大会議時間	40分	60分	24時間 ※参加者が3人以上 の場合は最大60分	40分
無料プランの最大参加人数	100人	100人	100人	100人
こんな企業に	✔️幅広い企業 ✔️ウェビナー主催企業	✔️Microsoft 365導入企業 ✔️プロジェクト管理重視	✔️Google Workspace導入企業 ✔️シンプルさ重視	✔️セキュリティ・ 品質最優先の企業

※記載の料金やプランの詳細は、2025年9月時点のものです。導入をご検討の際は、必ず各サービスの公式サイトにて最新情報をご確認ください。

Zoomの特徴とメリット

Web会議システムの代名詞的存在であり、圧倒的な市場シェアを誇ります。新型コロナウイルス感染症のパンデミック期に急速に普及し、ビジネス用途に加えて個人のコミュニケーションツールとしても幅広く利用されています。

• 特徴・メリット :
  ・圧倒的な接続安定性 : 独自の先進技術により、たとえネットワーク環境が不安定な状況下であっても、比較的途切れにくい高い安定性が評価されています。
  ・優れた操作性 : 極めてシンプルで直感的なユーザーインターフェース（UI）が特長であり、ITツールに不慣れな方でも容易に使いこなすことができます。
  ・豊富な機能群 : ブレイクアウトルーム、バーチャル背景、自動文字起こし機能など、会議を円滑かつ生産的に進めるための多岐にわたる機能が充実しています。
  ・参加者の手軽さ : 会議参加者はアカウント登録が不要であり、送付されたURLをクリックするだけで即座に会議に参加できる手軽さが大きな魅力です。
• こんな企業におすすめ :
  ・通信の安定性を最優先したい
  ・従業員のITリテラシーにばらつきがある
  ・ウェビナーやオンライン研修を頻繁に実施している

Microsoft Teamsの特徴とメリット

Microsoft社が提供する包括的なコラボレーションプラットフォームです。Web会議機能は、このプラットフォーム内の多機能な一部として位置づけられています。

• 特徴・メリット
  ・Office 365とのシームレスな連携 : Word、Excel、PowerPoint、Outlookなど、貴社が日常的に利用しているMicrosoft Officeアプリケーション群と深く統合されており、web会議中にリアルタイムでの共同編集を可能にします。
  ・チャットベースのチーム管理 : チームやチャネルを柔軟に作成し、ファイル共有、タスク管理、情報共有などを集約できるため、強力なプロジェクト管理ツールとしても機能します。
  ・極めて高いセキュリティ : Microsoftが誇る堅牢なセキュリティ基盤上でサービスが提供されており、厳格なセキュリティ要件を持つ大企業での豊富な導入実績がその信頼性を証明しています。
• こんな企業におすすめ
  ・すでにMicrosoft 365（旧Office 365）を導入している
  ・Web会議機能に加えて、包括的なチームコラボレーションツールを求めている
  ・非常に厳しいセキュリティ要件を持つ

Google Meetの特徴とメリット

Google社が提供するWeb会議システムであり、Google Workspace（旧称G Suite）に含まれる中核サービスの一つです。

• 特徴・メリット :
  ・Googleサービスとの強力な連携 : GoogleカレンダーやGmailといったGoogleサービス群と非常にスムーズに連携できます。カレンダーからワンクリックで会議を設定し、そのまま参加できるなど特にGoogleカレンダーとの相性は抜群です。
  ・ブラウザベースで手軽な参加 : 会議参加者は専用アプリケーションのインストールが不要であり、Google Chromeなどの主要なWebブラウザから直接会議に参加できます（一部機能に制限がある場合があります）。
  ・洗練されたシンプルな操作性 : 機能は比較的シンプルに絞り込まれており、直感的で迷うことなく操作が可能です。Googleが有する強固なインフラによる高い接続安定性も、大きな利点と言えるでしょう。
• こんな企業におすすめ :
  ・すでにGoogle Workspaceを導入している
  ・シンプルさと手軽な利用開始を重視する
  ・社外のゲストを頻繁に会議に招待する

Webexの特徴とメリット

ネットワーク機器分野における世界的リーディングカンパニーであるCisco社が提供するWeb会議システムです。長きにわたりビジネスシーンで利用されてきた実績があり、その信頼性には高い評価があります。

• 特徴・メリット :
  ・エンタープライズレベルの高品質・高セキュリティ : 法人向けに特化して開発されてきた歴史的背景から、映像・音声の品質、そしてセキュリティレベルの高さにおいては業界内で確固たる評価を確立しています。
  ・高度なノイズキャンセリング機能 : 会議室周辺の雑音や、キーボードのタイピング音などを強力に除去する優れたノイズキャンセリング機能を搭載しており、極めてクリアな音声でのコミュニケーションを実現します。
  ・専用ハードウェアとのシームレスな連携 : Cisco社製の高品質なビデオ会議専用端末と連携させることで、さらに質の高い、安定した会議環境を構築することが可能です。
• こんな企業におすすめ :
  ・金融機関や官公庁など、特に高いセキュリティと揺るぎない信頼性を最優先する
  ・役員会議など、通信の途絶が絶対に許されない極めて重要な会議での利用を想定している
  ・明瞭でクリアな音質に徹底的にこだわりたい

Web会議のトラブルを防ぐ運用ルール

Web会議はとても便利ですが、ルールがないと「音声が途切れる」「誰が話しているかわからない」といった小さなトラブルが起こりがちです。快適な会議のために、社内やチームで簡単な運用ルールを決めておきましょう。

会議前のルール

最も多いトラブルは「始まってみたら繋がらない」というケースです。これを防ぐため、「会議開始5分前には接続テストを行う」というルールがあると効果的です。事前にマイクやカメラが正常に動くか確認するだけで、会議をスムーズに始められます。

会議中のルール

会議中は、特に音声に関する配慮が重要です。

• 発言時以外はマイクをミュートに
  キーボードのタイピング音や周囲の雑音は、意外とマイクが拾ってしまいます。自分が話すときだけミュートを解除することで、参加者全員が発言を聞き取りやすくなります。
• 表示名を「部署名＋氏名」に統一する
  参加者が多い会議では、誰が誰だかわからなくなってしまうことがあります。表示名を統一しておけば、全員が参加者を把握しやすくなり、コミュニケーションが円滑になります。

会社の情報を守るための最低限のルール

最後に、初心者が見落としがちですが非常に重要なセキュリティに関するルールです。

会議の招待メールに記載されているURLやID、パスワードは、その会議室の「鍵」と同じです。この鍵を関係者以外に渡してはいけません。特に、不特定多数の人が閲覧できるSNSや公開カレンダーなどにURLを掲載することは、部外者の侵入を許すことになり、情報漏洩のリスクに直結します。招待されたメンバー以外に情報を転送しない、という意識を全員で持ちましょう。

こうした簡単なルールを全員で意識するだけで、Web会議の生産性は大きく向上します。

まとめ

この記事では、企業のDX推進に不可欠なWeb会議システムについて、その基本的な概念から導入メリット、適切なツールの選び方や主要なツール、そして導入後の効果的な運用・定着化のポイントに至るまで、網羅的に解説してきました。

Web会議システムは、もはや単なる会議コストを削減するためのツールというだけでなく、自社の生産性をアップし、競争力を高めるための重要なIT投資と位置づけられます。さらに、地震や台風といった自然災害、あるいはパンデミックのような予測不能な事態においても事業を中断させずに継続させるBCP（事業継続計画）対策の観点からも、その導入の重要性は高まっています。

なお、自社のDX推進・BCPという観点では契約書などの重要な書類をデジタル化する「電子契約」の導入も非常に重要なIT投資の一環です。

Web会議システムを活用したオンライン商談で合意形成ができた後、従来の契約書では書面でのやり取りや押印のために、郵送や出社が必要となり、せっかくの効率化が阻害されるケースがあります。

ここで電子契約システムを導入すれば、Web会議で内容を詰めた契約書をその場でシステムから送付し、相手方はパソコンやスマートフォンから電子署名を行うだけで、契約を締結することが可能になります。

【電子契約のイメージ図】

これにより、契約締結までのリードタイムを大幅に短縮し、ビジネスチャンスを逃すことなくスピーディな意思決定が実現します。

クラウドサインでは、電子契約をこれから導入する方に向けた資料セットをご用意しています。契約書のデジタル化、契約業務の効率化を推進したい方はぜひ参考にしてみてください。