株主総会議事録とは？記載事項・作成手順・閲覧謄写請求への対応などを弁護士が解説【無料ひな形付き】

株主総会を開催したときは、株主総会議事録を作成する必要があります。

株主総会議事録の記載事項は法令によって定められており、必要な事項を漏れなく記載しなければなりません。また、株主や債権者などから閲覧や謄写を求められることもあり得るので、対応できるようにしておきましょう。

本記事では株主総会議事録について、記載事項・作成手順・閲覧謄写請求への対応などを解説します。

【株主総会議事録のまとめ】

はじめに、株主総会議事録の要点を整理します。それぞれの詳細は本文で解説します。

項目	内容
作成義務	会社法318条1項により作成が義務付けられている
作成者	取締役（ドラフトは従業員が作成しても差し支えない）
押印	出席した役員等、議事録の作成者ともに不要
記載事項	会社法施行規則72条3項に定める事項
備置き	本店に10年間、支店に写しを5年間 （電子データで支店から閲覧できる場合は支店への備置き不要）
閲覧・謄写請求	株主・債権者は営業時間内にいつでも請求できる。 親会社社員は裁判所の許可が必要

なお、クラウドサインでは弁護士監修の「株主総会議事録」ひな形をご用意しています。無料でダウンロード可能ですので、これから株主総会議事録を作成する方はぜひ入手ください。

株主総会議事録とは

「株主総会議事録」とは、株主総会の議事の経過の要領や結果などをまとめた議事録です。会社法318条1項によって作成が義務付けられています。

会社法第三百十八条 株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。

２ 株式会社は、株主総会の日から十年間、前項の議事録をその本店に備え置かなければならない。

３ 株式会社は、株主総会の日から五年間、第一項の議事録の写しをその支店に備え置かなければならない。ただし、当該議事録が電磁的記録をもって作成されている場合であって、支店における次項第二号に掲げる請求に応じることを可能とするための措置として法務省令で定めるものをとっているときは、この限りでない。

引用：e-Gov法令検索「会社法」

株主総会議事録は本店に10年間備え置き、株主や債権者などの閲覧に供するものとされています。株主総会の運営を透明化し、株主や債権者などが検証できるようにすることが株主総会議事録の役割です。

株主総会議事録の記載事項と書き方と記載例

株主総会議事録には、以下の事項を記載します（会社法施行規則72条3項）。

それぞれの事項について、記載例と解説をします。

開催された日時と場所

記載例は以下のとおりです。

株主総会が開催された日時と場所を記載します。開催日時については、開始時間まで記載しましょう。

取締役・執行役・会計参与・監査役・会計監査人または株主が、開催場所以外の場所から株主総会へ出席した場合は、その出席の方法も記載する必要があります。

議事の経過の要領及びその結果

記載例は以下のとおりです。

株主総会の議事の経過の要領と、その結果を記載します。株主総会議事録の中で、最も重要かつ分量が多くなる部分です。

株主総会の開始から終了までの議事の内容を、要約しつつ簡潔にまとめましょう。どの程度詳しく書くかは会社の方針によりますが、上記の記載例を参考にしてください。

述べられた一定の意見または発言の内容の概要

以下の事項について意見・発言等が述べられたときは、その内容の概要を記載する必要があります。

意見・発言等の内容	意見・発言等をした者	根拠条文
監査等委員である取締役等の選任、解任、辞任	誰でも	会社法342条の2第1項
監査等委員である取締役を辞任した旨および その理由	監査等委員である取締役を辞任した者	会社法342条の2第2項
監査等委員である取締役以外の取締役の 選任、解任、辞任	監査等委員会	会社法342条の2第4項
会計参与の選任、解任、辞任	会計参与	会社法345条1項
会計参与を辞任した旨およびその理由	会計参与を辞任した者	会社法345条2項
監査等委員である取締役の報酬等	監査等委員である取締役	会社法361条5項
監査等委員である取締役以外の取締役の報酬等	監査等委員会	会社法361条6項
計算書類等 ※その作成につき、会計参与が取締役と 意見を異にする場合に限る	会計参与	会社法377条1項
会計参与の報酬等	会計参与	会社法379条3項
取締役が株主総会に提出しようとする議案・書類等の 法令違反、定款違反または著しく不当な事項	監査役 監査等委員	会社法384条 会社法399条の5
監査役の報酬等	監査役	会社法387条3項
会計調査結果 ※定款により、監査の範囲が会計に関するものに 限定されている場合に限る	監査役	会社法389条3項
計算書類等の法令、定款への適合性 ※会計監査人が監査役と意見を 異にする場合に限る	会計監査人	会社法398条1項
定時株主総会への会計監査人の出席を求める決議	会計監査人	会社法398条2項

出席した役員等の氏名・名称（押印は不要）

記載例は以下のとおりです。

株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役または会計監査人の氏名・名称を記載します。押印は不要です。

議長が存するときは、議長の氏名

記載例は以下のとおりです。

議長の氏名を記載します。「代表取締役」などの肩書とともに記載するのが一般的です。なお、議長を置かなかった場合は記載不要です。

議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

記載例は以下のとおりです。

議事録を作成した取締役の氏名を記載します。実際にドラフトを作成するのは従業員であるケースも多いですが、最終的には取締役がチェックして作成者となる必要があります。

なお、議事録の作成者である取締役についても、押印する必要はありません。ただし、慣例的に押印をするケースも見られます。

特殊なケースにおける株主総会議事録の記載事項

株主総会における決議や取締役の報告は、一定の要件を満たす場合には省略することが認められています。決議や報告を省略した場合は、株主総会議事録に所定の事項を記載しなければなりません。

株主総会決議を省略した場合の記載事項

取締役または株主が提案した議案について、議決権を行使できる株主の全員が書面または電磁的記録で同意の意思表示をしたときは、採決を省略して株主総会決議があったものとみなされます（会社法319条1項）。

この場合、株主総会議事録に以下の事項を記載しなければなりません（会社法施行規則72条4項1号）。

取締役による株主総会への報告を省略した場合の記載事項

取締役が株主の全員に対して株主総会に報告すべき事項を通知し、かつ株主総会への報告を要しないことにつき株主全員が書面または電磁的記録で同意の意思表示をしたときは、実際の報告を省略することが認められています（会社法320条）。

この場合、株主総会議事録に以下の事項を記載しなければなりません（会社法施行規則72条4項2号）。

定時株主総会と臨時株主総会で記載事項は変わる？

会社法施行規則72条3項が定める株主総会議事録の記載事項は、定時株主総会と臨時株主総会で共通です。議事録の記載事項は変わらないので、共通の様式を用いることもできるでしょう。もっとも、議事録の表題は「定時株主総会議事録」「臨時株主総会議事録」などと使い分ける必要があります。

株主総会議事録に押印は必要か

会社法および会社法施行規則には、株主総会議事録への押印を義務付ける規定は置かれていません。したがって、株主総会議事録には、押印は必須ではありません。

会社法施行規則72条3項が定める記載事項には、出席した役員等の氏名・名称の記載は含まれていますが、押印は求められていません。議事録の作成に係る職務を行った取締役についても、押印の必要はありません。ワープロソフト（Wordなど）を用いて、出席役員・議長・議事録作成者の氏名を記名（印字）すれば足ります。

これは取締役会議事録との大きな違いです。取締役会議事録は、書面で作成する場合に出席した取締役と監査役の全員が署名または記名押印をしなければならないと定められています（会社法369条3項）。

なお、株主総会議事録についても、慣例的に議長や議事録作成者が押印をするケースは見られます。社内の運用として押印を続けることに問題はありません。

• 取締役会議事録の押印は必要か？電子化のポイントを解説
  

株主総会議事録の作成手順

株主総会議事録の作成手順は、以下のとおりです。

議事録のドラフトを作成する｜記載事項が漏れていないことを要確認

株主総会が終わった後、議事録のドラフト（草案）を作成します。ドラフトの段階では、必ずしも取締役が作成しなくてもよく、従業員などが作成しても構いません。

すでに解説したとおり、株主総会議事録の記載事項は法令によって定められています。必要な記載事項に漏れがないように注意しつつ、慎重にドラフトを作成しましょう。

取締役が議事録の内容を確認し、承認する

株主総会議事録の作成者は、取締役でなければなりません。

したがって、ドラフトを従業員などが作成した場合でも、最後は必ず取締役がその内容を確認し、作成者として承認する必要があります。実際の議事が正しく反映されているか、法令上の記載事項が漏れていないかなどを注意深く確認したうえで、承認を行いましょう。

株主総会の日から10年間、本店に備え置く（書面・電磁的記録のどちらでも可）

株主総会議事録は、書面または電磁的記録（電子データ）によって作成するものとされています（会社法施行規則72条2項）。

作成した株主総会議事録は、株主総会の日から10年間、本店に備え置かなければなりません（会社法318条2項）。

支店がある場合は原則として、株主総会の日から5年間、株主総会議事録の写しを支店にも備え置く必要があります。ただし、株主総会議事録を電子データで作成しており、その情報を支店のPC等で閲覧できるようにしていれば、支店への備置きは不要です（会社法318条3項、会社法施行規則227条2号）。

電子契約サービスなどを利用して、株主総会議事録を電子データで作成すると、社内のネットワークなどを通じていつでも閲覧や検索ができるようになります。株主や債権者などから問い合わせがあったときや、何らかの問題が生じて株主総会議事録の確認が必要になったときなどに便利です。

株主総会議事録のひな形（テンプレート）を無料ダウンロード

株主総会議事録のひな形は、以下のページからダウンロードできます。実際の議事の状況などに応じて、調整したうえでご利用ください。

株主総会議事録の閲覧・謄写請求

会社の株主や債権者などは、株主総会議事録の閲覧・謄写を請求できます。閲覧・謄写請求を受けたら、速やかに必要な対応を行いましょう。

閲覧・謄写請求ができる人｜株主や債権者など

株主総会議事録の閲覧・謄写請求は、以下の者に認められています（会社法318条4項・5項）。

閲覧・謄写請求を受けた場合の対応

会社が株主総会議事録の閲覧・謄写を請求されたら、まず請求者が上記のいずれかに該当するかどうかを確認しましょう。

閲覧・謄写請求権があると判断した場合は、以下の対応を行います（会社法318条4項、会社法施行規則226条17号）。

株主総会議事録に関するよくある質問

株主総会議事録に押印は必要ですか？

会社法および会社法施行規則には、株主総会議事録への押印を義務付ける規定は置かれていません。出席した役員等についても、議事録の作成に係る職務を行った取締役についても、押印は不要です。ただし、慣例的に押印をするケースは見られます。

株主総会議事録は誰が作成しますか？

作成者は取締役です。ドラフトを従業員などが作成した場合でも、最後は取締役が内容を確認し、作成者として承認する必要があります。

株主総会議事録は何年間保管しますか？

株主総会の日から10年間、本店に備え置きます（会社法318条2項）。支店がある場合は原則として5年間、写しを支店にも備え置きます。ただし、株主総会議事録を電磁的記録で作成し、支店のPC等で閲覧できるようにしている場合は、支店への備置きは不要です（会社法318条3項）。

株主総会議事録の閲覧・謄写を請求できるのは誰ですか？

株主、債権者、および親会社の株主その他の社員です。株主と債権者は、会社の営業時間内であればいつでも株主総会議事録の閲覧・謄写を請求できます。親会社の株主その他の社員による株主総会議事録の閲覧・謄写請求は、権利を行使するため必要があり、裁判所の許可を得た場合に限られます（会社法318条4項・5項）。

株主総会の決議を省略した場合、議事録には何を記載しますか？

決議があったものとみなされた事項の内容、その事項の提案をした者の氏名または名称、決議があったものとみなされた日、議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名を記載します（会社法施行規則72条4項1号）。

まとめ

株主総会議事録は、株主総会の開催後に必ず取締役が作成しなければなりません。実際の議事を適切に反映しつつ、法令によって記載が義務付けられた事項に漏れがないよう注意しましょう。

株主総会議事録は、電子データで作成することもできます。株主や債権者の閲覧・謄写請求に対応しやすく、管理もしやすいなどのメリットがあるので、株主総会議事録の電子化をご検討ください。

• 議事録の電子化に関する法的規制と株主総会、取締役会で電子署名する方法
• 【無料ひな形付き】取締役会議事録とは？記載事項・作成手順・閲覧謄写請求への対応などを弁護士が解説

なお、クラウドサインでは株主総会議事録・取締役会議事録を電子化する場合の法的規制と電子署名の要件について解説した資料をご用意しております。以下フォームからダウンロード可能ですので、株主総会議事録や取締役会議事録の非効率な「ハンコ集め」から脱却し、電子署名に切り替えたい方は参考にしてみてください。