議事録の電子化に関する法的規制

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このところ、複数のお客様から立て続けに「議事録を電子ファイルで作って、クラウドサインなどのクラウド契約サービスで回してもいいのか?」というお話をいただきます。

確かに、関係者が多数いる会議ですと、メールでファイルを送信しただけではいつまでもレビュー結果が帰ってこなさそうですし、確認状況の進捗も管理できません。これに対してクラウド上で送信履歴と進捗が明らかになり、確認ログも残り、電子署名で改ざんができないようにするというのは、クレバーな利用方法です。

一方、株主総会や取締役会の議事録など、会社の重要な会議の議事録となると、紙ではなく電子ファイルで作成して問題ないのだろうか?という疑問が生じます。そこで以下、法令との関係で注意すべき点をまとめてみました。

株主総会議事録

まず会社の中でもっとも代表的な議事録といってよいであろう株主総会議事録についです。

意外なことに、書面で作成した場合であっても、記名押印義務が法定されていません(会社法318条1項)。従って、電子化した場合についても、押印に代わる電子署名をする義務はありません。

ただし、株主等から閲覧又は謄写の請求があった場合のために、プリントアウトまたは映像として表示できるようにしておく必要があります(会社法施行規則226条1項17号)。

会社法:
(議事録)
第三百十八条 株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
(略)
4 株主及び債権者は、株式会社の営業時間内は、いつでも、次に掲げる請求をすることができる。
(略)
二 第一項の議事録が電磁的記録をもって作成されているときは、当該電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求

会社法施行規則:
(電磁的記録に記録された事項を表示する方法)
第二百二十六条 次に掲げる規定に規定する法務省令で定める方法は、次に掲げる規定の電磁的記録に記録された事項を紙面又は映像面に表示する方法とする。
(略)
十七 法第三百十八条第四項第二号(法第三百二十五条において準用する場合を含む。)

取締役会議事録

これに対し、作成頻度の高い取締役会議事録については、面倒なことに出席取締役・監査役が署名または記名押印することが義務として法定されています(会社法369条3項)。よって電子化した場合には、この記名押印に代えて各人が電子署名をすることが求められます(同条4項、会社法施行規則225条)。

できることはできるとはいえ、取締役個人個人が電子証明書を準備しなければならないとすると、ハードルが高いことは否定できません。

会社法:
第三百六十九条 (略)
3 取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。
4 前項の議事録が電磁的記録をもって作成されている場合における当該電磁的記録に記録された事項については、法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置をとらなければならない。

会社法施行規則:
(電子署名)
第二百二十五条 次に掲げる規定に規定する法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置は、電子署名とする。
(略)
六 法第三百六十九条第四項(法第四百九十条第五項において準用する場合を含む。)
(略)
2 前項に規定する「電子署名」とは、電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

取締役会議事録に施す電子署名の問題については、牧野二郎先生による論稿にもわかりやすくまとめられています。

▼取締役会議事録の電子化への道のり 第3回 取締役会議事録と電子署名 1
https://www.makino-law.net/app/download/14006214796/topics5.pdf

商業登記が絡む場合の注意点

ということで、株主総会議事録は普通の電子ファイルで作成してよく、取締役会議事録は電子署名した電子ファイルを作成するならOKです、ということになりそうなのですが、現実問題としては注意しなければならない点があります。

それは、設立登記や取締役選任に伴う登記申請の際などに、株主総会議事録・取締役会議事録・就任承諾書を添付書類として提出する場合です。この場合、押印については実印による記名押印が求められる(商業登記規則61条4項)ことからこれに代わる電子署名が必要となり、しかもその電子署名に用いる電子証明書は、原則として「電子認証登記所登記官が発行した電子証明書に限る」とされています(商業登記法19条の2、商業登記規則36条ほか)。驚きなのは、高いコストがかかる認定認証事業者の発⾏する電⼦証明書であっても、商業登記の要件は満たさないという点です。

ここまで不便だと、登記のために議事録を紙で回すという不毛な運用が延々続くことになりかねないのでは、と危惧します。

根拠となる商業登記法および商業登記規則の条文が複雑なので、下記の法務省ウェブサイトをご覧いただいたほうが早いかと思いますが、わざわざわかりにくくしているのかと思うほど。いまだ「書面が原則、電子ファイルは例外」という世界を前提にしているように思えます。

▼ 商業・法人登記の申請書の添付書面を電磁的記録で作成している場合について
http://www.moj.go.jp/MINJI/minji41.html

その他会社法が定める法定議事録

鈴木龍介ほか著『議事録作成の実務と実践』P22に、会社法における各種議事録の作成・署名(記名押印)義務がまとめられています。書籍とあわせご紹介させていただきます。

議事録 署名義務者 条文
創立総会 なし 81条1項
株主総会 なし 318条1項
種類株主総会 なし 325条(318条1項準用)
取締役会 出席取締役・監査役 369条3項
監査役会 出席監査役 393条2項
監査等委員会 出席監査等委員 399条の10 3項
報酬委員会 出席報酬委員 412条3項
指名委員会 出席指名委員 412条3項
監査委員会 出席監査委員 412条3項
清算人会 出席清算人・監査役 490条5項(369条3項準用)
債権者集会 なし 561条
社債権者集会 なし 731条1項

書籍情報

議事録作成の実務と実践
  • 著者:鈴木龍介/著 稲垣裕行/著 西岡祐輔/著 早川将和/著 平石悠亮/著
  • 出版社:第一法規
  • 出版年月:20171017

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NOBU / PIXTA(ピクスタ)

(橋詰)