【初心者向け】Teamsの使い方を徹底解説｜会議・チャット・ファイル共有まで

在宅勤務やリモートでの会議が一般化する中、多くの企業がMicrosoft Teams（以下、Teams）を導入しています。Teamsは、会議・チャット・ファイル共有といった日常業務を一元化し、効率的にコラボレーションを進められる便利なアプリです。

この記事では、初心者でもすぐに使いこなせるTeamsの基本操作から便利機能、導入時の注意点まで、わかりやすく解説します。Teamsを使いこなし、業務効率化を計りましょう。

Teamsとはなにか？基本を理解する

まずは「Microsoft Teams」（以下、Teams）とはなにか、なにができるか、ほかの会議ツールとどこが違うかを見ていきましょう。

Teamsはどんなサービス？

Teamsは、Microsoftが提供するビジネス向けのコラボレーションツールです。以下の機能をひとつのプラットフォームの中でまとめて利用できます。

• チャット（1対1・グループ）
• オンライン会議・ビデオ通話
• ファイル共有・共同編集
• タスク・プロジェクト管理

特に、Microsoft 365との親和性が高く、Word・Excel・PowerPointなどをそのままTeams上で編集・共有できるのが強みです。

Teamsでできること一覧

Teamsでできることを、以下の表にまとめました。

機能	内容	特徴
チャット	メッセージやファイル送信	Slackと似た使い勝手
会議	音声・ビデオ通話	予定調整〜録画まで対応
ファイル共有	クラウド上に保存	OneDriveやSharePointと連携
チーム管理	プロジェクト単位のワークスペース	部署・案件ごとの整理

他のWeb会議ツールとの違い

ZoomやGoogle Meetといったその他のウェブ会議システムも、さまざまな周辺機能は充実してきています。しかし、あくまで「会議」を想定して提供されているコミュニケーションプラットフォームです。

一方、TeamsはMicrosoft 365（Word, Excel, PowerPointなど）と深く統合された「業務ハブ」として設計されているが最大の特徴です。特に、Microsoft 365を日常的に利用している環境であれば、情報の蓄積と活用を一元管理できるため、長期的な業務効率化につながりやすいのが強みといえます。

Teamsを使うための準備

ここからは、Teamsを使うために必要な準備について解説していきます。

アカウント作成とライセンスの種類

Teamsを利用するには、Microsoft 365アカウントが必要です。利用形態は以下の2種類があります。

• 無料版：基本的なチャット・会議機能を利用可能（小規模チーム向け）
• 有料版（Business / Enterprise）：高品質な会議、セキュリティ強化、拡張機能を利用可能（中〜大規模企業向け）

社内ではじめてTeamsを利用する場合、無料版から試すことも可能です。こうすることで、社員同士で使い勝手を確認しながら、少しずつTeamsを使った業務に移行することができます。

アプリのインストール方法

Teamsは、「デスクトップ版」でも、「モバイルアプリ版」（iOS / Android）のどちらの環境でも利用可能です。

デスクトップアプリ（Windows / Mac）は、公式サイトからダウンロード・インストールで利用でき、タスクバーに常駐させると便利です。

モバイルアプリ版（iOS / Android）は、各ストアからダウンロード・インストールすることで利用できます。モバイルアプリ版は、外出先でも会議やチャットに参加可能できるため、移動中でも効率的にビジネスを進められるでしょう。

また、Webブラウザ版も利用できます。こちらは、インストール不要で利用開始でき、本格導入前の試用にも適しています。

初期設定で確認すべきポイント

アカウントを作成したら、初期設定を行ないましょう。

• プロフィール設定（名前・写真・連絡先）：社内メンバーの認識がスムーズに
• 通知設定：重要な連絡を見逃さないようにカスタマイズ
• デバイスチェック：マイク・カメラ・スピーカーを事前に確認

これらを整えることで、トラブルを未然に防ぎ、快適な運用をスタートできます。

Teamsの基本的な使い方

Teamsの準備ができたら、基本的な使い方を覚えていきましょう。Teamsの基本操作は、ほかの会議アプリと同じような形です。ZoomやGoogle Meetを利用中の方であれば、すぐに使いこなせるでしょう。

チャットとチームの使い分け

Teamsには「チャット」と「チーム」の2つのコミュニケーション手段があります。

• チャット：1対1または少人数での素早いやり取り
• チーム：部署・プロジェクト単位での情報共有・管理

たとえば、「日常のちょっとした確認」はチャット、「進行中の案件管理」はチームといった形で使い分けると効果的です。

会議の開催と参加方法

Teamsの会議は、以下の方法で開催できます。

1. Teams画面左メニューの「カレンダー」を開く
2. 「新しい会議」をクリックして日時・参加者を設定
3. 招待メールまたはリンクを送信

参加する場合は、受信したリンクをクリックするだけです。また、録画や画面共有、チャット機能を活用すれば、オンライン会議の質が大きく向上できるでしょう。

ファイル共有と共同編集の手順

ワードやエクセル、PDFや画像などのファイルを共有する際は以下の手順で行います。

1. チャットやチーム内で「ファイル」を選択
2. Word・Excelなどのファイルをアップロード
3. メンバー全員でリアルタイムに編集可能

ファイルはクラウド上（OneDriveまたはSharePoint）に自動保存されるため、最新版の情報を常に共有できます。

Teamsを便利に使う応用機能

ここからは、Teamsを利用する際に知っていると便利な応用機能について解説します。

会議録画と議事録の活用

Teamsでは、会議をワンクリックで録画できます。録画データはクラウドに保存され、欠席者もあとから視聴可能です。ただし、録画機能はMicrosoft 365の特定の有料ライセンスプラン（例：Business Standard, Business Premium, Enterpriseなど）でのみ提供されているため、注意が必要です。

さらに、トランスクリプト（自動文字起こし）機能を活用すれば、議事録作成の手間も削減できます。議事録はチャットやチーム内で共有し、プロジェクトの進行管理にも活用しましょう。

外部アプリとの連携機能

Teamsは以下のようなアプリとの連携によって、業務効率をさらに高められます。

• OneNote：議事録・メモの共有
• Planner / SharePoint：タスク・情報共有
• Trello / Asana / Salesforce：外部アプリ連携
• Power Automate：ワークフローの自動化

こうしたほかのアプリと連携してTeamsを活用すれば、日常業務の情報がすべてTeamsで一元管理できるため、複数のアプリを開いてファイルを探す手間が省けます。

業務効率化に役立つショートカット

Teamsには覚えておくと便利なショートカットが豊富です。ここでは、代表的なショートカットを一覧にしました。

ショートカットキー	操作
Ctrl + E	検索バーに移動
Ctrl + Shift + M	会議のミュート
/（スラッシュ）	クイックコマンド

特に「/」でのコマンド検索は強力です。たとえば、「/call」 → 通話開始、「/files」 → 最近のファイルを開くなど、手を止めずに操作ができます。

Teamsを導入する際の注意点

最後に、Teamsを社内に導入する際に注意しておきたいことを押さえておきましょう。

セキュリティ設定の基本

企業でTeamsを導入する際には、アクセス権限の管理が重要です。特に、さまざまなアプリと連携し、情報がTeamsに集約されている場合は、社外に出せない機密性の高い情報が含まれている可能性が高くなります。外部ユーザーの招待制限や多要素認証の有効化など、基本的なセキュリティ対策を忘れずに設定しましょう。

組織内ルールの整備

組織内でのルール整備も欠かせません。使い方が人それぞれだと、せっかくのTeamsの機能も、利便性が発揮できなくなります。

特に、以下のようなルールは必ず決めて、周知しておきましょう。

• どのチームに誰が参加するか
• ファイル名の付け方
• 会議の録画・議事録の扱い方

上記のような運用ルールの整備をしておくことで、導入後の混乱を防ぎ、情報共有がスムーズになります。

トラブル時の対処法

通信トラブルや音声・映像がうまくいかない場合は、以下を確認しましょう。

• ネットワーク・デバイスの再起動
• マイク・カメラのアクセス許可設定
• Microsoftの公式サポートページの活用

頻度が高そうなトラブルは、マニュアルに「ヘルプ」や「Q&A」の形で、まとめておくのがおすすめです。ほとんどの場合、基本的なチェックでトラブルを解決できます。

まとめ｜Teamsを効果的に活用するために

Teamsでチャット・会議・ファイル共有・アプリ連携を一元化すれば、業務効率と生産性を大幅に高められます。

とくに初心者は、

1. アカウント・初期設定
2. チャット・会議・ファイル共有の基本操作
3. 録画・連携・ショートカット

の活用の3ステップで覚えていけば、すぐに業務に活かせるでしょう。まずは無料版から試してみて、自社の業務に合った活用方法を見つけてみてください。

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