チャットとは？メールとの違いや業務効率化に役立つ使い方を解説

チャット（chat）という言葉の意味は「おしゃべり」ですが、IT用語としては、デジタルツールを利用してリアルタイムにコミュニケーションをとることを指します。文字や音声だけでなく、パソコンのデータや画面を共有できるツールがあることは、皆さんも実体験でご存じのとおりです。

さらに最近では、ビジネス上でのコミュニケーション円滑化に特化した「ビジネスチャット」用のツールも多数リリースされています。

本記事では、身近な存在であるチャットツールについて改めて解説するとともに、チャットツールで可能になる業務効率化について、またチャットを利用するにあたっての注意点などを紹介します。

チャットとは？意味とメール・電話との違いを解説

チャット（chat）は「おしゃべり」「雑談」を意味する言葉ですが、昨今では「インターネットを介して、リアルタイムにコミュニケーションをとること」を意味するケースが増えています。それを可能にするのがチャットツールです。

チャットツールは、リアルタイムに会話をする以外の使い方もできます。特定の相手に向けてメッセージを残しておく、いわゆる「メッセンジャー」的な使い方です。メッセージが届いていることはツール上に表示されるため、相手は都合のいい時にそれを読み、都合のいい時に返答すればいいわけです。相手を拘束せずに、メールよりも早く要件を伝えられるようになるため、業務の円滑化・効率化、メッセージ対応のストレスを軽減できるといったメリットを得ることができます。

緊急時や複雑な相談など、画面や資料を共有しながら議論したい場合もあるでしょう。ビジネスチャットツールには、相手が在席中か離席中かをひと目で確認できる機能が搭載されているものもあります。そうしたツールを使えば、電話などで相手にチャットへの参加を求めなければならないような手間もかかりません。

【比較表】チャット・メール・電話の違い

特徴・用途	チャット	メール	電話
主な目的	迅速な情報共有・相談	公式な通知・証跡保存	緊急時の連絡・複雑な説明
リアルタイム性	高い （即時性がある）	低い （相手の都合で確認）	非常に高い （相手を拘束する）
適したシーン	プロジェクトの進捗報告	契約の最終合意・社外への挨拶	重大なトラブル・謝罪
メリット	意思決定の迅速化	ログが残り、見返しが容易	ニュアンスが正確に伝わる
デメリット	情報が埋もれやすい	返信に時間がかかる	相手の手を止めてしまう

ビジネスでチャットが普及した背景

2019年後半に始まるコロナ禍が、チャット普及の大きな要因といえるでしょう。リモートワークが一気に進み、オフィスで人と顔をあわせる機会は激減しました。それまではちょっと声をかけるだけで行なえた情報伝達、意見交換ができなくなり、その代替手段としてチャットが用いられるようになったのです。

またリモートワークで孤独や不安を感じる従業員が増え、その緩和策として定例ミーティングをビデオチャットで行なうケースも出てきました。

【用途別】ビジネスで活用されるチャットの主な種類と特徴

チャットツールの原型は1970年代後半に生まれたといわれています。以降、テキストデータのやりとりによるものが主流でしたが、現在は様々なかたちでのチャットが可能となっています。

データ形式による種別

●テキストチャット
テキストデータのやりとりでチャットを行なう、古くからある形式です。

●ボイスチャット
音声データを使ったチャットです。電話との違いは、複数人が参加できることやインターネット回線を用いるので通話料が無料であること（※データ通信量は消費）などが挙げられ ます。

●ビデオチャット
映像と音声を用いたチャット（ビデオ会議）です。相手の表情が見えるため、対話に近い会話ができます。画面を通じた資料の共有も可能です。

• Web会議システムとは？選び方や代表的な4つのツールを徹底解説

ツールの機能・用途による種別

●ビジネスチャット
企業での利用を念頭に、管理機能やセキュリティ機能が強化されたものをいいます。チャット（ミーティング）内容の記録・保存、機密情報へのアクセス権管理などが搭載されているものも多く、無料のツールを利用するよりも安全にコミュニケーションを行なえます。

• グループチャットとは？Slack/Teamsなど主要5ツールを徹底比較｜業務効率が上がる選び方

●SNSチャット
SNS（ソーシャル・ネットワーク・サービス）で提供される、個人向けのチャットツールのことです。中には相手がオンラインかどうか（そのサービスにログインしている状態かどうか）がわかる機能が搭載されており、その場でメッセージのやりとりを始められるものもあります。

●AIチャット・顧客対応向けチャットボット
AIチャットは、チャットの相手をAIが務めるものです。企業がサポートサービスの効率化・コスト削減などの目的でしばしば利用しています。

ユーザーが、企業サイトに設置されたメッセージ入力フォームに質問を書き込むと、AI（チャットボット）が自動で回答します。AIは、企業側が予め作成した想定問答をもとに回答しますが、生成AIを利用して、より的確かつ自然な回答をできるようにしたものも登場しています。

AIで対応しきれない場合は、それまでの質疑応答の経緯をオペレーターに引き継ぎ、顧客の疑問や不満に円滑に対応できるようにしている企業もあります。

企業におけるチャット活用のメリット

ここで改めて、チャットがビジネスに与えるメリットを考えてみましょう。

情報共有のスピード向上

ネットワークに接続されていれば、出張先、外出先からでもチャットに参加できるため、場所に縛られずに会議や打ち合わせが可能になり、情報共有のスピードが向上します。

意思決定の迅速化

情報共有が円滑に進めば、それだけ意思決定も迅速になります。またトップ自らが従業員にメッセージを送ることも容易になるため、意思統一やモチベーションの向上にもつながります。

リモートワーク環境でのコミュニケーション強化

リモートワークで出社することがない状況にあっても、程よいコミュニケーションをとることが可能です。孤独感の解消や、結束力の維持に有効といえます。

チャットツール導入時に注意すべきポイント

上手く利用すればメリットの大きいチャットですが、注意すべきポイントもあります。

情報漏えいリスクとセキュリティ対策

機密に関わる情報をうっかり漏らしてしまわないよう、発言・書き込みには注意しましょう。特に参加人数が多い場合、誰にどこまでの情報を伝えていいのか、事前に確認した方がいいでしょう。チャットツールについても、セキュリティ性能が高いものを選定しましょう。

使い分けルールを明確にする必要性

チャットツールの導入効果を高めるには、運用ルールの明確化が不可欠です。ルールがないと「即レスの強要」や「情報の埋没」を招き、現場が疲弊しかねません。

具体的には、会話の内容に応じてツールを使い分ける、「即レス不要」と定めて負担を減らす、挨拶省略やスタンプ活用で効率化する、といった基準を設けましょう。ツールに振り回されず、生産性を高めるためのガイドライン策定が定着のカギとなります。

既存システムとの連携可否

重要な会議では、様々な資料を共有しながら話を進める場合も少なくありません。ツール選定時には、どんなソフトウェア、システムと連携できるのか、確認しておくべきでしょう。

チャット依存のリスク

チャット、特にテキストチャットの利用が増えすぎると、ツールに依存したコミュニケーションの方が「当たり前」になってしまいかねません。依存状態になると、人と対面しても、相手の口調や表情からニュアンスを読み取ることが難しくなり、信頼関係を築きにくくなる場合があるといわれています。効率化だけを追求するのではなく、リアルとデジタルのバランスに注意しながら利用することが求められます。

チャットの合意を「成果」に変える契約DX

チャットの導入で社内外のコミュニケーションが高速化しても、その後の手続きが「紙」や「対面」のままであれば、業務全体のスピードは停滞してしまいます。

チャットでの合意を確実に、かつスピーディに成果へ結びつけるには、周辺業務のデジタル化も欠かせません。

チャットからシームレスに業務をデジタル化するための手段の一つに、契約業務を一気通貫で効率化する「契約DX」という考え方があります。

チャットからシームレスに「契約締結」へ

契約DX（契約デジタルトランスフォーメーション）とは、単に「契約書を紙からPDFにする」だけでなく、契約の作成・レビュー・締結・管理という一連の業務プロセス全体をデジタル技術によって変革し、効率化や経営価値の向上を目指す取り組みのことです。

まず、契約DXの「核」となるのが契約書のデジタル化、すなわち電子契約サービスを導入することが挙げられます。

電子契約を使うことで、チャットで交渉済みの契約書をシステム上にアップロードし、相手方が承認ボタンを押すだけで、紙の印刷や郵送・押印といった行為を伴うことなくオンラインのみで法的効力のある契約を締結することができます 。双方の対面が不要なため、遠方の取引先でも、チャット感覚のスピード感を損なうことなく、最短数分での締結が可能です 。

• 電子契約とは？仕組みと導入のメリットや注意点をわかりやすく解説
  

AIによる「契約書レビュー」で手戻りをゼロに

チャットで送られてきた契約案のチェックに膨大な時間を費やしている方は、AIによる契約書レビュー支援サービスを活用すれば、AIが条文のリスクを瞬時に判定し、抜け漏れを指摘します 。法務知識に自信がない担当者でも、自社基準に基づいた高品質なレビューが可能になり、チャットでの素早いレスポンスを支えます 。

• 弁護士ドットコムが提供する 契約書チェック支援サービス「クラウドサイン レビュー」
  

締結後の「契約管理」もAIで自動化

契約締結後の書類管理も自動化することができます。たとえば、「クラウドサイン カンリ」では、AIがPDFから契約相手方や有効期限などの情報を自動で読み込み、管理台帳を生成します 。これにより、「誰でもすぐに契約書を探せる」体制が整い、期限管理の漏れも防ぐことができます 。

• 契約書がすぐに見つかる「クラウドサイン カンリ」
  

まとめ： さらなる活用に向けて

すでに多くの読者が日常的にチャットを利用されていると思いますが、ここで今一度、利用方法を見直してみてください。「このシステムと連携できるのではないか」「このツールの方が安全性を保てるのではないか」など、さらなる効率化、安全性強化に向けた気づきが生まれるかもしれません。

さらにクラウドサインでは、チャットやデジタルツールを導入しても、なぜか業務が楽にならない……。そんなお悩みをお持ちの方へ、真の効率化を実現するためのガイドをご用意しました。

「IT部門が関わらなかった契約DXプロジェクトの末路 真の契約DXとは」では、ツールの導入を「点」で終わらせず、全社最適な「線」にするための戦略を解説しています。

「契約書業務のAI活用に役立つ資料2点セット」では、チャットの次に注目すべき、最新のAI契約管理・レビューの活用法をまとめています。

気になる方はぜひダウンロードの上、ご活用ください。