基本契約書とは？基本契約書の必要項目と無料で使える雛形を紹介
基本契約書とはどんなシーンで使われることが多いのでしょうか？ 今回は基本契約書と個別契約書の役割の違いから基本契約書とはどのようなものかを解説し、そして基本契約書を作成する前に必要な項目と印紙代を説明します。また無料の雛形や電子契約のメリットも紹介します。
目次
基本契約書とは
基本契約書とは、事業者間の継続的取引において、反復継続される個々の取引に共通して適用される契約内容をあらかじめ事業者間で合意しておくための契約書です。
基本契約書と個別契約書の役割
法人や個人事業主などが利害関係のある相手と契約書を結ぶ時、どのようなルールで取引を行うかを明確にする必要があります。 例えば、発注と受注の取引をする際、どのような成果物をいつまでにどれくらい納めるのか、対価として認められない成果物の場合はどのように対処するか、など取引を成立させる上で重要なルールを明示・合意しておくと、双方が果たすべき責任を明確にすることができます。 基本契約書では、契約の適応範囲や成果物に対する瑕疵担保責任、解約など、基本的なルールを記して締結します。 また、個別契約書では発注数や価格、納期などの依頼内容が変更になることが多い項目を記して締結します。 個別契約は、個別契約書を取り交わす代わりに、発注書や発注請書、電子メールで記した内容を個別契約として成立させる場合もあります。
基本契約書を作成するメリット
基本契約書を作成することで、その後の個々の取引に共通して適用される契約内容の交渉や調整をあらためてする必要がなくなり、取引が迅速化し、契約条件の管理も容易になります。 日本の法律では、商談の場や電話など口頭で合意の上取引を開始しても契約は成立します。信頼できるビジネスパートナー同士では、口約束で問題なく取引を継続している例もありますが、故意ではなくても互いの認識に違いがあり、合意したはずの内容からずれが生じるということもゼロではありません。 信頼できるパートナーシップを築き上げるためにも、フェアな関係性を初めに構築することはとても重要です。
基本契約書の書き方
基本契約書を作成する際、押さえるべき主な項目は下記のとおりです。
基本契約書に必要な項目
- 目的 契約の目的を定める条項です。相互の利益を尊重し、公正な取引をするための内容を記載します。
- 納入・検収 納入を受けてから検収を完了させるまでのプロセス、期間を明確に定めます。
- 所有権の移転時期 製品や成果物の所有権がどのタイミングで甲乙間を移行するかを定めます。
- 瑕疵担保責任 納入後に瑕疵が判明した場合の責任所在について定めます。
- 契約期間 契約の有効期間や延長の方法について定めます。
- 解除 契約の解約方法について定めます。
- 個別契約の適用範囲
この基本契約と取引毎に取り交わす個別契約の適用範囲を定めます。
以上のように、基本契約書では取引を行う上でベースとなる項目を記載します。個々の取引の数量、価格、納期といった変動性の高い項目は、個別契約に盛り込むと良いでしょう。
基本契約書の印紙代
基本契約書には、更新の定めがなく契約期間が3ヶ月以内のものは除き、4,000円の印紙税が課せられます。
基本契約書の雛形
基本契約書を作成する時、必要な項目を記載したサンプルやひな形を使用すると便利です。無料でダウンロードして使える基本契約書のフォーマットを配布しているWEBサイトは色々ありますが、自分のケースに合う条件をカバーしている内容であるか、注意して選ぶ必要があります。
クラウドサインでは、業務委託を締結する際に使用できる業務委託基本契約書のテンプレートを配布しています。
契約書の郵送にかかるさまざまな負担
基本契約書を作成したら、相手の住所に郵送し、押印後、返送をしてもらうという作業が待っています。
契約書を印刷し、送付状を準備し、返信用封筒を同封し、配送手配を行うとなると、基本契約書を作成する頻度の高い会社の場合、その業務量は相当なものになります。
それに加え、記入にミスや漏れがあると往復の手間が追加され、郵送にかかるタイムロスも生じます。
クラウドサインならコストもスピードもスリム化
優秀な人材の手を止めず、効率的に契約作業を行うためには、電子契約を取り入れるのがおすすめ。これまで紙と印鑑で「合意」を証明していた作業をクラウドに切り替えると、オンライン上で正式な契約が完結するため、これまで1〜2週間かかっていた原本の処理時間を大幅に短縮することができます。
スピード面だけでなく、郵送や印刷にかかっていた費用も削減でき、クラウド上で原本を保存するため、書類のファイリングや検索といった管理の事務処理もスリム化することができます。
| 従来の原本処理 | クラウドサインの原本処理 | |
|---|---|---|
| 委託書 | 契約書作成印刷押印送付状作成印刷返送用封筒準備宛名記入郵送 | 契約書作成↓押印（クラウド上）メール送信↓↓↓メール通知 |
| 受託者 | 原本確認押印返送 | 原本確認（クラウド上)押印（クラウド上）返送（クラウド上） |
| 委託者 | 原本確認ファイリング | 原本確認クラウドサイン保管 |
電子契約書なら印紙は不要
国税庁は「電磁的記録」により契約締結した場合には印紙税が発生しない旨明確化しており、E-mail、FAX等での契約締結に関しても印紙税は発生しないものとしています。 ですので、紙で作成した基本契約書は課税文書に該当しますが、電子で契約した場合には印紙税が発生しません。 紙の契約書の処理の手間を省くだけでなく、印紙税の100％カットも実現できる、電子契約という選択肢を検討してみるのはいかがでしょうか。 クラウドで契約を結ぶクラウドサインについて、詳しくはこちら。