電子契約入門ガイド

近年、リモートワークも定着し、国や自治体のDX（デジタルトランスフォーメーション）が進む中で、契約書をデジタル化する「電子契約」を導入する企業が増えています。

しかし、その必要性はわかっていても、「電子契約に関する十分な知識がなく、法的効力やセキュリティに不安がある」「導入するイメージが湧いていない」という人もいらっしゃるのではないでしょうか。

当記事は、これから電子契約を導入する人のための入門ガイドとして、電子契約に関する基礎知識や法的効力、導入するメリット・デメリット、導入手順をわかりやすく解説します。電子契約の基本を押さえてスムーズな導入に備えましょう。

電子契約の定義と仕組み

ここでは、電子契約の定義と仕組み、書面契約との違いを詳しく説明します。

電子契約とは

電子契約とは、インターネットなどの情報通信技術を用いて、契約を電子データとして作成し、締結する仕組みを指します。

具体的には、契約書をPDFなどの電子ファイルで作成し、電子署名とタイムスタンプという技術を使うことで、紙の契約書と同等の法的効力がある契約書となります。これにより、場所や時間にとらわれず、契約を締結できるようになります。

【電子契約のイメージ図】

• 電子契約とは？仕組みと導入のメリットや注意点をわかりやすく解説

紙の契約書（書面契約）と電子契約の違い

紙の契約書（書面契約）と電子契約にはさまざまな違いがあります。

主な違いを次の表にまとめました。

紙の契約書と電子契約の違い

項目	紙の契約書	電子契約
書類媒体	紙への印刷	PDFなどの電子ファイル
署名方法	記名押印、署名	電子署名
締結日時の証明	日付記入、確定日付の取得	認定タイムスタンプ
書類の受け渡し方法	原本の郵送または 持参による受け渡し	インターネット上での電子 データによる受け渡し
契約締結にかかる時間	数日〜数週間	数分〜数時間
コスト	郵送費、印刷費、 印紙代、保管場所の費用	電子契約サービスの利用料 （無料の場合もある）
リモートワーク	対応が難しい	対応可能
保管方法	倉庫やキャビネットへの 原本の物理的な保管	社内サーバーや外部データセンター などへの電子的な保管

紙の契約書では、契約書の作成、印刷、押印、郵送、保管といった一連のプロセスに、時間とコスト、人的リソースがかかります。一方、電子契約では、これらのプロセスを大幅に効率化できます。

なお、クラウドサインでは電子契約の基礎について学べる初心者向けセミナーのアーカイブ動画も公開しております。動画で学びたい方はぜひこちらもご覧ください。

電子契約を導入するメリット・デメリット

電子契約を導入するメリット、デメリットをまとめると次のようになります。

電子契約を導入するメリット	✔️コスト削減できる ✔️業務効率化につながる ✔️コンプライアンスが強化される ✔️契約書保存・管理が効率化される
電子契約を導入するデメリット	✔️ツール利用料がかかる ✔️システム障害・セキュリティリスクがある ✔️業務フローの変更が必要

詳しく見ていきましょう。

電子契約を導入するメリット

電子契約を導入するメリットは多くありますが、主に「コスト削減」「業務効率化」「コンプライアンス強化」「契約書保存・管理の効率化」の4点が挙げられます。

コスト削減

紙の契約書の場合には、契約書を作成して締結するまでの間に人件費・郵送費・収入印紙代などさまざまなコストがかかります。

1件あたりの郵送費などは500円程度にすぎなくても、紙の契約書には1件あたり数千円から数万円の印紙税がかかることもあります。件数が積み重なると、契約書関連業務だけで総額が毎月数万円〜数十万ほどかかるケースもあります。

一方、電子契約の場合はインターネット上でデータを受け渡しでき、そのままファイルとしてクラウド上に保管できるため、人件費や郵送費といった諸費用がかかりません。さらに、電子契約には印紙税が課税されないため収入印紙代が不要になるメリットもあります。

業務効率化

紙の契約書の場合には、書類に印鑑を押すという物理的な対応が必要なため、契約締結までに数日〜1週間以上かかることが多いです。そのうえ、契約内容の変更、書き損じの度に再度印刷からのやり直しが必要です。

一方、電子契約の場合はPCやスマホなどの電子機器とインターネットへの接続環境さえあれば、印刷や郵送などの作業は不要なため、早ければ数分での契約締結が可能です。

コンプライアンス強化

電子契約は、タイムスタンプや電子署名といった技術によって、契約締結の正確な日時や当事者を特定し、文書の非改ざん性を担保します。これにより、紙の契約書で起こりうる意図的な改ざんや、日付の遡及といった不正行為を防止し、契約内容の真正性（本物である・本物と証明できること）をより強固なものとします。

さらに、電子契約システムは契約プロセスの透明化と内部統制の強化にもつながります。

電子契約システムは、契約書の作成、承認、締結、保管といったプロセスをデジタル化し、可視化します。誰がいつ、どのような操作を行なったかの記録（ログ）がシステム上に残るため、不正な操作や不備の早期発見、責任の所在の明確化に繋がります。また、アクセス権限の設定により、機密性の高い契約情報へのアクセスを制限することもできます。

契約書保存・管理の効率化

紙の契約書から電子契約へ移行することで、契約書の保存・管理がデジタル化され、契約関連業務の大幅な効率化につながります。

紙の契約書の運用を続けていると、年々、物理的な保管スペースが圧迫され、必要な契約書を探し出すのに多大な時間と労力がかかってしまいます。

一方、電子契約はデータとしてサーバーやクラウド上に保管されるため、物理的なスペースは不要となり、パソコンさえあれば時間や場所を問わず、契約書にアクセスできるようになります。さらに、全文検索機能や属性検索機能を活用することで、目的の契約書を瞬時に探し出すことができるようになり、検索にかかる時間を大幅に短縮します。

また、電子契約であれば物理的な紛失や盗難といったリスクからも解放されます。災害時にも、「建物が倒壊し、契約書が破損してしまう」といった事態も避けられ、事業継続計画の観点からも有効であると言えます。

電子契約を導入するデメリット

電子契約には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。ここでは、「ツール利用料」「システム障害・セキュリティリスク」「業務フローの変更」という主な3つのデメリットを紹介します。

ツール利用料

電子契約サービスの導入には、初期費用や月額費用が発生する場合があります。

無料で使えるサービスもありますが、機能や月の送信件数に制限が設けられていることがほとんどです。

また、サービスによっては電子署名やタイムスタンプなどの費用に別途料金が発生する場合もあるため考慮する必要があります。

無料トライアルなどを活用し、自社のニーズに合ったサービスを選ぶようにしましょう。

• 電子契約（電子署名）の利用にかかる費用とは？相手方の費用負担の有無についても解説

システム障害・セキュリティリスク

電子契約サービスは、オンライン上で契約情報を管理するため、システム障害やサイバー攻撃による情報漏洩のリスクが存在します。

セキュリティ対策が不十分な場合には、機密性の高い契約情報が漏洩する危険性もあります。また、特定のベンダーのサービスに依存してしまうと、将来的にサービス内容や料金体系が変更された場合に、柔軟な対応が難しくなるベンダーロックインのリスクも考慮する必要があります。

導入する際には、こうしたリスクを認識し、慎重にサービスを選びましょう。

業務フローの変更

多くの企業では、紙の契約書を前提とした契約書の作成、押印、回覧、保管といった一連の業務フローが確立されています。電子契約サービスを導入すると、これらのプロセスをデジタル化された環境に合わせて再設計する必要があります。

これらは導入時の一時的なデメリットではありますが従来の紙ベースの業務に慣れている従業員に対して、電子署名の方法、契約書の検索方法、承認フローの進め方といった新たな操作を習得するための教育・研修が必要となる可能性もあります。

丁寧な研修や説明会、マニュアルをわかりやすく整備することでこれらのデメリットは軽減できるため対策をしておくのがよいでしょう。

また、後の「電子契約サービスの選び方」でも詳しく解説しますが、導入時のサポートや、システム導入後のフォローアップが充実している電子契約サービスを選ぶのがおすすめです。

• 電子契約のメリットとデメリット｜導入前に知っておきたいポイントや注意点も解説

電子契約を導入する際の注意点

さまざまなメリット・デメリットがある電子契約ですが、導入を検討する際にはいくつかの注意点もあります。

法律で書面が求められる契約類型が一部存在する

契約方式自由の原則により、基本契約・秘密保持契約・売買契約・業務委託契約・請負契約・雇用契約など、ほとんどの契約において電子契約が利用可能となっています。

一方、電子契約が普及しているなかでも、消費者保護などを目的として、法律で書面（紙）による締結や交付が義務付けられているものも一部に存在します。

【書面が必要となる代表的な類型】

1. 定期借地契約（借地借家法22条）
2. 定期建物賃貸借契約（借地借家法38条1項）
3. 投資信託契約の約款（投資信託及び投資法人に関する法律5条）

上記のような契約を扱う場合、電子契約の導入の前に、顧問弁護士にも確認のうえ ご利用いただくことをおすすめします。

• 電子契約にできない契約書とできる契約書の違いとその見分け方

電子契約で締結できる契約書の種類を確認したい方は以下の資料もあわせてご活用ください。

なお、契約の種類によっては、電子契約を利用して電磁的交付する際に「相手方の同意・承諾」を得るための同意書・承諾書を作成し、相手方から取得しておく必要があります。対象となる契約や、同意書のひな形はこちらの記事で紹介していますので、参考にしてください。

• 電子契約利用の同意書作成方法とひな形—書面の電磁的交付におけるスムーズな事前承諾の取り方

取引先（契約相手方）から理解を得る必要がある

自社で電子契約を導入する場合、取引先にも電子契約の利用に対する理解を得る必要があります。

契約は相手との合意により締結されるため、受信者である取引先がどうしても紙の契約書で締結したいと希望した場合には、相手に合わせる必要があります。

また、導入する電子契約サービスによっては、相手に費用負担がかかるケースもあります。

なお、クラウドサインでは、受信者は利用規約をご確認いただくだけで、サービスのアカウント登録作業は必要ありません。契約相手方に費用負担を強いることなく、スピーディに契約を締結することができます。

取引先にも費用負担してもらうことが難しい場合は、クラウドサインのように相手方の負担が少ないサービスを選ぶことも重要です。

• 電子契約利用の同意書作成方法とひな形—書面の電磁的交付におけるスムーズな事前承諾の取り方

• 導入済み企業に聞いた電子契約の注意点とその解決策・対処法

電子契約の法的有効性

はじめて電子契約を学ぶ方にとって、電子契約は紙の契約書と同じ法的効力があるのかどうかは気になるところです。

日本においては電子署名法を中心とした法制度が整備されており、一定の要件を満たす電子契約は、紙の契約書と同等の法的有効性を有することが明確にされています。

ここでは、電子契約の法的有効性に関わる法律や、電子契約の法的有効性を担保する仕組みである電子署名とタイムスタンプについて詳しく解説します。

電子契約が法的に有効である理由

電子契約の法的有効性を支える法律としては、「民法」「電子署名法」「民事訴訟法」の3つがあります。

とくに電子署名法は、日本における電子契約の法的根拠となる最も重要な法律のひとつです。この法律は、一定の要件を満たす電子署名が、手書きの署名や押印と同等の法的効力を持つことを定めています。

詳しくはこちらの記事もご参照ください。

• 電子契約に関する法律とは？電子契約の有効性を支える法律を解説

さらに、裁判で電子署名が証拠として効力を発揮した事例もあります。電子契約が裁判で証拠として提出された事例について、詳しくはこちらの記事もご参照ください。

• 電子契約の有効性が争われた裁判例はあるか？

なお、「クラウドサイン」は、日本ではじめて主務官庁によって電子署名法上の「電子署名」に該当することが確認されたクラウド型電子署名サービスです。

クラウドサインの法的有効性についてはこちらの動画も合わせてご覧ください。

電子署名とは？

電子契約の法的有効性を理解するうえで、まず重要となるのが「電子署名」です。

電子署名は、紙の契約書における署名・押印に相当するもので、電子ファイルが確かに本人によって作成され、改ざんされていないことを証明する役割を果たします。

電子署名は、Adobe Acrobat Readerの電子署名パネルから確認できます。電子署名は画像赤枠の部分を指します。

電子署名を実現しているのは「公開鍵暗号方式」と呼ばれる暗号技術です。この暗号技術により、電子署名を付与した電子ファイルの改ざん防止が可能になっています。

• 電子署名の仕組みとは？役割や活用方法をわかりやすく解説

タイムスタンプとは？

電子契約の法的有効性を高めるうえで、電子署名と並んで重要なのが「タイムスタンプ」です。

タイムスタンプは、電子データが特定の時間に存在したことを証明するもので、契約締結の日時を客観的に記録するために利用されます。タイムスタンプの付与により、契約内容が後から改ざんされたとしても、その証拠が残り、契約の真正性を証明できます。

PDFファイルに記載されたタイムスタンプのイメージ

電子契約サービスによっては、電子署名と合わせて、自動的にタイムスタンプが付与される機能を提供しているケースとそうではないケースがあります。電子契約サービスを選ぶ際には、タイムスタンプ機能の有無を確認するようにしましょう。

なお、タイムスタンプの仕組みは、時刻認証局（TSA）と呼ばれる第三者機関が提供する時刻情報にもとづいています。契約書にタイムスタンプを付与すると、その時刻認証局が発行したデジタル署名が付与されます。これにより、その時刻にその電子データが存在したことが証明されます。

タイムスタンプの詳細については、こちらの記事もご参照ください。

• タイムスタンプとは？電子契約を支える時刻認証技術をわかりやすく解説

電子契約と電子帳簿保存法との関係

電子契約を導入するうえで、理解しておきたい法律の一つが「電子帳簿保存法」です。簡単にいうと、電子データで送付・受信した契約書は、法律のルールにのっとって保存・管理する必要があるということです。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、帳簿書類を電子データで保存することを認める法律であり、電子契約によって作成された契約書も、この法律の対象となります。

以前は、電子データで受け取った契約書を紙に印刷して保存することも認められていましたが、近年の法改正により、2024年1月1日以降に受け取った書類は電子データのまま保存することが義務化されました。

さらに、電子帳簿保存法には、電子データで保存する際の要件が定められており、要件を満たさない場合は、税務署から罰則が科せられる可能性があります。

なお、実際には、電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスを利用することで、これらの要件を満たすことができますので、サービスを選ぶ際にチェックしましょう。

• 電子帳簿保存法で定められた契約書の「データ保存」要件とは　適法な保管・保存方法を解説

電子契約サービスの選び方

電子契約サービスの選び方について解説します。

ここでは、電子契約サービスを選ぶポイントとして、

1. 機能
2. セキュリティ
3. サポート体制
4. 電子署名の種類
5. 他サービスとの連携性
6. 使いやすさ・取引先の受け入れやすさ

の6点について解説します。

実際にサービスを比較する際は、これらの中から自社にとってとくに重要度の高いポイントに絞って検討を進めるとよいでしょう。

機能

電子契約サービスは、単に契約を締結できるだけではなく、さまざまな機能があります。主な機能は次のとおりです。

電子契約サービスの主な機能

機能	概要
契約書の作成	契約書のテンプレート機能や、自社で作成した契約書のアップロード機能など、 契約書の作成をサポートする機能があるかを確認しましょう。
タイムスタンプ	タイムスタンプ機能の有無や、タイムスタンプの信頼性などを確認しましょう。 タイムスタンプは、契約の証拠力を高めるために重要です。
契約書の保存・管理	契約書の保管容量や、検索機能、アクセス権限設定など、契約書の保管・管理に 関する機能を確認しましょう。契約書の紛失や、情報漏洩を防ぐために重要です。
紙の契約書・ 過去の契約書のインポート	業界や取引先によっては、電子契約が難しいケースもあります。紙の契約書や過去 の契約書を取り込み、一元管理できるサービスを選ぶことで契約書管理がスムーズになります。
検索機能	キーワード検索や、日付検索など、さまざまな方法で契約書を検索できる機能がある かを確認しましょう。単に便利であるだけでなく、電子帳簿保存法への対応という観点 でも重要です。
アクセス権限設定	内部統制上、閲覧権限の設計が必要な場合は、契約書へのアクセス権限を細かく設定 できる機能があるかを確認しましょう。

自社に必要な機能が揃っているかを確認し、使いやすさや操作性も考慮してサービスを選びましょう。

セキュリティ

電子契約サービスを選ぶうえでセキュリティは重要な要素です。情報漏洩や不正アクセスなどのリスクから自社の情報を守るために、セキュリティ対策が万全なサービスを選びましょう。

サービスのセキュリティレベルを知る方法としては、そのサービスが獲得している認証制度を確認するというやり方があります。

たとえば、クラウドサインは政府がクラウドサービスを導入する際に基準とする「ISMAP」の認証を受けており、大手企業や官公庁・地方自治体といった高いセキュリティレベルが必要とされる事業者に選ばれています。

セキュリティに関する情報は、各サービスのウェブサイトや、資料で確認できます。不明な点があれば、サービス提供者に問い合わせましょう。

サポート体制

電子契約サービスを導入する企業において、サポート体制も重視されやすいポイントです。

電子契約をはじめて導入する場合、社内の契約関連の業務フローが変わることになります。このため、社員の研修や教育、マニュアル整備などが必要になる可能性があります。

契約業務に関わる人が多い企業や、ITツールに不慣れな人が多い場合、導入時の設定方法や、操作方法などをサポートしてくれる体制があるかを確認しましょう。導入支援があることで、スムーズにサービスを使い始めることができます。

また、導入後、何か問題が発生した場合に、迅速に対応してくれるサポートがあることも大切です。ヘルプページや問い合わせ窓口が充実しているかどうかをチェックしましょう。

電子署名の種類

電子契約サービスを選ぶ際は電子署名の種類も確認しておきましょう。

電子署名には、契約をしようとする本人同士が機器や認証用のICチップ入りカードなどを準備する必要がある「当事者署名型」と、メールアドレスがあれば契約締結できる「事業者署名型（立会人型）」という2つの種類が存在します。

どちらの電子署名方法がよいかはケースバイケースですが、一般的な契約書であれば、事業者署名型（立会人型）で十分と考えられます。事業者署名型ならメールアドレスさえあれば契約の締結が可能なので、当事者型に比べると簡単に導入できます。

当事者署名型と事業者署名型（立会人型）の違いについて詳しくは、こちらの記事もご参照ください。

• 「事業者署名型（立会人型）」と「当事者署名型」の違い

他サービスとの連携性

電子契約サービスの導入において、「他サービスとの連携性」は単なる利便性の向上に留まらず、業務効率化、データの一元管理、ひいては企業全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）戦略を左右する要素です。

電子契約を他サービスと連携させることで、「顧客管理システムから直接、顧客に契約書を送信できるようになった」「稟議システムと連携することで契約書の作成〜締結プロセスがスムーズになった」といった活用が考えられます。

全社のDX推進を考えるのであれば、単に導入するだけでなく、自社の既存システムとの連携可能性、提供されるAPIの柔軟性があるかどうかもチェックポイントにしておきましょう。

• 電子契約サービスのAPI連携活用術｜用途やメリット・具体例を紹介

使いやすさ・取引先の受け入れやすさ

電子契約は、自社の従業員や取引先に受け入れられてはじめて導入効果を得ることができます。

画面の見やすさや使いやすさ、サービスの認知度といった要素を総合的にみて、自社の従業員や取引先が受け入れやすいかどうか、判断することをおすすめします。

多くの電子契約サービスでは無料で利用できるトライアル期間があるので、実際にサービスを触ってみて使い勝手を確認するのもよいでしょう。

＞クラウドサインのデモ画面はこちら

さまざまな業界で活用が進む電子契約

電子契約を活用している業界は広がっており、物流業、金融業、製造業、印刷業・出版業、人材業、建設・建築業、不動産業などあらゆる領域で活用されています。民間だけでなく官公庁・自治体でも導入が進められており、ペーパーレスが普及していることが伺えます。各業界での具体的な導入・活用事例は当社クラウドサインのサービスページにある「導入事例」をご覧ください。

• 【2024年12月更新】電子契約サービスのシェアを最新の調査データから解説

電子契約サービスの導入を検討する方へ

紙での契約締結から電子契約への移行には、印紙代や郵送費用などのコスト削減や契約書作成・保管の効率化、コンプライアンスの強化など多くのメリットがあります。ただし、導入には社内の情報共有や業務フローの整備などの対応が必要です。

そこで、電子契約サービスの運営会社から導入に向けたサポートを受けることで、円滑な導入が可能になります。

なかでも、クラウドサインは、事業者型電子契約サービスのパイオニアである弁護士ドットコム株式会社が提供するサービスであり、導入社数250万社以上、累計送信件数1,000万件超の実績を持ち、導入時の課題解決や運用定着化のサポートも充実しています。

豊富な導入実績があり、市場の認知度が高いサービスを選ぶことで、取引先にも受け入れてもらいやすくなります。

クラウドサインでは、サービスの説明資料に加えて、契約書の電子化を検討している方に向けた資料「電子契約の始め方完全ガイド」も用意しています。電子契約を社内導入するための手順やよくある質問をまとめていますので、電子契約サービスの導入を検討している方は以下のリンクからダウンロードしてご活用ください。

電子契約に関する基本用語

用語	意味
送信者	契約書の電子ファイルをアップロードし、相手方に送付する側
受信者	受信した契約書の電子ファイルを確認し、電子署名を行なう行う側
電子署名	電子ファイルの作成者を特定し、電子ファイルが改ざんされていないことを証明するための暗号処理の仕組みのこと
タイムスタンプ	認定された事業者により発行される電子的な時刻証明
契約類型	契約の種類のこと。民法では、無数の契約類型から、特に頻繁に使われることの多い13種類の類型について、規定を設けている

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