こっそりと契約管理・検索機能を強化しています

クラウドサインをお使いいただくことの大きなメリットとして、特に意識をすることなく契約が一元管理できる、という点が挙げられます。

紙の契約書で締結すると、物理的な契約書保管バインダーやそれを保管する場所が必要になります。それだけでなく、別途契約管理用の台帳をデータベースシステムやエクセルシートで作成し、管理番号を付けたり会社名ごとにファイリングするなど、ひと手間もふた手間もかけて契約書をしやすくしている企業がほとんどかと思います。

クラウドサインを使って契約を締結すれば、このような物理的な文書管理は必要なくなります。PDFファイルが契約当事者全員に配信されるとともにクラウド上にも保管されますし、タイトル・メールアドレス・会社名といった基本情報ですばやく検索できるので、管理のための手間も大きく削減できます。

そして今回、これまでの基本情報に加えて、

• 契約締結日・開始日・終了日
• 自動更新の有無
• 解約通知期限
• 契約金額

を「書類情報」として登録し、管理できるようになりました。

また、契約締結日等の範囲検索を、検索条件に追加しました。これにより、たとえば「2018年3月1日から31日に契約終了日を迎える契約を一覧したい」といったニーズにも対応できます。

さらに、上記以外の検索条件も設定できるよう、2月にも検索機能の強化を予定しています。

こうした機能強化をユーザーのみなさまが意識することなく、また面倒な手続きをご負担いただくことなく提供できるのも、クラウドサービスであることの強みと考えています。

トップ画像提供：Rawpixel / PIXTA(ピクスタ)

（橋詰）