クラウドサインの契約管理機能を大幅に強化しました — 「紙の契約書を電子化してエクセル管理」はそろそろ終わりにしませんか？

契約の管理方法は、企業によってさまざまです。一般的には多くの企業で、

• 契約書原本（紙）をスキャンしてPDFなどのファイルに電子化する
• その電子化したファイルを社内または社外のセキュアなサーバーに保存する
• 電子化したファイルの中身を一覧・検索できるよう、エクセルなどのスプレッドシートでデータベース化する

こうした手間をかけて、契約の相手方・契約類型・締結日・有効期間・取引金額などの情報を管理されていることと思います。

ビジネスロー・ジャーナルなどの企業法務専門誌で紹介されている各社の契約書管理方法を見ていると、G Suiteなどのクラウドサービスも活用してスプレッドシートと電子化したファイルをリンクさせるなど、業務効率化を追求する企業も増えてきているようです。

しかし、このような方法には、いくつかの問題点もあります。

まず、「紙を電子化する」という手間と「スプレッドシートを更新する」という手間はいつまでもなくならず、それらのバラバラな作業を属人的に処理する場面で漏れなどのリスクが生じます。

また、電子化したファイルはあくまで参照用であって、原本が紙である以上は、訴訟法上・税法上、その原本を安全な倉庫などにコストをかけて保管しておく必要も出てきます。

さらに、こうした問題を避けるために、契約相手方と合意の上で電子契約を原本にするとしても、すべての電子契約サービスが税法上の「電子取引」に求められる保存要件に対応できているわけではありません。

クラウドサインでは、電子契約の利点を活かした上でこのような問題点を解消し、「契約をきちんと管理したい」「管理する以上は活用にもつながる機能が欲しい」という企業のニーズにお応えするサービスを提供したいと考え、この度、スタンダードプランをご利用のお客様を対象に、契約管理機能を大幅に強化しました。

検索機能の拡充

その一つが、検索機能の拡充です。これまでも、相手方など主な検索キーで検索できる機能はご提供していましたが、今回、お客様が「書類情報」として登録されたすべての詳細項目（自由に設定できる任意入力項目を含む）での検索や、範囲検索、and/or条件検索にも対応できるようになりました。

認定タイムスタンプにより電子帳簿保存法にも対応

さらに、これまではオプションでご提供していたセイコーソリューションズ認定タイムスタンプを、価格改定とあわせ、デフォルトで全書類に付与させていただくこととしました。電子署名時点で確かにその署名が有効であったことを保証するため、タイムスタンプを使用して署名の有効性を長期にわたって担保する技術（いわゆる長期署名）により、電子契約の存在証明力・完全性証明力がさらに高まります。加えて、クラウドサイン上の電子ファイルを原本とした、電子帳簿保存法に基づくお客様の税務対応が容易になります。

アラート機能も追加予定

エクセル等のスプレッドシートを使った契約管理では実現しにくかった、契約解除・自動更新の期限や予告日などを前もって通知するアラート機能も、近々追加予定です。これにより、気づいたときには必要なライセンスの期間が終了していた、不要なNDAが自動更新されてしまった、といったありがちな契約管理の事故を防ぐことができるようになります。

これからも、日本のクラウド契約サービスの先駆けとしてたくさんのお客様からお預かりしたご要望に加え、企業法務目線からの「あったらいいな」をバランスよく織り交ぜて、お客様に納得していただけるサービスに近づけてまいります。

画像：
Rawpixel / PIXTA(ピクスタ)

（橋詰）