検収書とは？役割や書き方を解説｜テンプレート無料ダウンロード付き

本記事では、建設業や製造業などで利用する機会の多い検収書について解説します。さらに、電子契約を利用した検収書の送付や電子化のメリットについても紹介しますので、ペーパーレスによる業務効率化を図りたい方は受発注業務をスムーズに進めるためのガイドとしてご活用ください。

また、Word版のひな形も無料でダウンロードできますので、検収書作成の手助けにご活用ください。

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検収書の意味と役割

検収書とは、契約に基づいて納品された納入物や工事の品質、数量等を確認し、受け入れたことを証明する書類です。主に建設業や製造業などで利用されることが多く、契約の完了や支払いなどに関わる重要な文書として位置付けられます。

納品書との違い

検収書と納品書はそれぞれ異なるタイプの書類です。

検収書は納品された商品・サービスの品質・数量を確認し、検収時の状態を受け入れたことを証明するために使用される書類です。一方、納品書は商品やサービスの納入を証明するために発行される書類であり、受け取った商品やサービスの数量や品質を確認するために使用されます。

また、検収書は検収完了時に発注者側が発行するのに対し、納品書は商品・サービスの納品時に受注者側が発行する書類のため、検収書と納品書では発行者の立場も異なります。

検収書の発行は義務ではない

検収書の発行は法律で義務付けられていませんが、納入物を受け入れる際に商取引を円滑に進めるための手続きの一環として検収書を発行する傾向があります。

検収書の必要性

検収書は法的に発行が義務付けられた書類ではありませんが、発行が必要な理由はいくつかあります。まず、検収書は契約の完了を証明するために必要です。契約に基づいて行われた納入物や工事が正しく行われたことを証明するために発行されます。

次に、検収書は品質管理やトラブル防止のためにも重要な書類です。検収書には、納入物や工事の品質や数量が明記されており、これによって双方が納入物や工事の内容を確認することができます。万が一、品質や数量に問題があった場合には、検収書を基にトラブル解決やクレーム処理が行われます。

また、受注者の立場から考えると、発注者から検収書を発行してもらうことで検収書の受領後に発注者からクレームを受ける事態を防ぐ自衛策にもなります。

検収書に記載する項目

検収書には決まったフォーマットはありませんが、間違いなく納品されたことを証明する書類のため、発注書や見積書の内容と同様である必要があります。検収作業を行う際には、発注書や見積書の内容と齟齬がないか必ず照らし合わせるようにしましょう。

発注書には以下のような項目が記載されることが一般的です。

検収書は電子契約で送付できる

従来の紙の書類から電子契約に乗り換えることで検収書の作成〜送付〜保管といった一連の業務をスピーディーかつ効率的に行えるようになります。電子契約サービスでは、検収書を保管し、必要な場合に簡単にアクセスできるため、管理や検索の手間も軽減されます。

検収書を電子化するメリット

電子契約サービスで検収書を送付するメリットとして、「業務効率化」「管理の効率化」「環境への貢献」「セキュリティ向上」の4点が挙げられます。検収書の電子化を検討している方はそれぞれの詳細を確認しておきましょう。

業務効率化

電子化により、検収書の作成や送付などの業務プロセスが効率化されます。紙の書類を印刷したり郵送する手間がなくなるため、従来の紙の書類で発生していた時間とコストを節約することができます。

管理の効率化

電子化した場合には、検収書を安全に保存し、必要な時に簡単にアクセスできるようになります。紙の書類の場合、保管場所の確保や整理方法に悩むことがありますが、電子化により検索や整理も簡単に行うことができます。

環境への貢献

単なる業務や管理の効率化だけでなく、環境への貢献も期待できます。電子化により、紙の使用量を減らすことができるためです。紙の製造には多くの資源とエネルギーが必要であり、また廃棄物として処理される際にも環境に負荷がかかってしまうため、環境への貢献の観点でもメリットがあると言えるでしょう。

セキュリティの確保

セキュリティ対策の施された電子契約サービスを利用して電子化した場合には、情報漏洩や紛失のリスクを低減できます。電子契約サービスを検討する際にはデータのセキュリティを確保するための厳しい対策を講じているかどうかも選定基準に含めるとよいでしょう。

検収書の電子化で受発注業務の効率化を

検収書の電子化により、検収書の作成〜送付〜保管といった一連の業務を効率化できます。そこでおすすめなのが電子契約サービスです。電子契約サービスを利用することで、検収書の管理や検索を簡単に行うことができます。必要な情報をすばやく見つけることができるため、受発注業務全体のスピードと正確性が向上します。

さらに、電子契約による検収書の送付は、郵送や手渡しに比べて迅速かつ安全です。紙の書類が紛失したり、届かないといったトラブルも防ぐことができます。

当社の提供するクラウド型の電子契約サービス「クラウドサイン」は導入社数250万社以上、累計送信件数1000万件超の実績を持ち、導入時の課題解決や運用定着化のサポートも充実しています。検収書を作成することの多い製造業や建設業における電子契約システムの導入実績も多数あるため、電子契約の導入を検討中の方はお気軽にご相談ください。

なお、クラウドサインではWord形式の検収書ひな形をご用意しています。無料で入手できますので、検収書のひな形をお探しの方は下記のリンクからダウンロードしてご活用ください。

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