契約書管理における課題とは？対策方法や管理の必要性を解説

企業活動において契約書管理は重要な業務のひとつです。契約書管理とは「契約書の書類本体と、契約書の記載内容（契約内容や期日、禁止事項など）の情報を管理すること」を意味します。

契約書を適切に管理していなければ、契約書の紛失や情報漏洩など、さまざまなリスクが生じる可能性があります。これにより、法令遵守の不備や業務効率の低下、さらには企業の信頼性に影響を与えることもあります。

この記事では、契約書管理における具体的な課題を明らかにし、業務効率化の必要性と具体的な対策方法を解説します。企業のバックオフィスを担当している方は、業務の生産性向上を目指すためのヒントにしてみてください。

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契約書管理における具体的な課題

ここでは契約書管理でよく見られる次の4つの課題を詳しく解説します。契約書管理における課題感を確認し、自社において適切な対策を講じるための参考にしてみてください。

• 契約書の紛失と未発見リスク
• 情報漏洩リスクとセキュリティ問題
• 契約書管理の属人化
• 保管スペースの不足とコスト増

なお、契約書管理の定義を詳しく知りたい方は、下記記事も参考にしてみてください。

• 契約書管理とは？管理方法の比較やリスク、システム導入時のメリットを解説
  

契約書の紛失と未発見リスク

契約書の紛失や未発見は、企業にとって重大なリスクです。

物理的な書類管理では、書類が誤って廃棄されたり、適切な場所に保管されていなかったりするなど、管理体制がずさんになりがちです。このような場合、重要な契約内容を即座に確認できない可能性があります。これにより、契約違反や法的トラブルが引き起こされるリスクがあるため、適切な管理システムの導入が求められます。

さらに、契約書が見つからない場合には、契約の履行状況を把握することが困難になり、業務の停滞を招くことがあります。また、契約書の紛失は取引先の信頼を損ねることにもなりかねないため、何らかの防止策を取る必要があります。

電子化した契約書を管理するシステムを利用することで、紛失リスクを低減し、迅速なアクセスを可能にすることができるため、導入を検討するのがよいでしょう。

情報漏洩リスクとセキュリティ問題

契約書には機密情報が含まれているため、情報漏洩は重大なセキュリティ問題となります。物理的な書類管理では、書類の持ち出しや不正アクセスによる情報漏洩のリスクが常に伴います。このようなリスクを回避するためには、厳重なセキュリティ対策が必要です。

セキュリティ問題を解決するためには、アクセス権限の設定や暗号化技術を活用したデジタルによる管理が効果的です。これにより、不正アクセスを防ぎ、情報の機密性を保つことができます。

契約書管理の属人化

契約書管理が特定の担当者に依存している場合、属人化が進み、引継ぎ時にトラブルが発生することがあります。担当者の異動や退職により、契約書の管理が滞ると、業務の継続性が損なわれるリスクがあるため、情報の共有と標準化された管理方法が求められます。

属人化を防ぐためには、契約書管理のプロセスを標準化し、マニュアル化することが重要です。また、管理システムを活用して情報を一元管理し、関係者がアクセスしやすい環境を整えることで、引継ぎトラブルを回避することができます。

契約書の一元管理方法やメリットについて詳しく知りたい方は下記記事もご覧ください。

• 契約書の一元管理とは？理想的な管理方法や電子保存のメリットを紹介
  

保管スペースの不足とコスト増

物理的な契約書の保管には、多くのスペースが必要です。とくに、長期間にわたって保存しなければならない場合、保管スペースの不足が深刻な問題となります。さらに、保管スペースの確保にはコストがかかり、企業の経営資源を圧迫する要因となります。

保管スペースの問題を解決するためには、契約書の電子化が有効です。電子化により、物理的なスペースを削減し、デジタルデータとして効率的に管理できるようになります。

契約書管理が必要な3つの理由

契約書管理において直面する課題を放置すると、法令遵守の不備や業務効率の低下、リスクマネジメントの衰退につながる可能性があります。契約書管理がなぜ必要なのか、その理由を改めて確認しておきましょう。

法令遵守とコンプライアンス確保

契約書管理において法令遵守とコンプライアンスの確保は、企業の信頼性を維持するために不可欠です。法律や規制に従った契約書の管理は、企業活動の透明性を高め、法的リスクを最小限に抑えます。

例えば、契約書を電子データで保存するためのルールを定めた「電子帳簿保存法」を遵守していなければ、青色申告の取り消し、重加算税の課税、100万円以下の罰金などが科せられる可能性があります。

法令に対応した適切な管理システムを導入することで、契約書の締結から保管、更新に至るまでのプロセスを一元管理し、法令遵守を確実にすることができます。また、コンプライアンス違反による罰則や評判の低下を防ぐため、定期的な監査とチェック体制の整備も重要です。

• 電子帳簿保存法で定められた契約書の「データ保存」要件とは　適法な保管・保存方法を解説
  

業務負担の軽減と生産性向上

契約書管理は、業務負担の軽減と生産性の向上に直結します。

従来の紙ベースの管理方法では、会社内のキャビネットや倉庫に移動して契約書を探索・確認する必要があるため、これらの作業に時間を要し、担当者の負担が大きくなります。

電子化された管理システムを導入することで、オンライン上で契約書の検索や更新が迅速に行えるようになるため、担当者はより戦略的な業務に集中することが可能です。これにより、業務の効率が向上し、企業全体の生産性が高まります。効率的な契約書管理は、企業の競争力を強化する重要な要素と言えるでしょう。

トラブル回避とリスクマネジメント強化

契約書管理は、トラブル回避とリスクマネジメントの強化にも寄与します。契約書の紛失によるトラブルは、企業にとって大きなリスクとなります。電子化されたシステムを活用することで、契約書の一元管理を実現し、紛失のリスクを大幅に減少させることができます。

また、リスクマネジメントの観点からも、契約書の履歴管理や変更履歴の追跡が容易になり、潜在的な問題を事前に把握することが可能です。これにより、企業は迅速に対応策を講じることができ、トラブルを未然に防ぐことができます。

契約書管理の課題解決に役立つ3つの対策方法

契約書管理の具体的な課題を解決するための対策方法としては次の3点が挙げられます。

• 契約書管理システムの導入
• 標準化された業務フローの整備
• 定期的な社内研修と監査体制の構築

これらの対策により、より効率的で安全な契約書管理を実現することができます。それぞれの対策方法を詳しくみていきましょう。

契約書管理システムの導入

契約書管理の効率化には、契約書管理システムの導入が重要です。契約書管理システムとは、企業や組織が契約書に関する情報を一元的に管理するための専用ソフトウェアやクラウドサービスのことです。契約書管理システムの導入により、インターネットを通じて契約書にアクセスでき、契約書の入力や検索などの管理業務を容易かつ正確にできます。

契約書を電子化し、デジタルデータとして保存することで、検索性が向上し、紛失リスクが低減します。また「電子署名」とよばれる、電子文書に付与される電子的な署名を利用することで、契約締結のプロセスを迅速化することが可能です。これにより、業務のスピードアップとコスト削減を実現します。

紙の契約書を利用しており電子化に着手していないという方は、契約管理における透明性と正確性を高めるために、契約書管理システムの導入を検討していきましょう。

なお、当社が運営する契約管理プラットフォーム「クラウドサイン」は、電子署名を電子ファイルに施し、スピーディーかつ安全に契約を締結いただけます。契約書の締結だけでなく、今回解説してきた契約書管理システムとしても安心してご利用いただけます。

例えば、クラウドサインの場合「解約通知期限」または「契約終了日」を設定することで、それらの日付の1か月前に、管理者宛にメールにてリマインドが届く機能があるため、Excelやスプレッドシート等による契約書管理台帳よりも利便性の高い管理が可能になります。

なお、クラウドサインではこれから電子契約サービスを比較検討する方に向けて「電子契約の始め方完全ガイド」をご用意しています。「電子契約を社内導入するための手順」や「クラウドサインの利用手順」「よくあるご質問」など、導入前に知っておきたい情報を網羅して解説しているため、導入検討時に抱いている疑問や不安を解消することが可能です。下記リンクから無料でご入手できますので、ぜひご活用ください。

契約書管理システムの選び方や代表的なサービスを知りたい方は下記記事もご一読ください。

• 契約書管理システムの比較ポイントを解説　導入のメリットは？
  

標準化された業務フローの整備

契約書管理の効率化には、標準化された業務フローの整備が不可欠です。業務フローを標準化することで、契約書管理における各プロセスの明確化と効率化が図れ、属人化を防ぎます。これにより、新たな担当者でもスムーズに業務を進めることができ、引継ぎの際のトラブルを回避できます。

さらに、標準化された業務フローは、業務の透明性を高め、問題発生時の原因追及を容易にします。これにより、迅速な対応が可能となり、業務の改善に繋がります。標準化は、契約書管理の効率性と信頼性を向上させるための基盤となります。

定期的な社内研修と監査体制の構築

契約書管理の課題解決には、定期的な社内研修と監査体制の構築が重要です。社内研修を通じて、従業員に最新の管理手法や法令遵守の重要性を教育することで、全体のスキルアップを図ります。これにより、業務の品質向上とリスクの低減を実現します。

また、監査体制を整えることで、業務プロセスの適正化と改善点の発見が可能となります。定期的な監査は、業務の透明性を確保し、問題発生時の迅速な対応を支援します。これらの取り組みは、企業の契約書管理の信頼性と効率性を高めるための重要な要素です。

契約管理プラットフォーム 「クラウドサイン」で管理業務を効率化

当社が提供する契約管理プラットフォーム「クラウドサイン」は、契約書管理の効率化を飛躍的に向上させるシステムです。クラウドサインを導入することで、契約書管理における様々な課題を解決し、業務全体の生産性を高めることができます。

「クラウドサイン」の最大の特長は、契約書の電子化と一元管理を可能にすることです。これにより、膨大な紙の契約書を保管する必要がなくなり、ペーパーレス化を強力に推進します。物理的な保管スペースの削減はもちろんのこと、契約書の紛失リスクを大幅に低減できるため、情報漏洩のリスク管理においても有効です。

電子化された契約書はシステム上で一元的に管理されるため、必要な契約書を迅速に検索し、閲覧することが可能です。これにより、担当者は契約書を探す手間から解放され、より重要な業務に集中できます。

加えて、リアルタイムでの契約状況の把握が可能である点も「クラウドサイン」の大きな利点です。「あの案件の契約書はどこまで進捗している？」といった確認も、システム上で即座に行なうことができるため、管理者は全体の進捗状況を把握し、ボトルネックを早期に発見・解消できます。

また、当社は国内最大級の電子契約ベンダーとしての経験と実績に基づき、電子契約の業務設計・運用支援をサポートします。お客様からの業務課題に対するヒアリングから、業務フローを可視化し、貴社に合わせた最適な電子契約の運用フローをご提案可能です。

従業員向けの操作マニュアル作成、使用方法のレクチャーを行う社内説明会、 取引先様への案内用資料の作成、取引先様の活用支援のための説明会の実施もお手伝いできるため、契約書管理の導入を推進したい方はぜひお気軽にご相談ください。

なお、クラウドサインでは契約書管理に課題感を感じている方向けの資料「契約書管理の課題と実態 調査レポート」をご用意しました。当社独自調査に基づく600件の回答を集計し、契約管理にまつわる課題とそれらを解決するためのヒントを解説しています。無料でダウンロードいただけますので、ぜひ今後の業務改善にお役立てください。