電子契約のフレキシビリティとリスクマネジメントを両立—「ビジネスプラン」のご提案

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ペーパーレスでいつでも・どこからでも文書を発信できるようにしたいが、管理部門が内部統制に厳しく、導入に反対されてしまう・・・。そんな声にお応えし、クラウド型電子契約のフレキシビリティとリスクマネジメントを両立させる「ビジネスプラン」を、新たにご提供します。

「部門長印」「担当者印」のフレキシビリティとリスク管理の両立を目指して

企業が業務で作成し、印鑑を押印する文書の代表選手は「契約書」です。しかし、現実に押印を必要とする文書は契約書ばかりではありません。

事業部門には、こうした文書が契約書の比ではないボリュームで存在し、日々取引先に発信されています。

注文書・契約書の前後にも、押印が必要とされる文書がたくさんある

ところで、こうした文書には、いったい誰が押印をしているのでしょうか?

案件にもよるとは思いますが、フレキシビリティを優先して営業現場の部門長印や担当者の個人印を押印 しているのではないでしょうか。このような文書にまで代表者印を押していては、ビジネスのスピードに間に合うはずもないからです。

時には、外出先からいつ帰ってくるか分からない営業部門長を待ちきれず、担当者印だけで取引先に送信してしまうこともあるかもしれません。

担当者個人印を押印し、取引先に提出してしまうことも…。

事業部門でこのような実態や文書が存在することを知りながら、「部門長印」「担当者印」の運用が黙認されている企業も少なくないはずです。しかし、企業の業務において部門長・担当者が意思をもって押印している以上、対外的には相応の責任が発生します。

こうした これまで黙認されていた「部門長印」「担当者印」による無権代理・表見代理リスク が電子契約によって増長することを懸念し、内部統制の観点から法務や管理部門から電子契約導入にストップをかけられてしまったというお悩みも、しばしば耳にします。

3つの内部統制機能を実装した「ビジネスプラン」を販売

このような、実態として事業の現場で求められるフレキシビリティと、管理部門としてのリスク管理をうまく両立させられないものか?

クラウドサインのユーザー企業さまから寄せられるようになった、「クラウド型電子契約ならではのフレキシビリティは維持しつつ、事業部門の担当者が無断で電子署名付き文書を送信してしまうリスクを管理するための、適度な内部統制機能」へのご要望。

これにお応えするべく、以下3つの追加機能をパッケージした、「ビジネスプラン」のご提供を開始いたします。

(1)承認権限

承認権限

設定した承認者を送信フローに含めない限り、対外的に電子署名付き文書を送信できないようにする新しい機能です。これによって、管理者からクラウドサインのメンバーアカウントを付与された従業員であっても、別途設定した「承認権限者」を通さなければ契約書等文書を外部に送信できない ようにすることができます。

先ほどの例で言えば、本来は営業部長を通さなければならない見積書を、現場の営業担当者が勝手に担当者印だけ押印し、取引先に発信してしまう事故を防ぐことができます。

「契約書については、法務部長の押印が無い限り対外的に送信されないよう、厳格に管理する」といったことももちろん可能です。

(2)登録制限

登録制限

自社社員がクラウドサインに登録する事を制限することができます。制限をかける事によって、貴社のドメインを含むメールアドレスが管理者に無断でクラウドサインに登録できない 状態となります。

(3)アクセス制限

アクセス制限

登録されていないIPアドレスからクラウドサインへのアクセスを制限するサービスです。

インターネットに接続していれば、どこからでもアクセスして電子署名が付与できる点は、本来はクラウド契約ならではのフレキシビリティです。

これを敢えて殺してより厳格な内部統制を希望される場合は、このアクセス制限を有効にしておくことで、たとえば 社内ネットワークに接続している状態でのみクラウドサインでの文書送信を認めるといった制御が可能 です。

4月提供開始に向けお問合せ・受付を開始

ビジネスプランとして実装するこれらの機能は、一部スタンダードプランのオプションサービスとして提供しておりましたが、4月より、新機能の追加とあわせこれらをパッケージしたシンプルな料金体系でご利用いただけるようになります。

概要は上記の通りですが、同プランの詳細については、ウェビナーでのご案内または弊社営業担当者からご案内をいたします。以下リンク先フォームよりお申し込みください。

ウェビナー開催予定

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elise / PIXTA(ピクスタ)

(橋詰)