その紙の契約書、法律上の保存期間は何年?

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会社が業歴を重ねれば重ねるほど増えていく紙の契約書。法定保存年限を把握し、契約のライフサイクルを管理して、保管の必要がない契約書はすぐに処分しましょう。

年数を重ねるにつれて増える一方の契約書保管スペース

紙で契約書を締結している場合、年数を重ねるにつれ現実として問題になるのは、文書を保存する物理的なスペースを確保しなければならない 点です。

会社の創業初期はそれほど気にならなくても、2年、3年…と事業を継続するにつれ、増える一方で減らない契約書がスペースを圧迫していくことに気づきます。加えて、いざというときには重要な書類であることは間違いないものの、毎日のアクセス頻度は高くありません。その保管スペースは、文字通りのデッドスペースになりがちです。

不要になった書類は捨てるに限るわけですが、法律上ポイポイ捨てるわけにもいかないのが契約書のつらいところでもあります。

契約書の法定保存年限一覧

結局のところ、契約書は何年間保存しておけばよいのでしょうか?

そこで、法律に保存年限が法定されている主な契約関連書類 につき、以下一覧表にまとめてみました。

文書 起算日 年限 根拠条文
効力存続中の契約書 - 永久 -
効力存続中の重要な権利に関する文書 - 永久 -
建築士事務所の業務に関する図書
(契約書、設計図書等)
作成日 15年 建築士法施行規則21
製品の製造・加工・出荷・販売記録 製品引渡日 10年 PL法5,6
建設業の営業に関する図書
(完成図、打合せ記録、帳簿、契約書等)
当該建設工事の目的物の引渡しをした日 10年 建設業法施行規則28
取引証憑書類
(請求書、注文請書、契約書、見積書)
帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の翌日から2か月を経過した日 7年 法人税法施行規則59,67
有価証券の取引に際して作成された証憑書類
(受渡計算書、預り証、売買報告書等)
帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の翌日から2か月を経過した日 7年 法人税法施行規則59,67
現金の収受に際して作成された取引証憑書類
(領収書、預金通帳、借用書等)
帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の翌日から2か月を経過した日 7年 法人税法施行規則59,67
産業廃棄物処理の委託契約書 契約終了日 5年 廃棄物処理法施行規則8の4の3

効力存続中の契約関連書類が廃棄できないのは当然として、法人税法上の取引証憑書類としては 最低7年保存が原則 となります。さらに、建築士・建設業者・製造物責任を負うメーカーなどアウトプットに長期的な責任を負うべきビジネスについては、特別な保存義務が規定されていることがわかります。

中でも目立つのは、「15年」の保存義務を定めた建築士法です。2006年までは保存期間は5年だったところ、耐震等安全性に関する構造計算書を偽造したいわゆる「姉歯事件」が社会問題となったことを受け、義務が強化された経緯があります。

無駄に長期保存されがちな契約類型

現在有効な契約書が捨てられないのはしょうがないとしても、特に気をつけたい契約類型が、

の2つです。

秘密保持契約では、当時交換した情報がすでに秘密ではなくなっているのに、契約書上で秘密保持期間が「期限なし」と定められているという理由で、契約書が後生大事に保管されているケースが多くあります。

そして、いわゆる自動更新条項が置かれていることが多いのが、取引基本契約です。取引実態がすでになくなっているにもかかわらず、契約書だけが漫然と自動更新され続けているケースは少なくありません。

ここまでチェックを行おうとすると、形式的な契約終了期日管理だけでなく、実質的にその契約書が生きているかを中身を把握できるうちに定期的に棚卸しをする必要 があります。

紙で締結した契約書のスキャン→PDF化では解決できない問題も

7年の最低保存期間を超え、定期的に棚卸しをしたとしても、いざ紙の契約書を捨てるのは勇気がいるものです。

そこで、取引証憑書類の電子化について定めた電子帳簿保存法の要件を遵守したうえで、紙の契約書をスキャナ保存し、物理的なスペースを圧縮するというアイデアが考えられます。これを行った場合、スペースの節約になるのは間違いありません。

ところが、法律的には別の問題が発生する可能性があります。紙の契約書をスキャンしたデータは、民事訴訟法上の証拠としての評価・取扱いは、ただの「コピー」扱いとなってしまう 点です。

電子契約により電子取引の「データ保存」を行う場合は、データが原本として扱われるのでそうしたリスクはありませんが、それと比べるとこの点は大きなビハインドです。

そもそも原本が電子ファイルであるために紙文書が発生せず、期日管理もシステムアラートにより容易になり、訴訟上の証拠力も有する電子契約のメリットは、こうしたところにも存在します。

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画像:Makes / PIXTA(ピクスタ)

(橋詰)