介護福祉業界で電子契約は利用できる？タブレットを用いた手書きサインの導入事例も交えて解説
人手不足が続く介護の現場では、利用者との契約や各種同意書の手続きに多くの時間と手間がかかっています。近年はこの負担を減らす方法として、介護業界でも電子契約を導入する事業者が増えています。
この記事では、介護業界で電子契約が利用できる法的な根拠から、訪問介護・デイサービスなど現場別の使い方、導入のメリットと注意点、実際の導入事例までを、電子契約サービス「クラウドサイン」を提供する立場から整理して解説します。
【この記事のまとめ】
- 介護業界では、令和3年度介護報酬改定（2021年4月施行）により、契約書や重要事項説明書などの書面を電子化して締結できるようになりました。
- 対象は、利用者への説明・同意を行う書類（重要事項説明書、利用契約書、各種同意書など）や、ケアプラン・介護計画書といった諸記録の保存・交付まで幅広く認められています。
- 電子契約を利用する際は、前提として事前に利用者本人またはご家族の承諾を得る必要があります。承諾が得られない場合は、これまでどおり紙で対応します。
- 高齢の利用者やメールを持たない方とも締結できるよう、タブレットへの手書き電子サインを活用する対面方式の電子契約を使っている事例を紹介しています。
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電子契約とは？
電子契約とは、インターネットなどの情報通信技術を用いて、契約書を電子データとして作成・締結する仕組みのことです。書類をPDFなどの電子ファイルで作成し、電子署名とタイムスタンプを付与することで、いつ・誰が合意したかの証拠を残します。
紙の契約書のように印刷・製本・郵送を行う必要がないため、契約業務の効率化やコスト削減につながります。
【電子契約のイメージ図】
電子契約を利用することで、印刷や製本、郵送といったさまざまな手間が不要になるため、契約業務の効率化やコスト削減といったメリットがあります。
【紙の契約書と電子契約の違い】
契約書の基礎知識についてはこちらの記事もぜひご参照ください。
介護業界で電子契約は利用できるのか？
結論として、介護業界でも電子契約を利用できます。
その根拠となるのが、2021年4月に施行された令和3年度介護報酬改定です。この改定では、介護現場の文書負担を軽減する目的で、次の2点について電磁的な対応が原則認められました。
- 利用者等への説明・同意について、電磁的な対応を原則認める。あわせて、署名・押印を求めないことが可能であることや、その代替手段を明示する。
- 諸記録の保存・交付等について、電磁的な対応を原則認める。
「電磁的な対応」とは、電子メールやウェブサイト、サーバーなどを通じて情報をやり取りすることを指します。
これにより、これまで紙で交わしていた書類を電子化し、電子契約サービス上で締結・保存できるようになりました。
参考：厚生労働省
電子化の対象になる主な書類
介護サービスの利用にあたっては、さまざまな書類の締結・保存が発生します。改定によって、次のような書類が電子化の対象として認められています。
| 書類の種類 | 内容の例 | 電子化の扱い |
| 重要事項説明書 | サービス内容・料金などの説明書類 | 説明・同意を電磁的方法で対応可 |
| 利用契約書・入居契約書 | 施設・在宅サービスの利用契約、賃貸借契約 | 電子契約での締結が可能 |
| 各種同意書 | 個人情報の取扱いに関する同意書など | 電磁的方法による同意が可能 |
| ケアプラン・介護計画書などの諸記録 | サービス提供に関する記録類 | 保存・交付を電磁的方法で対応可 |
重要事項説明書は電子交付できるのか
重要事項説明書についても、令和3年度介護報酬改定により電磁的な対応が原則認められています。書面での説明に代えて、PDFなどの電子データを用いて説明を行い、電磁的に同意を得ることが可能です。
同意の方法としては、たとえば電子メールで利用者等が同意の意思表示をした場合などが想定されています。あわせて、書面での署名・記名押印に代えて電子署名を活用することが望ましいとされています。
電子契約を利用する際に必要な「事前の承諾」
電子契約を利用するうえで欠かせないのが、事前に利用者本人またはご家族などの承諾を得ることです。
電子契約の仕組みやメリット・注意点を丁寧に説明したうえで、「紙の契約書ではなく電子契約で問題ないか」という点について承諾を得ておくことが大切です。承諾が得られない場合や、利用者が紙を希望される場合は、これまでどおり紙で締結する柔軟な対応をしましょう。
なお、電磁的方法の具体的な運用は、自治体・保険者によって確認が必要な場合があります。導入前に、管轄の自治体の取り扱いをあわせて確認しておくと安心です。
なお、クラウドサインでは、はじめて電子契約サービスを利用する方へ向けた「はじめての電子契約講座」セミナーの動画を無料で公開しています。電子契約の基礎について学びたい方、文章ではなく動画で知りたい方はぜひご視聴ください。
【現場・サービス別】介護現場での電子契約の使い方
介護・福祉と一口にいっても、契約や同意を交わす場面はサービスの種類によって異なります。ここでは現場ごとの使い方を整理します。
訪問介護・訪問看護での電子契約
訪問系のサービスでは、スタッフが利用者の自宅を訪問し、その場で契約書や同意書の説明・締結を行うのが一般的です。タブレットを持参すれば、訪問先で書類を画面に表示して説明し、その場で手書き電子サインをもらって締結を完了できます。
複数の書類にそれぞれ署名してもらう手間を減らせるため、高齢の利用者の負担軽減につながります。
デイサービス・通所介護での電子契約
通所介護では、利用開始時に利用契約書や重要事項説明書、各種同意書をまとめて交わす場面が多くあります。タブレットでの対面締結により、複数書類の手続きを効率化できます。
ケアプラン・介護計画書のサインを電子化する
ケアプランや介護計画書などの諸記録も、令和3年度介護報酬改定により電磁的な保存・交付が原則認められています。利用者への交付や同意の取得を電子的に行うことで、紙での作成・保管の手間を減らせます。
放課後等デイサービスなど障害福祉サービスでの電子署名
放課後等デイサービスをはじめとする障害福祉サービスの利用時も、契約書や同意書の締結が発生します。同様に、事前の承諾を得たうえで、タブレットでの手書き電子サインによる対面締結を活用できます。
手書きサイン・タブレット対面契約の実務
介護現場では、相手が高齢である、その場で対面して合意を得る必要がある、といった事情から、メールで送って相手からの同意・締結を待つ一般的な電子契約の流れが合わないことがあります。こうした現場の事情に合わせて用いられているのが、タブレットへの手書きによる電子サインで対面締結する方式です。
タブレットへの手書きサインはどう扱われるのか
タブレットの画面に直筆でサインする方式でも、電子契約サービスを通じて締結すれば、電子データとして契約の記録が残ります。紙にペンで署名する感覚のまま、締結済みの書類がPDFの電子データとして保存できるため、電子契約に馴染みのない高齢の利用者にも受け入れられやすい方法です。
メールアドレスを持たない利用者との締結方法
一般的な電子契約はメールで相手に署名・捺印を依頼しますが、メールアドレスを持たない高齢の利用者の場合はこの方法が使えません。対面によるタブレットへの手書きサインであれば、その場で画面にサインしてもらうだけで完結するため、契約の相手方がPCやメールを持っていなくても締結できます。
締結した書類の保存
締結した書類はクラウド上に電子データとして保存されます。紙のように拠点ごとに保管場所を確保する必要がなくなり、書類の紛失リスクも下げられます。
介護業界で電子契約を導入するメリット
介護業界で電子契約を導入する主なメリットは次の4点です。
メリット1： 利用者の負担を軽減できる
契約手続きでは、複数の書類への個人情報の記入やサインが利用者の負担になりがちです。電子契約サービスのなかには、1回のサイン・同意で複数の書類の署名を完結できるものもあり、高齢の利用者の身体的・時間的な負担を減らせます。
メリット2：業務効率が向上する
紙の契約書は、印刷・製本・保管に時間と手間がかかります。電子契約では電子データとして扱えるため、書類の準備や更新の手間が減り、スタッフが本来のケア業務に注力しやすくなります。
メリット3： ペーパーレス化で環境負荷とコストを減らせる
紙を使わないことで、印刷用紙代やインク代などのコストを削減できます。ペーパーレス化は環境負荷の軽減にもつながります。
メリット4：書類の紛失リスクを減らし、災害にも備えられる
利用者情報を紙からクラウド管理に切り替えることで、書類の紛失を防げます。地震や水害など建物の被害を伴う災害時にも、契約書を物理的な被害から守れます。
導入前に押さえておきたい注意点・デメリット
多くのメリットがある一方で、介護現場ならではの注意点もあります。導入前に確認しておきましょう。
事前の承諾が必要
前述のとおり、利用者等の承諾を得たうえで運用する必要があります。承諾が得られない場合の紙対応も併用できる体制にしておきます。
デジタル機器に不慣れな方への配慮
利用者やご家族、スタッフの中には、タブレットなどのデジタル機器の操作に慣れていない方もいます。操作がシンプルなサービスを選び、説明の手順を用意しておくと定着しやすくなります。
端末・通信のトラブルへの備え
対面による締結では、タブレットの充電や通信環境が整っていないと締結できません。万が一インターネットに接続できない場合に備えて、予備の運用手順を決めておくと安心です。
自治体・保険者ごとの運用確認
電磁的方法の取り扱いは、管轄の自治体で確認が必要な場合があります。
電子契約の導入方法
電子契約を導入する際は、次のステップで進めます。
1. 目的を整理する
まず、紙による手続きと電子契約の違いを比較しながら、自社で電子契約を導入する目的を整理します。目的が明確になると、関係者の協力を得やすくなります。
| 目的の例 | 紙書類の場合 | 電子契約の場合 |
| 印刷・製本の手間削減 | 印刷や製本が必要 | 印刷不要 |
| 契約締結にかかる時間の短縮 | 30分〜1時間（郵送の場合はさらに数日） | 最短数分 |
| 利用者の負担軽減 | 書類ごとに署名が必要 | 原則1回の署名で完了 |
| 郵送の手間削減 | 郵送でのやり取りが必要 | メールやクラウド上で完結 |
| 書類管理の効率化 | 保管スペースが必要／検索に時間 | クラウド上に保管／検索が可能 |
| コスト削減 | 印刷費・郵送費・印紙代・保管コスト | システム利用料（印紙代は原則不要） |
2. サービスを比較する
実際に使う電子契約サービスを比較します。従業員や利用者にとって使いやすいか、セキュリティは十分か、サポート体制は整っているか、といった観点で確認します。無料トライアルを用意しているサービスもあるため、実際に画面を操作して確認するとよいでしょう。
3. 運用フローを整える
サービス比較と並行して、運用フローを整えます。「クラウドサイン for 介護DX」を利用した場合の締結フローは次のとおりです（サービスによって異なる場合があります）。
- システムに契約相手の情報を登録する
- 書類をアップロードする
- 契約書面の読み合わせを行う
- 契約書にサインする
- 契約書を保存する
誰がどのフローを担当するのか、メールアドレスを持たない利用者にはどう対応するのか、記名が必要なご家族が遠方にいる場合はどうするのか、などを事前に決めておきます。
※「クラウドサイン for 介護DX」を利用した場合の締結フロー。サービスによって異なる場合があります
4. 事業所内へのアナウンス・マニュアル展開・説明会
運用開始にあたっては、事業所内へのアナウンスやマニュアルの展開、説明会の実施を検討します。対面での契約手続きに対応する現場担当者に使い方やトラブル時の対応窓口を周知しておくことで、現場への定着が進みます。
なお、クラウドサインでは、導入支援や導入後のサポートも行っています。業務フローの整備からご相談いただけます。
介護業界において電子契約を選ぶポイント
介護業界の方で電子契約を導入する際は、次のようなポイントを重視するとよいでしょう。
使いやすさ
まず、電子契約サービスの使いやすさは非常に重要な要素です。
契約業務には、従業員や利用者、利用者のご家族など多くの人が関わります。中には、デジタル機器の操作に慣れていない人もいるかもしれません。
できるだけシンプルで、使いやすいサービスを選ぶことで、電子契約が定着しやすくなります。
電子契約サービスには無料プランが用意されていたり、無料のトライアル利用期間を設けているケースがあるので、実際に画面を触りながら使い勝手を確認するのがおすすめです。
セキュリティ対策
電子契約サービスを選ぶ際は、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクから自社を守るために、セキュリティ対策が万全なサービスを選びましょう。
たとえば、クラウドサインは、政府がサービス導入する際に基準とするISMAP認証を受けています。
ISMAPは、政府がクラウドサービス導入する際に、セキュリティ要件を満たしていることを認定するものです。ISMAP認定を受けていることは非常に高いセキュリティ基準を満たしているとみなすことができるでしょう。
サポート体制
電子契約を導入する際は、サポート体制も重要な選定ポイントです。
新しいサービスを導入すると、業務フローを変更する必要があります。現場の従業員にも操作に慣れてもらう必要があるため、導入時はもちろんのこと、導入後まで定期的なフォローがあるサービスを選ぶと安心です。
介護業界で電子契約を導入し効率化をかなえた事例3選
実際に介護業界で電子契約を導入した事例をみていきましょう。ここでは、当社の提供する手書き電子サイン式電子契約サービス「クラウドサイン for 介護DX」を導入したお客様の事例を3つご紹介します。
なお、介護業界の電子契約導入事例についてはこちらのページにもまとめています。気になる方はぜひチェックしてみてください。
60分以上かかっていたご利用者様との打ち合わせ時間が半分に（株式会社3eee）
札幌市に本部を置き、全国に30を超える介護・福祉施設を展開する株式会社3eee（スリー）は、施設利用者との契約締結業務の増加が課題でした。タブレットによる対面契約ができる「クラウドサイン for 介護DX」を導入しています。
課題
- ご利用者様と契約を結ぶ際の準備に発生する「製本作業」に時間がかかっていた
- ご利用者様との1回の契約のお打ち合わせに対して、毎回１時間以上かかっていた
成果
- 6枚の書類へのサインが1回で済むようになり、契約のお打ち合わせを30分ほどに短縮
- 契約書作成にかかる手作業をすべてPC上で行なうことができたため、製本作業工数を削減
- 契約締結の状況をシステム上で管理でき、現場コミュニケーションも円滑化
この事例について、詳しくはこちらをご覧ください。
1件あたり30分〜1時間の製本作業が大幅に短縮（株式会社アスワイ）
高齢者向け住宅を提供する株式会社アスワイは、高齢の方に長時間かけて何度も手書きサインしてもらう負担を強いていることにジレンマを抱えていたため、「クラウドサイン for 介護DX」を導入しました。
課題
- ご利用者が高齢であることから、直筆のサインをするのも体力的な負担が大きく、契約締結にも時間がかかっていた
- 入居されている方全員分の書類を各拠点で保管するため、拠点ごとにその場所をどう確保するかも悩みのひとつになっていた
- スピードの要求される契約業務により職員の精神面にも負荷がかかっていた
成果
- 1件あたり30分から1時間はかかっていた製本作業が10分ほどに節約
- ペーパーレス化で1カ月あたり500枚分の紙束を節約
この事例について、詳しくはこちらをご覧ください。
手書きの手間が半分以下に、契約管理も効率化（株式会社あいず）
全国に訪問看護ステーションを54か所、ケアプランセンターを8か所運営するとともに、介護タクシーや民間救急などの事業も手がける株式会社あいずはご利用者様の視点に立った結果、「クラウドサイン for 介護DX」の導入を決定。訪問看護ステーションにおける契約のすべてを電子化することに成功しました。
課題
- 訪問看護の契約では個人情報保護に関する同意書や重要事項説明書など5、6種類の書面に対して2部ずつ氏名を手書きしてもらう必要があり、ご利用者の負担になっていた
- メールを持っていない高齢者の方とも電子契約を締結できるようにしたかった
成果
- 署名・捺印の作業は省力化され、体感的には半分以下に削減
- 本社からでも全国の事業所の契約状況や契約内容が確認可能に
この事例について、詳しくはこちらをご覧ください。
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「介護業界で電子契約は利用できるの？」「高齢のご利用者様に負担がかからないか心配…」といった疑問を持つ方を対象に、電子化のメリットや、タブレット上の手書きサインでご本人・スタッフ双方の負担を軽減した実際の導入事例についてわかりやすく解説します。
ダウンロードする（無料）よくある質問（FAQ）
Q. 介護業界で電子契約を使うのは違法になりませんか？
A. 違法にはなりません。令和3年度介護報酬改定により、利用者への説明・同意や諸記録の保存・交付について電磁的な対応が原則認められています。ただし、事前に利用者等の承諾を得ることが前提です。
Q. 重要事項説明書も電子で交付・説明してよいのですか？
A. 可能です。書面での説明に代えて、PDFなどの電子データで説明し、電子的に同意を得ることが認められています。署名・記名押印に代えて電子署名を活用することが望ましいとされています。
Q. 利用者の承諾は口頭で得ればよいですか？
A. 電子契約を利用する前に、利用者本人またはご家族の承諾を得る必要があります。承諾が得られない場合や紙を希望される場合は、紙での締結に切り替える運用にしておくと安心です。
Q. メールアドレスを持っていない高齢の利用者とも契約できますか？
A. 締結できます。タブレットへの手書き電子サインで対面締結する方式であれば、相手がPCやメールを持っていなくても、その場でサインをもらって完結できます。
Q. 締結した契約書はどこに保存されますか？
A. クラウド上に電子データとして保存されます。紙のように拠点ごとに保管場所を確保する必要がなく、紛失や災害のリスクを減らせます。
Q. 医療情報が記録された書類も電子化の対象になりますか？
A. 弊社の「クラウドサイン for 介護DX」が対象としている書類は、介護サービス利用契約書、それに伴う重要事項説明書、個人情報使用同意書などです。医療情報の記載がある場合は本サービスをご利用いただけませんので、貴社にてご確認の上でご利用ください。
介護業界で電子契約サービスを導入するなら「クラウドサイン for 介護DX」
令和3年度介護報酬改定により、介護業界でも契約書や重要事項説明書などの書類を電子化できるようになりました。
一方で、相手が高齢である・対面で合意を得るという介護現場の事情から、対面・手書きで締結できるタブレット式のサービスが適しています。
クラウドサインが提供する「クラウドサイン for 介護DX」は、介護福祉業界の対面契約に特化した、手書き電子サイン式の電子契約サービスです。
- タブレットへの1回の手書き電子サインで締結が完結し、高齢の利用者の負担を軽減できます。
- 契約相手がPCやメールアドレスを持っていなくても利用できます。
- 締結した書類はクラウド上に保存され、書類の保管場所の確保や紛失の心配を減らせます。
なお、クラウドサインは、事業者署名型（立会人型）の電子契約サービスとして初めて、電子署名法上の「電子署名」に該当することを法務省・デジタル庁に認められています。
「クラウドサイン for 介護DX」のサービスの詳細をまとめた資料をご用意しています。下記フォームに必要情報を入力のうえ、無料でご入手ください。
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クラウドサインでは介護福祉業界における対面契約に特化した手書き電子サイン式電子契約サービス「クラウドサイン for 介護DX ホワイトペーパー」を詳しく解説した資料をご用意しました。介護・福祉業界でペーパーレスやDX化に取り組まれている方はダウンロードしてご活用ください。
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この記事を書いたライター
弁護士ドットコム クラウドサインブログ編集部
電子契約サービス「クラウドサイン」を運営する、弁護士ドットコム株式会社の編集部です。電子契約・電子署名法・電子帳簿保存法のほか、契約管理、契約審査・レビュー、AIを活用した法務業務の効率化について解説しています。法令の解釈にかかわる記事で弁護士等の専門家による監修を受けている記事には、記事末に監修者名を表示しています。
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