電子契約の基礎知識

電子契約入門ガイド

DX化や業務効率化、ペーパーレス化などの影響で、電子契約の導入はビジネスの現場で進んでいますが、「電子契約に関する十分な知識がなく、導入するイメージが湧いていない」という人も多いのではないでしょうか。本記事は、これから電子契約を導入する人のための入門ガイドとして、電子契約に関する基礎知識をわかりやすく解説します。電子契約の基本を押さえてスムーズな導入に備えましょう。

電子契約とは

電子契約とは、インターネットや電子メールを利用して行われる、デジタルな形式での契約のことです。具体的には、電子ファイルをインターネット上で交換して電子署名を施すことで契約を締結し、企業のサーバーやクラウドストレージなどに電子データを保管しておく契約方式のことを指します。

【クラウド型電子署名サービスを用いた電子契約のイメージ図】
クラウド型電子署名サービスを用いた電子契約のイメージ図

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電子署名とは

電子署名とは「電磁的記録(電子ファイル)」に付与される電子的なデータであり、「紙の契約書」における印影や署名に相当する役割を果たすものをいいます。

電子ファイルで契約を締結した後で電子ファイルの内容が偽造または改ざんされた場合には、裁判所からその証拠能力が疑われることになってしまいます。電子署名はそのような事態を回避し、電子ファイルが本物であることを確実に証明する役割を担っています。

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書面契約と電子契約の違い

書面契約は、従来の方法で契約書を印刷して書面で作成し、署名や押印を行う契約方法です。一方、電子契約はデジタル化された契約書を使用してオンラインで行われる契約方法です。

以下の表に書面契約と電子契約の違いをまとめているので、確認しておきましょう。

【書面契約と電子契約の違い】

項目 書面契約 電子契約
書類媒体 紙への印刷 PDF等の電子ファイル
署名方法 記名押印、署名 電子署名
締結日時の証明 日付記入、確定日付の取得 認定タイムスタンプ
書類の受け渡し方法 原本の郵送または持参による受け渡し インターネット上での電子データによる受け渡し
保管方法 倉庫やキャビネットへの原本の物理的な保管 社内サーバーや外部データセンターへの電子的な保管

電子契約の種類

電子契約には「当事者署名型」と「事業者署名型(立会人型)」の2つのタイプがあります。

【電子契約サービスのタイプ】

電子契約サービスのタイプ 概要
当事者署名型 契約をしようとする本人同士が機器や認証用のICチップ入りカード等を準備して、事業者の助けを借りずに電子署名を付与するタイプの電子契約
事業者署名型(立会人型) 契約を締結する当事者ではない第三者が、当事者の指示に基づき電子署名を付与するタイプの電子契約

「当事者署名型」は、契約する当事者の双方が署名用の「鍵」と鍵に対応する「電子証明書」を事前に準備しておくタイプの電子契約です。契約当事者の両者自らが「認証局」と呼ばれる第三者機関で手続きし、事前に身元確認を受けた上で署名鍵と電子証明書の発行を受ける必要があるため、これらを用意する手間やコストがかかります

一方「事業者署名型(立会人型)」は契約当事者が認証局で手続きする必要がありません。電子契約サービスを運営するサービス事業者が電子化に必要な鍵や電子証明書を提供するため、契約当事者の手間やコストは「当事者署名型」に比べて軽減されます。契約を締結する双方がインターネットを通じてサービスに接続する環境さえ用意していれば、すぐに電子契約を締結可能です。

【「当事者署名型」と「事業者署名型(立会人型)」のイメージ】

契約書の電子化を検討している方は、電子契約サービスを比較検討する際に「当事者署名型」と「事業者署名型(立会人型)」のどちらのタイプなのかも合わせて確認するのがよいでしょう。

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電子契約を導入するメリット

電子契約を導入するメリットとして主に挙げられるのは「コスト削減」「業務効率化」「コンプライアンス強化」の3点です。

コスト削減

紙の契約書の場合には人件費・郵送費・収入印紙代等の諸費用がかかります。1件あたりは500円程度にすぎなくても、総額は毎月数十万を超えるケースもあるため負担は少なくありません。

一方、電子契約の場合はインターネット上でデータを受け渡しでき、そのままファイルとしてクラウド上に保管できるため、人件費や郵送費といったが諸費用がかかりません。さらに、電子契約には印紙税が課税されないため収入印紙代が不要になるメリットもあります。

業務効率化

紙の契約書の場合には、書類に印鑑を押すという物理的な対応が必要なため、契約締結までに2〜3週間程度かかります。その上、契約内容の変更、書き損じの度に再度印刷からのやり直しが必要です。

一方、電子契約の場合はPCやスマホ等の電子機器とインターネットへの接続環境さえあれば、印刷や郵送などの作業は不要なため、早ければ2〜3分での契約締結が可能です。

また、一般的な電子契約サービスであれば書類の検索機能があるため、書類や契約相手の名前で容易に検索可能なのもメリットのひとつといえるでしょう。

コンプライアンス強化

紙の契約書の場合には、Excelやスプレッドシートなどで契約管理のための台帳を作成して契約書の内容や有効期限などを管理するのが一般的です。しかし、手動の記録の場合、記入忘れや更新の抜け漏れなどで管理が不十分になりやすい傾向があります。

一方、電子契約により契約書を電子化することで、契約書の締結状況がクラウド上で一元管理できるため、業務の透明性が向上し、契約や更新の抜け漏れを防ぐことができます。

さらに、契約内容に応じて閲覧権限を付与するアカウントを設定すれば、契約に無関係な社内のメンバーが契約内容を確認できるという状況を回避できます。契約書の書き換えや流出といった不正行為を防げるため、コンプライアンスの強化も期待できるでしょう。

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電子契約を導入する際の注意点

法律で書面が求められる契約類型が一部存在する

契約方式自由の原則により、基本契約・秘密保持契約・売買契約・業務委託契約・請負契約・雇用契約など、ほとんどの契約において電子契約が利用可能となっています。

一方、電子契約が普及している中でも、消費者保護などを目的として、法律で書面(紙)による締結や交付が義務付けられているものも一部に存在します。

【書面が必要となる代表的な類型】

  • 定期借地契約(借地借家法22条)
  • 定期建物賃貸借契約(借地借家法38条1項)
  • 投資信託契約の約款(投資信託及び投資法人に関する法律5条)

上記のような契約を扱う場合、電子契約の導入の前に、顧問弁護士にも確認の上ご利用いただくことをおすすめします。

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受信者側(契約相手方)から理解を得る必要がある

自社で電子契約を導入できたとしても、受信者側からも電子契約の利用に対する理解を得る必要があります。契約は相手との合意により締結されるため、受信者である相手が電子契約を拒んで従来の書面による契約を希望した場合には、相手に合わせるケースも出てきます。

また、導入する電子契約サービスによっては、相手に費用負担がかかるケースもあります。

クラウドサインでは、受信者は利用規約をご確認いただくだけで、サービスのアカウント登録作業は必要ありません。契約相手方に費用負担を強いることなく、スピーディに契約を締結することができます。

関連する主要法令

電子契約に関わる法的環境は、2000年以降順次整備されています。以下、電子契約に関連する代表的な法律を紹介します。

民法

企業と企業・企業と個人など私人間における契約のルールを定めた法律です。「契約方式の自由」が明記され、契約の成立には書面は必要ないという大原則が明文化されています。これにより、ほとんどの契約で電子契約が利用可能になっています。

電子署名法

電子署名の定義やその法的有効性を定めた法律です。電子署名法では、押印や手書き署名に代えて、電子ファイルに電子署名を行なったものを表示し、作成時以降データが改変されていないことを確認できる技術的措置を電子署名と定義しています。

契約当事者本人が電子署名を電子ファイルに施すことで、電子化された契約書等の真正な成立が推定されることになるということです。

なお、クラウドサインはこの電子署名法に準拠したクラウド型電子署名サービスであるという確認を、主務官庁である総務省・法務省・経済産業省(現在はデジタル庁に移管)より日本で初めて取得した電子契約サービスです。

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電子帳簿保存法

電子契約に代表されるような、電子データを納税に関する証憑として取り扱う際のルールについて定めた法律です。

税法上、取引情報に係る書面は7年間保存する義務がありますが、電子契約のような電子データで保存する場合、次の3要件を満たすことで紙の契約書の原本と同様に扱われます。

  • 真実性の確保:認定タイムスタンプを付与、改変不可能または記録されるサービス
  • 検索性の確保:主要項目を範囲指定や組み合わせ検索できること
  • 見読性の確保:納税地で画面とプリンターで契約内容が確認できること

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電子契約サービス「クラウドサイン」の導入を検討中の方へ

紙での契約締結から電子契約への移行には、印紙代や郵送費用などのコスト削減や契約書作成・保管の効率化、コンプライアンスの強化など多くのメリットがあります。ただし、導入には社内の情報共有や業務フローの整備などの対応が必要です。そこで、電子契約サービスの運営会社から導入に向けたサポートを受けることで、円滑な導入が可能になります。

また、電子契約に必要な電子署名を電子ファイルに施すためには電子契約システムが必要です。その中でも、クラウドサインは導入社数250万社以上、累計送信件数1000万件超の実績を持ち、導入時の課題解決や運用定着化のサポートも充実しています。

クラウドサインでは契約書の電子化を検討している方に向けた資料「電子契約の始め方完全ガイド」も用意しています。電子契約を社内導入するための手順やよくある質問をまとめていますので、電子契約サービスの導入を検討している方は以下のリンクからダウンロードしてご活用ください。

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電子契約に関する基本用語

用語 意味
送信者 契約書の電子ファイルをアップロードし、相手方に送付する側
受信者 受信した契約書の電子ファイルを確認し、電子署名を行う側
電子署名 電子ファイルの作成者を特定し、電子ファイルが改ざんされていないことを証明するための暗号処理の仕組みのこと
タイムスタンプ 認定された事業者により発行される電子的な時刻証明
契約類型 契約の種類のこと。民法では、無数の契約類型から、特に頻繁に使われることの多い13種類の類型について、規定を設けている

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