契約書管理システムの選び方　失敗しない7つの判断基準とは？

契約書は言うまでもなく重要な文書ですが、「どこに保存したかわからない」「更新期限を見落とした」「担当者しか管理状況を把握していない」といった課題を抱える企業は少なくありません。

こうしたリスクを防ぐ手段として注目されているのが「契約書管理システム」です。契約書の作成・保管・検索・更新などさまざまな業務を効率化できる有効なソフトウェアですが、高機能なシステムを選べば成功するとは限りません。

この記事では、中小企業でも失敗しないために押さえるべき「契約書管理システム選びの7つの判断基準」をわかりやすく解説します。

• 契約書管理とは？管理方法の比較やリスク、システム導入時のメリットを解説

契約書管理システム選びで失敗する5つのパターン

まずは、システム選びでよくある失敗パターンを紹介します。

機能が多い＝良いと考える

機能の高さや多さだけで選んで失敗するケースは少なくありません。たしかに、AI分析、ワークフロー、外部システム連携など多機能な製品は魅力的に見えるかもしれません。しかし、実際には使わない機能が多く、現場に定着しない可能性があります。

もっとも重要なのは「自社の課題を解決できること」です。まずは「契約書を探す時間を減らしたい」「更新漏れを防ぎたい」など目的を明確にしましょう。

価格だけで選ぶ

初期費用や月額費用を抑えられても、検索性が悪かったり、必要な管理機能が不足していたりすると、結果として業務効率が改善されずシステムの入れ替えが必要になります。一方で、高額＝良いシステムとは限りません。

価格だけでなく、「機能」「使いやすさ」「サポート体制」などがバランスよく備わっていることも重要です。

現場の使いやすさを軽視する

管理部門だけで導入を決め、実際に使う現場の意見を反映しないケースもあります。登録作業が複雑で、操作性も悪いシステムだと、現場が入力を後回しにし、結局使われなくなります。契約書管理システムの真価は「使い続けられること」にあります。無料トライアルなどを活用し、現場担当者が使いやすいかを確認しましょう。

運用ルールを決めずに導入する

明確な運用ルールを決めずに導入すると、情報が分散しがちです。たとえば、「誰が登録するか」「ファイル名をどう統一するか」「更新期限を誰が確認するか」が曖昧だと、契約書が検索しにくくなり、管理が形骸化します。契約書管理システムはあくまでツール（道具）です。ルール整備とセットで導入して初めて、本来の効果を発揮します。

自社の契約件数・規模に合っていない

「契約件数」や「企業規模」に合わないシステムも導入失敗につながります。たとえば、契約件数が少ない企業が大企業向けの高機能システムを導入すると、コスト負担が大きくなる一方、機能を持て余してしまいます。

逆に、契約件数が多い企業でシンプルすぎるツールを選ぶと、検索性や権限管理が不足し運用に支障が出ることもあります。現在だけでなく、将来見据えている事業規模も踏まえて選ぶ視点が重要です。

契約書管理システムの選び方【失敗しない7つのチェックポイント】

次に、契約書管理システムの選び方を解説します。ここでは、失敗しないためのチェックポイントを7つに分けて紹介します。

1.自社の契約書の管理件数・種類に合っているか

まず、自社の契約件数や契約書の種類を確認しましょう。たとえば、月数件程度の管理であればシンプルな機能で十分です。一方で、取引先が多く契約更新も頻繁な企業では、検索性や期限管理機能が重要になります。

また、雇用契約、業務委託契約、秘密保持契約など、多様な契約書を扱う場合は分類機能の充実度も確認しておくべきです。

2.検索性（全文検索・タグ付け）は十分か

全文検索機能やタグ付け機能が十分かを確認しましょう。

検索性が重要なのは、電子帳簿保存法への対応が必要であるためです。電子帳簿保存法では、2024年1月以降、電子取引で受け取った契約書などのデータは原則として電子データのまま保存することが義務化されており、「取引年月日」「取引先」「取引金額」で検索できる状態にしておく必要があります。

実務上はさらに契約条項のキーワードまで検索できると業務効率が大きく向上します。また、「更新契約」「重要取引先」など独自タグを付けられると、情報整理もしやすくなるでしょう。

なお、電子帳簿保存法に対応した形で契約書を締結・保管するためには検索性の他に「真実性の担保」「可視性の担保」という要件も必要ですが、これらは契約書管理システムというよりは、契約締結時に電子契約サービスを併用いることなどで実現することが可能です。

電子帳簿保存法についてはこちらの記事でも詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

• 電子帳簿保存法とは？中小企業が知っておくべき基本と対応ステップをわかりやすく解説

3.電子契約との連携が可能か

近年は、電子契約サービスを利用する企業も増えているため、契約書管理システムが電子契約サービスと連携できるかも重要なポイントです。連携が可能であれば、締結後に契約書を自動保存でき、手作業による登録漏れを防げます。今は紙中心の企業でも、将来的に電子契約を導入する可能性を考慮し、拡張性のあるシステムを選ぶと長期的に無駄がありません。

4.セキュリティ・権限管理は適切か

契約書には機密情報や個人情報が含まれるため、セキュリティ対策は欠かせません。特にクラウド型（SaaS）を採用する場合、以下の対策が講じられているか確認しましょう 。

• 閲覧権限・編集権限の細かな設定（部署ごと、役職ごと、ドキュメント単位など）
• 全ユーザーの操作履歴を記録する「監査ログ・アクセスログ」
• 「シングルサインオン（SSO）」や「二段階認証」によるログイン保護
• 社外からの不正アクセスを物理的に防ぐ「IPアドレス制限」

万が一の情報漏えいや誤操作に備える意味でも、「便利さ」だけでなく「安全性」を踏まえた視点での比較検討が重要です。

クラウドサインのセキュリティについては「ITセキュリティガイド」のページでも紹介しています。ぜひ参考にしてください。

5.操作がシンプルで現場に定着するか

操作がシンプルで使いやすいシステムを選べば、従来のやり方からの変更も受け入れられやすく、導入・定着もしやすくなるでしょう。特に中小企業では、契約管理を専任で行う担当者が少ないため、「誰でも迷わず使えるか」が重要です。無料トライアルを活用し、実際に現場担当者に触ってもらいながら使いやすさを確認しましょう。

6.料金体系が自社にとって現実的か

初期費用無料でも「月額料金が高い」、「ユーザー数や保存容量で追加料金が発生する」といったケースもあります。そのため、導入コストだけでなく「継続利用コスト」の確認も大切です。初期費用の安さだけで選ぶと必要機能が不足する一方、高額すぎるシステムは費用対効果が見合わないかもしれません。予算と必要機能の現実的なバランスを見極めましょう。

7.サポート体制・導入支援があるか

サポート体制や導入支援の有無も確認しておきましょう。初期設定支援、操作説明、問い合わせ対応などが充実していれば、社内への定着もスムーズになります。特にIT専任担当者がいない中小企業では、トラブル時に相談できる環境があるかが、導入成功を左右する大きなポイントです。

契約書管理システムの比較で迷わない「おすすめの選び方手順」

ここからは、実際の選び方をステップごとに解説します。

STEP1.自社の課題を整理する

契約書管理システムを比較する前に、まず「解決したいこと」を明確にしましょう。たとえば、「契約書を探す時間を減らしたい」「更新期限の見落としを防ぎたい」「担当者依存をなくしたい」など、課題によって必要な機能は変わります。目的が曖昧なまま比較を始めると、使われない無駄な機能に費用が発生するかもしれません。

STEP2.必要な機能を絞る

整理した課題を解決するのに必要な機能を絞り込みましょう。たとえば、契約書をすぐ見つけたいなら「検索機能」、更新漏れを防ぎたいなら「アラート機能」が重要です。自社に不要な高機能まで求めると、コストが上がり運用も複雑になります。「あれば便利」ではなく、「なくて困る」機能を基準に優先順位を決めることが、失敗を防ぐコツです。

STEP3.候補サービスを3つに絞る

最初から多くのサービスを比較すると、違いがわかりにくく判断が難しくなります。そのため、条件に合うサービスを3つ程度に絞って比較するのがおすすめです。

「料金」「検索性」「電子契約連携」「使いやすさ」など、評価軸を決めて一覧表で比較すると判断しやすくなります。候補を絞れば、最低限の情報収集で、効率よく意思決定ができるでしょう。

• 契約書管理システムの比較ポイントを解説　導入のメリットは？

STEP4.無料トライアルで検証する

無料トライアル期間を利用して実際に使うと、資料や営業説明だけではわからない操作感や使いやすさが実感できます。特に、契約書の登録方法、検索スピード、画面の見やすさなどは現場担当者の感覚が重要です。実際の契約書データを使って試し、「本当に定着しそうか」という視点で検証すれば、失敗防止につながります。

なお、契約管理プラットフォーム「クラウドサイン」では無料で月2件まで契約書を送信できるフリープランをご用意しています。まずはお試し利用をしたい方はぜひご登録ください。

「クラウドサイン」のフリープランの機能詳細はこちら。

【ケース別】自社に合う契約書管理システムの選び方

次に、企業規模や法務担当者の有無、すでに電子契約を導入しているケースなど、状況別での選び方を解説します。

従業員50人未満・契約件数が月数件の中小企業の場合

従業員50人未満・契約件数が月数件にとどまる中小企業では、高機能な大企業向けシステムよりも「シンプルで使いやすい」システムがおすすめです。

IT専任担当者がいない中小企業であれば、初期設定が簡単でサポートが充実しているかも重要です。無理に多機能を求めず、現場に定着する仕組みを重視しましょう。

なお、電子契約の締結から管理までできる「クラウドサイン」では、個人事業主の方やお試し利用におすすめの「ライトプラン」、小規模企業におすすめの「コーポレートプラン」といったシンプルな機能を備えた複数のプランをご用意しています。

気になる方はぜひ、サービス説明資料をご覧ください。

法務担当がいない・兼任の場合

法務担当者が不在、あるいは総務や経理との兼任で契約管理を行っている企業では、「誰でも迷わず使えること」が最重要です。契約更新アラートやテンプレート管理、検索機能が充実していれば、専門知識がなくても管理負担を軽減できます。

また、問い合わせ対応や導入支援があるサービスを選ぶと、運用ルールづくりも進めやすくなります。

属人化防止の観点でも、シンプルな運用が重要です。

すでに電子契約を導入している場合

すでに電子契約サービスを利用している企業が契約書管理システムを別で導入する場合は「連携機能の有無」を重視しましょう。電子契約後に契約書が自動で保存されれば、登録漏れやファイル管理の手間を削減できます。

クラウドサインでは契約書管理を既存のシステムとの連携で実現したい企業様のために、100以上のサービスとの外部サービス連携も可能となっています。詳しくはこちらのページでも解説しているので、ぜひご覧ください。

• 外部サービス連携について（クラウドサイン）

また、紙契約と電子契約が混在している企業では、一元管理できるかも重要なポイントです。将来的に契約数が増えても対応できるよう、検索性や権限管理の拡張性もあわせて確認しておくと安心です。

なお、クラウドサインでは、クラウドサインよりもさらに高度な管理機能をお求めの方に「クラウドサイン カンリ」もご提供しています。電子契約サービスと自動連携していることはもちろん、AIによって契約書管理台帳が自動で作成され、フォルダごと・書類ごと等アクセス権限を柔軟に設定することも可能です。詳しくはサービス説明資料もご覧ください。

紙契約が多くデータ化が課題の場合

紙契約が中心の企業では、スキャン機能やOCR（文字認識）機能の充実度が重要になります。契約書をPDF化するだけでは検索性が低く、必要な情報を探す手間は大きく変わりません。

OCR機能があれば、契約先名や契約条件などをキーワード検索でき、管理効率の向上も期待できるでしょう。また、紙と電子が混在する移行期を想定し、段階的にデータ化できるシステムを選ぶと現場負担を抑えられます。

契約書管理システム選定をスムーズに進めるコツ

選定作業をスムーズに進めるためには、適切な社内調整や経営層の理解が重要です。

社内調整をラクにする進め方

導入フェーズでは、現場と管理部門の認識差が障壁です。まずは「契約書を探す時間が長い」「更新漏れが発生している」など、現場の困りごとを整理した上で、導入目的の共有が重要になります。最初は、限られた部署のみでの試験導入（スモールスタート）を企画し、現場関係者を早い段階から巻き込めば、社内調整がスムーズになるでしょう。

上司・経営層への説明ポイント

経営層への説明では「経営リスク」と「費用対効果」の観点で、契約書管理システムの有効性を伝えましょう。たとえば、「契約更新漏れによる損失防止」「契約書検索時間の削減」「属人化防止による事業継続リスク低減」など、定量・定性の両面でメリットを示してみるのは効果的です。

また、導入費用だけでなく、将来的な業務効率化や内部統制強化につながる投資である点も伝えると理解を得やすくなります。

導入後に定着させるための工夫

契約書管理システムは、導入後に使われ続けて初めて効果を発揮します。そのため、「誰が登録するか」「ファイル名ルールをどうするか」「更新期限を誰が確認するか」など、最低限の運用ルールを決めておきましょう。また、最初からすべての契約書をシステム化しようとすると負担が大きくなるため、新規契約から始めるなど段階的な運用もおすすめです。

よくある質問（FAQ）

最後に、契約書管理システムの選び方に関するよくある質問を紹介します。

Q. 無料ツールでも問題ありませんか？

A.契約件数が少なく、最低限の保管・検索が目的であれば無料ツールでも対応可能です。ただし、電子帳簿保存法への対応、更新通知、権限管理、電子契約連携などが必要な場合は、有料システムの方が運用しやすいケースが多くあります。

Q. 電子契約システムとの違いはなんですか？

A.電子契約システムは「契約を締結する仕組み」、契約書管理システムは「契約書を保管・検索・管理する仕組み」という違いがあります。電子契約システムでも最低限の契約書の管理機能を備えていることが多いですが、高度なフォルダ管理・検索機能などが必要な場合は専用の契約書管理システムが必要になる可能性があります。近年は「クラウドサイン シリーズ」のように両者を連携し、締結から保管まで一元化するサービスも増えています。

Q. システム導入までにどれくらいの期間がかかりますか？

A.シンプルなシステムであれば即日〜数週間で導入可能です。一方、複雑なシステム連携が必要な場合、契約書の整理やルール整備が必要な場合は1〜3か月程度かかるケースもあります。まずは小さく始めるのがおすすめです。

Q. ITに詳しくなくても運用できますか？

A.最近の契約書管理システムは、直感的に操作できるものが増えており、基本的にはITに詳しくなくても運用可能です。特にサポート体制が充実したサービスや、操作がシンプルな製品を選ぶと安心です。

まとめ

契約書管理システム選びでは、「無理なく使い続けられるか」がもっとも重要です。契約件数や運用体制、必要な機能を整理した上で、検索性、使いやすさ、セキュリティ、料金などを総合的に比較することが失敗防止につながります。

また、システム導入だけでなく、登録ルールや管理フローを整備してこそ本来の効果を発揮します。まずは自社の課題を整理し、無料トライアルなどを活用しながら最適なシステムを選びましょう。

使いやすい契約書管理システムなら「クラウドサイン シリーズ」

「クラウドサイン シリーズ」は、弁護士ドットコム株式会社が提供する、契約業務をまるっと効率化できるサービスです。

契約書のレビューをAIがサポートする「クラウドサイン レビュー」、オンライン上で契約締結が完了する「クラウドサイン」、より高度な管理機能を備えた「クラウドサイン カンリ」といった3つのサービスがあり、いずれも誰でも使えるシンプルな操作画面で、豊富な導入支援資料と手厚いサポート体制をご提供しています。

サービスの詳細な機能やメリットについてはこちらの資料で詳しく紹介していますので、ぜひダウンロードのうえご活用ください。