労務管理システムとは？仕組み・選び方・人気サービス比較を解説

労務管理は、勤怠・社会保険・給与計算など多岐にわたり、紙やExcelでは管理が煩雑になりやすい業務です。特に、近年は法改正が頻繁にされるため、労務手続きは正確性とスピードが求められており、効率化は急務といえるでしょう。

そこでこの記事では、労務管理システムの基本を、初めての方でもわかりやすいようまとめました。また、導入メリットや選び方に加え、おすすめの労務管理システムをご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

労務管理システムとは｜できることと導入のメリット

労務管理システムとは、従業員情報や勤怠、手続き業務を一元管理し、労務作業を効率化する仕組みのことをいいます。ここでは、システムを導入することで、なにが可能になるかを解説していきましょう。

労務管理とはなにか

そもそも労務管理とは、従業員の入社から退職までに発生する勤怠管理・社会保険手続き・給与計算などの手続き業務に加え、労働時間の適正化や法令遵守（コンプライアンス）を通じて、健全な職場環境を維持する管理活動全般を指します。こうした管理は、企業運営を行うにあたって重要な要素であると同時に、正確さと迅速な処理が求められる領域です。

労務管理システムの役割とできること

労務管理システムは、従業員情報の一元化、社会保険手続きの電子申請、入退社手続き、勤怠・給与データの連携などを担います。その仕組みの核となるのは、クラウド上の「従業員データベース」です。

たとえば、新入社員が自身のスマホから住所や年金番号といった情報を入力すると、そのまま、社会保険の申請書類や給与振込口座に自動反映させることができます。労務管理システムの導入は、情報の転記を手作業で入力せずに済むため、担当者の労力削減や、ミス防止に貢献するでしょう。

業務の電子化も重要な役割

さらに、労務管理システムの重要な役割として「入社手続きにおける契約業務の電子化」もあげられます。従来、新入社員の入社時には「雇用契約書や労働条件通知書」、「秘密保持契約書」など、多くの書類を印刷・郵送し、署名捺印後に回収する必要がありました。こうしたやり取りは、書類不備による差し戻しや郵送コストの発生、ファイリングの手間など、担当者の大きな負担となっています。

労務管理システムや、連携する電子契約サービスを活用すれば、これらの書類をPDFでアップロードし、相手方がWeb上で同意するだけで締結が完了します。

郵送費や印紙代といったコストを削減できるだけでなく、契約締結までのリードタイムを大幅に短縮できる点が大きなメリットです。

紙やExcel管理との違い

紙やExcel管理は更新漏れが起こりやすく、データの共有にも手間がかかります。労務管理システムでは、情報がリアルタイムで統一されるため、ミスや作業の遅延を防ぐだけでなく、蓄積された人事データを「活用可能な資産」に変えられる点が大きな違いです。

Excelでは埋もれがちな入退社推移や人員構成の変化をグラフなどで可視化でき、経営判断に必要な情報の抽出が瞬時に行えるようになります。

導入で得られる主なメリット
労務管理システムを導入する主なメリットには以下のようなものがあげられます。

• 各種申請（入社手続きや住所変更）のオンライン化による作業時間削減
• 社会保険の電子申請対応による、提出書類作成時のミス防止
• 勤怠・給与・人事情報の自動連携による入力の重複やデータ不整合の回避

労務管理システムを導入すれば、担当者の業務負荷が下がるだけでなく、組織全体の情報管理が安定します。

また、経営企画の視点では「定量的なコスト削減」も見逃せません。紙の郵送費や印刷代の削減はもちろん、従業員100名規模の企業では、年間数百時間の事務工数を削減できるケースもあります。

削減された時間は、組織開発や採用戦略など別の仕事に充てることができます。リソースの有効活用こそ、労務管理システムの真価といえるでしょう。

労務管理システムの選び方のポイント

労務管理システム導入で重要なポイントは、自社の業務課題とシステムの機能範囲を照合し、最適なツールを選ぶことです。ここからは、システムの選び方を中心に解説していきます。

自社の業務範囲と課題を整理する

ツールを選ぶ前に、まず自社の労務業務を棚卸しておきましょう。入社手続きや社会保険の処理に時間がかかっているか、勤怠管理が複雑かなど、ボトルネックを具体的に把握することが重要です。

業務フローを一覧化すれば、どの工程をシステム化すべきかが明確になります。課題を把握せずに導入すると、求めていた効果が得られないケースもあるため、最初の整理が要です。

勤怠・給与・申請などの対応範囲で選ぶ

労務管理システムは、提供範囲がツールによって大きく異なります。勤怠、給与、申請、入退社手続きなど、自社が必要とする機能を網羅しているか、ご確認ください。

たとえば、勤怠システムとの連携が必要であれば、API連携の可否が導入後の運用負荷に直結します。逆に、不要な機能が多いと費用が高くなるため、必要十分な範囲を選定することが大切です。

• 勤怠管理アプリとは？企業におすすめのツール7選
  

既存システムとの連携性を確認する

すでに勤怠システムや給与ソフトを導入している企業では、連携性の確認が必須です。データ連携がスムーズに行えると、入力の二重作業がなくなり業務効率が大きく向上できるでしょう。公式サイトや資料で連携可能なサービスを確認した上で、運用担当者と連携方法をご検討ください。

法的有効性と電子契約サービスとの連携性

労務管理の中でも「雇用契約」などの契約締結業務は、労働基準法や電子帳簿保存法などの法律に則った運用が求められます。

そのため、労務管理システムを選定する際は、付属している契約機能が十分な法的証拠力（電子署名やタイムスタンプなど）を持っているか、あるいは「クラウドサイン」のような実績のある電子契約サービスとAPI連携ができるかも重要なチェックポイントです。

信頼性の高い電子契約サービスと連携できるシステムを選べば、入社時の雇用契約だけでなく、将来的に取引先との業務委託契約など、全社的な契約業務のデジタル化へ拡張しやすくなります。

法改正対応やセキュリティの重要性

労務領域では法改正が頻繁に行われます。社会保険の電子申請ルール変更などにも、スムーズに対応できるシステムであれば心強いでしょう。また、従業員の個人情報を扱うため、データ暗号化・アクセス制御・ログ管理などセキュリティ要素も見逃せません。

クラウド型システムであれば、ベンダー側が法改正とセキュリティアップデートを継続して行うため、安心して運用できるでしょう。

運用しやすさやサポート体制を評価する

システムは導入して終わりではなく、日々の運用が重要です。UI（ユーザーインターフェース、操作画面の見た目）がわかりやすいか、申請や承認の流れが直感的に利用できるかなど、現場がストレスなく扱える設計かを確認しましょう。

また、問い合わせ対応やチャットサポートなど、ベンダーの支援体制も重要です。不明点を迅速に解決できるサポートが整っていれば、導入初期の混乱を回避できます。

人気の労務管理システム4選の比較

ここでは、代表的な労務管理システムサービスの料金や特徴を中心に比較・紹介していきます。

選定の際の判断軸は、「単独でのUI・操作性を重視するか（SmartHRなど）」、あるいは「会計や勤怠を含めたシリーズ全体の一貫性を重視するか（freee、マネーフォワードなど）」にあります。自社の既存インフラに合わせて、以下の比較表を参考にしてみてください。

なお、料金等はあくまで執筆時点の情報です。最新情報は各サービスの公式サイトをご参照ください。

【人気の労務管理システム4選比較表】

サービス名	料金	主な機能
SmartHR	要問い合わせ （課題や要望に合わせて見積り）	勤怠連携、入退社手続き・雇用契約、年末調整、人事労務レポート、Web給与明細
freee人事労務	月額2,000円〜（ 5名まで、6名以降は月400円/1名）	入退社手続き、給与計算、年末調整、勤怠連携
ジョブカン労務HR	月額400円/1名〜（月額最低2,000円〜） ※無料プランあり（5名まで、機能制限あり）	入退社管理、社会保険書類作成、従業員データ管理
マネーフォワードクラウド労務管理	月額2,480円～（1名まで）	入退社手続き、社会保険手続き、マイナンバー管理、給与・勤怠連携

SmartHR

SmartHRは人事・労務領域で、7万社以上の導入実績を持つクラウドサービスです。入退社手続きや社会保険の電子申請をオンラインで完結でき、ペーパーレス化を強力に推進できます。

あらゆる業務の入り口となる「従業員ポータル」で、従業員とのコミュニケーションを促進し、従業員データベースから、情報の一元管理も可能です。情報の更新もスムーズに行うことができ、労務から人事業務まで幅広い範囲をカバーしています。

公式サイト： SmartHR

freee人事労務

freee人事労務は、勤怠・給与・労務など、複雑な労務事務をひとつにまとめて、ミス・作業時間を削減できるシステムです。勤怠や人事情報と連携した給与計算の自動化に加え、明細発行、通知、振込までをweb上で円滑に行えます。

システム導入の経験がない担当者でも、freeeの専任担当者が上申書の作成・契約の進め方など、稟議通過まで伴走サポートしてくれるため安心です。

公式サイト： freee人事労務｜シェアNo.1の労務管理システム

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、すべての労務業務を自動化・効率化するためのソリューションです。クラウドで従業員情報を一元管理できるのはもちろん、社会保険・労働保険の手続きは帳票作成から提出までサポートします。ジョブカンシリーズ（勤怠・給与・ワークフロー）との連携に強く、すでにジョブカンを使っている企業では非常に導入しやすい点が魅力です。

公式サイト：ジョブカン労務HR

マネーフォワードクラウド労務管理

マネーフォワードクラウド労務管理は、給与計算や勤怠管理との連携性に優れています。クラウド勤怠で打刻したデータをクラウド上で管理し、休暇・残業・給与計算など、さまざまな労務データと連携可能です。自社の状況に合わせたサービスをひとつずつ導入でき、必要となったときはいつでも他サービスを組み合わせて利用することもできます。

また、すでにマネーフォワードクラウドシリーズを利用している企業であれば一元管理がしやすく、運用負荷を大きく抑えられるのも特徴です。

公式サイト：労務管理を課題に応じて解決！ - マネーフォワード クラウドの労務管理システム

【コラム】契約業務に特化して効率化するなら「クラウドサイン」

「給与計算や勤怠管理は今のシステムを使い続けたいが、入社時の契約手続きだけを効率化したい」という場合は、国内売上シェアNo.1（※）の電子契約サービス「クラウドサイン」を導入するのも一つの手です。

※：株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2025年版」（電子契約ツールベンダーシェア、2024年度実績）

クラウドサインは、日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスで、導入社数は250万社を超えています。API連携機能を活用することで、さまざまな労務管理システムとも連携が可能で、雇用契約書や労働条件通知書の電子化をスムーズに実現します。

＜クラウドサインの特徴＞

• 安心の認知度:多くの企業で利用されているため、内定者も安心して署名できます。
• コスト削減: 契約書の印刷代・郵送代・印紙代が不要になります。
• 法的安全性:弁護士監修のもと、電子署名法など最新の法改正にも対応しています。

労務管理システムとセットで検討することで、より強固で効率的なバックオフィス体制を構築できるでしょう。気になる方はぜひサービス説明資料もご覧ください。

労務管理システム導入で失敗しないための注意点

導入を成功させるには、システムの選定だけでなく、社内準備と運用設計も重要です。ここからは、労務管理システムを導入する際に注意したいポイントを紹介していきましょう。

導入範囲を広げすぎない

最初から全機能を使おうとせず、優先度の高い領域から段階的に導入していくのがおすすめです。ひとつの機能によって、どのような効果があるかを検証し、関係者への理解を深めつつ、導入範囲を広げてみましょう。

社内フローの見直しと運用設計のポイント

現状フローを整理し、システムの承認ルート設定と齟齬がないか確認することが成功のカギです。導入するシステムに合わせて少しずつ改善を行いつつ、状況に合わせて複数の選択肢を用意しておくとよいでしょう。また、申請・承認のルートや担当者の責任範囲を明確にし、運用ルールを統一すると定着が進みます。

従業員の利用定着を促すための施策

従業員向け説明会や簡易マニュアルの提供は、システムの利用定着に欠かせません。どのように操作すればよいかがわかりやすい環境を整えれば、現場の定着率も高まります。運用初期は、問い合わせに対応できるようサポート体制を充実させておきましょう。

まとめ｜自社に最適な労務管理システムを選ぶために

労務管理システムは、担当者の業務負荷を減らすだけでなく、組織全体の情報管理を効率化します。選定では、自社の課題把握、機能範囲、連携性、セキュリティ、運用のしやすさが重要です。主要サービスには特徴があるため、目的に合うツールを選ぶことが成果につながります。段階的な導入で、持続的な改善を実現しましょう。

なお、クラウドサインでは「会社全体でDXや業務改善を進めたいけれど、なかなかうまくいかない」と悩む経営者やDX推進担当者に向けて、DX推進が進まない原因や、取り組みのポイントをまとめた資料をご用意しています。

DX推進担当者はもちろんのこと、複数部署にまたがる業務改善プロジェクトに共通するポイントが盛りだくさんの内容なので、「周囲の巻き込み力」を高めたい方はぜひ参考にしてみてください。