契約管理者向けアラート機能を追加 契約書スキャンとの組合せで漏れのない文書管理体制を

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リーガルテックやAIとまで言わなくても、システムに任せたほうがうまくいく法務の仕事はたくさんあります。その代表選手ともいうべき「契約書の期間管理(アラート)」機能を、クラウドサインに追加しました。

多くの企業が悩む契約の「死に際」管理

御社では、契約書の管理をどの部門がやっていますか?法務、総務、それとも現場の営業部門でしょうか。

さまざまな業務とそれに合わせた管理のスタイルがあるべきで、どれが正解とは一概には言えませんが、契約書を管理する責任部門を決めてそこにすべての契約書を集め、ファイリングし、必要なときに取り出せるようにしている企業が多いのではないかと思います。

契約書は管理部門での一元管理が理想とは言うけれど

一方で、この方法には一つ難点があります。

契約を履行する現場部門であれば、「そろそろあのお客様との契約も期間満了のタイミングだな」「来月末で自動更新だから延長するかどうか決めなきゃ」といったライフサイクルを、我が事として身近に把握できます。それに対し、契約書を預かって管理する部門は、そうした契約の生き死にを肌感では把握できない、という点です。

特に契約の「死に際」、つまり契約期間の終期は重要です。そのまま終了させてよいのか、交渉して契約を結び直すのか、自動更新を打ち切るならその連絡をいつまでにするのか。誰かが管理しなければなりません

そして多くの場合、契約書を管理する部門がExcelなどのスプレッドシートに契約期間を情報として一覧化し、定期的にその表を見に行ってスクリーニングすることになります。

しかし、契約書に書かれた情報をわざわざ別の台帳に転記し、定期的にウォッチするというのは、地味ながらも手間のかかる作業であり、「やり始めたけど続かなかった」という話もよく聞きます。何千・何万通の契約書があれば、そのライフサイクル管理を漏れなくやりきるための専任の担当者を置いてもよいほどの業務であるものの、現実はそうもいかないでしょう。

そんな悩みを解決すべく、クラウドサインの契約管理機能を拡充しました。

任意のタイミングで更新期限のアラートを発信

クラウドサインの契約管理画面から、スクリーンショットを抜粋。

契約管理画面より

多くの契約書に共通して定められる「取引金額」等の基本管理項目とともに、

といった項目がすでに用意されていたのをご存知のユーザーさまも多いかと思います。ここに契約情報を入力しておくことで、 1カ月前に自動的に契約管理者宛てアラートメールを送ることが可能になりました。もちろん、アラートメールの送信日も自身で変更することができます。

契約書の通数分の大量メールが管理者に送りつけられてメールボックスが溢れる・・・といったこともありません。「○件の書類の期限が迫っています」といったように、アラート日が同日のものについてはまとめてメールが送信される(その上で個別の契約へのリンクが一覧される)ようになっています。

アラートメール

設定方法等詳細はクラウドサイン ヘルプセンターをご確認ください。

クラウドサインヘルプセンター 管理者向けアラート機能

クラウドサインユーザーの皆さまは追加料金無しで利用可能

この機能、法律事務所や大企業向けの契約管理システムでは当たり前のように備わっているものですが、そうしたシステムは高額だったり、高級な機能とのセット売りのために導入できなかったお客様も多くいらっしゃると思います。クラウドサインでは、スタンダードプランをご利用いただくユーザーさまに追加料金なしでご提供します。

サービスが導入以降もユーザーの声を反映し、みなさんにとって使いやすくブラッシュアップされていくのは、SaaSサービスであるクラウドサインならではの特徴と言ってよいでしょう。

Excelにちまちま日付を入力して期限が近くなったらセルの色が変わるように条件付き書式を仕込んだり、Googleスプレッドシートでトリガーを作り然るべきタイミングでメール通知を飛ぶようにしたりといった、手作りのシステム化をしていた法務パーソンも多いのではないでしょうか。その手間ももう不要です。

クラウドサインSCANとの組み合わせが最強

この機能が実装された今だからこそおすすめなのが、クラウドサインSCANとの組み合わせです。

クラウドサインSCAN

何年分もの紙の契約書を溜め込んだまま、Excel等での契約管理も特にしていなかったという企業は、実は少なくありません。そんな場合も、クラウドサインSCANにおまかせいただければ、スキャン作業の中で契約終了日や自動更新の有無等を読み取り、クラウドサインにデータを入力します。

これまで締結したまま活用していなかった契約書を経営情報資源として生き返らせることができ、加えて、法人税法および施行規則に定められた7年〜10年の保存義務のコンプライアンスも万全に。

この機会に、クラウドサインSCANのご利用も是非ご検討ください。

クラウドサインSCANご紹介ページ

画像:Rawpixel / PIXTA(ピクスタ)、yodiyim / PIXTA(ピクスタ)

(橋詰)