企業法務テレワークセミナー 追加開催のお知らせ

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おかげさまで満員札止めとなった、法務のテレワーク実務セミナー第1回。当時オンラインでいただいた質疑応答を公開するとともに、追加日程についてもあわせてお知らせします。

第1回は定員オーバーで盛況のうちに終了

4月28日16:00より、弁護士ドットコムと日本法務システム研究所の共催で、オンライン型ウェビナー「法務のテレワーク実務」セミナーを開催いたしました。

当日は事務局の歩留まり予想を上回って定員を少し超過し、100名近くのみなさまにご参加をいただきました。

日本法務システム研究所の堀口CEO・太田様とオンラインセミナー開始前の準備

初回ということもあり募集開始後3日とかからずに札止めとなり、法務のテレワークが切実な問題となっていることを改めて感じる1時間となりました。ご参加者にはあらためて御礼申し上げます。

セミナー内でいただいたご質問とその回答を公開

このオンラインセミナーでは、ハンコレス・ペーパーレス化の必要性から話題となっている電子契約クラウドサイン/AI契約書エディタLAWGUEをフル活用した、在宅での法務業務の課題解決について解説。

クラウドサインからは以下のような、取引先との運用上のお悩みについてもオンラインで詳しく解説もいたしましたが、ZoomのQ&A機能から30問を超える質問をいただくなど、関心の高さがうかがえました。

そこで今回は、第1回のご参加者さまからいただいた質問とそれに対する私たちからの回答を、ジャンル別にとりまとめてここに公開させていただきたいと思います。

(1)クラウド型電子契約の運用実務に関する質問

1-1 取引先がクラウドサインではなく、他社電子契約サービスでの締結を求めた場合はどのように対応すればよいでしょうか?
→他社サービスで締結された電子署名済み契約書PDFファイルをクラウドサインに取り込み、管理を行なっていただくことが可能です。

1-2 送信された人(権限者)が転送した場合、締結手続きは出来てしまいますよね。そのようなリスクは、どのようにしてカバーしたら良いのでしょうか?
→クラウドサインでは、契約締結メールの転送の許可・不許可を制御できますので、ご安心ください。

1-3 取引先が押印したファイルをアップロードしてもらって自社がクラウドサインで処理することはできないのでしょうか。
→クラウドサインの有料ユーザーでない企業におきましても、5通までは無料でご利用いただけますので、その範囲で先方にアップロードいただき、御社が受信者としてクラウドサインで同意し管理することが可能です。

1-4 行政・自治体でクラウドサインでの締結を可としているところもありますでしょうか。
→地方自治法等の規制により、利用できる署名タイプがクラウド型以外に限定されていることがほとんどであるのが現状です。

1-5 海外の企業との契約の際にもクラウドサインは利用できるのでしょうか?(例:海外の取引先用の英語等の言語での利用方法の説明はあるのでしょうか)
→可能です。すべての操作UIを英語/中国語(簡体字・繁体字)に切り替えることができます。

(2)各クラウドサービスの機能に関する質問

2-1 契約締結フローにおいて、契約合意、すなわち担当者相互の交渉で契約内容について合意するフェーズと、契約の締結すなわち、組織内での決済権限者の承認を得て締結合意(=調印)するフェーズは分けられているのでしょうか?担当者で一応の内容合意をしても、最終的に社内決済が得られないこともあると思いますので、上記が分かれていることが必要かと思いますが、いかがでしょうか。
→クラウドサインは締結と管理部分を電子化するサービスとなるため、担当者の交渉・契約書のドラフティングフェーズはLAWGUEで、調印フェーズはクラウドサインでという使い分けをお勧めしております。なお、LAWGUEからクラウドサインへはプロダクト連携により一気通貫で送信ができます。

2-2 自社側からクラウドサインでの契約を持ちかける場合には、ビジネスプランで「承認者」を設けることで統制可能とのことですが、相手側からクラウドサインを持ちかけられた場合にも、「承認者」を設けることは可能でしょうか。つまり、自社の社員が判子を押して良いと社内発表すると、各人が相手側から持ち掛けられたクラウドサインにどんどん署名していくのではないかと考えています。
→現状、受信者側のフローに承認者を割り込ませることはできませんが、ビジネスプランについては、企業ドメイン単位でアカウント登録自体を制限する機能がございます。クラウドサインのアカウントを与える従業員を限定する、という対応をご提案します。

2-3 クラウドサイン・LAWGUEとも容量はどれくらいでしょうか?
→ともに文書のストレージ容量に上限はございません。

2-4 マイクロソフトのオフィス、エクセル、ワード、パワーポイント等に対応できますか?
→クラウドサインにつきましては、電子署名の仕様(PAdES)上PDF以外には対応していませんが、いずれのアプリケーションもPDFに変換が可能ですので、ご利用にあたり支障はないかと存じます。

2-5 翻訳機能(例えば英語⇔日本語)はありますか?
→LAWGUEにはT-4ooによるAI機械翻訳オプションをご提供しています。

2-6 契約書以外の規程やマニュアルなどのドキュメント作成にも応用できますか?
→LAWGUEはそのような用途にもお使いいただけます。たとえば、就業規則作成・修正履歴管理の用途に使われています。

(3)セキュリティに関する質問

3-1 御社のサーバーまたはサーバーまでの回線環境に何らかの支障が発生した場合、保存している契約書を見たりダウンロードすることはできなくなるのでしょうか。
→クラウドサインに関しては契約締結と同時にクラウド上と同じファイルが契約当事者のメールに添付ファイルの形で配信されるため、クラウドに接続できない状態でもそこからご確認いただくことができます。LAWGUE はサーバ通信が途絶した場合はブラウザ処理で行なっている編集機能と編集中契約書のダウンロード機能のみが利用可能となり、他の契約書データのダウンロード等はできなくなります。この問題に対しては、仮想サーバ冗長化とデータセンタの分散(予定)、1時間前のデータを復旧することが可能なデータバックアップにより、サービス運用の継続性とデータの消失防止に努めており、SLAにおける年間サービス稼働率99.9%以上をお約束しています。

3-2 LAWGUEの利用に当たって、クライアントの契約書をアップロードすることになるかと思いますが、クライアントとの守秘義務契約との関係はどのように考えたら宜しいでしょうか。(クライアントとの守秘義務契約において、LAQGUEにアップロードすることの了解は得ていないと思います。)
→LAWGUE は運営側が契約書データを読むことはなく、また、AES256に従い暗号化された形で保持しており、守秘性が担保されていると考えております。各社毎のAIとなっており、契約書データが他のユーザー向けの学習に利用されることもございません。

3-3 TMIプライバシー&セキュリティ社による「電子契約のセキュリティコンサルティングサービス」の中身はどのようなものでしょうか。
→お客様が希望するセキュリティ要件等を整理し、クラウドサインのセキュリティ仕様等に照らし第三者の立場からその適否をアドバイスするサービスとなります。ぜひ資料をダウンロードしていただければと思います。

(4)その他の質問

4-1 クラウドサインは最近Holmesとも提携したというニュースを拝見しましたが、HolmesやHubble等とLAWGUEのサービスの違いは何なのでしょうか?
→HolmesはWord・紙の契約書いずれにも対応する契約マネジメントツールという位置付け、HubbleはWordファイルのバージョン管理ツールという位置付けと理解しております。LAWGUEは、ブラウザ単体で高度なエディタ機能や条項単位のAI検索機能を搭載し、リモートワークにおける細やかなコラボレーションにも適したツールという違いがあるかと存じます。

4-2 サービス導入後、想定していない状況(思っていた機能が使えなかった等)が発現した場合の相談、仕様変更依頼等に追加費用がかかったようなことはありますでしょうか。
→いわゆるSaaSであり個別のお客様のカスタマイズは行いませんので、ご質問のような状況に遭遇した経験はございません。

4-3 現在80,000社の利用実績とのことですが、今後は何社くらいまで増える見込みでしょうか?
→今後の社数の予測は難しいところですが、引き続き普及に努めてまいります。

ご好評につき開催日程の追加を決定、申込受付を開始

弊社も、こうした実戦ならではのお悩みをいただくことにより、すでに電子契約を先行して採用され軌道に乗っているお客様のノウハウを整理してご提供する必要性を感じる機会となりました。

こうしたニーズの高まりを受けて、本オンラインセミナーの開催日程につきまして、以下の通り追加することといたしました。現在、申込み受付中の日程は以下のとおりです。

  1. 2020年5月 8日(金)12:00-13:00
  2. 2020年5月19日(火)16:00-17:00

各回先着90名様まで、下記リンク先フォームより受付をいたします。ご参加をお待ちいたしております。

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