電子印鑑とは？2つの種類と法的な扱い、会社で使う際の注意点を解説
契約書や請求書を紙でやりとりする手間を減らしたいと考えたとき、最初に思いつく方法のひとつが電子印鑑です。押印のために出社する、印刷して郵送する、返送を待つ——こうした工程を省けるのではないか、という発想です。
ただ、電子印鑑という言葉が指しているものはひとつではありません。印影を画像にしただけのものと、誰がいつ押したかの情報が付与されたものがあり、この2つは文書の証拠としての扱いが大きく異なります。
この記事では、電子印鑑とは何か、2つの種類の違い、法律上どう扱われるか、会社の実印や角印を電子化する際に気をつけたいこと、そして実際の作り方までを整理します。
まず結論をまとめると、次のとおりです。
- 電子印鑑には「印影を画像化しただけのもの」と「識別情報が付与されたもの」がある
- 押印そのものは、多くの契約で成立の要件とされていない
- 印影を画像化しただけの電子印鑑は複製が容易なため、社内文書での利用に留めるのが現実的
- 契約書のように後で証拠として使う可能性がある文書には、電子署名（電子契約サービス）を使う方法が推奨される
なお、書類の電子化そのものをこれから検討する方向けに、電子契約の基礎をまとめた資料をご用意しています。あわせてご活用ください。
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目次
電子印鑑とは
電子印鑑は日常的に使われている言葉ですが、指している範囲が人によって違うため、この認識を揃えておきましょう。
電子印鑑の定義
電子印鑑とは、PCやタブレットで扱う電子文書に押印できるよう、印鑑の印影をデータ化したものです。
PDFやWord、Excelの文書に、朱色の丸い印影画像が貼り付けられているのを見たことがある方は多いと思います。その印影データが電子印鑑と呼ばれているものです。
ただし、電子印鑑には法律や公的機関による定義が存在しません。そのため、Web上の記事やサービスによって指している意味が異なる場合があります。単なる画像データを電子印鑑と呼ぶ場合もあれば、押印者の情報を含む仕組み全体を電子印鑑と呼ぶ場合もあるためです。
「電子印鑑」のサービスを検討する際は、そのサービスが何を提供しているのかを個別に確認する必要があります。
電子印鑑・電子署名・電子サインの違い
電子印鑑と混同されやすい言葉に、電子署名と電子サインがあります。この3つは仕組みも法律上の扱いも違います。
| 電子印鑑 | 電子署名 | 電子サイン | |
| 何を指すか | 印影をデータ化したもの | 電子文書に付与する暗号技術ベースの署名 | 電子的に合意を示す行為の総称 |
| 法律上の定義 | なし | 電子署名法2条に定義あり | なし |
| 確認方法 | 印影の画像データを目視で確認する | 署名パネル等で付与されていることを確認する | 定まっていない |
| 改ざんの検知 | できない （※識別情報が付与されている場合や 改ざん防止機能がついている場合を除く） |
できる | 仕組みによる |
| 誰が付与したかの記録 | 仕組みによる | 記録される | 仕組みによる |
整理すると、電子印鑑は「見た目」の話、電子署名は「仕組み」の話です。印影が目視で確認できるかどうかと、その文書が改ざんされていないかを技術的に確認できるかどうかは、別の問題になります。
電子署名の仕組みや法律上の位置づけについて、電子サインと電子署名の違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。
電子印鑑が使われるようになった背景
電子印鑑への関心が高まった理由は、主に業務上の不便さにあります。
紙の契約書や申請書では、承認のたびに書類を印刷し、担当者のところまで回し、押印してもらい、次の承認者に回すという一連の工程を踏まえる必要があります。テレワークが広がった時期には、押印だけのために出社するという状況も生まれました。
書類そのものを電子化してしまえば、この工程は不要になります。そこで「電子文書に押せる印鑑」として電子印鑑が広く使われるようになりました。
電子印鑑の2つの種類
冒頭で触れたとおり、電子印鑑には大きく2種類あります。この違いを理解しておかないと、後で「使えると思っていたのに使えなかった」という事態になりかねないため、おさえておきましょう。
印影を画像化しただけの電子印鑑
1つ目は、印鑑の印影をスキャンしたり、Excelやフリーソフトで作成したりして、単なる画像データにしただけのものです。無料で作れるものはほぼこのタイプです。
作成の手間もコストもかからず、すぐ使い始められます。一方で、中身は画像ファイルそのものです。コピーして別の文書に貼り付けることも、画像編集ソフトで加工することもできるため、無断複製や改ざんといった不正利用の可能性があります。
識別情報が付与された電子印鑑
2つ目は、印影の画像データに、誰がいつ押したかを示す識別情報が組み込まれているものです。
このタイプでは押印者の情報が記録されるため、単なる印影画像データと違い「誰が押したか」を確認できます。ただし利用には有料のサービス契約が必要になるのが一般的です。
こうしたサービスは、稟議書や回覧文書のように、社内の承認フローを印影の見た目を残したまま電子化することを目的としているものが多くあります。この点で、契約書や注文書のように相手方との間で証跡を残す必要がある文書を対象とする電子契約サービスとは想定している用途が異なります。
ただし、前述のとおり「電子印鑑」には公的な定義がありません。どこまでを電子印鑑と呼ぶかはサービスによって異なり、名称だけで中身を判断することはできません。
そのため導入時には、印影の画像データが付くかどうかではなく、次の点を確認する必要があります。
- 何を記録する仕組みなのか（押印者、日時、文書の改ざん検知）
- その仕組みが電子署名法上の電子署名に該当するのか
- 想定している対象文書は何か（社内文書か、契約書か）
2種類の電子印鑑の比較
| 印影を画像化しただけ | 識別情報が付与されている | |
| 作成コスト | 無料でできる | 有料サービスが必要 |
| 導入までの時間 | すぐ使える | 契約・設定が必要 |
| 複製の難易度 | 容易にコピーできる | 仕組みによる |
| 改ざんの検知 | できない | 検知できる |
| 誰が・いつ押したかの記録 | 残らない | 残る |
| 想定される用途 | 社内文書、簡易な確認 | 対外的な文書、社内の承認フロー |
電子印鑑の法的な扱い
「電子印鑑に法的効力はあるのか」は、検討時に最も多く出る質問です。ここは前提の整理が必要な論点なので、順番に確認します。
押印そのものは契約成立の要件とされていない
まず前提として、押印がないと契約が成立しないというわけではありません。
2020年6月に政府が公表した『押印に関するQ&A』には、書面の作成と押印は特段の定めがある場合を除いて必要な要件とされていない、と記載されています。
つまり、押印の有無だけで契約の効力が決まるわけではありません。
論点は「本人が押したと言えるか」
では押印は何のためにあるのかというと、後で争いになったときの証拠としての役割です。
民事訴訟法228条4項では、本人またはその代理人の署名または押印があるときは、その私文書は真正に成立したものと推定する、と定められています。この推定が働く条件や、紙の押印がどのような理屈で証拠として扱われてきたかについては、以下の記事で判例を含めて詳しく解説しています。
ここで押さえておきたいのは、条文が求めているのが「本人の押印であること」だという点です。印影が付いているという事実だけでは足りず、それが本人の意思によるものだと言えるかどうかが問われます。
印影を画像化しただけの電子印鑑の位置づけ
この観点から見ると、印影を画像化しただけの電子印鑑には限界があります。画像ファイルは誰でもコピーして貼り付けられるため、その印影が付いていることをもって本人が押したと示すのは難しいためです。
一方、電子文書については電子署名法3条に、本人による電子署名が行われているときは真正に成立したものと推定する、という規定があります。電子署名法については、前述した記事をご覧ください。
まとめると、法律の枠組みは次のようになっています。
- 押印の有無で契約の成立が決まるわけではない
- 証拠として扱われるかどうかは「本人によるものか」で判断される
- 電子文書については、電子署名法に推定規定が置かれている
したがって、印影画像だけを使うか、電子署名を使うかは、その文書が後で証拠として必要になるかどうかで判断するのが実務的です。
自社の契約書について、証拠としての扱いや税務上の取り扱いを確認しておきたい場合は、法的なポイントをまとめた資料をご用意しています。
電子印鑑のメリット
電子印鑑を導入する動機は、ほとんどが押印そのものにかかる手間にあります。ここでは実務で効果が出やすい3点を挙げます。
押印のための移動が不要になる
紙の書類では、押印する人がその場にいる必要があります。電子文書に押印する形にすれば、PCやタブレットがあればどこからでも対応できます。承認者が出張中や在宅勤務中でも書類が止まりません。
印刷・郵送のコストが減る
紙で回す場合、印刷代、用紙代、封筒代、郵送費がかかります。書類を電子化すれば、これらは発生しません。書類の量が多い部署では、金額としても効いてきます。
承認の待ち時間が短くなる
押印待ちで書類が数日止まるというのは、多くの会社で起きていることです。電子文書であれば、承認依頼から押印までの時間を短縮できます。書類の所在がわからなくなる、という問題も起きにくくなります。
電子印鑑のデメリットとリスク
メリットの一方で、特に印影を画像化しただけの電子印鑑には注意すべき点があります。
単なる印影画像は複製が容易
画像ファイルである以上、コピーは簡単です。一度社外に出た印影画像を、別の文書に貼り付けることを技術的に止める手段はありません。
さらに、印影画像から物理的な印鑑を作られてしまう可能性もあります。スキャナの精度が上がり、3Dプリンタが一般に入手できるようになった現在、印影の画像から印章を複製することは以前より容易になっています。
したがって、会社の実印や銀行印の印影は、画像化して社外に出さないほうが安全です。
印影画像が不要になる理由については、以下の記事をご覧ください。
社内での無断利用を検知できない
印影画像がファイルサーバーや共有フォルダに置かれていると、権限のない社員が使ってしまう可能性があります。しかも画像を貼り付けただけでは記録が残らないため、誰が使ったのかを後から確認できません。
請求書や見積書のように金額が絡む文書でこれが起きると、影響が小さくありません。画像を運用する場合は、保管場所と権限の管理をルール化しておく必要があります。
取引先に受け入れられない場合がある
自社が電子印鑑で問題ないと判断しても、取引先が紙と押印を求めることがあります。特に印影画像を貼り付けただけの文書については、社内規程で認めていない会社もあります。
対外的な文書で使う場合は、事前に相手方の運用を確認しておくのが確実です。
有料サービスの場合はコストがかかる
識別情報が付与されたタイプを使う場合、サービス利用料が発生します。料金体系はサービスによって異なるため、利用する文書の量や人数に照らして比較する必要があります。無料の試用期間が用意されているサービスもあります。
会社で電子印鑑を使う場合の注意点
個人が書類に押す場合と、会社として押す場合では、考えるべきことが違います。ここを整理しておかないと、後から社内で問題になりがちです。
実印・銀行印の印影は画像化しない
前述のとおり、複製リスクがあるため、会社実印や銀行印の印影を画像化して使うのは避けるのが基本です。これらは登記や口座に紐づいた重要な印章であり、印影が流出した場合の影響が大きくなります。
角印・認印は用途を限定して使う
角印や認印については、社内文書や簡易な確認書類に用途を限定するという運用が現実的です。「この印は何に使ってよいか」を文書化しておくと、判断のばらつきを防げます。
誰が押せるかを決める
紙の印鑑であれば、金庫に保管して管理責任者を置く、という管理ができます。画像データの場合、コピーができてしまうため同じ管理方法は使えません。
そのため、次の点を決めておく必要があります。
- 印影画像をどこに保管するか
- アクセスできるのは誰か
- どの文書に使ってよいか
- 使用時に申請や記録を必要とするか
押印の記録を残す運用にする
画像を貼り付けるだけでは記録が残りません。台帳をつける、ワークフローシステムを通す、承認履歴が残る仕組みを使うなど、誰がいつ何に押したかを後から辿れる状態にしておくと、社内の統制が保てます。
なお、印影画像の管理そのものが負担になる場合は、印影を使わず電子署名で証跡を残す方法もあります。この点は記事の後半で触れます。
印影画像を管理し続けるか、印影を使わない運用にするか
ここまでの内容を整理すると、会社で印影画像を使う場合、次の管理を継続する必要があります。
- 印影画像の保管場所とアクセス権限の管理
- 利用可能な文書の範囲を定めた社内ルールの整備と周知
- 使用申請と押印記録の運用
- 退職者・異動者の権限の見直し
一方、印影を使わず電子署名で証跡を残す方式にすると、これらの管理項目自体が発生しません。誰がいつ署名したかはシステム側に記録されるためです。
印影画像は導入コストがゼロに見えますが、社内の管理コストは残ります。どちらを選ぶかは、対象文書の量と、社内で管理体制を維持できるかで判断することになります。
電子印鑑の作り方
ここでは作成方法の全体像を示します。それぞれの詳しい手順は個別の記事にまとめています。
Excel・Wordで作る
Excelの図形機能を使えば、円と文字を組み合わせて印影を作成できます。追加のソフトが不要で、社内文書用の認印程度であれば十分な方法です。作成した図形は画像として保存し、他の文書でも使い回せます。
WordでもExcelと同様に図形機能で作成できます。文書を直接Wordで作っている場合は、そのまま押印まで完結できるという利点があります。
手順は以下の記事で解説しています。
PDFに押す
PDFの場合は、Adobe Acrobat Readerのスタンプ機能を使う方法があります。作成済みの印影画像を取り込んで押す形になるため、印影自体は別途用意する必要があります。
詳しくは以下の記事をご覧ください。
無料サイトで作る
氏名を入力するだけで印影画像を生成できるサイトもあります。手軽ですが、入力した情報の取り扱いはサイトによって異なります。会社名や役職を入力する場合は、利用規約を確認しておくと安心です。
以下の記事もあわせてご覧ください。
書類別の使い分け
同じ電子印鑑でも、押す文書によって適否が変わります。判断の目安として、代表的な書類ごとに整理します。
請求書・見積書・領収書
これらの文書に押印の法的義務はありません。ただ、商慣習として印影を求められることは多くあります。金額に関わる文書のため、印影画像を使う場合は前述の管理ルールを整えたうえで運用するのが望ましいです。
請求書での扱いについては以下の記事で詳しく整理しています。
契約書
契約書は、取引について後で紛争が生じた際の証拠になる文書です。前述のとおり、印影画像だけでは本人が押したことを示しにくいため、単なる印影画像を貼り付ける方法は契約書には向いていません。
契約書を電子化したい場合は、電子署名を使う方法（クラウドサインをはじめとした電子契約サービス）を検討することになります。
社内文書（稟議書・申請書）
社内のみでやり取りが完結する稟議書や各種申請書は、印影画像を使う運用でも支障が出にくい書類です。承認履歴が残るワークフローシステムと組み合わせれば、誰が承認したかも辿れます。電子印鑑の導入は、これらの書類から始めるのが取り組みやすいと言えます。
書類別の判断早見表
| 書類 | 印影画像の使い分け | 電子署名の要否 | 判断の理由 |
| 稟議書・申請書 | 使える | 不要 | 社内で完結し、後から証拠として使う場面が少ない |
| 見積書 | 管理ルールがあれば使える | 状況による | 対外文書だが、金額の確定前の段階 |
| 請求書・領収書 | 管理ルールがあれば使える | 状況による | 金額に関わるため、無断利用の防止策が必要 |
| 契約書 | 向かない | 必要 | 後で争いになったときの証拠になる |
| 注文書・発注請書 | 向かない | 必要 | 契約の成立に関わる |
| 法律で書面が求められる文書 | 個別確認が必要 | 個別確認が必要 | 電子化に制約が残る類型がある |
一番下の類型については、電子化に規制が残る文書・電子契約化できない契約書と契約類型のまとめリストで確認できます。
電子印鑑がない場合の選択肢
ここまでの内容を踏まえると、電子印鑑による単なる印影画像で対応できる文書とできない文書に分かれます。対応できない場合にどうするかを整理します。
電子署名という方法
前述の通り、印影画像には「複製できる」「誰が・いつ付与したのかの記録が残らない」という限界があります。契約書のように証拠が必要な文書では、この限界が問題になります。
そこで別の方法として、印影を付けるのではなく電子署名で証跡を残すという考え方があります。電子署名では、暗号技術によって文書が改ざんされていないことを確認でき、いつ誰が署名したかも記録されます。印影が見えていなくても、署名パネルから確認できる仕組みです。
電子署名や電子契約サービスとの違いについてもう少し詳しく知りたいという方は、以下の記事や、5分でわかる電子契約の資料を無料でダウンロードしてご活用ください。
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電子契約サービスでは印影はどう扱われるのか
電子契約サービスを検討する際によく出る質問なので、先に触れておきます。
電子契約サービスは、電子署名によって誰がいつ合意したかを記録する仕組みです。そのため、印影を付けることは法的に必要ではありません。ただし実務上は、印刷したときに締結済みかどうかを見分けたいといった要望もあります。印影をどう扱うかはサービスによって異なるため、導入前に確認しておきたい点のひとつです。
一例として、クラウドサインの場合を挙げます。
当社の提供する「クラウドサイン」は、印影を付けることを目的としたサービスではなく、契約書のPDFファイルに電子署名を施して合意の証跡を残す電子契約サービスです。弁護士ドットコム株式会社が電子署名を施し、あわせて認定タイムスタンプを付与することで、「誰が」「何を」「いつ」合意したかが証明できるようになり、締結後に文書が改ざんされていないことを技術的に確認できる仕組みになっています。
印影については、入力した文字を丸の図形の中に表示する擬似的な印影を付ける機能があります（参考：クラウドサインヘルプセンター「フリーテキスト/押印/チェックボックスを設定する」）
一方で、スキャンした印影画像をアップロードする機能は提供していません。印影画像が社外に出回ることで偽造リスクが高まるためです。
つまり、印影が使えないのではなく、印影に頼らずに証跡を残す仕組みになっているということです。前述のとおり印影画像は複製ができて記録も残らないため、契約書のように後から証拠が必要になる文書では、印影ではなく電子署名で記録を残すほうが確実です。
なお、クラウドサインが擬似的な印影を機能提供している理由については以下の記事でも解説していますので、あわせてご覧ください。
検討時に確認したいポイント
電子印鑑または電子署名を導入する際、次の点を確認しておくと判断しやすくなります。
| 確認項目 | 確認項目に該当する場合の対応策 |
| 対象の文書は後で証拠として必要になるか | 必要 → 電子署名を付与する |
| 誰が・いつ押したのかの記録を残す必要があるか | 必要 → 電子署名を付与する |
| 取引先が印影を求めているか | 求めている → 相手方の社内規程も確認する |
| 印影画像の適切な保管・権限管理を続けられるか | 難しい → 印影画像以外の運用を検討する |
| 対象文書に法律で書面が求められるものが含まれるか | 含まれる → 個別に必要な対応を確認する |
上の項目のいずれかに当てはまる場合、印影画像だけでは要件を満たせない可能性があります。
なお、電子署名は仕組みの名前であって、サービスの名前ではありません。契約書に電子署名を付与することで証跡を残す場合、その手段が「電子契約サービス」になります。
また、請求書や見積書であれば、利用中の請求システムに電子署名の機能が含まれているかを確認する形になります。
契約書の電子化を検討する場合
契約書の電子化を検討している場合、電子契約サービスを選ぶのも選択肢のひとつです。
当社の提供する「クラウドサイン」は、クラウド上で契約書のPDFファイルに電子署名を施し、当事者間の合意の証跡を残す電子契約サービスです。弁護士ドットコム株式会社による電子署名に加えて認定タイムスタンプを付与することで、「誰が」「何を」「いつ」合意したかが証明できるようになり、契約書の改ざん防止になります。印影画像の保管や権限管理は不要になり、誰がいつ合意したかはシステム側に記録されます。
また、受信側（契約の相手方）には電子証明書の取得や費用の負担が発生しない方式のため、取引先に導入の手間をかけずに始められます。実際にどのような業務で使われているかは導入事例でご確認いただけます。契約の適法性や証拠力に関する情報は電子契約法律ガイドにまとめています。
基本的な機能を試せる無料プランもあるため、社内で運用イメージを確認してから判断することもできます。クラウドサインのフリープラン登録（アカウントの新規登録）は以下のリンクから登録ができます。
なお、クラウドサインでは機能や料金体系、導入までの流れをまとめた資料をご用意しています。詳細を確認したい方は、下記からダウンロードいただけます。
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ダウンロードする（無料）よくある質問
最後に、電子印鑑の検討時に多く挙がる質問をまとめます。
Q.電子印鑑に法的効力はありますか
A.押印の有無だけで契約の効力が決まるわけではありません。政府の『押印に関するQ&A』では、書面の作成と押印は特段の定めがある場合を除いて契約の要件とされていないと示されています。一方、証拠として扱われるかどうかは「本人によるものか」が問われるため、印影を画像化しただけの電子印鑑では示しにくい面があります。
Q.電子印鑑は無料で作れますか
A.作れます。Excelの図形機能や無料の作成サイトを使えば費用はかかりません。ただし、その場合に作られるのは印影の画像データであり、誰が押したかの記録は残りません。
Q.会社の実印を電子印鑑にしてもよいですか
A.避けたほうが安全です。印影画像が流出すると、そこから印章を複製される可能性があります。会社実印や銀行印は影響が大きいため、画像化しない運用が基本になります。
Q.電子印鑑と電子署名はどちらを使うべきですか
A.文書の性質によって変わります。社内の稟議や申請であれば印影画像でも運用できますが、契約書のように後で証拠が必要になる文書では電子署名を使う方法が適しています。
Q.電子印鑑は取引先に受け入れてもらえますか
A.会社によって異なります。印影画像を貼り付けた文書を社内規程で認めていない企業もあるため、対外的な文書に使う場合は事前に確認するのが確実です。
Q.電子契約サービスを使う場合、電子印鑑は不要になりますか
A.契約書については不要になります。電子署名によって誰がいつ合意したかが記録されるため、印影を付ける必要がありません。クラウドサインの場合、印刷したときの見分けをつけたい方向けに擬似的な印影を付ける機能はありますが、法的に必要なものではありません。
Q.電子契約は無料で試せますか
A.クラウドサインには基本的な機能を試せる無料プランがあります。導入前に社内で運用の流れを確認したい場合に利用できます。
まとめ
電子印鑑を使うかどうかは、「電子印鑑は有効か」という問いでは決まりません。対象の文書が後で証拠として必要になるかどうかで決まります。この記事の内容を判断の形に整理すると、次のようになります。
単なる印影画像で対応できる文書
社内の稟議書や申請書のように、社内で完結し、後から証拠として使う場面が少ない文書です。Excelや無料サイトで作成した印影画像で運用できます。
管理ルールを整えたうえで使う文書
請求書、見積書、領収書のように、対外的で金額に関わる文書です。印影画像を使う場合は、保管場所とアクセス権限、使用してよい文書の範囲、押印記録の運用を決めておく必要があります。
単なる印影画像が適さない文書
契約書や注文書のように、後で争いになったときに証拠として使われる文書です。印影画像は複製ができて記録も残らないため、本人が押したことを示しにくくなります。この場合は印影ではなく電子署名で証跡を残す方法を検討することになります。
このほか、次の2点は文書の種類にかかわらず共通します。
- 会社実印や銀行印の印影は画像化しない。
印影から印章を複製されるリスクがあるためです - 印影画像は導入コストがかからない一方、社内の管理コストは残る。
保管場所と権限の管理、社内ルールの周知、退職者や異動者の権限見直しが継続して必要になります
自社のどの文書を電子化するのかを先に決めると、印影画像で足りるのか、電子署名が必要なのかを判断しやすくなります。
印影に頼らず電子署名で証跡を残す方法を具体的に検討する場合は、電子契約サービスの比較から始めることになります。クラウドサインは電子契約サービス市場において国内売上シェアNo.1(※1)のサービスであり、日本で初めて、主務官庁により電子署名法上の「電子署名」に該当することが確認されたクラウド型のサービスでもあります。
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この記事を書いたライター
弁護士ドットコム クラウドサインブログ編集部
電子契約サービス「クラウドサイン」を運営する、弁護士ドットコム株式会社の編集部です。電子契約・電子署名法・電子帳簿保存法のほか、契約管理、契約審査・レビュー、AIを活用した法務業務の効率化について解説しています。法令の解釈にかかわる記事で弁護士等の専門家による監修を受けている記事には、記事末に監修者名を表示しています。
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