電子印鑑とは？導入のメリット・デメリットや電子契約との違いを解説
業務効率化やコスト削減のために契約書などの書面を電子化したいと考えている方の中には、電子印鑑の導入を検討中の方もいるでしょう。当記事では、電子印鑑とはそもそもどのようなものなのか、概要やメリット、デメリット等を解説します。電子印鑑を利用する際の注意点も解説しますので、書面の電子化を検討している方は参考にしてみてください。
電子印鑑とは
一般的に電子印鑑とは「PCやタブレットなどで作成した電子文書に対して捺印できるようにデータ化された印鑑」のことを指しています。
PDFやWord、Excelといった電子文書に印影の画像データが貼り付けられているのを目にしたことがある方もいるかもしれませんが、それがいわゆる「電子印鑑」と呼ばれるものです。
Excelで作成した電子印鑑の例
ただし、電子印鑑について公的機関で認められた正確な定義は存在していないため、Web上の記事やサービスによってはその定義が異なる場合もあります。実際に電子印鑑を導入する際は利用するサービスにおける定義や特徴も確認しておくようにするのがよいでしょう。
電子印鑑には個別に識別可能なものもある
電子印鑑のなかには、印影の画像データに所有者を識別できる情報が付与されているものもあります。このような電子印鑑は単なる印影の画像とは異なり、「誰が」「いつ」押印したのかわかる情報が画像データに組み込まれているためセキュリティが一定担保され、単純な画像データの電子印鑑よりも信頼性が高いという特徴があります。
ただし、個別に識別可能な電子印鑑を利用するには有料の電子印鑑サービスを導入する必要があるため、金銭的コストが発生する点を考慮した上で検討する必要があるでしょう。
電子印鑑のメリット
電子印鑑のメリットとして「業務効率化に繋がる」「コスト削減になる」という点が挙げられます。それぞれの詳細を確認しておきましょう。
業務効率化につながる
電子印鑑の導入により、紙の契約書で必ず生じていた捺印作業が不要になります。その結果、契約書の印刷や捺印、インクが乾くのを待ってから郵送の準備をするなどの契約書送付に関わる各工程を省略できるため、事務作業の業務効率化につながります。
電子印鑑の導入により紙の契約書で必ず生じていた捺印作業が不要になる
また、従来の紙の契約書の場合には捺印するために契約担当者が出社する必要がありましたが、電子印鑑の場合は電子文書への捺印になるため、PCやタブレットなどの電子機器さえ用意があればどこにいても捺印業務を行えます。「印鑑をもらうために出社する」という無駄を省ける点もメリットと言えるでしょう。
コスト削減になる
電子印鑑を導入した場合にはコスト削減も可能です。たとえば、電子印鑑では紙の契約書を印刷する必要がないため印刷代や紙代、インク代などの諸経費がかかりません。また、インターネット上での電子文書のやりとりで契約書の作成から契約締結までの工程を完結できるようになるため、郵送費も削減できます。
電子印鑑のデメリット
電子印鑑のメリットとして「セキュリティ対策が十分でない場合がある」「導入コストがかかる」という点が挙げられます。電子印鑑の導入を検討している方は各デメリットの詳細を確認しておきましょう。
印影を画像にしただけの場合はセキュリティ対策が不十分
印影を画像にしただけの電子印鑑は言うなれば単なる画像データです。簡単に複製や改ざんができてしまうためなりすましなどの不正利用は防止できず、セキュリティ対策が十分でないというデメリットがあります。また、利用する電子印鑑サービスによってはセキュリティレベルが異なる点にも留意する必要があります。
なお、本人が押印したもので、かつ改ざんされないように作成された電子印鑑でなければ紙の契約書で言うところの「押印」と同等の法的効力は担保されません。印影を画像にしただけの電子印鑑は社内回覧等での活用に留め、認印のような利用の仕方に限定するのがよいでしょう。
導入コストがかかる場合がある
具体的な費用感は電子印鑑サービスによっても異なるため、導入時に確認しておきましょう。
多くの電子印鑑サービスでは無料で利用できる試用期間を設けているため、導入しようか迷っている場合にはまずは無料で試してみるのも一手です。
セキュリティ面を考慮するなら電子契約サービス「クラウドサイン」がおすすめ
電子印鑑を利用する場合、セキュリティ面でリスクの懸念がある上、有料の電子印鑑サービスを検討する場合でもサービスによってセキュリティの基準にばらつきがあるため、導入時の比較検討にも時間がかかってしまいます。
そこで、契約書の電子化を検討している方におすすめできる選択肢のひとつが電子契約サービス「クラウドサイン」です。
クラウドサインは単純な印影の画像データを電子文書に施す電子印鑑とは異なり、合意締結した契約書の証拠力を担保できる電子契約サービスです。安心して長期保管していただけるよう弁護士ドットコム株式会社による電子署名に加え、認定タイムスタンプを付与することで契約書の改ざん防止を図っています。
クラウドサインはクラウド上で契約書のPDFに電子署名を施し、スピーディーかつ安全に当事者間の合意の証拠を残すことのできる電子契約サービスです。日本で初めて主務官庁によって電子署名法上の「電子署名」に該当することが確認されたクラウド型電子署名サービスとして、これまでに250万社以上の導入実績があり、業界業種問わず多くの方にご利用いただいております。
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