電子署名する方法とは？WordやExcel、Acrobat Reader等を利用した電子署名を解説
ビジネスのペーパーレス化が進む中、契約書や重要書類の電子化に伴い「電子署名」の導入を検討する企業が増えています。
電子署名とは、電子化されたファイルが真正なものであり、改ざんされていないことを証明する技術です。紙の書類における「署名」や「押印」と同等の役割を果たします。
本記事では、電子署名の基本的な仕組みや法的効力、導入メリットから、PDF（Acrobat）、Word、Excelを使って手動で電子署名を付与する具体的なやり方までを画面手順に沿って分かりやすく解説します。
さらに、「手動でひとつひとつの書類に付与するタイプの電子署名は自社の契約業務に向いているのか？」という疑問にお答えするため、書類の用途（社内文書や一方的な発行物 vs 他社との契約）に応じた最適な選び方についても、中立的な視点で整理しています。
本記事の前に、電子署名を用いた「電子契約」全体の仕組みや導入の流れをあらかじめ網羅的に把握したい方は、「電子契約とは？仕組みと導入のメリットや注意点をわかりやすく解説」の記事もあわせてご覧いただくと、実務への導入イメージがより明確になります。実務で電子署名を扱う際の注意点も紹介しますので、業務効率化の参考にしてください。
この記事のまとめ
- Office製品やPDFでの電子署名は可能：ただし、法的な効力を担保するには、認証局が発行する有償の「デジタルID」が事前に必要です。
- 手動の署名は「社内・一方的な発行」向き：手順が複雑で相手にも負担がかかるため、他社との契約締結には不向きです。
- 他社との契約には「電子契約サービス」の利用がベスト：取引先に負担をかけず、安全かつスムーズにペーパーレス化するなら、クラウド型の電子契約サービスが向いています。
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電子署名とは？ 仕組みと電子印鑑・電子サインとの違い
電子署名とは、電子ファイルに対して行われるデジタルな署名のことです。 データの作成者が本人であることを証明し、作成後に内容が改ざん・改変されていないことを担保する役割を持ちます。
電子署名の基本的な仕組み
電子署名には、高性能なコンピューターでも破ることが困難な「公開鍵暗号」という技術が採用されています。
暗号化された署名データと、それを検証するための「デジタル証明書（電子証明書）」を組み合わせることで、以下の2つの事実を客観的に証明します。
- 本人性：確かにその本人が署名したこと
- 非改ざん性：署名された後に、ファイルの内容が書き換えられていないこと
さらに、「長期署名」という技術を掛け合わせることで、暗号の有効期限を数十年単位に延長し、長期保管が必要な契約書の安全性を担保しています。
この仕組みについてより詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。
電子印鑑や電子サインとの違い
「電子署名」と混同されやすい言葉に「電子印鑑」や「電子サイン」があります。それぞれの違いは以下の通りです。
| 電子署名 | 電子印鑑 | 電子サイン | |
| 概要 | 暗号技術を用いた、法的効力の高い署名 | 認印などの印影を画像化したもの | 電子的な合意全般を指す広義の言葉 |
| 本人性の証明 | 認証局が発行する「電子証明書」で厳格に証明 | 画像のみの場合、本人の証明力は低い | メール認証やログ等で段階的に証明 |
| 主な用途 | 重要な商取引、企業の契約書 | 社内の稟議書、簡易な検収書 | サービスの利用規約同意、各種申込 |
手軽さだけでなく、ビジネスの実務（特に法的なリスクを伴う契約）においては、改ざんリスクを排除できる「電子署名」の仕組みが不可欠なのです。
電子署名には法的効力がある？「電子署名法」の基礎知識
結論から言うと、一定の要件を満たした電子署名には、紙の契約書への署名・押印と同等の法的効力が認められます。
日本の「電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）」の第2条および第3条において、法的に有効となる電子署名の要件が以下のように定義されています。
第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
このように、電子署名法は第2条が「何が電子署名にあたるか」を、第3条が「どのような場合に紙の押印と同じ効力（推定効）が働くか」を定めています。
まとめると以下のようになります。
- 電子署名の定義（第2条）：「本人が作成したことを示せること（本人性）」と「改変の有無を確認できること（非改ざん性）」の2つの要件を満たすものであること。
- 紙の押印と同等の効力を持つ＝真正成立の推定（第3条）：上記の電子署名が「本人によって」行われ、かつ署名に必要な符号・物件（暗号鍵やパスワード等）を適正に管理し、“本人だけが行える”状態であること。
なお、電子署名の方式には、大きく分けて以下の2種類が存在します。
- 当事者型：契約する当事者自身が、認証局から事前に「電子証明書」を取得し、専用ソフトなどを用いて直接ファイルに署名する方式。
- 事業者署名型（立会人型）：電子契約サービスの提供事業者が、利用者の指示に基づいて独自のシステム上で代わりに電子署名を付与する方式。
かつては「当事者型」のみが一般的でした。しかし、2020年（令和2年）に政府（総務省・法務省・経済産業省）から公表されたQ&Aにより、現在では利便性の高い「事業者署名型（クラウド型）」の電子契約サービスであっても、要件を満たせば押印のある紙の契約書と同等の法的効力（真正成立の推定）を持つことが正式に確認されています。
電子署名を導入する3つのメリット
契約書や各種書類に電子署名を採用することで、企業には主に以下の3つのメリットがもたらされます。
1. 契約業務の効率化とスピードアップ
従来の紙の契約では、印刷、製本、押印、封入、郵送といった多くの手作業が発生し、締結までに数日から1週間以上の時間がかかっていました。電子署名であれば、すべてオンライン上で完結するため、早ければ数分〜数時間で契約を締結できます。
また、締結までの時間短縮は、業務効率だけでなく「ビジネスチャンスを逃さない」という効果もあります。契約手続きに日数がかかると、その間に相手方の意向や社内事情が変わって話が流れたり、競合に切り替えられたりするリスクが高まります。短時間で締結まで進められれば、こうした機会損失（失注・破談）のリスクを抑えられます。
2. 印紙税や郵送費などのコスト削減
電子署名を用いた電子契約は、税法上の「課税文書」に該当しない（書面として作成・交付されない）ため、収入印紙の貼付が不要（印紙税が非課税）になります。また、郵送代や紙代、印刷にかかるトナー代などの経費も削減できます。
なお、「なぜ電子化すると印紙税がかからなくなるのか？」という法的根拠や税法上の仕組みについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
3. コンプライアンスとセキュリティの強化
暗号技術によって改ざんが即座に検知されるため、紙の書類よりも偽造リスクが低くなります。また、電子データとしてサーバーやクラウドに保管することで、閲覧権限の管理やログの監視が容易になり、社内のコンプライアンス強化につながります。
さらに、保管面でもメリットがあります。紙の契約書は、火災・水害・地震といった災害で原本そのものが失われたり、経年で劣化・紛失したりするリスクがあります。電子データであればクラウド上に複製・バックアップして保管できるため、こうした災害時の滅失リスクを抑えられ、事業継続（BCP）の観点でも有利です。書庫や保管スペースの確保・管理にかかるコストも削減できます。
電子署名のやり方・作成手順とは？
実務でよく使われるファイル形式（PDF、Word、Excel）に、ツールを使って手動で電子署名を付与する具体的な手順を解説します。
1. PDFファイル（Adobe Acrobat）で電子署名する方法
Adobe Acrobat（または無料のAcrobat Reader）を利用してPDFに電子署名を行うステップは以下の通りです。
- デジタルIDの準備：事前にメニューの「環境設定」＞「署名」から、認証局の発行したデジタルID（または自己署名証明書）を設定しておきます。
- ツールの選択：Acrobatで対象のPDFを開き、ツールメニューから「すべてを表示」＞「証明書を使用」または「電子署名」を選択します。
- 署名エリアの指定：画面上の署名したい位置をドラッグして範囲を指定します。
- 署名の実行：使用するデジタルIDを選択し、パスワードを入力して「署名」をクリックします。
- ファイルの保存：署名済みのPDFとして名前を付けて保存すれば完了です。
2. Word（ワード）ファイルで電子署名する方法
Microsoft Word（Microsoft 365など）の文書にデジタル署名を追加する手順です。
- ファイルを開く：署名したいWord文書を開きます。
- 署名ラインの追加：メニューの「挿入」タブ ＞「テキスト」グループにある「署名ライン」をクリックし、「Microsoft Office 署名ライン」を選択します。
- 署名者情報の入力：ダイアログボックスに署名者の氏名、役職、メールアドレスを入力し「OK」をクリックすると、文書内に署名欄（枠）が表示されます。
- 署名の実行：作成された署名欄をダブルクリック（または右クリックして「署名」を選択）します。
- デジタルIDの選択と確定：名前を入力するか画像を選択し、適切なデジタルIDが選択されていることを確認して「署名」ボタンをクリックします。
3. Excel（エクセル）ファイルで電子署名する方法
Microsoft Excelのワークブックにデジタル署名を追加する手順です。Wordとほぼ同様の手順で付与できます。
- ファイルを開く：署名したいExcelファイルをアクティブにします。
- 署名ラインの挿入：「挿入」タブ ＞「テキスト」＞「署名ライン」＞「Microsoft Office 署名ライン」の順にクリックします。
- 設定の入力：署名者の情報を入力して「OK」を押し、シート上に署名枠を配置します。
- 署名の書き込み：配置された署名枠をダブルクリックします。
- 確定：署名用のテキストを入力するか印影画像を選択し、デジタルIDを指定して「署名」を実行します。ファイルが保護され、署名が固定されます。
Office製品での注意点
- ファイルの編集は不可：署名後にファイルを少しでも編集すると、電子署名は自動的に「無効（削除）」になります。必ずすべての編集が終わった最終版に対して署名を行ってください。
- 信頼性の高い「デジタルID」が必要：法的な証拠力を担保するためには、認証局が発行した有償の電子証明書（デジタルID）を事前に取得する必要があります。自作の「自己署名証明書」では、相手方の環境でセキュリティ警告が表示される原因になります。
AcrobatやOfficeソフトの標準機能による電子署名は「他社との契約締結」に向いているか？
PDF編集ソフト（Adobe Acrobatなど）やWord・Excelの標準機能を使った手動での電子署名（当事者型）は、すべての業務に万能というわけではありません。「誰に対して、何の書類に署名するか」によって向き・不向きがはっきりと分かれます。ここでは中立的な立場から、用途に応じた最適な使い分けを解説します。
手動（当事者型）の電子署名が「向いている」ケース
Adobe AcrobatやOffice標準機能を活用した電子署名は、相手に署名作業を求めない「社内利用」や「一方的な書類の発行」において有効です。
- 自社から発行する一方的な書類（見積書、請求書、領収書など）： 自社の証明として電子署名を付与して送付するケースです。相手はファイルを開いて確認するだけなので、負担をかけずに文書の信頼性を高められます。
- 社内での意思決定（稟議書、社内規程など）： 社員全員に同じソフトやデジタルIDが支給されているなど、IT環境が統一されている社内であれば、スムーズな運用が可能です。
手動（当事者型）の電子署名が「他社との契約締結」に不向きな理由
一方で、双方が署名し合う「他社との契約書」においては、手動での運用はハードルが高く、運用には向いていません。その理由は主に以下の3点です。
- 取引先に「有償のデジタルID」を求めることになる 法的な証拠力を持たせるためには、双方が認証局から有償でデジタルID（電子証明書）を取得する必要があります。自作の「自己署名証明書」を用いた場合、相手がPDFを開いた際に「署名の有効性が不明です」といったセキュリティ警告が表示され、取引先に不信感を与えてしまうリスクがあります。
- 署名手順が複雑で、契約がストップしやすい 「ソフトの環境設定からデジタルIDを読み込み、署名エリアを指定して…」といった専門的な手順を取引先にもお願いすることになります。「やり方がわからない」「エラーが出た」といった問い合わせが多発し、締結までに大きなコミュニケーションコストが発生します。
- 電子帳簿保存法への対応がすべて「手作業」になる メール等で返送されてきた署名済みのPDFファイルを、電子帳簿保存法の検索要件に合わせて「20260618_〇〇株式会社_契約書.pdf」のように1件ずつ手動でリネームし、専用フォルダで管理する手間が発生します。
用途に合わせて「クラウド型」との使い分けを
社内文書や請求書の発行であれば、AdobeやOffice製品の機能で十分に対応可能です。
しかし、「他社との契約」をペーパーレス化したいのであれば、相手方にソフトやIDの準備を求めず、ブラウザ上のクリックのみで法的に有効な合意ができるクラウドサインをはじめとした「クラウド型」の電子契約サービスを利用するのが、現在のビジネスにおけるスタンダードとなっています。
目的と相手への負担を考慮し、最適な手段を選択しましょう。
ビジネスの実務で電子署名を扱う場合の注意点
手動での電子署名は個人や小規模な運用には適していますが、企業の「契約実務」として日常的に扱う場合には、いくつか見落とせない注意点があります。
Office標準の電子署名は「お互い」の環境に依存する
WordやExcel、Acrobatの標準機能を用いた電子署名は、署名する側・受け取る側の双方が「同じバージョンのソフトを持っていること」や「適切なデジタルID（電子証明書）をPCにインストールしていること」が前提となります。取引先に同様のIT環境や知識を求める必要があり、スムーズに合意を得られないケースが多々あります。
取引先への説明と合意形成
契約は「方式の自由」（民法第522条第2項）が原則のため、電子で締結すること自体に取引先の事前同意が法律上必ず必要というわけではなく、電子契約も有効に成立します。
むしろ近年は電子化を後押しする法改正が進んでおり、たとえば2026年施行の「取適法（中小受託取引適正化法。旧・下請法）」により、発注内容を電子で明示する際に相手方の承諾が不要となりました。
ただし実務上は、相手方も実際にメールを開いて同意する手続きが必要になるため、事前に「電子で締結したい」旨を伝えて了解を得ておくほうがスムーズです。特に、相手方に専用ソフトの購入や複雑なデジタルIDの取得を求める方法は敬遠されやすく、合意形成のハードルになります。
なお、すべての取引を自由に電子化できるわけではありません。法律で書面の交付が義務づけられている取引のなかには、電子で行うために相手方の事前承諾が必要なものがあります（例：宅地建物取引業法の重要事項説明書、特定商取引法の交付書面、建設工事の請負契約書など）。また、電子化ができない契約も一部あります。自社が扱う契約がこれらに該当しないかは、個別に確認しておくと安全です。
大量の契約を管理・保管する手間の発生
手動でPDFやWordに署名をしてメールで送受信する運用では、「どの契約書が締結済みで、どれが未回収か」のステータス管理が煩雑になります。また、電子帳簿保存法の要件（検索機能の確保など）を満たした形で、サーバー内のフォルダへ1件ずつ手動でリネームして格納する作業は、契約件数が増えるほど大きな業務負担となります。
電子署名に関するよくある質問（FAQ）
最後に電子署名にまつわる質問をまとめました。
Q1. 自分で無料で作成した「自己署名証明書」でも法的な効力はありますか？
A. 技術的には電子署名として機能しますが、ビジネスの契約における法的な証拠力（本人性の証明）としては不十分です。 自己署名証明書は、第三者機関（認証局）の厳格な審査を経ていないため、誰でも勝手に他人の名前で作れてしまうという弱点があります。取引先との契約書や重要な社外文書には、認証局から発行された有償のデジタルIDまたは、クラウド型の電子契約サービスを利用してください。
Q2. 「電子署名」と「タイムスタンプ」の違いは何ですか？両方必要ですか？
A. 証明する内容が異なります。電子署名が「誰が作成したか（本人性）」と「何を作成したか（非改ざん性）」を証明するのに対し、タイムスタンプは「その時刻にそのデータが存在していたこと（存在証明）」と「その時刻以降に改ざんされていないこと」を証明する技術です。 重要な契約書では、この2つをセットで付与するのが一般的です（電子帳簿保存法に対応するためにもタイムスタンプは重要です）。
なお、クラウドサインなどの電子契約サービスでは、電子署名とタイムスタンプの両方が自動で付与される仕組みとなっています。詳しくは以下の記事もご覧ください。
Q3. 取引先から「手動で電子署名したPDF」が送られてきた場合、どう対応すればいいですか？
A. Adobe AcrobatなどのソフトでPDFを開き、画面上部や署名パネルに「署名済みであり、すべての署名が有効です」といったメッセージが表示されていれば、相手の署名は正常に確認できます。 ただし、そこに自社側の電子署名を追記して送り返す場合、自社側にも有償のデジタルIDや専用ソフトの設定が必要になります。こうした「受け取る側の負担」をゼロにするためにも、自社から契約書を発信する場合はクラウド型サービスの利用が推奨されています。
実務の電子署名なら「クラウドサイン」
電子署名は、業務効率化やコスト削減に直結する非常に強力な手段です。しかし、ご紹介した通り、PDFやOffice製品の標準機能を使った手動のやり方では、取引先への負担や、締結後の管理コストという壁にぶつかるケースが少なくありません。
これらの課題を解消し、ビジネス実務において「安全かつ簡単」に電子署名を取り入れる方法が、クラウド型の電子契約サービスの利用です。
弁護士ドットコムが提供する「クラウドサイン」は、Webブラウザ上で契約書（PDF）をアップロードし、相手方のメールアドレスを指定して送信するだけで電子署名・契約締結が完了します。
- 相手方は登録不要：受信者はアカウント作成や特別なソフトのインストール、デジタルIDの事前準備が一切不要。メールのリンクから内容を確認して同意するだけで締結できます。
- 電子帳簿保存法に対応：締結された書類はクラウド上に保管され、有料プランでは法律が求める検索要件（日付・金額・取引先）にも対応できます。
- 確かな法的効力：クラウドサインは、産業競争力強化法が定める「グレーゾーン解消制度」により、事業者署名型電子契約サービスとして日本で初めて、主務官庁（総務省・法務省・経済産業省・財務省）から電子署名法第2条1項が定める「電子署名」に該当することが公式に確認されたサービスです。政府が示した見解に沿った厳格なシステム運用と、認定タイムスタンプの自動付与を組み合わせることで、紙の押印と同等の法的効力（真正成立の推定）をしっかりと確保しています。日本の法律に準拠した、最も信頼性の高いクラウド型電子契約サービスの一つです。
手動での運用に限界を感じている方や、これから全社的にペーパーレス化・DXを推進したい企業様は、ぜひクラウドサインの導入をご検討ください。まずは社内の身近な書類のPDF化から、安心・安全な電子署名の運用を始めてみてはいかがでしょうか。
なお、クラウドサインでは、電子契約の法的な仕組みから具体的な導入手順までを網羅した「電子契約の始め方完全ガイド」を無料で配布しています。社内検討や比較の材料として、ぜひご活用ください。
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クラウドサインではこれから電子契約サービスを検討する方に向けた「電子契約の始め方完全ガイド」をご用意しました。電子契約サービスの導入を検討している方はダウンロードしてご活用ください。
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この記事を書いたライター
弁護士ドットコム クラウドサインブログ編集部
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