電子印鑑の作り方とは？Excel・Word・無料サイトでの作成手順と注意点

業務のペーパーレス化が進むなか、「PDFやWordなどの電子文書に、パソコンから直接ハンコを押したい」という場面が増えています。わざわざ紙に印刷して押印し、再度スキャンする手間を省くために役立つのが「電子印鑑」です。

この記事では、今すぐ社内回覧や簡易的な確認用のハンコが必要な方に向けて、ExcelやWordの標準機能を使った自作方法や、便利な無料作成サイト・スマホアプリの使い方を分かりやすく解説します。

また、作成した電子印鑑をビジネスで利用する際の「知っておくべきリスク（法的効力やセキュリティ）」についても触れています。

「単なる画像データ」として作成した無料の電子印鑑を、社外との契約や発注書に使うのは大変危険ですので、実務に投入する前にぜひご確認ください。

なお、社外との契約や発注書を安全にペーパーレス化したい場合は、単なる画像データではなく、法的効力を持つ電子契約サービスの利用が推奨されます。売上シェアNo.1(※)の「クラウドサインのサービス説明資料」から電子契約の基本的な内容とサービス内容についてご確認ください。

電子印鑑とは？（データ化された印鑑の基本）

電子印鑑とは、パソコンやスマートフォン上で扱う電子文書（PDFやWord、Excelなど）に捺印できるよう、従来の印鑑（ハンコ）の印影をデータ化したものです。

公的機関による厳密な定義はありませんが、仕組みによって大きく以下の「2つの種類」に分けられます。

1. 印影を「単なる画像データ」にした電子印鑑
   印影をスキャンして画像化したり、Excel等のツールで作成したりした「画像ファイル（PNGやJPEGなど）」です。誰でも無料で簡単に作成できる反面、コピー＆ペーストが容易なため、第三者に複製・悪用されるリスクがあります。
2. 「識別情報」が組み込まれた電子印鑑
   識別情報が組み込まれた電子印鑑とは、印影の画像データに所有者を識別できる情報を付与したものです。印影の画像データの中に、「誰が」「いつ」押印したかという識別情報やタイムスタンプなどがデータとして組み込まれているタイプです。主に有料のサービスで提供されており、①に比べて改ざんやなりすましのリスクを軽減でき、信頼性が高いという特徴があります。

なお、識別情報として代表的なもののひとつに「タイムスタンプ」が挙げられます。タイムスタンプとは「タイムスタンプに刻印されている時刻以前にその電子文書が存在していたこと(存在証明)と、その時刻以降、当該文書が改ざんされていないこと(非改ざん証明)を証明するもの」です。

当記事では、まず手軽に導入できる「1.の画像データとしての電子印鑑」を無料で作成する方法について解説します。

後半で詳しく解説しますが、「1.の画像データとしての電子印鑑」は単純な画像データの電子印鑑であるため、セキュリティの観点から、契約書のような社外の取引先とやりとりする書類には向いていないものである点はご注意ください。

なお、電子印鑑のメリットやデメリットについて詳しく知りたい方は「電子印鑑とは？導入のメリット・デメリットや電子契約との違いを解説」も参考にしてみてください。

電子印鑑をWordやExcel（エクセル）で自作する方法

もっとも身近なOfficeソフトであるWordやExcelの図形描画機能を使って、電子印鑑を自作する手順を解説します。今回は一般的な「丸印（認印）」の作り方をご紹介します。

手順1. 印影の枠となる「正円」を用意する

1. WordまたはExcelを開き、上部の「挿入」タブ ＞ 「図形」の中から「円/楕円」を選択します。
2. 「Shift」キーを押しながらドラッグすることで、きれいな正円を描くことができます。
3. 描いた円を選択し、「図形の書式設定」タブを開きます。
4. 「図形の塗りつぶし」を「塗りつぶしなし」に設定します（枠の中が無色透明になります）。
5. 「図形の枠線」の色を「赤色」に指定します。

【Excel・Wordで使えるTips】より本物のハンコに近づける色設定

枠線の色を調整する際、「その他の枠線の色」からユーザー設定を選び、【赤: 217、緑: 66、青: 54】に設定すると、JIS規格の「朱色」に近くなり、より本格的な印影に仕上がります。

手順2. 円の中に名字（テキスト）を入力する

1. 上部の「挿入」タブ ＞ 「テキストボックス」から「縦書きテキストボックス」を選択し、円の横に配置します。
2. テキストボックスの中に、ご自身の「名字」を入力します。
3. 名字を選択し、フォントを「行書体」や「楷書体」に変更すると印鑑らしさが増します。文字の色も手順1と同じ朱色に設定してください。
4. テキストボックスを選択し、「図形の塗りつぶし」と「図形の枠線」をともに「なし」に設定します。
5. テキストボックスをドラッグして、手順1で作成した円の中心にバランスよく配置します。

手順3. 枠と文字を結合し、「図として保存」する

1. 「Ctrl」キー（Macの場合は「Command」キー）を押しながら、円の枠線と名字のテキストボックスの両方をクリックして選択します。
2. 選択した状態で右クリックし、「グループ化」 ＞ 「グループ化」を選択します（これで枠と文字が一体化します）。
3. グループ化した図形を再度右クリックし、「図として保存」を選択します。
4. 保存形式を「PNG（ポータブルネットワークグラフィックス）」にして保存すれば完成です。背景が透過された状態の電子印鑑画像として、様々な文書に貼り付けて使用できます。

無料の電子印鑑作成サイト・スマホアプリを活用する方法

「Excelで自作するのは少し手間がかかる」「もっと本格的な日付印や角印を作りたい」という場合は、Web上の無料作成サービスやスマートフォンのアプリを活用するのが便利です。

無料の電子印鑑作成サイト（ブラウザ）を利用する

「電子印鑑 無料 作成」などで検索すると、ブラウザ上で簡単に印影画像を作成・ダウンロードできるサービスが多数見つかります。

• メリット： 名字を入力し、フォントや枠の太さを選ぶだけで、数秒で透過PNG形式の電子印鑑が完成します。「認印」だけでなく、会社の「角印」や、承認日が入った「日付印（データ印）」を無料で作成できるツールもあります。
• 使い方： 作成された画像をダウンロードし、PDFファイルなどに「画像を追加」する機能で貼り付けます。

スマートフォンのスキャンアプリを利用する

すでに持っている「リアルの印鑑（実印や社印など）」の印影をそのままデータ化したい場合に有効な方法です。

手順：

1. 真っ白な紙に、手持ちの印鑑をかすれないように綺麗に押印します。
2. スマートフォンの「スキャンアプリ」やカメラで印影を撮影します。
3. 背景透過機能を持つ画像編集アプリ等を利用して、印影の背景（白い紙の部分）を透明化し、PNG画像として保存します。

自作・無料の電子印鑑に潜む「複製・なりすましリスク」

ここまで、無料で手軽に電子印鑑を作成する方法をご紹介してきました。

しかし、こうした電子印鑑の画像データをビジネスで使用する前に、知っておくべき重要なリスクがあります。

単なる画像の電子印鑑は、容易に「コピー＆ペースト」できてしまう

Excelで自作した画像や、無料サイトで作成した電子印鑑の画像には、セキュリティ機能がありません。

そのため、あなたが文書に貼り付けた電子印鑑は、第三者がスクリーンショットを撮ったり画像を抽出したりするだけで、簡単に別の文書へ複製（悪用）できてしまいます。

もし、悪意のある第三者によって「身に覚えのない契約書」にあなたの電子印鑑がコピーされた場合、「これは自分が押印したものではない（なりすましの被害に遭った）」と客観的に証明することは非常に困難です。

利用は「社内業務」に限定するのが無難

したがって、無料の画像データによる電子印鑑の利用は、「交通費精算の承認」や「社内アンケートの確認」など、万が一不適切な複製が起きても企業への損害が少ない「社内回覧・ワークフロー等（社内認印としての用途）」に限定することを強く推奨します。

社外取引や重要な契約には「電子署名」が適切な理由

前述の通り、単なる画像の電子印鑑は容易に「コピー＆ペースト」できてしまうため、社内業務に限って利用するのがおすすめです。

社外との契約に最適な電子データは「電子署名」です。ここでは社外取引や重要な契約に電子署名が適している理由を確認しましょう。

社外との契約に「画像だけの電子印鑑」を使うリスク

自作の電子印鑑を、「取引先との業務委託契約書」「発注書」「秘密保持契約（NDA）」などの重要書類に使おうとしている場合、前述した偽造リスクに加え、裁判や税務調査の際に「正式な証拠」として認められにくい（法的効力を争う際のリスク）という問題が生じます。

ビジネスにおいて、安全かつ法的に有効な形でペーパーレス化を進めるには、単純な電子印鑑の画像ではなく、高度な暗号技術を用いた「電子署名（電子契約サービス）」の利用が推奨されます。

電子署名とは、紙の契約書における「印影（ハンコ）」や「手書きの署名」に代わり、電子データに対して行われる技術的な証明措置です。「誰がいつ作成し、改ざんされていないか」を検証できるため、法的な証拠力（真正な成立の推定）が認められます。

• 電子署名とは？役割や導入のメリットをわかりやすく解説
  

ビジネスで使うなら知っておくべき、電子印鑑と電子署名の違いと法的リスク

知っておかないと危ない「無料の電子印鑑の証拠力」や「電子署名との決定的な違い」については、以下の記事で詳しく解説しています。社外との取引や契約書の電子化を考えている方は、万が一のトラブルを防ぐため、必ず事前にお読みください。

• 電子印鑑と電子署名の違いとは？ビジネスで使う法的効力とリスクを解説
  

まとめ：ビジネスで安全にペーパーレス化を進めるなら

この記事では、ExcelやWordを使った電子印鑑の簡単な作り方と、知っておくべきリスクについて解説しました。

無料で手軽に作れる電子印鑑は、社内の回覧や簡易的な確認作業（社内認印）には非常に便利です。しかし、複製が容易でセキュリティが脆弱なため、社外の取引先と交わす契約書や発注書への利用はおすすめできません。

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