電子印鑑の作り方とは？作成する際の注意点も解説
業務効率化やコスト削減のために契約書などの書面を電子化したいと考えている方の中には、電子印鑑を作成する方法を調べている方もいるでしょう。当記事では、電子印鑑の作り方や種類、作成する際の注意点を解説します。書面の電子化を検討している方は参考にしてみてください。
電子印鑑とは
電子印鑑とは「PCやタブレットなどで作成した電子文書に対して捺印できるようにデータ化された印鑑」のことです。電子印鑑はWordやEXCEL、PDF等の電子文書に印影の画像データを貼り付ける形になるため、郵送ではなくインターネットを通じてメール等で書面のやりとりが可能です。
Officeソフトで作成した電子印鑑の例
電子印鑑について公的機関で認められた正確な定義は存在していないため、実際に電子印鑑を導入する際は利用するサービスにおける定義や特徴も確認しておくようにするのがよいでしょう。
電子印鑑のメリットやデメリットについて詳しく知りたい方は「電子印鑑とは？導入のメリット・デメリットや電子契約との違いを解説」も参考にしてみてください。
電子印鑑の種類
電子印鑑の種類は大きく2つに分けられます。それぞれの特徴をおさえておきましょう。
印影を画像データ化した電子印鑑
印影を画像データ化した電子印鑑は、png形式などによる単なる画像です。印鑑をスキャンして画像化したり、無料の電子印鑑アプリやツールなどで作成したりするなど、容易に自作可能なため、第三者が複製することも簡単なタイプの電子印鑑です。
契約書のように社外の取引先とやりとりする書類には向いていないため、社内回覧など社外とのやりとりが不要な状況でのみ利用するのがよいでしょう。
識別情報が組み込まれた電子印鑑
識別情報が組み込まれた電子印鑑とは、印影の画像データに所有者を識別できる情報を付与したものです。識別情報として代表的なもののひとつに「タイムスタンプ」が挙げられます。一般財団法人 日本データ通信協会の公式サイトによると、タイムスタンプとは「タイムスタンプに刻印されている時刻以前にその電子文書が存在していたこと(存在証明)と、その時刻以降、当該文書が改ざんされていないこと(非改ざん証明)を証明するもの」です。
このように、タイムスタンプなどの識別情報が組み込まれた電子印鑑では「誰が」「いつ」押印したのかわかる情報が画像データに組み込まれているため、印影を画像データ化しただけの電子印鑑に比べて複製が難しく、単純な画像データの電子印鑑よりも信頼性が高いという特徴があります。
電子印鑑をWordやExcelで自作する方法
印影を画像データ化した電子印鑑は自分で作成することも可能です。ここではOfficeソフトであるWordまたはExcelで電子印鑑を作成する方法を解説します。
1. 印影の元になる円を用意する
図形機能を利用して、正円を描き、印影の元になる円を用意します。図形描写は「挿入」＞「図形」のなかから円の図形を選択することで可能です。キーボードの「shift」キーを押しながら円を描くことで正円ができあがります。
Wordで作成した正円
描いた円はこれから作成する印影の枠部分になるため、枠線の色はあらかじめ赤色を指定しておきましょう。
なお、円を描いた際に枠の中が塗りつぶされていた場合には、「図形の書式設定」タブにある「図形塗りつぶし」から「塗りつぶしなし」を選択し、枠の中が無色になるように設定変更しておくようにしましょう。
2. 円の中に名字を入力する
作成したい印影の名字を入力します。テキストを入力する際は、横書きで設定されていることが多いため、縦書きの設定になっているか確認してください。「レイアウト」タブから「テキストの方向」を選択すると縦書きに変更できます。
Wordで作成した正円に名字を入力した状態
印影の画像データはこれで完成です。枠線の太さに決まりはありませんが、気になるようであれば「図形の書式設定」タブで線の太さを調整してください。
3. 図として保存し、電子印鑑を完成させる
作成した図を右クリックし、下記の画像にある「図として保存」を選択すれば、印影の画像データを保存でき、電子印鑑が完成します。背景を透過しておくほうが書面に貼り付ける際に使いやすいため、PNG形式で保存しておきましょう。
作成した画像データを保存する方法
電子印鑑には悪用のリスクがある点に注意が必要
WordやExcel等で自作可能な電子印鑑ですが、識別情報が組み込まれていなければ単なる画像データのため、容易に複製が可能です。第三者に複製された電子印鑑は本人の知らぬ間に悪用されるリスクがあるため注意しましょう。印影を画像にしただけの電子印鑑は社内回覧等での活用に留め、認印としての利用に限定するのがおすすめです。
契約締結など重要な書類を電子化するために電子印鑑を利用したい場合には、捺印後に改ざんされていないことを確認できる仕組みを持った電子印鑑サービスを選ぶのがよいでしょう。
セキュリティ面を考慮したい場合には有料サービスの利用も視野に入れる
電子印鑑を利用する場合、その仕様によってはセキュリティ面で悪用されるリスクがあるため、セキュリティ対策が施されたサービスを選ぶ必要があります。
電子印鑑を利用したい場合には、タイムスタンプなどの識別情報を付与した電子印鑑サービスを検討するのも選択肢のひとつです。
また、電子印鑑に限定せずに契約書の電子化を検討している方には、電子文書に電子署名とタイムスタンプを施すことで書面の「本人性」と「非改ざん性」を担保できる電子契約サービスも選択肢のひとつになるでしょう。
当社の提供する「クラウドサイン」は電子署名とタイムスタンプを施すことで書面の「本人性」と「非改ざん性」を担保しているクラウド型電子契約サービスです。単純な印影の画像データを電子文書に施す電子印鑑とは異なり、合意締結した書面の法的効力が担保可能です。日本で初めて主務官庁によって電子署名法上の「電子署名」に該当することが確認された電子契約サービスとして、これまでに250万社以上の導入実績があり、業界業種問わず多くの方にご利用いただいております。
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