【弁護士監修テンプレートあり】 採用内定通知書とは？主な記載事項や雇用主側の注意点などを解説

企業が採用選考を経て内定を出す候補者を決めた際は、その候補者に対して採用内定を通知する目的で「採用内定通知書」を送付します。採用内定通知書を受け取った候補者から、企業が入社承諾書の提出を受けた段階で、正式に内定が成立するという流れになります。

採用内定通知書には、入社時期や内定者が返送すべき書面、内定取消事由などを記載しておく必要があります。

本記事では採用内定通知書について、主な記載事項や雇用主側の注意点などを弁護士が解説しますので、人事・採用担当者の方はぜひ参考にしてみて下さい。

なお、クラウドサインでは採用内定通知書のひな形をご用意しました。下記のリンクからダウンロードできますので、社内の方針等にあわせて適宜調整したうえでご利用ください。

「採用内定通知書」ひな形
無料ダウンロード

クラウドサインでは弁護士監修の「採用内定通知書」のひな形をご用意しました。ひな形（テンプレート）をお探しの方はダウンロードしてご活用ください。

ダウンロードする（無料）

採用内定通知書とは

「採用内定通知書」とは、企業が内定を出すことを決めた候補者に対して、採用内定の旨を通知する書面です。採用内定通知書への返答に当たる入社承諾書が会社に届いた段階で、正式に内定が成立します。

【採用内定通知書の見本】

採用内定通知書の見本

採用内定通知書の目的

採用内定通知書の目的は、採用候補者に対して明確に内定の申込みを行うことです。

「内定」とは、将来のある時期から使用者が労働者を雇用する旨の「契約」と解されます。契約は、一方当事者の申込みと、それに対する他方当事者の承諾が合致したときに成立します。

採用内定通知書の送付は、企業側からの内定の「申込み」に当たります。一方、内定者の企業に対する入社承諾書の返送が「承諾」に当たります。したがって、入社承諾書を企業が受け取った段階で、正式に内定（＝労働契約）が成立します。

法的には口頭の合意でも内定が成立しますが、成立時期や条件などが曖昧になりやすいのが難点です。採用内定通知書と入社承諾書を取り交わすことにより、内定の成立時期や条件などが明確になり、入社に関するトラブルを防げます。

採用内定通知書を交付すべきタイミング

採用内定通知書は、企業側が内定を出す採用候補者を決定した後、できる限り速やかに送付しましょう。特に、採用候補者が複数の企業の選考を受けている場合は、内定を出すタイミングが遅れると断られるリスクが高まるのでご注意ください。

採用内定通知書の主な記載事項｜例文も紹介

採用内定通知書には、主に以下の事項を記載します。

各事項について、記載例を示しながら解説します。

宛先（内定者の氏名）、日付

採用内定通知書を交付する内定者の氏名と、作成日を記載します。

差出人の情報｜本店所在地・会社名・代表者

採用内定通知書を差し出す会社の情報を記載します。記載すべき事項は、会社の住所、会社名、代表者の肩書（「代表取締役」など）と氏名です。

採用を内定する旨、入社時期の予定

採用内定を決定した旨と、入社時期の予定を記載します。

時候の挨拶（拝啓……）は必須ではありませんが、内定者に敬意を表する意味で記載した方がよいでしょう。

内定者が返送すべき書面の一覧、提出期限

内定者に返送を求める書面の一覧を記載したうえで、期限を明示して提出を求めます。

入社承諾書については、必ずその様式を採用内定通知書に同封しましょう。内定者からの入社承諾書の返送をもって、正式に内定が成立したことになります。
また、営業秘密の流出を防ぐ観点から、秘密保持誓約書を内定の段階から提出してもらうことが望ましいです。

身元保証を求める場合には、身元保証書も併せて同封し、身元保証人に署名・押印のうえで提出してもらいます。身元保証人の本人確認書類の写しも送ってもらいましょう。

そのほか、入社手続きに必要な書類などがある場合には、入社承諾書等と一緒に送ってもらうことも考えられます。

内定を取り消すことがある場合

内定が成立した時点で労働契約が成立しますが、使用者は解約権を留保していると解されます。内定取消事由が発生した場合には、使用者の判断で内定を取り消せるということです。採用内定通知書において、内定取消事由を明記しておきましょう。

内定取消事由は、入社承諾書の方にも記載します。採用内定通知書と入社承諾書の記載に矛盾がないようにご注意ください。

なお、採用内定通知書や入社承諾書に記載した内定取消事由が生じても、必ず内定取り消しが認められるわけではありません。詳しくは「正当な理由のない内定取り消しは認められない」をご参照ください。

採用内定に関する問い合わせ窓口

内定者が会社に対して質問などの連絡をしたいときに、連絡先となる部署名・担当者名・電話番号・メールアドレスなどを記載します。

弁護士監修の採用内定通知書ひな形ダウンロード

採用内定通知書のひな形は、下記のリンクからダウンロードできます。社内の方針等にあわせて適宜調整したうえでご利用ください。

「採用内定通知書」ひな形
無料ダウンロード

クラウドサインでは弁護士監修の「採用内定通知書」のひな形をご用意しました。ひな形（テンプレート）をお探しの方はダウンロードしてご活用ください。

ダウンロードする（無料）

従業員の入社に関してやり取りするその他の書類

採用内定通知書のほか、従業員の入社に当たっては以下の書類などをやり取りします。それぞれの書類を適切に作成し、従業員とのトラブルの予防を図りましょう。

• 入社手続きで必要な書類とは｜書類ごとの作成方法や企業側の注意点を解説
  

入社承諾書

「入社承諾書」は、企業側の内定の申込みを内定者が承諾する書面です。企業側が送付する採用内定通知書に対する返答として、内定者が企業へ入社承諾書を返送します。

入社承諾書には、主に以下の事項を記載します。

入社承諾書に記載する内定取消事由は、採用内定通知書の記載と矛盾がないようにしてください。

労働条件通知書

「労働条件通知書」は、使用者が労働者を雇い入れるに当たり、労働条件を通知するために交付する書面です。以下の事項の記載が義務付けられています（（労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条3項・6項）。

なお労働者が希望すれば、労働条件通知書に記載すべき事項をファクシミリや電子メールなどで明示することも可能です。

• 雇用契約書と労働条件通知書の違いや兼用方法を解説　法的に義務付けられている書類はどちらか？【Word版ひな形ダウンロード付】
  

雇用契約書

「雇用契約書」は、雇用の条件を明記した書面です。使用者と労働者が相互に調印して作成します。労働条件通知書の交付と併せて、実際に入社するタイミングで締結するのが一般的です。

雇用契約書には、労働条件を細かく記載します。ただし、労働条件通知書を添付したり、就業規則を参照したりして記載を簡略化するケースもあります。

雇用契約書は、依然として紙で作成する例が多いですが、電子契約によって締結することもできます。電子契約は紙の契約書に比べて、管理や検索がしやすいなどのメリットがあります。

秘密保持誓約書

「秘密保持誓約書」は、使用者に関する秘密を第三者に漏らさないことを労働者が誓約する書面です。主に以下の事項などを記載します。

内定者に対しては、事前研修などにおいて営業秘密を開示することがあるかもしれません。ノウハウや顧客情報などが流出しては大変なので、内定の段階で秘密保持誓約書を提出してもらいましょう。

身元保証書

「身元保証書」は、労働者が使用者に加えた損害を賠償する旨を身元保証人が誓約する書面です。主に以下の事項などを記載します。

身元保証には「身元保証ニ関スル法律」が適用されます。

身元保証の有効期間は最長5年間で、自動更新は認められません。身元保証を更新する場合は、再度身元保証書を提出してもらう必要があります。
また、身元保証人の責任が発生しそうな場合や、その責任が重くなりそうな場合には、その旨を身元保証人に対して通知しなければなりません。

加えて、身元保証は「根保証（＝対象となる債務が特定されていない保証）」に当たるため、身元保証人が個人である場合は極度額を定める必要があります（民法465条の2第2項）。極度額の定めがない場合、身元保証が無効になるのでご注意ください。

なお、身元保証書のひな形をお探しの方は、下記のフォームからダウンロードのうえご入手可能です（無料）。

弁護士監修「身元保証書」ひな形
無料ダウンロード

クラウドサインでは弁護士監修の「身元保証書」のひな形をご用意しました。ひな形（テンプレート）をお探しの方はダウンロードしてご活用ください。

ダウンロードする（無料）

クラウドサインでは弁護士監修の「身元保証書」のひな形をご用意しました。ひな形（テンプレート）をお探しの方はダウンロードしてご活用ください。
ダウンロードする（無料）

• 【弁護士監修テンプレートあり】身元保証書とは？記載すべき事項や注意点などを解説
  

採用内定通知書に関する雇用主側の注意点

採用内定通知書に関して、雇用主となる企業は特に以下のポイントにご注意ください。

正当な理由のない内定取り消しは認められない

採用内定通知書に記載した内定取消事由があっても、必ず内定を取り消せるわけではありません。企業が内定を取り消すためには、以下の2つの要件を満たしていることが必要です（最高裁昭和54年7月20日判決）。

内定取り消しは内定者に与える不利益が大きいので、通常の解雇に準じてその有効性が厳しく審査されます。内定取り消しはほとんど認められないと考えて、内定者の選考は慎重に行ってください。

内定の承諾後でも、内定を辞退されることがある

内定者は、内定を承諾した後でも、企業に対して2週間前に通知すれば、いつでも内定を辞退することができます（民法627条1項）。

企業としては、内定辞退をできる限り防ぐため、内定者が従業員と交流する機会を作るなどのケアに努めましょう。また、内定辞退を見越して多めに内定を出すことも考えられます。

採用関連書類は電子契約でも送付できる

今回解説した採用内定通知書を含め、採用関連書類は全て電子化が可能です。オンラインのみで契約業務を完結する「電子契約サービス」を利用することで、紙の書類を電子化し、ペーパーレス化・業務効率化をすすめてみてはいかがでしょうか。

電子契約サービスとは、電子署名を施した電子ファイルをインターネット上で公開して、企業が保有するサーバーやクラウドストレージなどに保管しておくサービスのことです。

【電子契約サービスのイメージ図】

書面での交付が法律で義務化されていた労働条件通知書も電子化が解禁され、入社関連書類について、電子契約を導入している会社も増えてきています。

採用関連書類は種類が多く、提出期限がシビアなものなども含まれますが、各種書類を電子化して一元管理することで、提出漏れや紛失のリスクなどを防げます。

今後の法改正などのタイミングで、さらに入社手続きに必要な書類に変更があった場合なども、書類の管理フローが電子化されていれば迅速かつ適切なアップデートが可能なため、業務効率化のために導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

採用内定通知書には、内定を出す旨や入社予定日、返送を求める書類、内定取消事由などを明確に記載することが大切です。

そのほかにも、入社承諾書・労働条件通知書・雇用契約書・秘密保持誓約書・身元保証書などの様式を適切に準備し、内定者（従業員）とのトラブルの予防に努めましょう。

電子契約サービスで書類を電子化することで、入社関連書類の管理や検索がしやすくなるため、電子契約をまだ導入していない企業は、自社に合った導入の形を検討することをおすすめします。

なお、クラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」では電子契約をこれから検討する方に向け、「電子契約の始め方完全ガイド」をご用意しています。下記フォームから無料でダウンロードできますので、今後採用関連書類などの紙の書類を電子化したいという方はぜひ参考にしてみてください。

「電子契約の基礎知識」
無料ダウンロード

クラウドサインではこれから電子契約を検討する方に向け、電子契約の基礎知識をまとめた資料をご用意しました。電子契約について詳しく知りたい方はダウンロードしてご活用ください。

ダウンロードする（無料）