グリーンファイルとは？役割や種類、保存方法をわかりやすく解説

グリーンファイルとは、建設現場や工事現場の施工体制を適切に管理し、安全を守るために作成する書類の総称です。

この記事では、グリーンファイルの役割や種類、適切な保存方法などについて詳しく解説していきます。建設業に従事している方は、現場の安全性向上のために確認しておきましょう。

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グリーンファイルとは？

グリーンファイル（別名：安全書類、労務安全書類）とは、建設現場での安全管理と法令遵守を徹底するために必要な書類の総称です。ひとつの書類のことを指すものではなく、「作業員名簿」「工事安全衛生計画書」「安全ミーティング報告書」などの建設現場での適切な施工と安全を確保するための複数の書類であるということをおさえておきましょう。

建設業法により、建設業者にはグリーンファイルの作成と保存が義務付けられているため、下請業者はグリーンファイルを元請業者に提出し、元請業者はそれを基に施工体制台帳、施工体系図等を作成し、全体を総合的に管理する必要があります。

グリーンファイルの役割

グリーンファイルは、建設現場の安全性を高める役割を担っています。グリーンファイルには作業員の緊急連絡先や作業内容、安全対策の実施状況などを記録するため、建設現場における安全性を確保することに繋がります。

グリーンファイルを用意しておくことで、万が一の事故などの労働災害の予防や緊急時の迅速な対応が可能となり、作業環境の向上に寄与します。

グリーンファイルは特定の書類のことではなく、安全管理のために準備する書類の総称を指している

また、グリーンファイルは、監督官庁や発注者に対して現場の安全管理が適切に行われていることを証明するための資料としても機能します。信頼性の高い現場運営を実現するためにも、日頃からグリーンファイルを適切に記載・管理するようにしましょう。

グリーンファイルに該当する書類の種類

グリーンファイルにはさまざまな書類が含まれます。ここでは下記の主要な書類を紹介しますので、現場での安全確保のために各書類の役割や特徴を把握しておきましょう。

• 作業員名簿
• 工事安全衛生計画書
• 安全ミーティング報告書
• 新規入場時等教育実施報告書
• 工事・通勤用車両届
• 火気使用届
• 持込機械等（移動式クレーン/車両建設機械等）使用届
• 持込機械等（電気工具・電気溶接機）使用届
• 有機溶剤・特定化学物質等持込使用届

作業員名簿

現場で働く全ての作業員の個人情報を一覧にまとめた書類です。

記載項目としては、氏名、連絡先、所属会社、資格情報などが挙げられます。この名簿は、緊急時の連絡や各業務を担当する作業員の資格を確認するのにも役立ちます。

また、作業員の入退場管理にも利用され、現場の安全管理において重要な役割を果たします。定期的な更新が求められ、常に最新の情報を維持することが必要です。

工事安全衛生計画書

工事現場における安全衛生対策を具体的に計画し、記録するための書類です。この計画書には、作業手順、安全対策、緊急時の対応策など、工事期間に起こりうるリスクとその対策が詳細に記載されます。

計画書を作成することで、作業員の安全を確保し、事故を未然に防ぐことができます。また、計画書は関係者全員で共有され、話し合いも行われるため、現場で安全に対する意識を統一する効果も期待できます。

安全ミーティング報告書

現場での危険な作業とそれに対する対策、改善策を話し合う「安全ミーティング」の内容をまとめた議事録です。安全ミーティングはKY活動（危険予知活動：現場に潜む危険を事前に予測し、対策を立てる活動）の一環として行われます。

この報告書を通じて、過去の議論内容を振り返ることができ、継続的な安全管理の改善に役立ちます。多くの場合、元請業者や一次下請業者の職長などが中心となって実施・作成し、元請業者へ提出・保存します。

新規入場時等教育実施報告書

新たに現場に入る作業員に対して行われる安全衛生教育の実施記録です。報告書には、教育の内容や参加者のリスト、実施日などが記載されるため、安全衛生教育が適切に行われたことを証明する役割を担っています。これにより、作業員の安全意識を高め、現場での事故を防ぐことが期待できます。教育を実施した元請業者または上位の下請業者が作成し、関係事業者間で共有・保存されます。

工事・通勤用車両届

工事現場に入場する車両を届け出るための書類です。多くの車両が出入りする現場において、出入口周辺が混み合うと事故発生のリスクもあるため、あらかじめ車両が入退場する時間を把握し調整するために作成します。この届出には、車両の種類、登録番号、運転者の情報などが含まれます。現場に車両を持ち込む各事業者が作成し、元請業者へ提出します。

火気使用届

現場での火気の使用を届け出るための書類です。火気を使用する作業は、火災のリスクが伴うため、火気を使用する作業を行う事業者から元請け会社にあらかじめ通知し、元請業者から承認を得る必要があります。届出には、使用日時、使用場所、使用期間、責任者の情報などを記載します。

持込機械等（移動式クレーン/車両建設機械等）使用届

重機やクレーン車など、現場に持ち込む大型機械の使用を届け出るための書類です。移動式クレーンや車両建設機械は、作業効率を向上させますが、同時に安全管理が求められるため、対象の機械を持ち込む事業者が使用届を作成し、元請業者へ提出します。その際は機械の点検証などの写しを添付することが一般的です。

使用届には、運転者の名前、雲梯する機械の種類、使用目的、運転者がもっている資格情報などを記載します。

持込機械等（電気工具・電気溶接機）使用届

電気工具や電気溶接機の使用届は、これらの機械を現場で使用する際に必要な書類です。持ち込む機械が安全に使用できることを証明するために電動工具を持ち込む事業者が作成し、元請業者へ提出します。使用届には、機器の種類、使用目的、操作する作業員の資格情報が含まれます。

有機溶剤・特定化学物質等持込使用届

有機溶剤や特定化学物質などの危険物を現場で使用する際に提出する書類です。作業員の健康被害を防ぐために、対象の化学物質を使用する事業者が作成し、元請業者へ事前に提出しておく必要があります。届出には、使用する物質の種類、量、使用方法、保存場所が記載されます。化学物質の安全データシート（SDS）の添付を求められるのが一般的です。

グリーンファイルの書式

グリーンファイルの書式は、企業や事業所によって異なります。法律で定められた書式があるわけではないため、各地域・元請け現場にあわせた書式を使うようにしましょう。

また、Web上で公開・販売されている業界団体の書式を活用するのも選択肢のひとつです。例えば、一般社団法人全国建設業協会が販売している様式集を入手し、自社のグリーンファイルで使用するのも一手です。

グリーンファイルは電子化も可能です。グリーンファイルをインターネット上で作成・提出・確認できる業界標準サービス「グリーンサイト」を利用すれば、作成した書類をオンライン上で一元管理できます。グリーンサイトの利用には料金が発生しますが、印刷費や保存費用などの諸経費にかかるコストと比較検討し、導入するのもよいでしょう。

なお、建設業においては各種契約書や図面も電子化できます。従来は紙の契約書でなければ締結できなかった請負契約についても、平成13年4月の建設業法改正を受け、電子契約でも締結できるようになりました。

建設業で電子契約を利用する際に押さえるべき要件や電子化するメリットを解説していますので、建設業で契約書の電子化を検討している方は下記記事もご一読ください。

• 建設業で電子契約を利用できるのか？法律や要件などのポイントを解説
  

グリーンファイルとあわせて提出することがある書類

グリーンファイルを提出する際に、あわせて下記の書類を提出する場合があります。

• 資格証明書（免許証・受講修了証など）
• 社会保険加入状況証明
• パスポートや在留カード（外国人作業員の場合）

書類の不備を防ぎ、スムーズな手続きを実現するために確認しておきましょう。

資格証明書（免許証・受講修了証など）

建設現場では、作業員の資格を証明するために資格証明書の提出が求められることがあります。免許証や受講修了証は、作業員が特定の作業を行うための資格を持っていることを示す重要な書類です。特に、重機の操作や危険物の取り扱いに関する資格は、安全管理の観点からも非常に重要です。資格証明書を適切に準備し、提出することで、現場での安全性を確保し、トラブルを未然に防ぎましょう。

社会保険加入状況証明

社会保険加入状況証明は、作業員が適切な社会保険に加入していることを示す書類です。建設業では、作業員の労働条件を守るために、社会保険への加入が義務付けられています。この証明書を提出することで、作業員の健康や福祉を守るための体制が整っていることを確認できます。また、社会保険の加入は法令で定められているため、これを怠ると法的な問題が生じる可能性があります。

パスポートや在留カード（外国人作業員の場合）

外国人作業員がいる場合、作業員の身元や在留資格を確認するためにパスポートや在留カードの写しを提出する必要があります。在留カードは、外国人が日本で合法的に滞在し、働くことができることを証明します。雇用状況の確認の観点からも重要な手続きとなるため、忘れず準備するようにしましょう。

グリーンファイルの保存期間・保存方法

建設現場や工事において重要な役割を果たすグリーンファイルは、適切に保存することが求められます。保存方法や保存期間について詳しく解説しますので、効率的に管理する上でのヒントとして確認しておきましょう。

グリーンファイルの保存期間

グリーンファイルの保存期間は、建設業法第四十条の三を根拠にして法施行規則によって定められており、原則として5年間保存する義務があります（参考：建設業法｜e-GOV法令検索）。これは、工事の適正な施工と将来的な紛争発生時の証拠保全を目的としています。

ただし、一部の書類はより長期の保存が求められており、施工体系図、完成図書、打ち合わせ記録については、建物の引き渡し後10年間の保存が義務付けられています（参考：建設業法施行規則（昭和24年建設省令第14号）第二十八条第2項）。これらは建物の安全性や耐久性に関わる重要な情報であり、将来の改修、や事故発生時の原因究明や紛争解決に不可欠なためです。

グリーンファイルが適切に保存されていない場合、建設業法上違反になるほか、法的なトラブルに発展するリスクが高まるため、書類は適切に保存し、必要な時にすぐに確認できる状況にしておきましょう。

グリーンファイルの保存方法

グリーンファイルを正しく保存するためには、まず湿気や直射日光を避けることが重要です。これにより紙の劣化を防ぎ、長期間にわたり情報を保持できます。

保存場所としては、専用のファイルキャビネットや棚を利用し、グリーンファイルを他の書類と区別して整理するのが望ましいです。ラベルを付けることで、どのファイルにどの情報が含まれているかを一目で確認でき、効率的な管理が可能になります。

また、前述した「グリーンサイト」で電子化することで、検索性を高め、紛失のリスクを軽減するのも有効です。

まとめ

グリーンファイルは、建設現場での安全管理を徹底するために必要な書類であり、作業員名簿や工事安全衛生計画書など多岐にわたる書類が含まれています。それぞれの書類は、現場の安全性を確保するために重要な役割を果たしています。

また、グリーンファイルは長期に渡り適切に保存する必要があるため、従来の紙の書類を倉庫やキャビネットに保存するやり方から、電子化によるオンライン上での保存に切り替えることで書類の検索性の向上、保存スペースの削減、紛失リスクの低減といった業務効率化が期待できます。当社の提供する「クラウドサイン」は契約書の送信から締結、保存までを一元管理できる電子契約サービスです。導入社数250万社以上の実績を持ち、建設業における導入実績も多数あります。市場における導入実績が多いサービスを選ぶことで、取引先にも受け入れてもらいやすくなるというメリットがあります。

また、紙の契約書類1件あたりにかかる諸経費は1,200円という試算結果もあり（当社独自調査による）、電子契約サービスを導入し、紙の契約書に伴う印刷や郵送の手間を省くことで、大幅なコスト削減につながります。

なお、クラウドサインではこれから電子契約サービスを比較検討する方に向けて「電子契約の始め方完全ガイド」をご用意しています。「電子契約を社内導入するための手順」や「クラウドサインの利用手順」「よくあるご質問」など、導入前に知っておきたい情報を網羅して解説しているため、導入検討時に抱いている疑問や不安を解消することできます。下記リンクから無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

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