ペーパーレス化とは？メリットと実施までの具体的なステップを解説

紙を使わずにデジタルデータで業務を行うことを指すペーパーレス化は、多くの企業で進められています。特に中小企業の経営者やDX推進担当者にとって、ペーパーレス化は業務効率の向上やコスト削減につながる重要な施策のひとつです。

当記事では、ペーパーレス化の基本的な意味から、ペーパーレスによって得られるメリット、さらに具体的なステップまでを詳しく解説します。

本記事を読むことで、ペーパーレス化の全体像を把握し、自社での導入をスムーズに進めるためのヒントを得ることができるため、ぜひご一読ください。

なお、ペーパーレス化を検討する書類のなかでも契約書や見積書、請求書などの社外とやり取りするものは着手による業務効率化の効果を期待できる書類です。当社では電子契約に関する基礎知識や電子化のメリット、成功事例をまとめた資料をご用意しております。下記フォームから無料でダウンロードできますのでぜひご活用ください。

ペーパーレス化とは何か？基本的な意味をわかりやすく解説

ペーパーレス化とは、紙で運用されていた書類を電子化することで紙の使用をなくすことを意味します。具体的には、書類や資料をデジタル化し、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスを通じてアクセスできるようにすることです。

ペーパーレス化の主な目的は紙の使用量を削減することで、業務効率化やコスト削減、環境負荷の低減を図ることです。そのため、ペーパーレス化の対象となるのは主に書類や帳票を扱う業務になります。

【ペーパーレス化の目的と効果】

目的	紙の使用量を削減し、業務効率化やコスト削減、環境負荷の低減を図ること
対象範囲	主に書類や帳票を扱う業務
効果	・コスト削減 ・顧客体験の向上 ・イノベーションの促進 ・組織文化の変革 ・業務効率化 ・情報検索性の向上 ・セキュリティ向上 ・環境負荷の低減

ただし、ペーパーレス化に伴うデジタルへの移行には、従業員のITリテラシー向上や適切なツールの選定が必要です。これにより、業務の透明性が増し、重要な情報を迅速に共有できる環境が整います。

ペーパーレス化導入のための具体的な方法は当記事の「ペーパーレス化導入のための5つの具体的なステップ」で詳しく解説しているので、社内導入を検討している方はあわせて確認しておきましょう。

なお、ペーパーレス化とDX化の違いを知りたい方は下記記事もご一読ください。

• ペーパーレス化がDX推進に貢献する理由とは？メリットや進め方を解説

ペーパーレス化の主なメリットとは？

ペーパーレス化を導入することで得られる主なメリットは次の4点です。

• 業務の効率化につながる
• コスト削減に効果的
• 環境への負荷軽減ができる
• 情報共有とセキュリティ向上に寄与する

ペーパーレス化を進める前に、それぞれのメリットを詳しく確認しておきましょう。

業務の効率化につながる

ペーパーレス化により、業務効率が大幅に向上します。書類のデジタル化により、検索・共有が容易になり、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

これにより、書類を探す時間やキャビネットや倉庫などの物理的な空間の無駄を削減でき、結果として業務のスピードアップにつながります。また、クラウドサービスを活用すれば、場所を問わずにアクセス可能なため、リモートワークにも対応しやすくなります。

さらに、ペーパーレス化によりワークフローの自動化が進み、手作業に伴うミスの減少も期待できるでしょう。具体的には、デジタルツールを使った承認プロセスの自動化により、書類の回覧にかかる時間を短縮できます。これにより、従業員はより重要な業務に集中できるため、企業全体の生産性向上にも寄与することが期待できます。

コスト削減に効果的

ペーパーレス化はコスト削減にも大きな効果を発揮します。紙の購入費用だけでなく、印刷やコピーにかかるコスト、さらには保管スペースの費用も削減できます。デジタル化により、書類の管理が効率化されるため、物理的なファイルキャビネットやオフィススペースを減らすことが可能です。

また、郵送や配送にかかる費用も削減できるため、企業の運営コスト全体が軽減されます。これにより、限られた予算をより戦略的な投資に回すことができ、企業の競争力を高めることができます。特に中小企業にとっては、コスト削減が利益率の向上に直結するため、ペーパーレス化は非常に効果的な手段と言えるでしょう。

環境への負荷軽減ができる

ペーパーレス化は環境への配慮にもつながります。紙の使用を減らすことで、森林資源の保護に貢献できるほか、印刷に伴うエネルギー消費や二酸化炭素排出量を削減することができます。これにより、企業の環境負荷を軽減し、持続可能な経営を実現することが可能です。

さらに、廃棄物の削減も期待できます。紙の廃棄は環境に悪影響を与えることがありますが、デジタル化によりその量を大幅に減少させることができます。環境に優しい企業としてのイメージアップにもつながり、社会的責任を果たすことができます。

情報共有の効率化とセキュリティ向上に寄与する

ペーパーレス化は情報共有の効率化とセキュリティの向上にも寄与します。デジタル化された情報は、クラウドなどを通じてリアルタイムで共有できるため、チーム間のコミュニケーションが円滑になります。これにより、情報の伝達ミスを減らし、より迅速な意思決定が可能となります。

また、デジタル化によりセキュリティ面でも強化が図れます。紙の書類は紛失や盗難のリスクがありますが、デジタルデータはアクセス制御や暗号化技術を用いることで、情報漏洩のリスクを低減できます。これにより、企業の重要な情報を守りながら、安全に業務を進めることができるでしょう。

ペーパーレス化の方法

一口に「ペーパーレス化」と言っても、「既存の紙書類を電子化する」「今後発生する紙書類を電子化する」など、その対応方法はさまざまです。代表的な対応策として考えられるペーパーレス化の方法を表にまとめました。

ペーパーレス化の対応の種類	具体的な対応方法の例
既存の紙書類を電子化する	・スキャナーやOCR機能付きツールで紙の書類を読み取り、PDFやWord形式で保存する。 ・スマートフォンやタブレットのカメラ機能やアプリで紙書類を撮影し、電子化して保存する
今後発生する紙書類を電子化する	・紙媒体で配布していた資料をPDF等に電子化し、メールで送付する ・電子契約システムで契約書の締結をオンライン化する ・ワークフローシステムで稟議や申請・承認のプロセスをオンライン化する ・名刺管理ツールで名刺情報をデジタル化する

既存の紙書類を電子化する場合は倉庫やキャビネットに大量の資料が保管されているケースもあるため、社内で電子化するには手間も時間もかかります。そのため、スキャニングサービス業者にまとめて電子化を外注することで効率化できるでしょう。

今後発生する紙書類を電子化する場合には、これまで紙で行なっていた書類をどのようにデジタル化し、取引先や社内のフローのやり取りをどのようにするか、保管や管理をどのようにすべきか、という点を検討する必要があります。

さらに、契約書などの重要書類に関しては、単に書類をデータ化するだけではなく、押印や署名に代わる手段を検討する必要があります。単に書類をデータ化しただけでは、法的効力が失われるリスクがあるためです。

なお、そのような重要書類をを電子化する際には、電子契約サービスの利用がおすすめです。

電子契約サービスでは、契約書をPDFなどの電子ファイルで作成した後で、電子署名とタイムスタンプという技術を使うことで、紙の契約書と同等の法的効力がある契約を締結できます。ペーパーレス化の実現はもちろんのこと、場所や時間にとらわれずに契約の締結が可能です。

• 電子契約とは？仕組みと導入のメリットや注意点をわかりやすく解説

電子契約サービスでペーパーレス化を進めた企業の事例も本記事で後述しているため、ぜひ参考にしてみてください。

ペーパーレス化を実施するための6つのステップ

ペーパーレス化を実施するにあたり、具体的なステップを知りたいと考えている方も多いでしょう。この見出しは、何らかのツールを導入してペーパーレス化を進める際にスムーズに導入を実施するための6つの具体的なステップを紹介します。

【ペーパーレス化を実施するための6つのステップ】

各ステップを理解し実践することで、効率的にペーパーレス化を進めることができます。特に、デジタルに不慣れな方でも取り組みやすい内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。

1.対象書類と対応部署を決定する

まず、ペーパーレス化の対象となる書類と部署を決定します。各部署での紙の使用量、種類、目的をリストアップし、視覚的に整理します。

とくに、社内でひな形が用意されている書類や、自社が発行元となっている書類から始めると、比較的スムーズに進めやすいでしょう。

例えば、申込書、請求書、検収書、発注書など、日常的に使用頻度の高い書類から着手すると、効果を実感しやすいです。

これらの情報をもとに、次のステップで必要なツールやシステムを選定する準備を整えましょう。

2.機能確認・ツール選定を行なう

ペーパーレス化を実現するためには、適切なツールやシステムの選定が不可欠です。まずは、現状の業務フローを詳細に確認し、電子化に必要な機能を洗い出します。単に紙の書類を電子化するだけでなく、業務フロー全体を見直し、電子化に合わせて業務プロセスを最適化することも検討しましょう。

その後、電子データ管理に必要なソフトウェアやクラウドサービスをリサーチし、自社の業務に最適なものを選びましょう。例えば、文書管理システムや電子署名ツールなどが挙げられます。

選定する際には、導入コストや操作性、セキュリティ機能などを比較検討することが重要です。特に、デジタルに不慣れな従業員が多い場合は、直感的に操作できるツールを選ぶことで、社内でのスムーズな運用が期待できます。

また、最近では社内の既存システムとのAPI連携により、より業務が円滑に進むような形式で導入を進めることも重要になってきています。API連携について詳しく知りたい方は下記記事もご一読ください。

• API連携とは？仕組みや事例、導入のメリットなどを徹底解説

なお、ペーパーレス化のためのツールとして電子契約サービスの導入を検討するのも選択肢のひとつになります。なかでも、クラウドサインは、事業者型電子契約サービスのパイオニアである弁護士ドットコム株式会社が提供するサービスであり、導入社数250万社以上、累計送信件数1,000万件超の実績を持ち、導入時の課題解決や運用定着化のサポートも充実しています。サービスの概要を知りたい方は下記のバナーをご確認ください。

3.運用時期を決定する

運用開始時期を具体的に決定します。大規模な企業であっても、「3ヶ月以内」に運用を開始する計画を立てないと、プロジェクトが長期化し、かえって難易度が上がってしまう可能性があります。

具体的なスケジュールを立て、関係部署との調整を行い、スムーズな運用開始を目指しましょう。

また、運用開始後のサポート体制や、トラブル発生時の対応についても事前に検討しておく必要があります。

とくに、新しいシステムを導入した際には、社内教育とトレーニングが欠かせません。デジタルに苦手意識のある従業員が多い場合は、丁寧な説明と実践的なトレーニングが必要になるため、社内教育の期間を設けることも検討するのがよいでしょう。

4.導入ツールに関するリーガルチェックと関連法令の確認を行なう

対象書類と運用時期が決定したら、社内の法務部門に確認をとり、法的な問題がないか、必要な手続きは何かを確認します。

電子帳簿保存法や電子署名法など、関連法令に準拠した形で電子化を進める必要があるため、そのツール導入に関連する法令もあわせて確認し、ポイントを理解しておきましょう。関連法令がわからない場合には、ツールを提供するベンダーに情報提供を依頼するのも手です。

法務部門の許可を得ることで、後々のトラブルを避けることができます。また、必要に応じて、弁護士などの専門家に相談することも検討しましょう。

なお、電子帳簿保存法や電子署名法について詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

• 電子帳簿保存法とは？企業の管理部門責任者が知っておくべきポイント

• 電子帳簿保存法で定められた契約書の「データ保存」要件とは　適法な保管・保存方法を解説

• 電子署名法とは？電子署名の必要性や仕組み・方法、電子署名法の解釈のポイントを解説

5.セキュリティチェックをする

法務部門の確認後、ITセキュリティ担当の社内確認をとります。昨今普及している電子契約サービスには、何らかのセキュリティ対策を施されていることが一般的ですが、社内規定やセキュリティポリシーに適合しているかを確認する必要があります。

情報漏洩対策、アクセス権限管理、データバックアップなど、セキュリティ面での懸念事項をクリアにしておくことが重要です。

6.稟議に向けた費用対効果の算出を行なう

最後に、ペーパーレス化によって得られる費用対効果を算出し、稟議の準備を行います。人件費や保管コストの削減、印刷費や郵送費の削減、業務効率化による時間短縮、リスクの低減、売上増大といった効果を具体的に示すことで、経営陣にペーパーレス化に取り組む意義を理解してもらいやすくなります。

【費用対効果の算出の一例：30名ほどの部署の場合】

また、運用開始後にペーパーレス化を推進するためには、単にシステムを導入して終わりにするのではなく、中長期的な目線でシステムを運用していく必要があります。稟議の内容にペーパーレス化へ移行した後にどのように定期的な評価と見直しを行なうのか、具体的な効果検証の方法を記載することで、経営陣にもシステム導入後の運用が重要であることを伝えていくようにしましょう。

ペーパーレス化を進める上で見落としがちな注意点と課題

ペーパーレス化を進める際、多くの企業がメリットに注目しがちですが、注意点や課題も見逃せません。

特に中小企業の経営者やDX推進担当者にとって、これらの注意点を理解することは成功への鍵となります。この見出しでは、ペーパーレス化を進める上での重要な注意点と、それに対する適切な対策を解説します。

従業員のITリテラシー向上が必要

ペーパーレス化を成功させるためには、従業員のITリテラシーの向上が欠かせません。ITリテラシーとは、コンピュータやインターネットを使いこなす能力のことを指します。

特にデジタルに苦手意識がある場合、適切な教育やトレーニングが必要です。これを向上させることで、ペーパーレス化の効果を最大限に引き出すことができます。

具体的には、基本的なソフトウェアの使用方法やデジタルデータの取り扱い方を学ぶことが重要です。定期的な研修を実施することで、従業員のスキルを向上させ、業務効率を高めることが可能になります。

また、従業員からのフィードバックを収集し、現場での運用における課題を洗い出すことも大切です。これらの情報をもとに、さらなる改善策を講じることで、ペーパーレス化の効果を最大限に引き出すことができます。持続的な見直しを続けることで、より良い運用体制を構築しましょう。

重要書類の法的な取り扱いに注意が必要

ペーパーレス化において、重要書類の法的な取り扱いは慎重に行う必要があります。紙の書類をデジタル化する際、法律や規制に基づいた正しい手続きが求められます。例えば、電子帳簿保存法に準拠したデータ管理が必要です。この法律は、電子データの保存要件を定めたものです。

また、契約書や請求書などの重要書類は、電子化する際に適切な認証を受けることが推奨されます。これにより、法的な効力を失わずにデジタル化を進めることができます。法的なリスクを回避するためにも、専門家のアドバイスを受けることが重要です。

データ紛失や漏洩リスクへの対策をとる必要がある

ペーパーレス化に伴い、データ紛失や漏洩のリスクが増加する可能性があります。これらのリスクに対する対策を講じることは、企業の信用を守るために不可欠です。たとえば、データのバックアップを定期的に行うことで、紛失のリスクを軽減できます。

さらに、セキュリティソフトの導入やアクセス権限の管理を強化することで、データ漏洩を防ぐことが可能です。特に中小企業においては、限られたリソースで最大限のセキュリティを確保するために、コストパフォーマンスの高いソリューションを選択することが重要です。

電子契約サービスでペーパーレス化を進めた企業の事例

ペーパーレス化を進める際、多くの中小企業がどのように成功を収めているのか気になるところです。特に、デジタル化に不安を抱える経営者や担当者にとって、他社の成功事例は大きな参考になります。

ここでは、企業が実際にどのような目的・用途でペーパーレス化を実施し、どのような成果を上げたのかを具体的に紹介しますので、自社での導入の際に役立ててみてください。

総務部主導で全社ペーパーレスを目指し、電子契約を導入（株式会社タイトー）

株式会社タイトーは、総務部主導で全社的なペーパーレス化を目指し、それに伴う紙の契約書管理の課題解決と、コロナ禍におけるテレワーク推進のために電子契約を導入しました。

同社では、主に以下の書類の締結業務で電子契約サービス「クラウドサイン」を活用しています。

• 基本契約書
• 業務委託契約書
• 秘密保持契約書
• 申込書（注文書）

クラウドサイン導入により得られた主な効果は次の通りです。

• 契約書への押印、郵送、受領確認のためだけの出社が減少
• 印紙税や郵送費用といった契約にかかるコストを大幅に削減
• 過去の契約内容の確認にかかる時間が短縮され、必要なタイミングで迅速に契約データの確認が可能に

▼株式会社タイトーの詳しいインタビュー内容はこちら
総務部主導で全社ペーパーレスを目指す、電子契約でデジタル化をすすめる老舗ゲームメーカー

契約書から人事関連書類まで、押印が必要な書類の6割を電子化（株式会社メディカルシステムネットワーク）

株式会社メディカルシステムネットワークは、拡大する事業におけるアナログな押印対応の限界と、契約締結のリードタイム短縮、そして印紙代などのコスト削減のために電子契約を導入しました。

同社では、主に以下の書類の締結業務で電子契約サービス「クラウドサイン」を活用しています。

• 基本取引契約書
• 秘密保持契約書
• 雇用契約書
• 誓約書
• 取締役会議事録

クラウドサイン導入により得られた主な効果は次の通りです。

• 契約締結までのリードタイムが大幅に短縮され、以前は2～3週間かかっていたリードタイムが3～4日以内に完了するように
• 印紙代をはじめとするコスト削減を実現
• 期限が近づいた契約書はアラートメールで通知されるなど、契約書管理の効率化を実現

▼株式会社メディカルシステムネットワークの詳しいインタビュー内容はこちら
契約書から人事関連書類まで、押印が必要な書類の6割を電子化。更にグループ10社に導入拡大へ。

ペーパーレス化に着手するなら電子契約サービスの検討を

デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する上で、ペーパーレス化による業務の効率化は重要な課題です。さらに、企業においては必ず契約書などの重要書類が発生するため、電子契約サービスの導入はペーパーレス化の推進において避けては通れません。

電子契約サービスの中でも、一般的にクラウド型の電子契約サービスはシステム改修を必要とせず、アカウント作成後にすぐに利用開始できる場合がほとんどです。本格運用前に無料アカウントでお試し利用もできるため、実際の使い勝手も容易に確認できます。

従来の紙と印鑑を用いた契約業務は、印刷、押印、郵送、保管といった煩雑なプロセスと、それに伴う間接コストの増大、取引先満足度の低下、業務スピードの遅延といった課題を引き起こしていました。

このような紙の業務がもたらす課題に対し、電子契約サービスを導入することで、PDFファイルのアップロードとメール送信のみで契約業務を完了できるため、大幅な時間とコストの削減を実現できます。

具体的には、従来の契約締結にかかっていた作業時間を大幅に削減し、わずか1分で契約締結まで完了することが可能になります。これにより、業務スピードが飛躍的に向上し、「今すぐに契約したい」という取引先のニーズにも迅速に対応できるようになります。

業務効率化、コスト削減、契約締結までのリードタイム短縮等を目的としてペーパーレス化に取り組む上で、電子契約サービスの導入を検討するのも選択肢のひとつです。ぜひ検討を進めてみてはいかがでしょうか。

なお、クラウドサインでは契約書の電子化を検討している方に向けた資料「電子契約の始め方完全ガイド」も用意しています。電子契約を社内導入するための手順やよくある質問をまとめていますので、電子契約サービスの導入を検討している方は以下のリンクからダウンロードしてご活用ください。