導入事例CASE STUDY

エンターテインメント業

総務部主導で全社ペーパーレスを目指す、電子契約でデジタル化をすすめる老舗ゲームメーカー

  • 2021年12月14日(火)

株式会社タイトー
総務部 法務知財課 渡邉雄司様
総務部 法務知財課 西岡祐紀様

 

スペースインベーダーのキャラクターロゴでおなじみの株式会社タイトー様は1953年に設立。2005年にはスクウェア・エニックス・グループの一員となっています。ゲームセンター「タイトーステーション」の運営や、ゲームセンターに設置しているゲーム機筐体の保守・販売、ゲームセンターのクレーンゲーム用フィギュアなどの景品の製造・販売、モバイルゲームの開発などを主な事業とされてらっしゃいます。

同社ではどのように社内のペーパーレス化を推進し、クラウドサインを活用しているのかお話を伺いました。

「紙の契約書管理だと内容確認に時間がかかる」という課題

紙の契約書で感じていた課題としては何があったのでしょうか。

西岡様
もともと契約書自体の件数も多いのですが、古くからある会社ということもあって、紙の契約書が大量に別の場所に保管されているんです。契約書の情報はフォルダや他のシステムで管理はしていますが、過去の契約内容を確認しようと思っても、どこにあるかもすぐには分からないし、別の場所に保管されている契約書は必要な時にすぐに取り出せません。ひとつの契約書の内容を確認するにも時間がかかるということが大きな課題でした。
そのため、総務部では必要なタイミングで迅速に契約書の情報を確認できるよう、ペーパーレスを実現しようと。

いつ頃からその課題に取り組んでらっしゃったのでしょうか。

渡邊様
2019年頃から課題解決に向けて取り組みはじめましたが、コロナ禍の状況でも事業を継続させるためには、社員が出社しなくても契約締結ができる仕組みを早急に取り入れる必要があり一気に導入が進んだという形ですね。

電子契約のようなサービス導入にあたっては、会社の経営陣の理解も重要かと思いますが、その点はいかがでしたか。

渡邊様
先ほども述べたように、コロナ禍において社員が出社しなくても契約締結ができる仕組みを早急に取り入れる必要がありました。そこにはクラウドサインのように場所や使用機材の制約を受けない、WEB上で契約書の送信、署名、締結が行える電子契約サービスを導入するのが一番適切であると役員には訴えました。

また、先にクラウドサインを導入していたグループ会社であるスクウェア・エニックスと当社の間で多くの契約を締結していまして、両社あわせるとかなりの金額の印紙税を節減できたという実績がありました。これを他の会社との契約締結でも導入すれば、更なる印紙税の節減につながるというのも説得力のあるポイントになったと思います。

グループ会社の導入実績とシステム連携が導入の大きな決め手

数ある電子契約サービスのなかからクラウドサインを選んだ理由を教えてください。

渡邊様
クラウドサインは、国内ではかなりのシェアを占めていますよね。国内で契約を締結することが多いということであれば、やはりそういった国内シェアが高いツールを使うべきだと思っていたのも、クラウドサインを選んだ理由の1つになります。

また、先行して契約書の文書管理システム(MyQuick)を導入していたのですが、それとクラウドサインをAPIでシステム連携でき、さらに手間を大きく省けそうだったのも魅力でした。

西岡様
まず、同じグループ会社のスクウェア・エニックスですでに導入している、というのが大きかったですね。導入に際して、不明なところがあればすぐに弁護士ドットコムの担当者に直接相談できるのはもちろんですが、スクウェア・エニックスの導入担当者も同じビルの別の階にいるので、すぐに話を聞けますから。

スクウェア・エニックスの導入経験から「こういうことがあったら、こうするべき」「この部分はつまずきがちだから対策しておくべき」といったアドバイスや、全体的なフロー構築時の注意点などもあらかじめ聞くことができました。他にも電子契約サービスはありますが、こんな風に、いろいろな側面からサポートを受けやすいという点では、クラウドサインが一番だと思いました。

契約書だけの電子化ではなく運用フロー全体の電子化へ

クラウドサインの導入時や運用していくところで工夫した点はありますか。

渡邊様
導入するのであれば早ければ早いほどいい、ということで、とりあえず走りながらやっていくことにしたのも良かったと思います。問題が出たらそのときに対応を考えるという形にしましたが、弁護士ドットコムのサポートが手厚く、導入をスムーズに進めるのに大きな支えになったと感じています。

西岡様
ただ契約書だけを電子化するだけではなく、これを機に紙書類を使っていた他の申請書などもすべて電子化して、紙自体を撤廃する運用にしました。クラウドサインの利用申請ができるように、別の社内システムも作り直しました。

事業部の社員がそこで申請すれば、あとは総務部の方でクラウドサインを操作し、契約の押印権限を持つ総務部長に契約書を送信します。承認されたら自動で契約先のご担当者様に契約書が送られ、総務部からも別途契約書を開くためのアクセスコードをお送りし、先方の確認で契約締結が完了となります。当社では、事業部は申請するだけで、あとは総務部がすべて対応するので、事業部の負担をかなり減らす運用にしているのが工夫の1つかと思います。

社内に普及していくなかで大変だったのはどんなことでしょうか。

西岡様
当社が歴史の長い会社ということもあり、取引先もやはり歴史のある会社様も多かったりします。契約の電子化に対して難色を示す取引先様もいらっしゃいますし、そもそも我々社内でも、本当に電子化して大丈夫なのか、という不安に感じる人もいる中で、そこに対してうまく説明するのには少し苦労しました。

社内向けに説明会(印紙や郵送する手間が一切なくなるというメリットをお話しする)を実施したり、弁護士ドットコムが提供している資料を元に自社で資料を作成したりするなどの工夫をしております。取引先様に対しては、スピーディーな契約締結ができる点や印紙税等の節減にもつながる点、締結後の契約書もデーターで保管できる点にポイントを置いて電子契約利用のメリットを訴求しています。

新しいやり方になるので他の部署でも最初は抵抗がありましたし、利用するときの申請の方法などを理解してもらうのにも少し時間がかかりましたが、実際に始まってからは「楽だね」という声が非常に多かったですね。

(社内説明時に利用した資料)

契約書のための出社がなくなり、本来の業務へ時間を割けるように

クラウドサインを導入したことで実感している効果はありますか。

渡邊様
ゲームメーカーですので、開発委託などの契約が比較的多いのですが、導入して半年で、今のところ全体の4分の1はクラウドサインによる電子契約が占めている状況です。今(取材時の2021年6月21日時点)は全社的に出社を控えるようにしている時期ですが、クラウドサインのおかげで契約書への押印、郵送、受領確認のためだけに出社するケースは減っています。

先ほども話があったように、事業部の人たちにとっては、利用申請さえ出しておけばあとは総務部がクラウドサインで対応してくれるから楽、という風に感じてもらえていると思いますし、申請書や契約原本等の書類作成や送付の手間もなくなったことで、本来の業務に集中できるという意味でもいい効果が得られていると感じています。

実際にクラウドサインを使用する総務部にとってはどんな変化があったでしょう。

渡邊様
やはり、契約書のペーパーレス化が実現でき、新たな保管場所の確保が不要になっただけでなく、締結後の契約データーを必要なタイミングでいつでも確認できるようになったという点ですね。一部、取引先様のご希望や定期建物賃貸借契約等、紙の契約書で締結したりする場合もありますが、概ね目標は達成できたと思っています。また、契約書の印紙の負担が大きく減ったという、目に見える形で費用削減につながっているのも大きいですね。印紙以外にも、契約書の原本を送付するときの郵送費用も削減できています。

西岡様
使い心地も本当にいいですよね。押印が不要で、宛先を設定してPDFを送信すればおしまいなので簡単です。運用を開始して半年ですが、今も積極的にクラウドサインを使ってもらっていますので、しばらくすればどっと成果が出てくるんじゃないかなと思っています。

今後クラウドサインの活用をどのように広げていこうとお考えですか。

渡邊様
今のところ契約書は、最初にMicrosoft Wordで作成して、それを社内の担当者や取引先様とメールでやりとりして確認する手順になっています。ただ、これだと手間も少しかかるだけでなく、大量に届く他のメールの中に埋もれてしまうこともあるので、法務チェックから社内稟議・最後の締結のところまで、クラウドサインを中心にして今よりもっとシームレスに進められる仕組みを、今後の中長期的な計画として検討していきます。

クラウドサインはデジタル化の第一歩として一番手軽なツール

クラウドサインの導入を検討している、あるいは今以上に活用したいと考えている企業に向けてアドバイスがありましたら。

渡邊様
契約業務は従来の業務フローを守りたくなりがちなので、すぐに電子契約に踏み切るのが難しい会社も多いとは思います。でも、クラウドサインは本当にサポートがしっかりしていますし、国内ではかなりのシェアを占めていますから、導入済みの企業と出会う確率も高く、その場合はスムーズに契約締結作業を進められるんですよね。クラウドサインをどんどん活用していくことで社内のペーパーレスにもつながりますから、メリットは多いと思います。

それに、シンプルで、直感的な操作で使えるインターフェースになっているのもいいところです。マニュアルをじっくり見ないと使えないとなると、それだけで余計な時間を費やしてしまうことになりますから。送信側はもちろん受信者側の負担が限りなく小さいというのも、クラウドサインの非常によくできているところだなと思っています。

西岡様
今の話の通り、電子契約だからといって難しい操作は必要なく、すごく楽なので、まずは使っていただきたいですね。出社回数が減らせて、コスト削減にもつながりますし、企業のデジタル化の第一歩として利用するのに一番手軽なツールだとも思います。

他にも電子契約サービスはいくつかありますが、クラウドサインは、経済産業省さんのグレーゾーン解消制度を使って、電子契約が法的な効力があることをきっちり確認しています。これは、クラウドサインの一番魅力的な部分で、最も信頼できる要素でもありますよね。

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