合意締結証明書とは？電子契約利用時の取得方法・利用例をわかりやすく解説
合意締結証明書は、電子契約の信頼性を確保するために重要な役割を果たす証明書です。
この記事では、合意締結証明書とはどのような書類なのかの概要から、具体的な取得方法、そして実際の利用例を詳しく解説します。電子契約を利用する際に、どのようにしてこの証明書を活用すればよいのか、またどのような場面で役立つのかを知ることで、より安心して電子契約を進めることができるでしょう。
電子契約の導入を検討している方や、すでに利用している方はぜひご一読ください。
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合意締結証明書とは？
合意締結証明書とは、いつ誰がどの書類について合意をしたかということが簡単に確認できるよう、「クラウドサイン」を運営する弁護士ドットコム株式会社名義で発行する証明書です。クラウドサインで契約締結した際に発行され、契約締結が完了したことを知らせる通知メールにPDF形式で添付されています。
【合意締結証明書の例】
合意締結した書類の左下（1枚目のみ）には、ユニークな書類IDが付与されますが、合意締結証明書にも同じ書類IDが記載されるため、この書類IDを照合することにより、合意締結された「書類のファイル」、「受信者がアップロードしたファイル」、「合意締結証明書」の組み合わせを確認することができます。
なお、合意締結証明書により、契約がクラウドサイン上で締結されたことを客観的に証明することが可能になりますが、この証明書のみで電子契約で締結した書類の真正性を確認できるわけではない点にご注意ください。法的な証拠が求められた場合には、合意締結証明書だけではなく、電子署名が付与された締結後の電子契約のPDFファイルもあわせて提出する必要があります。
また、合意締結証明書は、電子契約サービスにおいて締結プロセスを証明するために発行される書類です。サービスによって『監査証跡』や『完了証明書』『電子契約締結証明書』など名称が異なる場合があります。本記事では、主に当社の電子契約サービス『クラウドサイン』で発行される合意締結証明書を例に挙げて解説します。
合意締結証明書の取得方法
ここでは、当社の提供する電子契約サービス「クラウドサイン」で合意締結証明書を取得する場合を例に具体的な手順を解説します。
クラウドサインにおける操作方法の手順
クラウドサインで合意締結証明書を入手する手順は下記の通りです。
- クラウドサインにログインし、「締結済み」または「管理書類（※書類管理者のみ）」から対象の書類をクリックし、「書類概要画面」を表示します。
- 画面中央右の「ダウンロード」をクリックし、「合意締結証明書」をクリックします。
- 「合意締結証明書」のPDFがダウンロードされます。
参考：合意締結証明書を発行する （クラウドサイン ヘルプセンター）
上記のダウンロードはクラウドサインのアカウントを持っていることが条件になります。そのため、事前にアカウントを作成しておくのがおすすめです。
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合意締結証明書の記載項目
合意締結証明書には、合意が行われた日時や当事者の情報が詳細に記載されます。具体的には、合意締結当事者の名称やメールアドレス、署名オプション、認証方法などが含まれます。これにより、誰がどの書類に対して合意したのかを明確に確認することが可能です。
また、ファイル名と書類IDも記載されており、これを用いて関連する書類やファイルを照合することができます。
さらに、署名フローも記録されるため、電子契約のプロセス全体を追跡することができます。契約書の送信者と最終の承認者だけでなく、その間で誰が、いつ合意締結を承認したかを確認しやすくなり、その契約に関わった当事者を迅速に把握できるのも合意締結証明書のメリットです。
合意締結証明書の活用シーン
具体的な活用シーンを通じて、合意締結証明書がビジネスにおいてどのように機能するかを解説します。多岐にわたる利用例を知ることで、電子契約の導入・利用をよりスムーズに進めることができるでしょう。
契約締結したことの証明を行なう
合意締結証明書は、契約が正式に締結されたことを証明するための重要な書類です。とくに、電子契約においては、紙の契約書と異なり、物理的な証拠が残らないため、デジタルな証明が必要となります。この証明書には、契約当事者の名前やメールアドレス、署名の方法などが記録されており、後日、契約内容を確認する際に役立ちます。
取引先の電子契約利用に対する不安を払拭する
合意締結証明書には、契約がどのように締結されたかの詳細が記録されているため、取引先に共有することで、電子契約に対する安心感を持ってもらうことができます。これにより、電子契約利用に対する不安を払拭し、スムーズなビジネスの進行を促進します。
合意締結証明書を利用する際の注意点
合意締結証明書を利用する際には、いくつかの注意点があります。これらを理解することで、電子契約の利用をよりスムーズに進めることができますので、合意締結証明書に関するよくある質問や注意点をみていきましょう。
契約書原本とは異なる
合意締結証明書は、契約書の原本とは異なる性質を持っています。契約書原本は、契約の詳細や条件を記載した正式な文書ですが、合意締結証明書は、あくまで誰がいつどの書類について合意したかを確認するための証明書です。これにより、契約の履行状況を第三者に証明する際に役立ちますが、契約内容そのものを証明するものではありません。
利用する電子契約サービスによっては発行していない
合意締結証明書は、すべての電子契約サービスで発行されるわけではありません。例えば、当社が提供する電子契約サービス「クラウドサイン」では発行されますが、他のサービスでは対応していない場合があります。そのため、利用するサービスが合意締結証明書やそれに準じる書類の発行に対応しているかどうかを事前に確認することが重要です。
他のサービスでは、締結プロセスを証明するために「監査証跡」や「完了証明書」「電子契約締結証明書」といった名称で、類似の機能を持つ書類を発行していることがあります。利用する電子契約サービスによってはこうした書類の仕様や発行の有無が異なる場合がある点に注意してください。
まとめ
電子契約の普及に伴い、契約トラブルを未然に防ぐための対策が重要です。合意締結証明書は、電子契約を利用する際に「いつ誰がどの書類について合意をしたか」を確認できる補足的な証明書になるため、後々の契約トラブルを防ぐための有効な手段となります。
なお、電子契約サービスを導入するにあたっての適切な管理・運用体制を相談したいという方は、ぜひ当社の電子契約サービス「クラウドサイン」にご相談ください。電子契約導入時のよくある悩みをサポートできるよう、社内稟議資料の提供や操作マニュアルを用意しております。
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この記事を書いたライター
弁護士ドットコム クラウドサインブログ編集部
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