kintoneで契約書管理は可能？できることと注意点を解説

kintoneを顧客管理や案件管理に活用していても、契約書だけは紙やExcel、共有フォルダで別管理している企業は少なくありません。こうした管理方法では、必要なときに目的の契約書が見つからなかったり、属人化を招きやすかったりと、コンプライアンスの面でもリスクを抱える可能性があります。

この点、kintoneで契約書を管理すれば、契約情報や契約書ファイルの一元管理、検索、期限通知、アクセス権の設定が可能です。この記事では、kintoneの標準機能や注意点、プラグインやクラウドサインとの連携方法を解説します。DXの推進や、契約業務の効率化を検討する際の参考にしてください。

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kintoneで契約書管理はできるか

kintoneでは、契約情報と契約書ファイルを一元管理できます。ただし、標準機能だけでは、契約書の自動作成や電子署名による締結までは行えません。ここでは、kintoneの標準機能でできることと、標準機能だけでは難しいことを解説します。

kintoneの標準機能でできること

kintoneの標準機能では、契約書管理アプリを作成することで、契約先や契約期間、契約金額などをレコードに登録し、PDFやWord形式の契約書を添付して一元管理できるようになります。

また、全文検索や期限前の通知、アクセス権の設定、コメントによる対応履歴の共有なども可能です。契約先や担当者、契約終了日などの条件で一覧を絞り込めるため、確認したい契約を探しやすくなります。

kintone標準機能だけでは難しいこと

kintoneの標準機能は、契約情報やファイルを管理する台帳として活用できますが、契約書の作成から送信、電子署名、締結済み書類の自動保存までを完結させるのは困難です。また、登録情報を契約書のひな形へ自動反映したり、締結状況を自動取得したりすることもできません。

そのため、契約書の作成や送付を別のツールで行うと、二重入力や確認作業の手間が残ります。これらの業務まで効率化したい場合は、プラグインや電子契約サービスとの連携を検討する必要があります。

kintoneで契約書管理をする2つの方法

kintoneで契約書を管理する方法は、標準機能を使う方法と、プラグインや連携サービスを活用する方法の2つです。

標準機能・サンプルアプリで管理する方法

標準機能で契約書を管理する場合は、契約書管理アプリを一から作成する方法と、kintoneのアプリストアに用意されたサンプルアプリを利用する方法があります。初めて構築する場合は、「契約書管理」のサンプルアプリを追加し、自社の運用に合わせて項目を調整すると効率的です。

契約書管理アプリを運用する際は、まず自社で管理したい契約情報を整理し、不要な項目を削除したり、契約番号や自動更新の有無、保管区分などの項目を追加したりしましょう。

項目の設定を終えたら、契約書ごとにレコードを作成し、契約先、契約種別、契約開始日、契約終了日、契約金額、担当者などを登録します。PDFやWord形式の契約書も同じレコードに添付できるため、契約情報とファイルを別々に探す手間を減らせます。

さらに、契約終了日が近い契約だけを一覧表示したり、期限前に担当者へ通知したりすることもできます。アクセス権を設定すれば、機密性の高い契約書を、業務上必要な担当者だけに限定して共有することも可能です。

プラグイン・連携サービスを活用する方法

契約件数が増え、標準機能だけでは管理しにくくなった場合は、現在利用しているkintoneにプラグインや外部サービスを追加する方法を検討してみましょう。製品によっては、基本契約と個別契約の関連付け、契約期限の管理、条件を指定した検索など、契約書管理に必要な機能を拡張できます。

また、電子契約サービスと連携すれば、kintoneに登録済みの顧客情報や案件情報を利用して、契約書の作成・送信、締結状況の確認、締結済み契約書の保存までを効率化できます。クラウドサインとの連携では、kintoneから契約書を送信するほか、紙と電子で分かれている契約書をまとめて管理する方法もあります。

ただし、利用できる機能や料金、必要な契約プランはサービスごとに異なります。なお、kintoneのプラグインはスタンダードコース以上で利用でき、ライトコースでは利用できません。すべてを一度に導入するのではなく、自社で負担になっている作業や契約件数を整理し、必要な機能から選ぶことが重要です。

kintoneで契約書管理をする際の注意点

kintoneで契約書を管理する際は、検索性や期限管理、権限設定、電子署名の扱い、電子帳簿保存法の保存要件などに注意が必要です。

検索性と一元管理に限界がある

kintoneでは、契約先や契約期間などの項目で一覧を絞り込めるほか、全文検索では対応する形式の添付ファイルの内容も検索できます。

ただし、全文検索の対象になるのは50MB未満のファイルのテキストの先頭1MBまでという制限があり、50MB以上のファイルはファイル名しか検索できません。

また、既存の顧客管理・案件管理アプリと契約書管理アプリで登録ルールが統一されていないと、同じ取引先が異なる名称で登録されたり、顧客・案件と契約書を正しく関連付けられなかったりします。

また、紙の契約書や共有フォルダのファイルが残っている状態では、管理先が分散したままです。運用開始前に入力項目や名称を統一し、既存の契約書をどの範囲までkintoneへ移行するか決めておきましょう。

契約更新・期限管理に関する情報を正しく登録する必要がある

紙の契約書やExcel台帳で更新期限を管理している場合でも、既存のkintone環境に契約書管理アプリを追加すれば、契約終了日の「30日前」などに担当者へ通知できます。

ただし、契約期間や自動更新の有無、担当者が正しく登録されていなければ、通知を設定していても更新漏れが発生するリスクがあります。担当者の異動や退職時には通知先を見直し、「確認中」「更新」「終了」などの対応状況も記録できるルールを整えましょう。

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アクセス権限・閲覧範囲を慎重に設定する必要がある

契約書管理アプリを追加する際は、顧客管理や案件管理アプリと同じ感覚で全社に公開せず、閲覧範囲を慎重に設定する必要があります。契約書には取引条件や契約金額、個人情報などが含まれるため、総務・法務・担当営業など、業務上必要なユーザーだけに閲覧・編集を許可しましょう。

アプリ・レコード・フィールド単位のアクセス権に加え、ファイル書き出しの権限やアプリ管理権限も確認し、担当者の異動・退職時には速やかに見直すことが重要です。

PDFを保存するだけでは電子署名にならない

kintoneに契約書のPDFを添付して保存するだけでは、電子署名が付与されたことにはなりません。電子署名法では、本人による一定の要件を満たす電子署名が付された電子文書は、真正に成立したもの（本人の意思に基づき作成されたもの）と推定されます。

オンラインで契約を締結する場合は、契約相手の同意や締結の記録、締結後の改ざんを確認できる電子契約サービスを利用し、契約書と締結記録をkintoneで管理するとよいでしょう。

電子帳簿保存法の保存要件も確認する

電子契約で締結した契約書のデータは、電子帳簿保存法上の電子取引のデータにあたります。税法上の保存義務がある場合、原則として電子データのまま、一定の要件に従って保存しなければなりません。kintoneで締結済みの契約書を保存・管理する場合も、取引年月日・取引金額・取引先などで検索できるか、改ざんを防ぐための措置をとっているかなど、自社の保存方法が要件を満たしているか確認しましょう。

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kintoneと契約書管理を強化するプラグイン・連携サービス

標準機能で不足する部分は、契約書管理プラグインや電子契約サービスとの連携で補えます。

契約書管理特化サービス（契約書管理 on kintoneなど）

契約書管理に特化したサービスを利用すると、標準機能では扱いにくい複雑な契約関係や大量の契約書を管理しやすくなります。「契約書管理 on kintone」では、基本契約と個別契約・覚書などの親子関係を紐付けられるほか、期限前の通知、複数情報の一括更新に対応しています。

さらに、閲覧権限やダウンロード禁止、PDF表示のみといった制限も設定できます。また、クラウドサインとの連携オプションも用意されており、クラウドサインで締結した契約書の情報を取り込んで確認できます。契約件数や現在の課題を整理し、必要な機能と費用を比較して選びましょう。

電子契約サービスとの連携（クラウドサインなど）

電子契約サービスとkintoneを連携すると、kintoneに登録した顧客・案件情報を利用して契約書を作成・送信したり、締結進捗の管理や締結済み書類の管理もできるようになります。

クラウドサインの連携サービスについては、次の章で目的別に紹介します。

クラウドサインとkintoneを連携するとできること

クラウドサインとkintoneの連携サービスには、既存のPDFを送信する「Basic」、登録情報から契約書を作成する「MAKE」、紙と電子の契約書をまとめて管理する「FILING」の3種類があります。クラウドサインとkintoneの連携サービスを目的に応じて使い分ければ、契約書の作成・送信・締結・保管に関する業務の効率化ができます。二重入力や確認漏れを減らすためにも、目的に合ったサービスと利用条件を確認して選びましょう。

なお、これからご紹介する連携サービスについて、契約書を送信する側はkintoneのアカウントや連携サービス、クラウドサインの契約が必要ですが、契約書を受信する側はkintoneやクラウドサインに有料登録する必要はありません。

• クラウドサインとkintoneを連携すると何ができる？ 書類送付や管理を効率化する方法やサービスのラインナップを解説

CLOUDSIGN Basic for kintone

CLOUDSIGN Basic for kintoneは、kintoneのレコードに添付したPDF形式の契約書を、kintone上からクラウドサインで送信できる連携サービスです。

送信後は締結状況を確認でき、締結済みの契約書もkintoneに保存されるため、顧客・案件情報と紐付けて管理できます。利用には、kintone（スタンダードコース以上）、本サービス、APIを利用できるクラウドサインの契約（Corporateプラン以上）が必要です。

CLOUDSIGN MAKE for kintone

「CLOUDSIGN MAKE for kintone」は、kintoneに登録した顧客情報や商品情報を契約書のひな形へ反映し、帳票を自動作成できる連携サービスです。

作成した契約書は、そのままクラウドサインで送信・締結でき、締結済み書類もkintoneに保存されます。契約書を都度コピーして作成する手間や転記ミスを減らせるため、同じ形式の契約書を繰り返し作成する企業に適しています。

利用には、kintone、CLOUDSIGN MAKE for kintone（スタンダードコース以上）、APIを利用できるクラウドサインの契約（Corporateプラン以上）が必要です。Web APIの利用開始に必要な手続きや設定は、クラウドサインの最新案内を確認してください。

• クラウドサイン Web API 利用ガイド

CLOUDSIGN FILING for kintone

CLOUDSIGN FILING for kintoneは、紙で締結した契約書とクラウドサインで締結した契約書を、kintone上で一元管理するためのサービスです。

契約書ごと・カテゴリーごとに閲覧やダウンロードを制限できるほか、契約終了日が近い書類の抽出や期限前の通知にも対応します。紙・電子・Excel台帳などに契約情報が分散しており、既存のkintone環境で保管先と期限管理をまとめたい企業に適しています。利用には、kintone（スタンダードコース以上）、本サービス、Web APIを利用できるクラウドサインの契約（Corporateプラン以上）が必要です。

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まとめ

kintoneでは、標準機能でも契約情報や契約書ファイルの一元管理、検索、期限通知、アクセス権の設定が可能です。一方、契約書の作成・送信、電子署名、締結済み書類の自動保存まで効率化するには、プラグインや電子契約サービスとの連携が必要です。

まずは契約件数や現在の管理方法、負担となっている作業を整理しましょう。そのうえで、標準機能から始めるか、契約書管理プラグインやCLOUDSIGN Basic・MAKE・FILING for kintoneを目的に応じて選ぶことが重要です。

なお、クラウドサインではkintoneとの連携サービスを利用するメリットや各連携サービスの料金などを解説した資料も無料でご提供しています。気になる方はダウンロードのうえ、ご活用ください。