kintoneとクラウドサインを連携し、業務効率化に成功した事例4選

「kintoneと電子契約サービスにそれぞれログインして作業するのが面倒…」

そんなお悩みをお持ちのkintoneユーザーの皆様に向けて、kintoneとクラウドサインを連携することで、契約業務を大幅に効率化し、生産性を向上させた企業の事例を4社分、ご紹介します。

これらの企業は、kintoneとクラウドサインを連携することで、kintoneに登録した顧客情報を元にボタン一つで契約書を作成＆送信し、業務効率化に成功しています。

 

 

ぜひ、本記事を参考に、業務効率化を実現してください。

※編注：この記事ではクラウドサインを導入いただいた企業様の導入事例インタビューの内容をご紹介しています。記事の内容、企業様の情報は取材当時のもので、最新情報とは限りません。

さまざまな企業の業務効率化の成功事例を読みたい方はこちらのページもチェック。

契約締結に関わる課題をkintoneとクラウドサインの連携で丸ごと解決（株式会社マクアケ）

 

 

株式会社マクアケは、クラウドファンディングサービス「Makuake」にプロジェクトを掲載するクライアント（実行者）からの申込書を、kintone上の顧客管理データと連携して電子的に処理しています。さらに、リアルイベント「Makuakeミライマルシェ」の出店申込書もクラウドサインで電子化。契約締結後の請求書もクラウドサインで発行しています。

同社で特に手間やコストの負担が大きかったのは、イベント出店における申込書の締結業務でした。

PDFで作成した申込書をクラウドストレージにアップロードしておき、それを各社様にてダウンロード。出店者は印刷した申込書に手書きで内容を記入して押印後、再びPDFにしてメールで送る、という手間がかかっていました。

さらに、その内容を株式会社マクアケのプロジェクト法務局が確認したり、イベント開催に申込みが間に合うように進捗確認の連絡をとったりするといった負担も。

kintoneとクラウドサインを連携させた結果、記入ミスや作業時間の削減、ステータス管理の向上に繋がり、顧客満足度も向上しました。そのほかにも、次のような効果が得られました。

 

同社ではさらに、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も視野に、今後の用途拡大を計画しています。

「当社の事業のなかでは他にもいろいろな申込書があります。（中略）インボイス制度や電子帳簿保存法への対応に絡む経理関連の書類もクラウドサインで発行できるようにすれば、さらに業務負荷を減らせそうです。イベントの申込書はひとまずクラウドサインでルーチン化できましたので、それを元にリアル・オンライン含めて、今後のイベントの申込書や契約書でも積極的に活用していきたいですね」（山田様談）

▼株式会社マクアケの詳しいインタビュー内容はこちら

• 月650件以上もの申込書をkintone連携で電子化　導入サポートの充実度がサービス利用の決め手に

きっかけは人件費高騰。kintone連携で実現した契約書の翌日送信（株式会社八芳園）

 

 

株式会社八芳園は、kintoneとクラウドサインを連携させ、主にブライダル事業における契約業務に活用しています。具体的には、以下のような業務を効率化しています。

kintoneとクラウドサインを連携して効率化している業務

• 結婚式に関する契約業務:式場見学後、契約に関わる流れや規約・約款などを対面で説明した後、翌日に新郎新婦へ契約書がメールで届くように。契約書送信ボタンを押す作業などもRPAで自動化
• 契約書の管理:年間約2000組以上発生する契約書を以前は紙で倉庫に保管していたが、電子契約により簡単に過去の契約書を確認できるように

以前は、契約に2時間程度かかっていた印刷、郵送、顧客への説明などの業務が、クラウドサイン導入により15分程度で済むようになりました。

これにより、顧客の負担を軽減するだけでなく、スタッフが次の顧客対応の準備時間を確保したり、休憩時間を取れるようになったりするなど、業務効率化に繋がっています。

このほかにも、kintoneとクラウドサインの連携により次のような効果も得られました。

 

同社では、使い慣れたkintoneを軸として、クラウドサインにログインすることなくkintone上から契約書の送信を行えるようにしています。kintoneで顧客情報を管理し、契約することが決まった顧客の情報をシステムで吸い上げ、CRMと連携するようなアプリを作成し、そのアプリと連携させています。

「クラウドサインは連携のための手順書がしっかり整っていたのも導入の決め手の一つです。導入時、最初は外部ベンダーにkintoneとクラウドサインの連携部分の構築をお願いしようとしていたんですが、クラウドサインからもらった手順書を見るととても簡単で手順書通りに進めたらそのまま連携設定が完了しました。手順書がしっかりしているのでちゃんと読めば誰でも利用できるのではないかと思います」（豊岡様談）

▼株式会社八芳園の詳しいインタビュー内容はこちら

• 老舗ブライダル企業がつくる『大切な日の思い出』の裏側にあるDX

月最大300人のアルバイトの雇用契約書をボタン一つで作成（株式会社ゼットン）

 

 

株式会社ゼットンは飲食店を多店舗展開しており、アルバイトの入社手続きが多いため、クラウドサインとkintoneの連携による効率化が特に効果を発揮しています。

同社では社員は400人近く、アルバイトは時期にもよりますが少なくとも1500人以上在籍。一番少ない月でも入社するアルバイトの人数は50～60人、多い月だと250～300人にもなるそうです。

雇用契約を締結するのに、以前は紙の契約書を1人ずつ作成していましたが、その管理や回収に手間がかかっていたため、クラウドサインを導入することにしました。

同社ではkintoneとクラウドサインを連携させることで、kintoneに登録している個人情報データを活用し、給与額や勤務地などを反映させた契約書をボタン一つで作成できるようにしています。

各店舗の店長からアルバイトスタッフの入社申請があれば、人事担当者がその情報を確認し、最終的に担当者が確認してアルバイトの方に契約書を送信する流れになっています。 契約締結済みのPDFはkintone内に保存されます。

kintoneとクラウドサインを連携させることで、そのほかにも次のような効果が得られたそうです。

 

同社では、kintoneを基幹システムのように活用しており、今後も紙の電子化が必要な業務が発生すれば、積極的にクラウドサインの利用を拡大していく方針です。

「たとえば契約書と言っても、10人分あれば10人それぞれで内容が異なります。でも個人情報データを管理しているkintoneとクラウドサインを連動させていることもあって、ボタンを押すだけで異なる給与額や勤務地などを反映させた形で10人分の契約書データをすぐに作れてしまう。その便利さはすごく感じていますね」（池田様談）

▼株式会社ゼットンの詳しいインタビュー内容はこちら

• 月最大300人ものバイト入社に電子化で対応。飲食店の多店舗展開にも効果アリ

kintoneとクラウドサインで契約書と請求書の一元管理を実現（株式会社マイネット）

 

 

株式会社マイネットは、オンライン化の転換が急速に進むゲーム市場で、「ゲームサービス業」という新たな業態を創造しています。ゲームメーカーが制作したタイトルをM&Aにより仕入れ、独自の運営ノウハウと、相互送客の仕組みも取り入れバリューアップし、長期運営を行っています。

同社では、他社からゲームタイトルの移管を受ける際、以前のゲーム開発に携わっていたクリエイター（海外在住者を含む）と再契約する必要があり、クラウドサインの導入を決めました。

さらに、kintoneとクラウドサインを連携させることで、請求書の発行業務の効率化も実現しています。

以前は、請求書を契約書と紐づけるために、Excelで作成した契約管理表の中から、法務担当者が契約書原本を見つけ出す作業が必要でした。しかし、kintoneとクラウドサインの連携により、これらの手間が解消されました。

単に契約業務がスピードアップしただけでなく、同社では、クラウドサインとkintoneの連携によって次のような効果が得られました。

 

「クラウドに一元管理できるのは本当に便利だなというのは、使えば使うほど強く感じます。請求書業務の傍ら、それを契約書と紐づけるために、大変な手間が発生していました。これが、kintoneとクラウドサインの連携によってすべて解消したと報告を受けています。担当者も非常に喜んでいます」（同社ご担当者様談）

▼株式会社マイネットの詳しいインタビュー内容はこちら

• 「請求」と「契約」をクラウドで一元化

クラウドサインと他システムの連携に興味がある方へ

クラウドサインは100以上のサービスと連携が可能です。クラウドサインをさまざまなシステムと連携することで契約締結に関わるさまざまな作業の自動化、効率化を実現することが可能になります。

クラウドサインと他システムの連携に興味のある方は、ぜひ以下お問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。

なお、クラウドサインでは契約書の電子化を検討している方に向けた資料「電子契約の始め方完全ガイド」も用意しています。電子契約を社内導入するための手順やよくある質問をまとめていますので、電子契約サービスの導入を検討している方は以下のリンクからダウンロードしてご活用ください。