注文書・注文請書の書き方とひな形(テンプレート)

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注文書・注文請書(発注書・発注請書)を作成する際に注意すべきポイントとは?注文書、注文請書の役割と書き方、また無料で使えるひな形(テンプレート)も紹介します。

注文書および注文請書とは

注文書とは、他人に物品の販売等を申し込むことまたは一定の仕事・事務処理を依頼することを内容とする文書 をいい、注文請書とは、相手方の注文に対して、これを引き受けたことを証明するために作成される文書 をいいます。

契約は、申込みに対し承諾がなされたときに成立します。口頭による契約でも有効だとはいえ、その契約が確かにあったという証拠をかたちに残したほうが安全です。

証拠の残し方としてもっとも確実なのは、契約書を取り交わし両当事者が製本して押印する方法です。とはいえ、1万円の商品を数個だけ売買するのに、製本の必要な契約書をいちいち取り交わすのは非効率的ですし、迅速な取引ができなくなってしまいます。

そのため、製本の必要もない注文書/注文請書を発注者と受注者双方で取り交わす方法が、実務としてしばしば採用されています。

注文書および注文請書が発生する場面

初めての相手方との取引で、かつある程度の高額な金銭のやり取りやリスクが発生する取引であれば、秘密保持契約(NDA)を取り交わし、具体的な取引条件を検討するための企画書や見積書を提示するケースが多いでしょう。

そうして商談がまとまれば、すべての取引において共通して適用される条件を定める基本契約書をまず締結します。一方、取引ごとに変わる品目や数量などについては、「注文書/注文請書」に記載して個別に契約する形式とします。

そうすることでいちいち製本が必要な契約書の作成の必要もなく、取引にまつわる書面の作成の手間を効率化することができます

内容 使用する書類
検討 秘密保持契約書(NDA)
提案・商談・交渉 企画書・見積書
基本契約 基本契約書
申込 注文書(発注書)/個別契約書
承諾 注文請書(発注請書)/個別契約書
納品 納品書
検収 検収書
支払 請求書/領収書

注文書および注文請書の書き方と項目

では、注文書および注文請書には、どのような内容や項目を定め記載すればよいのでしょうか。

この点、淵邊善彦・近藤圭介『業務委託契約書作成のポイント』P45では、下請法第3条に必要的記載事項として定められている12項目を参考に記載することを推奨 しています。

  1. 親事業者及び下請事業者の名称
  2. 製造委託,修理委託,情報成果物作成委託又は役務提供委託をした日
  3. 下請事業者の給付の内容(委託の内容が分かるよう,明確に記載する。)
  4. 下請事業者の給付を受領する期日(役務提供委託の場合は,役務が提供される期日又は期間)
  5. 下請事業者の給付を受領する場所
  6. 下請事業者の給付の内容について検査をする場合は,検査を完了する期日
  7. 下請代金の額(具体的な金額を記載する必要があるが,算定方法による記載も可)
  8. 下請代金の支払期日
  9. 手形を交付する場合は,手形の金額(支払比率でも可)及び手形の満期
  10. 一括決済方式で支払う場合は,金融機関名,貸付け又は支払可能額,親事業者が下請代金債権相当額又は下請代金債務相当額を金融機関へ支払う期日
  11. 電子記録債権で支払う場合は,電子記録債権の額及び電子記録債権の満期日
  12. 原材料等を有償支給する場合は,品名,数量,対価,引渡しの期日,決済期日,決済方法

下請法は、もともと下請事業者とのトラブル防止のために制定された法律です。下請取引に該当しない契約であっても、これらを明文化して定めておくことにより、トラブルを回避するのに役立ちます。

注文書および注文請書のひな形(テンプレート)

注文書・注文請書を作成する時は、上述の書き方と記載項目を参考に以下も参考にしながら 自社の注文書・注文請書のひな形(テンプレート)を作成しておくと便利 です。

(a)公正取引委員会による注文書ひな形

公正取引委員会が、下請法の必要的記載事項を網羅した注文書のひな形9パターンを、PDFで公開しています。

下請代金支払遅延防止法第3条に規定する書面に係る参考例

公正取引委員会による注文書ひな形

(b)Microsoft Office公式注文書テンプレート

マイクロソフト公式サイトに、Word版の注文書テンプレートが掲載されています。表の配色等もかんたんに変更できます。

Officeテンプレート注文書(商品注文書・商品売買契約書)

Microsoft Office公式注文書テンプレート

(c)クラウドサイン公式注文書テンプレート

クラウドサインでも、一般的な受発注の際に使用できる注文書・注文請書テンプレートをご案内しています。

クラウドサイン公式注文書テンプレート

注文書および注文請書と印紙税

注文書と注文請書を作成し実際に取引先に対して発行する場合、印紙税を納付するための収入印紙の添付が必要となる場合と必要ない(印紙税が非課税・不課税となる)場合があります。

以下、その判定基準を確認しましょう。

(1)収入印紙を貼付すべきは注文請書

まず第一に、注文書と注文請書により取引を行う場合、収入印紙を貼付する必要があるのは注文請書のみ です。

注文請書は、注文書によって契約の申込みを受けた当事者がその申し込みを承諾した事実を証明する目的で作成し、注文者に交付するものです。こうして作成され交付される注文請書は、常に「契約の成立を証明する契約書」すなわち課税文書となる可能性があります。

一方で、注文書を作成した段階では契約は成立していないため、通常注文書は課税文書とはなりません。

(2)売買か請負かを確認

次に、売買の注文請書か、請負の注文請書かで、収入印紙の要否と金額が変わります。

モノ(動産)を売買するための注文請書の場合、原則として収入印紙による印紙税の納税は必要ありません。ただし、印紙税法が規定する「土地、建物、借地権、著作権、船舶、航空機、ソフトウェア」の売買を行う際の注文請書は、第1号文書に該当し、所定の印紙を貼る必要があります(特定の業界に限定されるため、ここでは割愛します)。

サービス(仕事)の提供を請け負い、それが仕事の完成に重きを置く請負契約の注文請書の場合は、原則として第2号文書に該当し、記載された契約金額に応じて下表の収入印紙による納税の必要があります

貼付すべき収入印紙の金額は、注文書・注文請書に記載された契約金額によって変化します。

記載された契約金額 税額
1万円未満のもの 非課税
1万円〜100万円 200円
100万円〜200万円 400円
200万円〜300万円 1,000円
300万円〜500万円 2,000円
500万円〜1,000万円 1万円
1,000万円〜5,000万円 2万円
5,000万円〜1億円 6万円
1億円〜5億円 10万円
5億円〜10億円 20万円
10億円〜50億円 40万円
50億円〜 60万円
契約金額の記載のないもの 200円

第2号文書の「請負」に該当するかどうかの基準は、印紙税法基本通達の「別表第1 第2号文書」において、以下の通り例とともに詳細に記載されています。

(請負の意義)
1 「請負」とは、民法第632条《請負》に規定する請負をいい、完成すべき仕事の結果の有形、無形を問わない。 (平18課消3-36改正)

(請負に関する契約書と物品又は不動産の譲渡に関する契約書との判別)
2 いわゆる製作物供給契約書のように、請負に関する契約書と物品の譲渡に関する契約書又は不動産の譲渡に関する契約書との判別が明確にできないものについては、契約当事者の意思が仕事の完成に重きをおいているか、物品又は不動産の譲渡に重きをおいているかによって、そのいずれであるかを判別するものとする。
 なお、その具体的な取扱いは、おおむね次に掲げるところによる。(昭59間消3-24改正)
(1) 注文者の指示に基づき一定の仕様又は規格等に従い、製作者の労務により工作物を建設することを内容とするもの 請負に関する契約書 (例)家屋の建築、道路の建設、橋りょうの架設
(2) 製作者が工作物をあらかじめ一定の規格で統一し、これにそれぞれの価格を付して注文を受け、当該規格に従い工作物を建設し、供給することを内容とするもの 不動産又は物品の譲渡に関する契約書 (例)建売り住宅の供給(不動産の譲渡に関する契約書)
(3) 注文者が材料の全部又は主要部分を提供(有償であると無償であるとを問わない。)し、製作者がこれによって一定物品を製作することを内容とするもの 請負に関する契約書 (例)生地提供の洋服仕立て、材料支給による物品の製作
(4) 製作者の材料を用いて注文者の設計又は指示した規格等に従い一定物品を製作することを内容とするもの 請負に関する契約書 (例)船舶、車両、機械、家具等の製作、洋服等の仕立て
(5) あらかじめ一定の規格で統一された物品を、注文に応じ製作者の材料を用いて製作し、供給することを内容とするもの 物品の譲渡に関する契約書 (例)カタログ又は見本による機械、家具等の製作
(6) 一定の物品を一定の場所に取り付けることにより所有権を移転することを内容とするもの 請負に関する契約書 (例)大型機械の取付け  
ただし、取付行為が簡単であって、特別の技術を要しないもの 物品の譲渡に関する契約書 (例)家庭用電気器具の取付け
(7) 修理又は加工することを内容とするもの 請負に関する契約書 (例)建物、機械の修繕、塗装、物品の加工

(3)電子契約(電磁的方法)なら収入印紙は不要

書面(紙)で発行した注文請書は課税文書に該当しますが、電子契約の等電子ファイル(電磁的方法)で発行した場合には印紙税が発生しません

印紙税法の第2条には、「文書(略)の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある」との規定があるのですが、この「作成」の定義について、印紙税法基本通達第44条を読むと「法に規定する課税文書の「作成」とは、単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう」とあります。

電子契約を締結することは、この課税文書の「作成」に該当せず、したがって印紙税は課税されません。

詳しくは収入印紙が電子契約では不要になるのはなぜか?—根拠通達と3つの当局見解にもまとめています。

まとめ

参考文献

(2018.10.19 橋詰改訂)