契約書スキャン作業を代行するクラウドサインSCANの作業現場

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面倒な契約書スキャンを代行し、契約管理がかんたんにできるようになる「クラウドサインSCAN」。厳重なセキュリティで普段は立ち入り制限されている作業現場の一部を、今回特別に撮影して参りました。

提携パートナーのうるるBPO社様を訪問

紙の契約書をスキャンし、デジタルデータとしてクラウドサインでかんたんに検索・管理を可能にするクラウドサインSCAN。正式サービスの開始から3か月ほどが経ち、引き続きたくさんのお引き合いをいただいています。

企業にとって大切な文書の一つである契約書をお預かりしたあと、どのような環境でスキャンして電子化しているのかをお伝えし、ご利用いただくお客様にもご安心いただきたい。そんな思いから、特別に許可をいただいて、提携パートナーである 株式会社うるるBPO様のスキャン作業現場を撮影させていただけることになりました。

株式会社うるるBPO様の受付

二重のカードキー扉+監視カメラでセキュリティ管理

クラウドサインSCANの営業資料にある、作業スペースのご説明図がこちら。

作業スペース見取り図

この図にもあるとおり、スキャンの作業スペースへのアクセスは、カードキーが必要な扉を2枚くぐらなければなりません。

カードキーと二重扉で物理アクセス管理

運送業者などが荷物を搬入する際も、スキャンスペースには立ち入らないよう、セキュリティが管理されています。

搬入業者であってもスキャンスペースに入れません

作業スペースには、多くの作業員の方々とスキャナ・PCが並んでいます。作業スペース全体が、天井につけられた監視カメラで常時録画されています。

天井に設置された監視カメラが作業スペースを常時録画

取材するのがはばかれるような緊張感を感じつつ、お客様の作業を少しだけ中断していただいて、実際の契約書ではないサンプル契約書を使った作業デモンストレーションしていただけることになりました。

特別に許可をいただき、サンプル契約書を使った作業の様子を撮影させていただきました

作業は人の手で1通1通丁寧に

日本式の契約書の特徴は、そのほとんどが製本されているということ。製本のスタイルも裏面・両面など企業の方針や契約書のタイプによってまちまちです。そのため、オートシートフィーダのスキャナは使うことができません。企業が溜まった契約書をスキャンする作業に腰が重くなってしまうのは、こういったところにもあります。

クラウドサインSCANでは、作業者が契約書を傷つけないよう、1通1通丁寧に開きながら、スキャナにかけていきます。

1通1通契約書の製本方法を確認しながら丁寧にスキャン

取り込んだ文書は、すぐに原本の契約書と一ページずつ見比べ、もれなく画像の品質をチェック。白黒スキャン(300dpi/マルチPDF/自動トリミング)が標準仕様ですが、カラーやdpi変更等もオプションで承っています。

契約書スキャン画像の品質チェックも入念に

スキャナの騒音から耳を守るための環境音楽が流れる中、1通3分もかからないぐらいの手際の良さでたんたんとスキャン。集中力を要する仕事のため、90分に一回の休憩を挟みながら、業務に取り組まれているとのことでした。

コストの高い都内でスキャンセンターを維持する訳

ちなみに、このスキャンセンターは、うるるBPO社様の都内オフィスにあります。

こうしたアウトソーシングセンターは、一般にはオフィス賃料や人件費を抑えるために地方に構えられる事例が多い中、都内に構えるメリットがどんなところにあるのでしょうか。

うるるBPO 南さま(左)・鎌野さま(右)

うるるBPOの責任者で、文書情報管理士の資格もお持ちの鎌野さま・南さまに伺ってみると、

このようなメリットはやはり捨てがたいのだとか。納得の理由です。

こうした万全の体制でサービスをご提供しているクラウドサインSCAN。紙の契約書をデジタルデータ化し、契約管理をもっとかんたんにしたい企業のみなさまのご利用をお待ちしています。

→ クラウドサインSCANのご案内はこちら

(橋詰)