【インタビュー】情報システム部門にも信頼される「クラウドサイン for Microsoft Teams」の魅力

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ユーザーがTeams上でクラウドサイン締結や閲覧が行えるようになる、「クラウドサイン for Microsoft Teams」が、SB Technology・マイクロソフトとの共同開発により2021年4月26日にスタートします。

本サービスの内容と可能性について、クラウドサイン事業本部の副本部長である斎藤さんとプロジェクト責任者の三科さんに、サインのリ・デザイン編集長の橋詰氏立会いのもと話を聞きました。

「Microsoft Teams」とクラウドサインのシームレスな連携プランがスタート

―本日はよろしくお願いします。まずは橋詰さんから、斎藤さんと三科さんお2人のご紹介をお願いできますか。

サインのリ・デザイン編集長 橋詰:
斎藤は、日本マイクロソフト株式会社(「マイクロソフト社」)の出身で、現在はクラウドサイン事業本部の副本部長として、主に事業戦略を担当しています。

三科は、クラウドサインを創成期から支えていて、現在はパートナー企業様とのアライアンスを担当しており、「クラウドサイン for Microsoft Teams」の責任者でもあります。

―早速ですが、「クラウドサイン for Microsoft Teams」のリリース経緯を聞かせてください。

クラウドサイン事業本部副本部長 斎藤:
ありがとうございます。

私は昨年までマイクロソフト社におりました。マイクロソフトには、Teamsをすべてのアプリケーションとの接点、つまりはビジネス全体のオペレーティングシステムにしたいという思いがありますし、そうなっていくと思っています。

今回リリースする「クラウドサイン for Microsoft Teams」は、そのTeams上でクラウドサインをシームレスに使いたいというニーズにお応えするサービスです。

―私も、所属先でTeamsを利用しています。働き方が変わって、今ではPCと同時にTeamsを立ち上げるのが日課です。部署やプロジェクトのコミュニケーションでは、確かにメールよりTeamsを使うことが多くなっていますね。

斎藤:
実際、「なぜTeamsをクラウドサインと連携させないのか」というお客様の声がマイクロソフト社にかなり多く寄せられていたそうです。マイクロソフト社もクラウドサイン同様「働き方改革」と言っているのに、Teamsとクラウドサインという二大巨頭が連携しないのはおかしい、という声です。

Teamsも、クラウドサイン同様に多くの大企業で利用されていますので。

クラウドサインされた書類はTeams上の指定フォルダに自動で格納される

―それでは、「クラウドサイン for Microsoft Teams」の機能や内容を具体的に伺わせてください。Teamsで申請したクラウドサインは、どのようなプロセスを踏んで締結まで至るのでしょうか。

「クラウドサイン for Microsoft Teams」責任者 三科:
ユーザー(クラウドサインの申請者)は、Teams上のアプリからクラウドサインを申請します。この時、自社の決裁者などを宛先に加えることが可能です。

宛先の方は、社内・社外どちらもメールで通知が届き、そこからクラウドサインしていただきます。申請者への通知は、Teams上でももちろん行われます。

そして、最終決裁者まで回覧されクラウドサインされた書類が、あらかじめ指定されたTeams上のフォルダに自動で格納される、という流れになります。

「Microsoft Teams」とクラウドサインのシームレスな連携プラン

―署名パネルに記録される電子署名には、誰の記録が残るのでしょうか。

三科:
Teamsで申請したユーザーと、宛先に入っている方すべて、です。

―法務としては、締結した契約の閲覧権限を適切に設定できるかに関心があります。Teamsは、組織やプロジェクト単位でチームを作ることが多いと思いますが、その場合、あるチームから申請した書類は、同じチームのすべてのユーザーが閲覧可能になるのでしょうか。

三科:
あるユーザーが申請したものは、同じチャネルの「ファイル」に格納されます。

ユーザーは、初期設定として自身のTeamsアカウントに対してクライアントIDとどのチャネルのどのファイルに格納したいか、並びにそのチャネルに通知をしたいか、を登録します。結果として、あるユーザーが申請した書類は、すべて同じファイルに格納されます。

もう少し詳しく説明すると、Teamsは、ファイルや情報を共有するサービスである「Microsoft SharePoint」(「SharePoint」)が裏で動いています。Teams上の「ファイル」は「SharePoint」からログインした場合に「フォルダ」になります。

あくまでユーザーが指定したクライアントIDと紐づいたフォルダに格納されるので、同じチームであればすべて閲覧できるというわけではありません。閲覧権限については「SharePoint」でどのようなフォルダの閲覧設計をしているかによって制御が可能です。

―なるほど。自分が申請したものがすべて同じフォルダに格納されるとなると、少し工夫が必要そうです。たとえば、機密度の高い取締役会議事録などは、専用のアカウントを作成してクライアントIDと紐づけするのもよいかもしれません。「取締役会事務局アカウント」といったように。

三科:
そうですね。どのようにクライアントIDを設定するかは、ご利用企業のポリシー次第です。人事異動などでその紐づけを変更したい場合には、ユーザー自身に変更いただくことになりますが、将来的にはAzure Active Directoryとの連携を目指しており、実現すればメンテナンスを自動化できると考えています。

Teams×SharePointで閲覧権限や期限管理も柔軟な対応が可能

―法務としては、期限管理も適切に行いたいのですが、Teamsのチャネルに格納されても、期限管理はできませんよね。これはどうしたらよいのでしょうか。

斎藤:
それは、SharePointを使えば管理できます。SharePointなら、期限管理や閲覧権限設定も可能ですし、期限が近くなればアラートを飛ばすこともできます。

―SharePointにそのような機能があるとは知りませんでした。お話を聞くまで、本サービスは、ある事業部が締結するお客様との契約といった、全員が閲覧できてもいい範囲、あまり数が多くない限られた部署・チームでの利用が想定されていると思っていたのですが、SharePointの機能を踏まえると、あまり制限的に考える必要はなさそうです。

斎藤:
はい、たくさん契約を締結される場合にもご利用いただけると考えています。

橋詰:
クラウドサインのサーバにも締結済み契約は保存され、こちらにも期限など書類情報を入力できますが、SharePointにも入力するとなると二度手間になるので、どちらかにのみ入力していくことになるでしょうね。

―確かに。クラウドサインのサーバに保存される電子契約は、どのような位置付けと捉えればよいでしょうか。

三科:
TeamsやSharePointに格納される電子ファイルは、いわばコピーです。10年以上存続する電子契約は10年後に再度長期署名が必要になりますが、長期署名はクラウドサインのサーバにある電子ファイルに対して施されるので、クラウドサインのサーバに保存されるものがマスタ(原本)という位置付けがよいのではと思います。

「Flow」との連携でより高度・柔軟なワークフローを設計

―「クラウドサイン for Microsoft Teams」は、SBテクノロジー株式会社との共同開発で、同時に「Flow」とクラウドサインの連携もリリースされるのですね。

三科:
はい。Flowは、TeamsやSharePointを基盤としたワークフローのサービスで、稟議などを電子化するものです。

―Flowと連携すれば、クラウドサインされた書類の自動保存先を「クラウドサイン for Microsoft Teams」よりも柔軟に設計できるのですね。

三科:
そうです。

―「クラウドサイン for Microsoft Teams」では、申請者と宛先に設定された全員のメールアドレスが電子署名に残るとのことでした。Flowとの連携だと、申請者のメールアドレスを電子署名に残さないというようなことも設定で可能になるのでしょうか?

斎藤:
Flowはクラウドサインとは独立した稟議システムなので、どこでクラウドサインするかは、プロセスの中で設定できます。

橋詰:
クラウドサインで送信できるのを特定の社員だけにして、クラウドサイン上にその一つのアカウントだけに締結済み契約が保存されるようにする運用もありだと思います。一元管理を希望される法務部門としては、そうした使い方のほうがすっきりするかもしれません。

「Flow」との連携でより高度・柔軟なワークフローを設計

法務部門はもちろん情報システム部門も抵抗なく受け入れられる

―実は、かねてから所属先の情報システム部門に「法務用のグループウェアを導入させてほしい」と要望しているのですが、全社ではMicrosoft 365を利用しているため、なかなか前に進みません。

斎藤:
Microsoft 365が優れたグループウェアですから、それぞれの部門の都合で採用したいグループウェアがバッティングすると、調整が大変ですね。

橋詰:
法務部門の方には、クラウドサインは電子契約サービスとして最も信頼できそうだとご評価いただいていると思います。そして、情報システム部門の方は、マイクロソフト製品であれば、まず間違いはないとお考えでしょうし、現に利用している。

法務と情報システム部門、その双方にとって抵抗なく受け入れられるところが、「クラウドサイン for Microsoft Teams」の売りだと考えています。法務と情報システムに認められた2つのサービスがつながり、ユーザー様にも便利で喜んでいただけるサービスになっていると信じています。

特に大企業では、セキュリティやコストの面から、新たに別のグループウェアを導入検討するのは難しいと思われますが、Teamsなら検討できるのではないでしょうか。

―確かにそうですね。新しいシステムを入れてほしいというお願いはなかなか聞いてもらえませんが、本サービスがリリースされることを情報システム部門に伝えたときは、「Teamsと連携できるとは」と、前向きな雰囲気を感じました。

月額1万円からのリーズナブルな価格設定

―「クラウドサイン for Microsoft Teams」は、クラウドサインのスタンダードプラン以上の利用(※)が必須ですが、月額1万円から(送信件数:年間1,200件未満の場合)と、とてもリーズナブルで驚きました。何か裏があるんでしょうか(笑)
※APIオプション申込み(無料)が必要。スタンダードプラン以上であればいつでも追加可能。

三科:
いえ、特に裏はございませんが(笑)、安価に設定することでまずはたくさんのお客様にご導入いただきたいという意図でございます。

クラウドサイン スタンダードプランとの差分があるのかという点につきましては、たとえば、書類情報を登録して連携するといった機能は現在はありません。これから対応していきたいと思います。

―それを踏まえても、年間1,200件だと、月額1万円で利用できる企業もかなりあるのではと思います。この点からも、導入のハードルは低いですね。

橋詰:
電子契約を全社導入するといっても、いきなりすべての契約を電子契約にするわけではなく、特定の領域からになるでしょうから、スタートとしてはこのプランで十分かもしれませんね。

「クラウドサイン for Microsoft Teams」のこれから

―ここまでのお話で、企業で使うのに「クラウドサイン for Microsoft Teams」に欠けているものはないと感じました。一方で、有効に利用するために必要なSharePointを活用できるか不安な企業も多いのではないでしょうか。

斎藤:
おっしゃるとおりかもしれませんね。ご不安を解消するためにも、マイクロソフト社と協力しながら、活用を促せるドキュメントなどを公開していけるように働きかけていきたいです。

―そうしていただけると安心です。そうすれば、情報管理も適切に行えますので。

三科:
情報管理レベルについて言えば、さらに強化することも可能です。

マイクロソフト社には、Microsoft 365 E5 Complianceというコンプライアンスを強化する製品があります。こちらを本サービスと組み合わせると、Teamsで作成した書類のコピーやダウンロードを制御したり、USBへのコピーや印刷をできなくしたりすることが可能です。

クラウドサイン単体で利用するよりもさらに高度な情報管理が可能で、大企業のニーズにお応えできると考えています。

―確かに、情報の持ち出しには気を遣います。

橋詰:
日本でも、従業員による営業秘密の持ち出しが事件になり始めています。日本が訴訟社会化してくると、ひとつひとつのファイル単位で誰が何をやったかを追跡したいという話になり、契約も同様にしたい、Microsoft 365 E5 Complianceを利用したいというニーズはあるでしょう。

―「クラウドサイン for Microsoft Teams」は、広く受け入れられるでしょうか。

斎藤:
Teamsは、会社生活の自然な存在になり始めています。

大企業では、クラウドサインのサイトの利用方法を全社員に説明するのは一苦労かもしれません。一方、「Teamsでこういう操作をすれば契約が締結できますよ」という説明であれば、簡単に受け入れられやすいと思います。

その点、Teamsの中でクラウドサインも自然に使えることの意味は、かなり大きいと考えています。

―契約や法務に特化したシステムを新たに導入しても、社員が実際に使ってくれるか不安ですが、Teamsであればすでに全社員が利用しているのでスムーズに受け入れられそうです。この点こそ「クラウドサイン for Microsoft Teams」の最大の強みと感じました。本日はありがとうございました。

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(イラスト・聞き手 いとう)

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