クラウドサインとkintoneを連携すると何ができる？ 書類送付や管理を効率化する方法やサービスのラインナップを解説
業務のデジタル化が進む中で、多くの企業が導入しているクラウドサービス。その代表格である電子契約サービス「クラウドサイン」と、業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」を組み合わせることで、契約業務のスピードと安全性の大幅な向上が期待できます。
本記事では、これらを連携させることで具体的にどのようなメリットがあるのか、用途に合わせた最適な連携ソリューションとともに解説します。
なお、「kintoneとの連携の前に、そもそも電子契約がどんなサービスかわからない」という方は、電子契約の定義や導入のメリットなどを解説している記事「電子契約とは？仕組みと導入のメリットや注意点をわかりやすく解説」もご一読ください。
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そもそもkintoneとは？
kintoneは、自社の業務に合わせてシステム（アプリ）をプログラミング不要で簡単に作成できる、サイボウズ社提供のクラウドサービスです。
データベース機能だけでなく、チーム内のコミュニケーションを活性化させるSNS機能や、業務を円滑に進めるためのワークフロー機能が一体となっているのが大きな特徴です。
専門的なIT知識がなくても、表計算ソフトのような感覚で現場主導のシステム構築ができるため、あらゆる業種や部署でDX（デジタルトランスフォーメーション）の基盤として活用されています。
kintoneは、主に以下のような現場の課題解決に役立てられています。
- 散在する情報の集約：バラバラに管理されていたExcelや紙の書類、メールのやり取りを一つのアプリに統合し、情報の「見える化」を実現します。
- 属人化の解消：進捗状況や対応履歴をチーム全員で共有することで、特定の担当者しか詳細がわからないという状況を防ぎます。
- コミュニケーションの効率化：データに紐付いたチャット機能により、必要な情報へのアクセスと意思決定のスピードを向上させます。
- 内部統制の整備：いつ、誰が、何を変更したかの履歴を残し、承認プロセスをデジタル化することで社内ルールの遵守を徹底させます。
このように、kintoneは専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディー＆低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長となっています。
なぜkintoneとクラウドサインを連携すべきなのか？
クラウドサインとkintoneをそれぞれ単体で利用している場合、いくつかの課題が生じることがあります。たとえば、kintone上にある法務相談データや顧客情報と、クラウドサインで締結した電子契約データが紐付いていないため、過去の契約を検索する際に複数のシステムを行き来する手間が発生します。
また、契約書を作成する際、kintoneの情報を手動でコピー＆ペーストして書類を作成すると、宛先や金額の入力ミスを誘発するリスクがあります。
そこでkintoneとクラウドサインを連携することで、クラウドサインへのログインをせずにkintone上の操作だけで契約締結を完了できるようになります。
連携によるメリットとしては「生産性の向上」「誤送信防止と内部統制の強化」「契約書の一元管理」の3つが挙げられます。詳しくは次項で確認しましょう。
kintone連携で実現できる3つの大きなメリット
連携によって得られるメリットは多岐にわたりますが、大きく分けて以下の3点が挙げられます。
生産性の向上
普段利用しているkintoneの画面から、わずか1クリックで申込書や雇用契約書などを送信できます。契約の進捗状況もkintoneの一覧画面やグラフ機能で可視化できるため、書類の回収スピードが格段に上がります。
誤送信防止と内部統制の強化
kintoneに登録されている正確な情報を利用して帳票を自動出力するため、作成ミスを未然に防げます。また、kintoneのプロセス管理機能（承認フロー）と組み合わせることで、「社内承認が下りた書類のみを送信する」といった確実な運用が可能になります。
契約書の一元管理
締結が完了した契約書は、自動的にkintoneのレコード上に保管されます。顧客情報や商談ログと契約書を紐付けることで、過去の経緯を含めた高度な管理が実現します。
ニーズに合わせて選べる3つの「kintone連携サービス」
クラウドサインでは、お使いの状況や実現したい目的に合わせ、3つの連携サービスを用意しています。下記のフローチャートから、あなたの部署における最適な連携サービスを見つけてみてください。
CLOUDSIGN Basic for kintone
「CLOUDSIGN Basic for kintone」は、kintoneに添付した既存のPDFファイルを、そのまま電子契約書として送信できるサービスです。
WordやExcel、あるいは他の専用システムですでに作成済みの書類を、kintoneから手軽に送りたい場合に最適です。各ユーザーが普段の業務フローの中でスムーズに電子契約を利用できます。
CLOUDSIGN MAKE for kintone
「CLOUDSIGN MAKE for kintone」は、kintone上のデータから契約書を自動生成し、そのまま送信まで行えるサービスです。
顧客名や住所、金額といった項目をkintoneから書類へ自動で流し込むため、転記の手間とミスを未然に排除できます。契約書作成から締結までを一つの流れで完結させたい企業におすすめです。
CLOUDSIGN FILING for kintone
「CLOUDSIGN FILING for kintone」は、クラウドサインで締結した書類だけでなく、過去に紙で締結した書類もスキャンしてkintone上で一元管理できるサービスです。
単なる保管だけでなく、契約終了日が近づくと担当者に自動で通知を送る「期限管理機能」も備えています。kintone上で一元管理/契約台帳管理できるため、更新忘れを防ぎ、法的リスクの回避を重視したい場合に非常に有効です。
＞「CLOUDSIGN FILING for kintone」の詳細はこちら
どのkintone連携が適切かわからない場合はお気軽にご相談ください
ここまで3つの連携ソリューションを紹介してきましたが、「自社の現在の運用にはどれがベストなのか」「具体的な設定方法は難しいのではないか」と迷われる方も多いのではないでしょうか。
クラウドサインでは、お客様の業務フローに最適な連携方法をご提案するためのサポート体制を整えています。
導入にあたってのご不明点や、連携に必要な準備についても、専任の営業担当が詳細をご案内いたします。さらに、導入後もチャットサポートによる迅速な回答やノウハウ共有など、安心してご活用いただける環境を用意しています。
導入に関して少しでも疑問や不安がある場合は、下記フォームからぜひお気軽にお問い合わせください。
クラウドサインとkintoneを連携して業務効率化に成功した事例
クラウドサインとkintoneの連携サービスを導入した企業の事例では、確かな効果が出ています。ここでは実際の成功事例を3社ご紹介しますので、今後の参考にしてみてください。とくに、エン株式会社の導入事例では、実際の連携画面も紹介しているため、実際の運用イメージを掴みたい方はぜひご覧ください。
株式会社八芳園
【連携前の課題】
- 式場見学の際、印刷や郵送、説明を伴う契約業務に約2時間を要しており、スタッフを長時間拘束していた。
- 紙の契約書を倉庫で保管しており、物理的なスペースが必要な上、必要な書類を探し出すのにも時間がかかっていた。
【連携後の効果】
- 「クラウドサイン MAKE for kintone」を活用し、kintoneの顧客情報と紐付けて契約書を送信する仕組みにより、契約業務時間が2時間から15分へと大幅に短縮された。
- 契約の進捗状況をリアルタイムで追えるようになり、上長や顧客への都度の確認作業が不要になった。
エン株式会社
【連携前の課題】
- 求人サイトの申込書締結など、膨大な契約業務を抱えており、部門ごとに異なる管理体制や手作業による工数の肥大化が課題となっていた。
【連携後の効果】
- 「クラウドサイン MAKE for kintone」を活用し、システム連携によって年間約8,100時間もの業務時間削減を実現した。
実際に使っているkintone上の画面。ボタンを押すだけで契約書の送信が完了できるため、現場での混乱もなくスムーズに運用が進んだ
法務・労務・事業部の各部門でクラウドサインを使い分けることで、全社的な業務効率化とDXを加速させた。
株式会社後藤組
【連携前の課題】
- 建設現場に関わる大量の書類（工事指示書や請負契約書など）を手作業で処理しており、kintone上の顧客情報を二重入力する手間が発生していた。
【連携後の効果】
- 「クラウドサイン MAKE for kintone」を導入し、現場監督がワンボタンで書類を送信できる仕組みを構築。残業時間の約21%削減に成功した。
- 事務作業の負担軽減が、新卒社員の定着率向上といった組織的な成果にも繋がっている。
まとめ：kintoneとクラウドサインの連携で「攻め」と「守り」のDXを
kintoneとクラウドサインを連携させるメリットを要約すると、以下の3点に集約されます。
- スピードの最大化：1クリック送信や進捗の可視化により、契約締結までのリードタイムを大幅に短縮し、ビジネスの機動力を高めます。
- ミスの削減と統制強化：kintone上の正しいデータを活用し、社内承認と連動させることで、人為的なミスを防ぎ、コンプライアンスを徹底します。
- 管理コストの極小化：書類の自動保管や高度な検索機能、期限管理により、契約書を探したり更新を管理したりする「煩雑な事務作業の時間」をゼロに近づけます。
これらを実現するための具体的なシステム構成や、貴社に最適なプランの選定については、専門スタッフが直接ヒアリングの上、最適な形をご提案いたします。まずは現状の課題を共有いただくところから、お気軽にご相談ください。
また、クラウドサインとkintoneの連携サービスのラインナップや料金について知りたい方は下記フォームから「クラウドサイン kintone連携カタログ」をダウンロードして、今後のご検討の参考にしていただければ幸いです。
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クラウドサインとkintoneを連携させたい方に向けて、kintone連携のラインナップと機能概要をまとめた資料をご用意しました。kintone連携について詳しく知りたい方はダウンロードしてご活用ください。
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この記事を書いたライター
弁護士ドットコム クラウドサインブログ編集部
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