契約書の電子化とは？種類や流れを解説

政府が進めている働き方改革の具体策として掲げられているペーパーレス化の推進に伴い、契約書の電子化も急速に普及しています。当記事では、契約書の電子化についてわかりやすく解説しますので、紙の契約書の電子化を検討している方は参考にしてみてください。

契約書の電子化とは電子署名を施した電子ファイルの交換によって契約を締結すること

「契約書の電子化」とは、電子署名を施した電子ファイルの交換によって契約を締結することを指しています。このような契約方法は一般的に「電子契約」とも呼ばれており、現在では電子契約を締結するためのシステムを提供する民間事業者の電子契約サービスも複数存在しています。

なお、契約書の電子化を検討している方のなかには「電子契約が法的に有効なのかどうか」という点が気になっている方もいるかもしれません。結論として、電子契約は一定の条件を満たした電子署名を付与された電子ファイルであれば、紙の書面に押印または署名された契約書と同じように裁判で証拠として扱われます。

電子契約の法的な有効性が気になる方は「電子契約の有効性が争われた判例はあるか？民事訴訟法における電子署名入りデータの証拠力」もご覧ください。

紙の契約と電子契約の比較

紙による契約と電子契約では、物理的な印刷や押印があるかどうかが大きな違いとして挙げられますが、そのほかにもいくつか違いがあります。契約書の電子化を検討している方は、紙の契約と電子契約の違いを改めて確認しておきましょう。以下では、特徴的な項目を詳しく解説していきます。

【紙の契約と電子契約の比較】

比較項目	紙の契約	電子契約
書類媒体	紙への印刷	電子データ
署名方法	記名押印、署名	電子署名
締結日時の証明方法	日付記入、確定日付の取得	認定タイムスタンプの付与
契約内容の受け渡し方法	原本の郵送または持参	インターネット上での電子データの送受信
保管方法	倉庫やキャビネットによる原本の物理的な保管	自社内のサーバーや外部のデータセンターによる電子的な保管

署名方法の比較

紙の契約と電子契約の違いのひとつに「署名方法」が挙げられます。紙の契約の場合には記名押印や手書きによる署名を行いますが、電子契約ではそれに代わって契約書に「電子署名」を施します。電子署名とは、従来の紙の契約のように契約書に直接押印や署名を残す形式とは異なり、電子ファイルへの書き換えができない形で作成者の氏名などを記録した技術のことです。

「電子署名」という名称からPCやタブレットなどで電子ファイルに直接署名を施すイメージを持つ方も少なくありませんが、電子署名はあくまで「電子データの作成者を表示させると同時にそのファイルが改変されない技術的措置」を指しているため、署名する行為そのものを指し示す言葉ではありません。

たとえば当社が提供する電子契約サービス「クラウドサイン」の場合、電子契約済みのPDFファイルをAcrobat Readerで開くと「署名パネル」から電子署名の記録を確認できます。

【クラウドサインで署名したファイルをAcrobatで開いた画面イメージ】

さらに「署名の詳細」から、「誰が」「いつ」契約書に同意したかやその後に改変が行われていないことも確認可能です。

電子署名の仕組みを詳しく知りたい方は「電子署名の仕組みとは？役割や活用方法をわかりやすく解説」も参考にしてみてください。

締結日時の証明方法の比較

紙の契約と電子契約の違いのひとつに「締結日時の証明方法」が挙げられます。紙の契約の場合には契約書に記入した日付が締結日時になりますが、電子契約ではそれに代わって契約書に施された「認定タイムスタンプ」が締結日時を証明する根拠になります。

認定タイムスタンプとは紙に印影を残す物理的なスタンプではなく「ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術」のことです。認定タイムスタンプの付与により、特定の日付に契約が存在していた事実と契約書の内容が改ざんされていないことが立証可能になります。

契約内容の受け渡し方法の比較

紙の契約と電子契約の違いのひとつに「契約内容の受け渡し方法」が挙げられます。紙の契約の場合には原本の郵送や持参により契約書を受け渡しますが、電子契約ではそれに代わってインターネット上での電子データの送受信により契約内容を受け渡します。

電子契約の場合、紙の契約と違って物理的な印刷や押印が必要ないため、時間や場所にとらわれずに契約内容の確認から締結を行うことができます。

契約書を電子化する手段

契約書を電子化するためには、何らかの電子契約サービスを用いて契約を締結する必要があります。電子契約システムを提供する民間のサービス提供事業者は多数存在しており、電子契約サービスは「当事者署名型」と「事業者署名型（立会人型）」の2つのタイプに分類可能です。

【電子契約サービスのタイプ】

電子契約サービスのタイプ	概要
当事者署名型	契約をしようとする本人同士が機器や認証用のICチップ入りカード等を準備して、 事業者の助けを借りずに電子署名を付与するタイプの電子契約
事業者署名型（立会人型）	契約を締結する当事者ではない第三者が、 当事者の指示に基づき電子署名を付与するタイプの電子契約

「当事者署名型」は、契約する当事者の双方が署名用の「鍵」と鍵に対応する「電子証明書」を事前に準備しておくタイプの電子契約です。契約当事者の両者自らが「認証局」と呼ばれる第三者機関で手続きし、事前に身元確認を受けた上で署名鍵と電子証明書の発行を受ける必要があるため、これらを用意する手間やコストがかかります。

当事者署名型の場合、認証局が身元確認をするため一定の安心感はありますが、契約相手に認証局での手続きを依頼する必要があるため、契約の電子化を拒否される可能性もあります。

一方「事業者署名型（立会人型）」の場合、契約当事者が認証局で手続きする必要がありません。電子契約サービスを運営するサービス事業者が電子化に必要な鍵や電子証明書を提供するため、契約当事者の手間やコストは「当事者署名型」に比べて軽減されます。契約を締結する双方がインターネットを通じてサービスに接続する環境さえ用意していれば、すぐに電子契約を締結可能です。

このように「事業者署名型（立会人型）」は契約当事者が締結する際の負担が軽減されるため、現在では「事業者署名型（立会人型）」の電子契約サービスが世界的にも主流になっています。

契約書の電子化を検討している方は、電子契約サービスを比較検討する際に「当事者署名型」と「事業者署名型（立会人型）」のどちらのタイプなのかも合わせて確認するのがよいでしょう。

なお、契約書を電子化する手段には今回紹介した電子契約システムを用いた締結方法のほかにも「電子メールの授受による電子契約」が挙げられますが、ここでは説明を簡略化するために割愛しています。より詳しく電子契約の種類を把握したい方は「電子契約入門—第３回：電子契約とは何か」をご覧ください。

契約書を電子化するメリット

紙による契約を見直して契約書を電子化することで、次のようなメリットを享受できます。電子契約サービスの利用を検討している方は、契約書を電子化するメリットを改めて確認しておきましょう。

【契約書を電子化するメリット】
・収入印紙代や郵送費用などのコストを削減できる
・業務効率化につながる
・コンプライアンス強化につながる

収入印紙代や郵送費用などのコストを削減できる

契約書を電子化した場合、紙による契約で発生していた収入印紙代や郵送費用などのコストを削減できます。電子契約の場合には、紙に出力した書面ではなく電子署名を施した電子ファイルをインターネット上で交換することで契約を締結するため、紙による契約に比べると諸費用を抑えられるためです。

たとえば、印紙税に関する法令には「紙の書面に契約内容を記載して相手方に交付した時に印紙税の納税義務が発生する」旨が記載されているため、電子契約は印紙税の課税対象にはならず、収入印紙代が発生しません。

電子契約で収入印紙が不要になる根拠を詳しく知りたい方は「収入印紙が電子契約では不要になるのはなぜか？—印紙税法の根拠通達と3つの当局見解」もご一読ください。

業務効率化につながる

契約書を電子化した場合、契約書への押印作業や製本、袋とじの作業などが不要になります。これにより各作業にかかっていた時間や人的コストもまるごと削減されるため、契約書の電子化は結果として業務効率化にもつながります。

また、過去の書類を確認する必要が生じた時には、契約書を電子化しておけば書類や契約相手の名前、締結日などから契約内容を容易に検索できるため、わざわざ倉庫に移動して手作業で契約書を探す手間もかかりません。

コンプライアンス強化につながる

契約書の電子化によって契約書の締結状況がクラウド上で一元管理できるため、業務の透明性が向上し、契約や更新の抜け漏れを防ぎます。

さらに、契約内容に応じて閲覧権限を付与するアカウントを設定すれば、契約に無関係な社内のメンバーが契約内容を確認できるという状況を回避できます。契約書を書き換えたり、流出させたりといった不正行為を防げるため、コンプライアンスの強化にもつながります。

また、契約書を電子化する際は、電子署名と認定タイムスタンプを電子データに組み合わせて施すことで契約内容の改ざんリスクを最小化します。電子契約は契約内容の改ざんがあったかどうかを確実に判別することができるため、紙の契約書に押印するよりも完全性が高い契約の締結が実現できるといえるでしょう。

電子化できる契約書とできない契約書がある

契約書の電子化を検討している方は電子化できる契約書とできない契約書がある点もおさえておきましょう。電子契約にまつわる法律の整備が進んできた現在では企業が取り交わす契約書のほとんどが電子化できますが、一部の契約書のなかには紙の書面が必須または電子化する際に相手の承諾や希望が必要な類型が存在するためです。

【電子化できない契約書の一覧（2023年9月現在）】

文書名	根拠法令	改正法施行予定
事業用定期借地契約	借地借家法23条	−
企業担保権の設定又は変更を目的とする契約	企業担保法3条	−
任意後見契約書	任意後見契約に関する法律3条	−

なお、これまでは特定商取引法（特定商取引に関する法律）により契約を締結する際に重要事項を記載した書面の交付が義務付けられてきましたが、2023年6月に施行予定の特定商取引法改正により、消費者の承諾を得た上で電磁的方法による書面の交付が可能になりました。

電子化できる契約書の見分け方や契約相手方の承諾等が必要な契約書については「電子契約にできない契約書とできる契約書の違いとその見分け方」で解説しているため、ご自身が締結する契約書が電子化できるかや相手方の承諾の必要性の有無を確認したい方はご一読ください。

契約書を電子化する際の社内体制づくりの流れ

契約書の電子化を進める際には、従来の紙の契約から電子契約に移行するための社内体制の構築も重要です。電子契約システムの導入を検討している方は、契約書を電子化する際の社内体制づくりの流れを確認しておきましょう。

【契約書を電子化する際の社内体制づくりの流れ】
1.導入目的とゴールの確認
2.電子契約サービスの比較検討
3.予算の確保
4.社内押印申請フローの整備
5.電子署名管理規程の準備
6.導入稟議
7.社内へのアナウンス・マニュアル展開・説明会の実施

1.導入目的とゴールの確認

電子契約はより多くの契約書で導入するほど印紙代削減 / 郵送代、保管コストの削減など、電子化の効果が高まります。一方、曖昧な理由で導入してしまうと社内での普及が尻すぼみになりがちです。最初に電子契約を導入する目的とゴールを確認しておきましょう。

2.電子契約サービスの比較検討

自社の状況に適した電子契約サービスがどれなのかを比較検討し、最初に設定した導入の目的が叶うかどうかを確認します。サービス比較サイトや導入企業の事例をみたり、サービスの試用版を使って実際の使い勝手を体感するのもよいでしょう。

3.予算の確保

紙で契約締結を続けた場合と電子契約に切り替えた場合の費用や時間等のコストを比較し、電子契約システムを導入することで具体的なコスト削減が見込めるかどうかを確認してから決裁者の判断を仰ぎましょう。

4.社内押印申請フローの整備

多くの企業では、契約に関係する複数のメンバーが書類を回覧し、責任者が押印するというフローを回しています。従来の押印申請フローを見直し、効率よく社内で電子契約を利用できるように整備を進めましょう。

5.電子署名管理規程の準備

紙文書への押印に用いていた従来の印章管理規程（押印規程）を電子署名に対応させます。その際は、誰が電子署名を行うアカウントの管理者や権限者になるのかを明確にするのが重要です。

なお、電子署名の管理規程を整備する際は印章管理規程に電子署名についても織り込む方法と、印章管理規程とは別に独立した電子署名管理規程を策定する方法の2パターンがあります。電子署名の管理規程を準備するための具体的な作成方法を確認したい方は「電子契約運用のための電子署名管理規程とは？作成方法やサンプルも紹介」も参考にしてみてください。

6.導入稟議

1〜5までの状況をまとめ、利用したい電子契約サービスが公開している導入企業の事例などを参考資料にして、決裁者に電子契約を導入する必要性をしっかりと伝えましょう。

7.社内へのアナウンス・マニュアル展開・説明会の実施

電子契約導入の決裁が降りたあとは、社内向けと取引先向けの電子契約導入マニュアルを用意し、関係者への説明会も準備します。社外向けのニュースリリースや社内のイントラネット等を通じて電子契約への以降を告知・宣言するのも効果的です。

クラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」では、導入時の社内外への周知や説明会の実施等のご準備をサポートさせていただくことも可能です。「時間がなくて稟議資料の作成ができそうにない」「社内でどのように浸透させていくかわからない」といった導入時によくあるお悩みにもお応えできますので、お気軽にご相談ください。

なお、クラウドサインではこれから電子契約サービスを比較検討する方に向けて「電子契約の始め方完全ガイド」をご用意しています。「電子契約を社内導入するための手順」や「クラウドサインの利用手順」「よくあるご質問」など、導入前に知っておきたい情報を網羅して解説しているため、導入検討時に抱いている疑問や不安を解消することが可能です。下記リンクから無料でご入手できますので、ぜひご活用ください。