電子契約書の作り方｜手順と注意点も解説

業務効率化に取り組むにあたり、手始めに「紙の契約書を電子化したい」と考えている方も少なくないでしょう。本記事では、電子契約書の作り方や手順、注意点を紹介していますので「紙の契約書を電子化して業務の効率化を図りたい」「電子契約のやり方を知りたい」という方は参考にしてみてください。

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電子契約書とは？

「電子契約書」とは「電子契約」から派生した造語です。従来の紙の契約書に代わり、契約内容を記載した電子ファイルを契約の相手方と取り交わし、電子署名を付与することで契約を締結するのが電子契約書です。

しかし、Googleなどの検索サイトで「電子契約」と入力すると「電子契約書 無料」などの検索候補の語句が表示されることがありますが、電子契約では紙の書面の契約書ではなく契約内容を記載した電子ファイルが対象となるため、「電子契約書」という紙の書面を思い浮かべる言葉は使用法として適切ではなく、「電子契約」が正しい表現になります。

本来、電子契約は契約内容を紙ではなくデータとして記録し、当事者間の合意を電子的に証明する仕組みを指します。つまり、物理的な「書面」としての契約書は存在せず、「契約の電磁的記録」そのものが契約の証となります。長年慣れ親しんだ「契約書」という言葉から、電子化されたものも「電子契約書」と呼ぶことが広まったと考えられます。

本記事でも便宜上「電子契約書」という言葉を用いる場面がありますが、その本質はあくまで「契約内容が記録された電子データ」であることをご理解ください。

電子契約書の作り方とは

上記で記載したとおり、「電子契約書」というのは紙の契約書の概念を引き継いだ表現として広まったものと考えられるため、タイトルに冠した「電子契約書の作り方」は「電子契約を利用して契約を締結するやり方」のことを意味しているということになります。

したがって、本記事では、電子契約を利用して契約を締結するやり方について以下で詳しく解説したいと思います。

もし、「電子契約書を作る」ということを「電子ファイルで契約書をやりとりする際の契約書を作る」という意味でお考えなのであれば、作り方としては、契約内容に適した一般的な契約書のフォーマットを使うか、これまでWordやExcelなどで作成していた契約書を使うなどで契約書を作りPDF化するという方法です。

ただし、これらの方法だけで電子契約を行う場合、契約書の改ざんが容易であるため、セキュリティ面のリスクが高いです。そのような改ざんを防ぐためにはメールで送信するのではなく自社で電子契約システムを開発するなどの方法で対象することとなります。その場合、データの保管・管理、システム構築などを自社で行うため高度なスキルが必要となります。

さらに、電子帳簿保存法などの対応など専門的な知識や理解、対策が必要となってくるため、契約書をPDF化してメールで送る・自社で開発、運用するといった方法はおすすめできません。

なお、電子契約の仕組みやメリット等について詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

• 電子契約とは？仕組みと導入のメリットや注意点をわかりやすく解説
  

紙の契約書を電子化する場合は電子契約サービスを用意するやり方が一般的

紙の契約書を電子化する場合は電子契約サービスを用意するやり方が一般的です。電子契約サービスとは、契約を締結するために必要な過程をクラウド上で完結できるように作られたサービスです。

実際に「企業IT利活用動向調査2024」（一般財団法人日本情報経済社会推進協会・株式会社アイ・ティ・アール）によれば、何らかの電子契約サービスを利用している企業の割合は2024年1月時点の調査結果で77.9%と8割近い結果となっています。

【電子契約の利用状況の推移：2015年～2024年】

電子契約サービスには「当事者署名型」と「事業者署名型」の2つの種類がありますが、締結を行う当事者同士の負担が軽減できるのはクラウド事業者側が電子契約に必要な機能を提供する「事業者署名型」です。

「当事者署名型」では、契約を締結する当事者同士が電子契約に必要な署名用の「鍵」や「電子証明書」を準備する手間が発生するので、実際に利用するにはハードルが高くなる傾向があります。そのため、本記事では「事業者署名型」の電子契約サービスを利用して契約を締結するやり方を解説していきます。

なお、当社が提供する電子契約サービス「クラウドサイン」も「事業者署名型」の電子契約サービスに該当し、「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をオンラインだけで完結できます。

「クラウドサイン」のサービスの特徴や利用イメージを知りたい方は以下のリンクからサービス説明資料を無料でダウンロードできますので、電子契約サービスを比較検討する際の参考にしてみてください。

クラウド型の電子契約サービスを利用して契約を締結するやり方

クラウド型の電子契約サービスを利用して契約を締結するやり方は利用する電子契約サービスによっても異なりますが、交渉済みの契約書をアップロードし、相手方が電子メールなどを通じて契約内容を承認することで契約が締結されるという流れが一般的です。

基本的にはメールアドレスとアカウントを用意するだけで、簡単に電子契約の利用を開始できます。相手方が電子契約サービスを利用していなくても、特に準備する必要はなく、メールアドレスさえあれば利用可能です。

以下では、当社の提供するクラウド型の電子契約サービス「クラウドサイン」を利用して契約締結するやり方を紹介していきます。

なお、電子契約のやり方や電子契約のメリットとデメリットなどについて詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

• 電子契約のやり方と必要な準備、関連する法律をわかりやすく解説
  

1.契約交渉済の契約書をアップロード・送信する

事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書などの書類をアップロードし、契約の相手方（契約締結権限者）のメールアドレスや書類タイトルなどの項目を入力した上で相手方へ送信します。

2.受信者側で契約内容を確認し、承認する

受信者側は自身のメールボックスに届いている「確認依頼」から、同意画面にアクセスします。書類の内容を確認し、「書類の内容に同意」のボタンをクリックすれば、締結完了です。この時点で合意締結が完了し、書類に改不可能な電子署名の処理が施されます。

なお、クラウドサインの場合、受信者側はアカウントを作成せずに契約の締結を完了できます。同意完了後、受信者には締結済み書類の確認ができる「締結完了メール」が届くようになっていますが、クラウドサインアカウントをお持ちでない方のリンクには、10日間の有効期限が設けられている点に注意が必要です。

有効期限を過ぎてからも締結済み書類の確認をしたい場合には、クラウドサインのアカウントを作成し、クラウドサインの「締結済」より確認してください。

電子契約を利用して契約を締結する際の注意点

電子契約の導入を検討している方は、電子契約を利用して契約を締結する際の注意点も押さえておきましょう。

契約相手から電子契約の利用について同意を得る必要がある

電子契約を利用して契約を締結する際には、相手方から電子契約の利用について同意を得る必要があります。契約の成立には相手方の同意が必要であり、電子契約を利用する場合においても同じように同意が必要になるためです。

相手方から同意を得るためには、電子契約の手続きや利用方法、メリットやデメリットについて事前に説明することが重要になります。相手方が電子契約の利用に不安を抱いている場合は、その不安を解消するために適切な対応を心がけましょう。

法令により電子契約が利用できない契約の種類が一部存在する

法令によっては電子契約が利用できない契約の種類が一部存在しています。例えば、任意後見契約書や事業用定期借地契約については、現時点で電子契約の利用は認められていません。契約を締結する前に、電子契約が利用できる契約の種類かどうかを確認するようにしましょう。

電子契約が利用できる契約の種類かどうかの見分け方を知りたい方は「電子契約にできない契約書とできる契約書の違いとその見分け方」も参考にしてみてください。

電子契約書のひな形は契約の種類によって異なる

契約の内容に応じて必要な項目や記載事項が変わってくるため、契約の種類によって電子契約のひな形は異なります。適切なひな形を用意していない場合には、新たにひな形を作成する必要もあるでしょう。

電子契約を利用して契約を締結する際には、紙の契約書と同様に契約の内容や条件を十分に検討し、必要に応じて専門家に相談したうえで契約書を作成するようにしましょう。

業務の効率化を進めたい方には「電子契約サービスの導入」がおすすめ

業務プロセスの電子化は、業務の効率化やコスト削減につながります。そのなかでも電子契約サービスは、契約書の作成から締結までの業務プロセスを効率的に進めることができるうえ、業務効率化の手段として一部の業務や部署のみでお試しでの導入がしやすいため、これからDXの推進を検討している方のはじめの一歩としておすすめです。

紙の契約書とは異なり、電子契約はクラウド上で管理・保存するため、契約書を紛失することがなくなり、情報漏洩のリスクも低減することができます。さらに、過去の契約にすばやくアクセスできるため、業務プロセス全体のスピードアップにもつながります。これらのメリットを享受するために、電子契約サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

電子契約の導入準備についてはこちらの記事もご参照ください。

• 電子契約のやり方と必要な準備をわかりやすく解説
  

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