【弁護士監修テンプレートあり】入社承諾書とは？主な記載事項や雇用主側の注意点などを解説

採用活動が終盤に差し掛かると必要になるのが「入社承諾書」です。入社承諾書の提出をもって内定が成立するため、企業が採用選考を経て内定者を決定したときには、内定者に入社承諾書を提出してもらう必要があります。

入社承諾書には、内定後のトラブルや事情変更などを想定して、内定が取り消され得るケースなども書き込んでおくことが望ましいです。

本記事では入社承諾書について、主な記載事項や雇用主側の注意点などを弁護士が解説しますので、人事・採用担当者の方はぜひ参考にしてみて下さい。

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入社承諾書とは

「入社承諾書」とは、企業側の内定オファーを内定者側が承諾する書面です。

【入社承諾書の見本】

入社承諾書のテンプレート例

先に企業側が「採用内定通知書」などを送付し、それに返答する形で内定者が入社承諾書を提出します。

内定者に入社承諾書を提出してもらうメリット

内定者に入社承諾書を提出してもらう主なメリットは、内定の成立時期や条件が明確になる点です。

「内定」とは、将来のある時期から使用者が労働者を雇用する旨の「契約」であると解されています。契約は、当事者のうち一方が申込みを行い、他方がその申込みを承諾した場合に成立します。

内定に関しては、企業側が送付する採用内定通知書が「申込み」に当たり、内定者が返送する入社承諾書が「承諾」に当たります。つまり、入社承諾書を企業が受け取った時点で内定が成立することになります。

書面をやり取りせず、口頭でも内定は成立しますが、成立時期や条件などが曖昧になってしまう点に注意が必要です。採用内定通知書と入社承諾書を互いに取り交わせば、内定の成立時期や条件などが明確になり、トラブルの予防に繋がるため、書面を提出してもらうのがよいでしょう。

入社承諾書を提出してもらうべきタイミング

入社承諾書は、企業側が内定者を決定し、採用内定通知書を送付した後のタイミングで、速やかに送付してもらいましょう。

入社承諾書の返送期限は、採用内定通知書の発送日から2週間後程度に設定するのが一般的です。

入社承諾書の主な記載事項｜例文も紹介

入社承諾書には、主に以下の事項を記載します。

各事項について、記載例を示しながら解説します。

宛先（雇用主の名称）、日付

入社承諾書の提出先（雇用主）の名称と、作成日を記載します。

入社を承諾する旨、入社日

入社を承諾する旨と、入社予定日を記載します。次の項目で記載する確認・誓約事項につき、内定者が確認または誓約する旨も明記しておきましょう。

内定者の確認・誓約事項、違反した場合は内定が取り消され得る旨

内定者が確認または誓約する事項を明記します。

上記の例では、正当な理由なく入社を拒否しない旨、学歴や経歴などを詐称していない旨、病気・事故や住所変更などは直ちに通知する旨、違法行為等をしない旨を記載しています。

また、雇用主側が内定を取り消すことができる事由も明記しましょう。

上記の例では、確認・誓約事項の違反が判明した場合に加えて、病気・事故などによって入社が困難になった場合と、学校を卒業（修了）できなかった場合を内定取消事由に挙げています。

内定者の住所、署名、押印

内定者本人の住所と氏名を記載し、さらに押印をしてもらいます。

自書による署名と押印には、文書の真正な成立を推定させる効果があります（民事訴訟法228条4項）。住所は印字しても構いませんが、氏名は空欄にしておき、内定者に自書してもらいましょう。

身元保証人に関する事項

「身元保証人」とは、労働者が使用者に与えた損害を賠償する責任を負う人です。そのほか、労働者本人がきちんとした人物であることを証明する役割や、労働者本人に何かあったときの緊急連絡先としての役割を担います。

身元保証人の指定を求める場合は、入社承諾書に身元保証人の住所・氏名と本人との関係を記載してもらいましょう。なお、身元保証書を別途提出してもらうのが一般的です。

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• 【弁護士監修テンプレートあり】身元保証書とは？記載すべき事項や注意点などを解説
  

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従業員の入社に関してやり取りするその他の書類

従業員の入社に当たっては、入社承諾書以外に以下の書類などをやり取りします。それぞれ適切に作成して、人事・労務に関するトラブルの予防を図りましょう。

• 入社手続きで必要な書類とは｜書類ごとの作成方法や企業側の注意点を解説
  

採用内定通知書

「採用内定通知書」は、企業が採用候補者に対して内定の申込みを行う書面です。主に以下の事項などを記載します。

採用内定通知書は、入社承諾書と対になるものです。特に内定を取り消すことがある場合については、採用内定通知書と入社承諾書の内容を揃えるようにしてください。

労働条件通知書

「労働条件通知書」は、使用者が労働者を雇い入れる際に交付する書面です。以下の事項を記載する必要があります（労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条3項・6項）。

なお、労働者が希望した場合に限り、労働条件通知書に記載すべき事項をファクシミリや電子メールなどで明示することも認められます。

• 雇用契約書と労働条件通知書の違いや兼用方法を解説　法的に義務付けられている書類はどちらか？【Word版ひな形ダウンロード付】
  

雇用契約書

「雇用契約書」は、雇用の条件を記載した契約書です。使用者と労働者がそれぞれ調印して作成します。

雇用契約書には、雇用の条件を細かく定めます。ただし、労働条件通知書に記載すべき事項については、同書を添付して引用する形とすることも考えられます。また、就業規則に定められている事項は「就業規則に従う」などと記載することもあります。

雇用契約書は紙で作成するケースが多く見られますが、電子契約の方式で締結することも可能です。電子契約には、管理や検索がしやすいなどのメリットがあります。

秘密保持誓約書

「秘密保持誓約書」は、労働者が使用者に関する秘密を第三者に漏らさない旨を誓約する書面です。以下の事項などを記載します。

顧客情報やノウハウなどが競合他社へ流出すると、企業にとっては大きな痛手となります。内定を出す段階から、内定者には秘密保持誓約書を提出させることが望ましいです。

身元保証書

「身元保証書」は、労働者が使用者に対して損害を加えた場合に、その損害を賠償する旨を身元保証人が誓約する書面です。以下の事項などを記載します。

身元保証には、「身元保証ニ関スル法律」のルールが適用されます。

身元保証の有効期間は最長5年間で、自動更新は不可です（身元保証書の再提出による更新は可能）。身元保証人の責任が発生しそうな場合や、その責任が重くなりそうな場合には、身元保証人に対する通知が必要とされています。

また、身元保証は「根保証（＝対象となる債務が特定されていない保証）」に当たるため、個人が身元保証人になる場合は極度額の定めが必要です（民法465条の2第2項）。極度額の定めがないと、身元保証が無効になってしまいます。

身元保証書の提出を求める際には、上記のような注意点を踏まえて様式を準備してください。

• 【弁護士監修テンプレートあり】身元保証書とは？記載すべき事項や注意点などを解説
  

入社承諾書に関する雇用主側の注意点

入社承諾書に関して、雇用主である企業は特に以下のポイントにご注意ください。

入社承諾書の提出後でも、内定を辞退される可能性がある

入社承諾書を企業側が受け取った時点で内定（＝労働契約）が成立しますが、内定者側は2週間前に企業側へ通知すれば、いつでも内定を辞退することができます（民法627条1項）。

入社承諾書に「正当な理由なく貴社への入社を拒否しません」などと記載されていても、2週間前の通知による内定辞退を制限することはできないと考えられます。

企業側としては、できる限り内定を辞退されないように、従業員と内定者が交流する機会を設けるなどのケアを行うことが望ましいです。また、人件費に余裕がある場合は、内定辞退を見越して多めに内定を出しておくことも考えられます。

正当な理由のない内定取り消しは認められない

一度内定が成立すると、企業側が一方的な都合で内定を取り消すことはまず認められません。

企業側が内定を取り消すためには、以下の2つの要件を満たしている必要があります（最高裁昭和54年7月20日判決）。

入社承諾書に列挙されている内定取消事由についても、上記の2つの要件を満たしていなければ、内定取り消しの理由として認められないので要注意です。

内定取り消しは内定者に与える不利益が大きいため、従業員の解雇に準じてその有効性が厳しく審査されます。内定取り消しは基本的に難しいと認識したうえで、採用選考を慎重に行ってください。

採用関連書類は電子契約でも送付できる

採用関連書類は、全て電子化が可能なため、オンラインのみで契約業務を完結する「電子契約サービス」を利用できます。電子契約サービスとは、電子署名を施した電子ファイルをインターネット上で公開して、企業が保有するサーバーやクラウドストレージなどに保管しておくサービスのことです。

【電子契約サービスのイメージ図】

書面での交付が法律で義務化されていた労働条件通知書も電子化が解禁され、入社関連書類について、電子契約を導入している会社も増えてきています。

採用関連書類は種類が多く、提出期限がシビアなものなども含まれますが、各種書類を電子化して一元管理することで、提出漏れや紛失のリスクなどを防げます。

今後の法改正などのタイミングで、さらに入社手続きに必要な書類に変更があった場合なども、書類の管理フローが電子化されていれば迅速かつ適切なアップデートが可能です。ぜひ入社手続きをDX化して、業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

まとめ

採用内定通知書と入社承諾書を取り交わすことにより、内定の時期や条件が明確になり、内定者とのトラブルのリスクを軽減できます。採用内定を出す際には、内定者に入社承諾書を提出してもらいましょう。

採用内定通知書や入社承諾書のほか、従業員の入社に関しては、労働条件通知書や雇用契約書などさまざまな文書をやり取りします。従業員とのトラブルを予防するため、各文書の目的を踏まえて適切に内容を検討することが大切です。

電子契約サービスで書類を電子化することで、入社関連書類の管理や検索がしやすくなるため、電子契約をまだ導入していない企業は、自社に合った導入の形を検討することをおすすめします。

なお、クラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」では電子契約をこれから検討する方に向け、「電子契約の始め方完全ガイド」をご用意しています。下記フォームから無料でダウンロードできますので、今後採用関連書類などの紙の書類を電子化したいという方はぜひ参考にしてみてください。

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