労働条件通知書とは？書き方・記入例を解説【無料テンプレート（Word/2026年最新ルール対応）付き】

労働条件通知書は、従業員を雇い入れるときに会社が必ず交付しなければならない書類です。ここでは「労働条件通知書とは何か」という基礎から、実際の書き方・記入例、そのまま使える無料テンプレート（Word）まで、実務の順番にそって解説します。2024年4月の明示ルール改正と、2026年10月に施行される最新の追加ルールにも対応しています。

労働条件の通知を担当している方は、そのまま使えるテンプレートを以下から無料でダウンロードのうえ、記事とあわせてご活用ください。

労働条件通知書とは？

労働条件通知書とは、会社が労働者に対して、賃金や労働時間などの労働条件を書面で通知するための書類です。従業員の入社時や契約更新時に交付します。

まずは、定義と役割、雇用契約書との違い、交付するタイミングを押さえておきましょう。

労働条件通知書の定義と役割

労働条件通知書は、労働者が自分の労働条件を書面で確認できるようにするための書類です。あらかじめ条件を明確にしておくことで、入社後の「聞いていた話と違う」といった労使間のトラブルを防ぐ役割があります。

その根拠は労働基準法にあります。労働基準法第15条第1項は、使用者に対し、労働契約の締結時に賃金・労働時間その他の労働条件を明示するよう義務づけています。そして、そのうち重要な項目については、労働基準法施行規則第5条にもとづき「書面の交付」によって明示しなければなりません。この明示事項をまとめた書面が、労働条件通知書です。

なお、労働条件の明示は口頭の説明や書面を見せるだけでは足りず、書面の交付（または労働者が希望した場合のFAX・電子メール等の送信）による方法が必要です。この点は後述の「電子化」の章で詳しく取り上げます。

入社時に必要な書類は労働条件通知書のほかにも複数あります。あわせて確認したい方は以下の記事もご覧ください。

• 入社手続きで必要な書類とは？ 書類ごとの作成方法や企業側の注意点を解説
  

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書とよく混同される書類に「雇用契約書」があります。両者の最大の違いは、交付義務の有無です。労働条件通知書には法律上の交付義務がある一方、雇用契約書には書面で締結する法的義務はありません。

	労働条件通知書	雇用契約書
作成・交付の義務	法律上の義務がある	法的な義務はない
記載項目	法律で定められている	法的に定められた項目はない
交付・締結の時期	雇入れ時・契約更新時	雇用関係の開始時
方向性	会社から労働者へ一方的に交付	会社と労働者の双方で締結

雇用契約書に法的義務はありませんが、多くの企業は「言った・言わない」のトラブルを避けるため、署名・記名押印欄を設けた雇用契約書をあわせて作成しています。

2つを1通にまとめた「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として交付することも可能です。1度の締結で「労働条件の明示義務の履行」と「雇用契約の締結」を同時に完了できるため、実務では広く使われています。

雇用契約書と労働条件通知書の違いや兼用方法をさらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

• 雇用契約書と労働条件通知書の違いを解説
  

労働条件通知書を交付するタイミング

交付のタイミングは、労働契約を締結するときです。新しく採用する場合は、一般的に内定時または入社時に交付します。

注意したいのは、就労開始後に交付すると労働基準法違反になる点です。明示は「労働契約の締結の際」に行う必要があるため、必ず就労が始まる前に交付してください。パート・アルバイトや契約社員などの有期契約労働者は、契約を更新するたびに、更新時点のルールにそって改めて明示が必要です。

労働条件通知書を交付しないとどうなる？

労働条件通知書による明示を怠った場合、労働基準法第15条違反として、30万円以下の罰金が科される可能性があります（労働基準法第120条）。労働基準監督署からの行政指導の対象にもなり得ます。

また、交付した労働条件が事実と異なっていた場合、労働者は即時に労働契約を解除できます（労働基準法第15条第2項）。記載内容は正確に、かつ漏れなく明示することが重要です。

労働条件通知書の書き方【記入例付き】

ここからは、労働条件通知書の具体的な書き方を、項目ごとの記入例とあわせて解説します。厚生労働省が公開している「一般労働者用（常用・有期雇用型）モデル労働条件通知書」をベースに、必ず明示すべき事項を中心に見ていきます。

引用：厚生労働省_労働条件通知書（記載例）

1. 労働契約の期間

まず、契約期間の定めがあるかどうかを記載します。定めがある場合は、契約期間に加えて、更新の有無・更新の判断基準・更新上限の有無なども記載します。

2. 有期労働契約を更新する場合の基準

有期契約の場合は、更新の判断基準を記載します。2024年4月の改正により、有期契約労働者については「更新上限の有無と内容」「無期転換申込機会」「無期転換後の労働条件」の明示も必要になりました。該当する場合は忘れずに記載します。

明示のタイミング	明示すべき事項
有期労働契約の 締結時・更新時	更新上限（通算契約期間または更新回数の上限）の有無と内容
無期転換申込権が発生する 契約の更新時	無期転換を申し込める旨（無期転換申込機会）、無期転換後の労働条件

なお、更新上限を新たに設ける、または短縮する場合は、その前に理由を労働者へ説明する必要があります。

3. 就業の場所・従事すべき業務

労働者が実際に働く場所と、担当する業務内容を記載します。2024年4月の改正により、将来的な配置転換などで変わり得る「変更の範囲」の明示も必要になりました。変更が想定されない場合は、その旨を明記します。

4. 始業・終業の時刻、休憩・休日・休暇など

始業・終業の時刻、残業（所定労働時間を超える労働）の有無、休憩時間を記載します。変形労働時間制やフレックスタイム制など、該当する勤務体系を選んで明示します。

休日は、定例の休日や年末年始・夏季休暇などを記載します。会社は原則として週1日、または4週で4日以上の休日を与える必要があります（労働基準法第35条）。休暇は、年次有給休暇や育児休業などの法定のもの、リフレッシュ休暇などの特別休暇を記載します。

5. 賃金

基本賃金・諸手当、時間外・休日・深夜労働の割増賃金率、賃金の締切日・支払日・支払方法を記載します。賃金は、通貨で直接労働者へ、全額を毎月1回以上、一定の期日に支払う必要があります（労働基準法第24条）。また、労働者の同意があっても最低賃金を下回ることはできません（最低賃金法第4条）。

6. 退職に関する事項

定年制や継続雇用制度の有無、自己都合退職の際の届出期限、解雇の事由などを記載します。

よくある記入ミス

• 就業場所・業務で「変更の範囲」の記載が漏れている（2024年改正の必須項目）
• 有期契約なのに更新上限や更新基準の記載がない
• 割増賃金率や締切・支払日など、賃金欄の記載が具体的でない
• 相対的明示事項（後述）に定めがあるのに記載していない

【無料DL】労働条件通知書テンプレート（Word）

労働条件通知書は様式が自由なため、必要な明示事項が漏れなく記載されていれば、どのテンプレートを使っても問題ありません。ここでは無料で入手できるテンプレートを紹介します。

厚生労働省のモデル様式

厚生労働省（各労働局）は、労働者の区分別にモデル労働条件通知書を無料で公開しています。自社の雇用形態にあった様式を選んで使えます。

• 一般労働者用（常用・有期雇用型）
• 一般労働者用（日雇型）
• 短時間労働者用（常用・有期雇用型）
• 派遣労働者用（常用・有期雇用型）
• 建設労働者用・林業労働者用 など

※モデル様式は2026年4月30日付通達で更新されています。最新版を厚生労働省サイトで確認のうえご利用ください。

クラウドサインの無料テンプレート（Word）

クラウドサインでは、厚生労働省のひな形をベースに、電子化の要件を満たしつつ雇用契約締結の証拠も残せる「労働条件通知書 兼 雇用契約書」のWordファイルを無料で提供しています。労働条件の通知と雇用契約の締結にそのまま使えるひな形をお探しの方は、以下からダウンロードしてご活用ください。

雇用形態別のテンプレートが必要な場合は、パート・アルバイト向けの記載ポイントをまとめた記事もあわせてご確認ください。

• アルバイトやパートの採用時に雇用契約書は必要か？書き方のポイントを解説
  

労働条件通知書の記載事項（絶対的明示事項・相対的明示事項）

労働条件通知書に記載すべき事項は、「必ず明示しなければならない事項（絶対的明示事項）」と「定めをした場合に明示しなければならない事項（相対的明示事項）」に分かれます。ここでは要点のみ紹介します。各項目の詳しい解説や2024年改正の背景は、専門記事にまとめています。

必ず明示しなければならない事項（絶対的明示事項）

1. 労働契約の期間
2. 有期労働契約を更新する場合の基準（更新上限を含む）
3. 就業の場所・従事すべき業務（変更の範囲を含む）
4. 始業・終業の時刻、残業の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務のルール
5. 賃金の決定・計算・支払方法、締切・支払時期、昇給
6. 退職に関する事項（解雇の事由を含む）

このうち①〜⑥は、原則として書面の交付による明示が必要です（昇給に関する事項を除く）。

定めをした場合に明示しなければならない事項（相対的明示事項）

退職手当、賞与など臨時の賃金、労働者負担の食費・作業用品、安全衛生、職業訓練、災害補償・業務外の傷病扶助、表彰・制裁、休職 など。

2024年4月・2026年10月の改正ポイント

近年、労働条件の明示ルールは段階的に強化されています。実務で押さえるべき最新の変更点は次のとおりです。

• 2024年4月〜
  全労働者に「就業場所・業務の変更の範囲」、有期契約労働者に「更新上限の有無・内容」「無期転換申込機会」「無期転換後の労働条件」の明示が追加されました。
• 2026年10月1日〜
  パート・有期雇用労働法施行規則の改正により、パート・有期雇用労働者の雇入れ時に「正社員との待遇差の内容・理由等について説明を求めることができる旨」の明示が義務化されます（違反した場合は10万円以下の過料）。これに対応して、厚生労働省のモデル労働条件通知書も2026年4月30日付の通達で更新済みです。パート・アルバイトを雇用している企業は、10月までにひな形の見直しが必要です。

記載事項の一つひとつの解説や、法改正への具体的な対応方法はこちらの記事で詳しく解説しています。

• 労働条件の明示義務とは？ 2024年4月法改正後の労働条件通知書の記載事項を紹介
  

よくある質問（FAQ）

Q. 労働条件通知書の交付は義務ですか？出さないと罰則はありますか？

A. 交付（労働条件の明示）は労働基準法第15条で義務づけられています。違反した場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります（労働基準法第120条）。

Q. メールやPDFで渡してもよいですか？

A. 労働者本人が希望した場合に限り、電子メール等での交付が認められます。ただし「本人を特定して送信する」「出力して書面化できる」などの要件を満たす必要があります。

Q. 「労働条件通知書 兼 雇用契約書」とは何ですか？

A. 労働条件通知書と雇用契約書を1通にまとめた書類です。1度の締結で明示義務の履行と雇用契約の締結を同時に完了できます。詳しくは以下の記事をご覧ください。

• 雇用契約書と労働条件通知書の違いを解説
  

Q. パート・アルバイトにも交付が必要ですか？

A. 必要です。雇用形態にかかわらず、すべての労働者が明示の対象です。さらに2026年10月からは、パート・有期雇用労働者への「待遇差の説明を求めることができる旨」の明示も追加されます。

Q. 契約更新のときにも交付が必要ですか？

A. 有期労働契約を更新する場合は、更新のたびに、その時点のルールにそって改めて明示が必要です。

労働条件通知書を電子化するメリットと注意点

労働条件通知書は、紙だけでなく電子契約サービスでも交付・管理できます。電子交付が認められたのは2019年4月（平成31年4月）で、それ以前は原則として書面交付が義務づけられていました。

電子化のメリット

• 印刷・製本・郵送の事務作業を削減できる（従来は入社者が出るたびに1〜2週間かかることも）
• 印刷費・郵送費などのコストを削減できる
• クラウド上で原本を保存・管理でき、保管スペースや管理の手間を減らせる

電子化の3つの要件

電子メール等で交付する場合は、次の3つをすべて満たす必要があります。

1. 労働者本人が電子的な方法での交付を希望していること
2. 受信者を特定して情報を送る方法であること（本人だけが受け取れる形で送信する。誰でもダウンロードできる場所へのアップロード等は不可）
3. 労働者がその記録を出力して書面を作成できること（印刷できる形式であること）電子交付が解禁された経緯や要件をさらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

• 労働条件通知書の電子化とは？法的要件・メリット・注意点等を徹底解説
  

クラウドサインでの電子交付について

電子契約サービス「クラウドサイン」なら、労働者本人が電子的な交付を希望する場合に、上記の要件を満たして労働条件通知書を電子交付できます。採用人数が多い企業ほど、雇用関連書類の電子化による業務効率化の効果は大きくなります。

電子契約サービス「クラウドサイン」なら、労働者本人が電子的な交付を希望する場合に、上記の要件を満たして労働条件通知書を電子交付できます。採用人数が多い企業ほど、雇用関連書類の電子化による業務効率化の効果は大きくなります。

サービスの機能や導入の流れ、対応できる契約書の種類は、以下の説明資料にまとめています。労働条件通知書をはじめとした雇用関連書類の電子化を検討している方は、あわせてご確認ください。