労働条件通知書とは？2024年4月からの変更点も解説｜Word版ひな形ダウンロード付

本記事では従業員の入社時や契約更新の時期に交付する「労働条件通知書」について解説します。労働条件通知書の意味や役割、記載項目も紹介しますので、従業員への労働条件の明示を担当している方はぜひ参考にしてみてください。

また、労働条件通知書のひな形・テンプレートを探している皆様のために、無料でダウンロードできる「労働条件通知書 兼 雇用契約書」Wordファイルも無料提供しますので、ぜひご活用ください。

労働条件通知書とは

労働条件通知書とは、企業が労働者に対し労働条件を通知する際に発行する書面です。厚生労働省の公式サイトによると、労働基準法第15条、労働準法施行規則第5条の規定により使用者（企業）は必ず労働条件通知書を労働者に交付することが義務付けられています。

それぞれの条文で労働条件通知書の交付について言及している箇所は次の通りです。労働基準法第15条1項では明示の義務について、労働基準法施行規則第5条では具体的に明示すべき項目や交付の方法が定められています。

【労働基準法第15条1項の条文抜粋】
第十五条　使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示 しなければならない。

【労働基準法施行規則第5条の条文抜粋】
第五条　使用者が法第十五条第一項前段の規定により労働者に対して明示しなければならない労働条件は、次に掲げるものとする（略）。
一　労働契約の期間に関する事項
一の二　有期労働契約を更新する場合の基準に関する事項（通算契約期間（労働契約法（平成十九年法律第百二十八号）第十八条第一項に規定する通算契約期間をいう。）又は有期労働契約の更新回数に上限の定めがある場合には当該上限を含む。）
一の三　就業の場所及び従事すべき業務に関する事項（就業の場所及び従事すべき業務の変更の範囲を含む。）
二　始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項
三　賃金（退職手当及び第五号に規定する賃金を除く。以下この号において同じ。）の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
四　退職に関する事項（解雇の事由を含む。）
（四の二〜十一　略）
２　使用者は、法第十五条第一項前段の規定により労働者に対して明示しなければならない労働条件を事実と異なるものとしてはならない。
３　法第十五条第一項後段の厚生労働省令で定める事項は、第一項第一号から第四号までに掲げる事項（昇給に関する事項を除く。）とする。
４　法第十五条第一項後段の 厚生労働省令で定める方法は、労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付 とする。ただし、当該労働者が同項に規定する事項が明らかとなる次のいずれかの方法によることを希望した場合には、当該方法 とすることができる。
一　ファクシミリを利用してする送信の方法
二　電子メールその他のその受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信（略）の送信の方法（当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る。）

労働条件通知書を交付することで、労働者は自身の労働条件を書面で確認できるため、納得して働くことができる上、労使間のトラブル防止にもつながります。

なお、労働条件の明示については、労働者に口頭で説明したり、記載された書面を見せたりするだけでは足りず、労働基準法で定められた方法（書面交付、もしくは労働者が希望した場合に限り、ファックス、電子メールなどによる送信）で明示する必要がある点に留意しましょう。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書と雇用契約書には下表の通りいくつかの違いがありますが、特に着目すべき違いは「書面・電子メール等での交付義務の有無」です。労働条件通知書には交付義務があるのに対して、雇用契約にはそもそも書面で締結する義務はありません。

【雇用契約書と労働条件通知書の違い】

	雇用契約書	労働条件通知書
企業（雇用主）側の作成の義務	法的な義務はない	書面・電子メール等による交付・送信で明示することが法的に義務付けられている
記載項目	法的に定められた記載項目はない	法的に定められた記載項目がある
締結・交付時期	雇用関係の開始時	雇用前や契約更新時
締結・交付の方法	企業と労働者との双方で締結	企業から労働者に対して一方的に交付

使用者（企業）から労働条件通知書を労働者に交付することが法律で義務付けられているのに対して、雇用契約書にはそのような法的な義務は設けられていないためです。しかし、実際には多くの企業が労働者との間で起こり得る労働条件に関するトラブルを防止する目的で雇用契約書の作成・締結を実施しています。

なお、労働条件通知書と雇用契約書は「労働条件通知書兼雇用契約書」としてひとつの書類にまとめることも可能です。2つの書類をひとつにまとめると1度の契約締結で労働条件明示義務の履行も雇用契約の締結も完了できるため、業務の効率化につながります。

労働条件通知書と雇用契約書をまとめる場合の対応を詳しく知りたい方は「「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を電子化する方法【Word版ひな形ダウンロード付】」もご一読ください。

労働条件通知書を交付するタイミング

労働基準法第15条によれば、企業は労働契約締結時に労働者へ労働条件通知書を交付することが義務付けられています。労働契約を締結するタイミングはさまざまですが、新しく人を雇い入れる場合であれば、一般的には内定または入社のタイミングで労働条件通知書を交付することになるでしょう。

就労開始後に労働条件通知書を交付すると労働基準法に違反することになるため、労働者との適切な労使関係を築くためにも必ず労働契約締結時に交付するようにしてください。

労働条件通知書に明示すべき項目

労働条件通知書の記載項目は労働基準法第15条第1項及び労働基準法施行規則第5条第1項に規定されており、必ず明示しなければいけない事項（絶対的明示事項）と定めをした場合に明示しなければならない事項（相対的明示事項）の2つに分かれます。

【労働条件通知書の項目】（2024年4月1日以降の追加事項は未記載）

必ず明示しなければならない事項
① 労働契約の期間 ② 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準 ③ 就業の場所・従事すべき業務 ④ 始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働（早出・残業等）の有無、休憩時間、休日、休暇、労働者を２組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項 ⑤ 賃金の決定、計算・支払の方法、賃金の締切り・支払の時期 ⑥ 退職に関する事項（解雇の事由を含む。） ⑦ 昇給に関する事項（※）

定めをした場合に明示しなければならない事項
⑧ 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払の方法及び支払い時期（※） ⑨ 臨時に支払われる賃金、賞与等及び最低賃金額に関する事項（※） ⑩ 労働者に負担させる食費、作業用品などに関する事項 ⑪ 安全・衛生 ⑫ 職業訓練 ⑬ 災害補償、業務外の傷病扶助 ⑭ 表彰、制裁 ⑮ 休職

参考：厚生労働省「よくある質問」（https://jsite.mhlw.go.jp/ibaraki-roudoukyoku/content/contents/kantoku_jyousou_r021202meiji.pdf）

※パートタイム・有期雇用労働者の場合、①昇給の有無、②退職手当の有無、③賞与の有無、④相談窓口（相談担当者の氏名、役職、相談部署等）について、文書の交付等による明示が必要（パート・有期労働法第６条）

なお、必ず明示しなければならない事項のうち①から⑥については書面の交付により明示することが義務付けられているため、労働条件通知書を作成する際に①から⑥の項目が含まれているかを確認するようにしましょう。

労働条件通知書の必要項目は2024年4月に追加される

2024（令和6）年4月1日に施行される改正労働基準法施行規則により、労働者に対する明示事項が新しく追加されることが厚生労働省から発表されています（参考：「令和６年４月から労働条件明示のルールが改正されます」｜厚生労働省）。具体的な変更点は下表の通りです。

【労働条件通知書への追加項目概要】

出典：厚生労働省ホームページ　（https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_32105.html）

この変更を反映した労働条件通知書の様式は厚生労働省の公式サイトで「モデル労働条件通知書」として公開されているため、今年の4月の変更に備えて労働条件通知書を更新したい方は確認しておきましょう。

なお、「令和５年改正労働基準法施行規則等に係る労働条件明示等に関するＱ＆Ａ」によると、新たな明示ルールは、今般の省令・告示改正の施行日である令和６年４月１日以降に締結される労働契約に適用されるため、既に雇用されている労働者に対して、改めて労働条件を明示する必要はありません（有期契約労働者については、契約の更新は新たな労働契約の締結であるため、令和 ６年４月１日以降の契約更新の際には新たなルールに則った明示が必要）。

ただし、厚生労働省の同Q&Aには「労働条件に関する労働者の理解を深めるため、再度の明示を行うことは望ましい取組と考えられる」と記載されているため、自社としてどう対応するかは別途検討するのがよいでしょう。

労働条件通知書は電子契約サービスでも交付可能

労働条件通知書は電子契約サービスでも交付可能な書類です。

※労働者側が電子メール等の電磁的方法による送信を希望することが条件となります（労働基準法施行規則第5条第4項）。

従来の手続きでは、毎月入社者が発生するたびに書類の印刷、製本、郵送などの事務作業に最低でも1〜2週間かかっていました。しかし、電子契約を導入し労働条件通知書を電子化することで、採用時や契約更新時にかかる事務作業の時間を大幅に節約できるようになります。また、紙の書類が発生しないため印刷費や郵送費といったコストも削減することができます。

さらに、紙の書類を整理するためにはスペースや時間が必要ですが、電子契約ではクラウド上で書類の原本を保存・管理できます。これにより、書類の管理にかかる手間やコスト削減も期待できるでしょう。

労働条件通知書の電子化で採用業務の効率化を

電子契約サービスを導入して労働条件通知書を電子化することで、採用業務の効率化を図ることができます。

当社の運営する電子契約サービス「クラウドサイン」では、厚生労働省による労働条件通知書ひな形をベースとして、労働条件通知書電子化の要件を満たしつつ労働者と雇用契約を締結した証拠を確保できる書式として作成した「労働条件通知書兼雇用契約書ひな形」のWordファイルを作成しました^※。

ひな形は下記リンク先にあるフォームから無料でダウンロードできるため、労働（雇用）契約の締結と労働条件の通知に使えるWord形式のひな形をお探しの方はご活用ください。

※本Wordファイルひな形は2024年4月の明示項目が追加される前の様式となります

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