Sansanとクラウドサインが連携へ —名刺×契約情報で実現できること

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名刺情報管理のSansanと業務提携し、「契約管理オプション Powered by クラウドサイン」を5月より提供します。人のつながりと契約情報が立体的に可視化される世界が初めて実現します。

会社に「死蔵」された2つの「紙」をデータ化しマッチング

デジタル化が進むビジネスの中で、今も残る「紙」。中でもクラウドサインは、書庫やキャビネットの中に眠らせていた「契約書」をデータに変えることで、法務部門から事業部門をエンパワーする世界の実現を提案してまいりました(関連記事:守りのガーディアン型法務から攻めのパートナー型法務へ変革する方法—契約アナリティクス応用編)。

そしてもう一つ、契約書ほど保管のための場所や手間を必要としないだけに、情報の管理や活用が個々の従業員まかせになっている「紙」の代表格が、「名刺」です。

会社に散在する「名刺」情報をデジタル化し集約することで、人と人のビジネス上のつながりを有機的に把握して活用できるようにした画期的サービスの一つに、Sansanがあります。名刺をただ単にスキャンして検索可能なデータにするだけではなく、部署や役職変更があれば自動で通知するといったSansanのサービスは、契約書のデータ化により検索や更新期限管理等を実現したクラウドサインSCANと同じ発想や視点に立った、親和性の高いサービスでした。

2020年5月より、この Sansanが持つビジネスパーソンのつながり情報にクラウドサインが持つ契約情報をマッチングさせる新しいサービス「契約管理オプション Powered by クラウドサイン」を開発し、ご提供 できることとなりました。

人のつながりと契約情報を立体的に把握

Sansanをご利用になったことがある方はご存知かと思いますが、Sansanでは、営業活動などで入手した紙の名刺を専用スキャナーで読み取り、クラウドにアップロードすることで、人間の目によるチェックも踏まえて会社名・部署名・役職名等がデータベース化されます。

今回の連携サービスをご利用になるユーザーは、Sansan上のデータをクラウドサインに登録されている契約情報と自動で突合され、

などがSansanの画面上に表示されるようになります。さらに、クラウドサインのアカウント(権限)がある役職員であれば、Sansanの画面からクラウドサインを起動し、契約の内容を確認することもできるようになります。

このサービスにより、企業の中で暗黙知化され、担当変更などの引継ぎなどの場面においても伝えることが難しかったビジネス上のつながり・関係値の深さなどを、データとなった名刺と契約書を掛け合わせて可視化。

直感的な便利さはもちろん、これまで個々の従業員では「なんとなく」でしか把握できていなかった人のつながりと契約情報をかけあわせ、立体的に把握できるようになることで、その会社との新たなビジネスチャンスを発見したり、交渉を支援するといった強力なツール になりうるものと考えています。

事業部門をエンパワーする法務部門へ

名刺情報を法務領域で活用する具体例として、昨年末に発表され注目を浴びたニュースの一つに、Sansanが「反社チェック」を自動化するサービスを開始する、というものがありました。

「暴力団・総会屋・詐欺集団を名刺で見破る! Sansanが新機能“反社チェック”を開発する狙い」(IT Media NEWS)

飛び込み営業でたまたま訪問したオフィスが、一般企業を装った暴力団事務所だったら――。いつも通り名刺を交換し、商談を進める中で「おかしい」と気付いてももう遅い。ゆすり・たかりの被害に遭ったり、商談を打ち切る過程でトラブルに巻き込まれたりと、さまざまなリスクが考えられる。
万が一取引契約を締結した後で、先方が何らかの事件を起こし、関係があったことが世間に知られた場合はもっと悲惨だ。他の取引先や関係者から「反社会的勢力と取引している企業」「コンプライアンス管理やモラルに問題がある企業」といった目で見られ、イメージダウンは避けられないだろう。
こんな事態を避けるために、クラウド型名刺管理サービス「Sansan」などを提供するSansanは、反社会的勢力のチェック機能(以下、反社チェック機能)を法人向けに開発中。2020年3月の実用化を予定している。

反社会的勢力か否かを契約締結前に確認するプロセスである反社チェックは、多くの会社で担当者による手作業で属人的に行われています(関連記事:反社チェックの実務)。しかも、このチェックが契約締結の直前で行われることが多いことから、仮に反社会的勢力だと判明したとしても、商談が始まってしまっているだけに、関係を断つための慎重な行動が必要とされます。こうした水際のリスクマネジメントを、名刺交換という早いタイミングで、しかも漏れなく実行できるという点で、優れたサービスです。

他方、契約書とは、そうしたチェックをクリアして信頼関係を結んだ者同士が、将来に向けた前向きな約束と万が一トラブルが発生した場合の処理責任を記した文書です。しかも多くの場合、一つの企業と一つの契約書だけを結んで終わることはなく、秘密保持契約書、業務委託契約書、代理店契約書、それらを変更したり延長するための覚書・・・と、信頼関係が積み重なるたびに締結する契約書の通数が重なっていくものでもあります。

このように、取引において交わされ大切に保管されている「紙」の上には、信頼関係とリスクに関する情報がいくつも眠っています。企業において法務部門とは、こうした貴重なビジネス情報のデータ化と活用プロセスにも自ら積極的に関わることで、事業部門を支援する主体になりうる存在 だと思います。

画像:EKAKI / PIXTA(ピクスタ)

(橋詰)

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