稟議・稟議書とは？ 意味から書き方、電子化のメリットまで解説

「稟議書を回覧しているが、承認者が不在で決裁が遅れている」、「リモートワークを導入したいのに、稟議書の押印のためだけに出社（ハンコ出社）が必要になっている」、「そもそも、どう書けば承認される稟議書になるのかわからない」

こうした「稟議」に関する悩みは、多くの企業が抱える共通の課題です。稟議は、組織の意思決定における重要なプロセスですが、その運用方法が昔ながらの「紙とハンコ」のままである場合、ビジネスのスピードを著しく低下させる要因となります。

当記事では、「稟議」の基本的な意味やプロセスから、実務で今すぐ使える「承認されやすい稟議書の書き方・例文」、そして稟議プロセス全体を根本から効率化する「DX（電子化）」の方法までをまとめて解説します。

さらに、稟議プロセスの中でも特に重要でありながら「最後のボトルネック」となりがちな契約稟議について、その本質的な解決策についても解説します。

稟議とは？「決裁」「申請」との違い

まず、稟議の基本的な概念と、混同されやすい関連用語との違いを明確にします。

稟議の基本的な意味と目的

「稟議（読み方：りんぎ）」とは、組織（企業など）において、個人の権限だけでは決定することができない事柄について、文書（稟議書）を作成し、関係各所の承認を経て、最終的な意思決定（決裁）を得るまでの一連のプロセスそのものを指します。

このプロセスで使用される公式な文書が「稟議書（読み方：りんぎしょ）」です。

稟議の主な目的は、重要な意思決定に対して複数の関係者の確認を通すことによる「合意形成」と「責任の分散」、そして会議を招集するほどの時間的コストをかけずに意思決定を行う「業務の効率化」、さらにその決定プロセスを「公式な記録として保持」することにあります。

稟議の一般的なフロー

稟議は、一般的に以下の4つのステップで進められます。

1. 起案
   起案者（担当者）が、承認を得たい事柄（例：物品の購入、契約の締結）について、その必要性や内容、予算などをまとめた「稟議書」を作成します。
2. 回覧・承認
   作成された稟議書を、社内規程などで定められた承認ルート（例：担当者→上長→部長→担当役員）に従って回覧します。各承認者は内容をレビューし、問題がなければ「承認」します。
3. 決裁
   最終的な意思決定権限を持つ「決裁者」（例：社長や事業部長）が、稟議書を最終確認し、その事柄の実行の可否を「決裁」します。
4. 実行・保管
   決裁が下りた稟議書（決裁済み文書）に基づき、起案部署が事柄（例：契約締結、物品購入）を実行します。決裁済みの稟議書は、会計監査や内部統制上の証憑として、適切に保管されます。

混同しやすい用語との違い（決裁・申請・起案）

稟議のプロセスでは「決裁」「承認」「申請」といった類似用語が使われ、しばしば混同されます。特に中小企業では「承認者」と「決裁者」が同一人物であるケースも多く、厳密な区別が意識されにくい傾向があります。

しかし、企業のガバナンス（企業統治）において、これらの区別は非常に重要です。以下の表は、各用語の意味と役割の違いを明確にしたものです。

【シーン別】稟議書が必要となる主なケース

稟議が必要となるのは、主に「個人の裁量（決裁権限）を超える」事柄や、「複数の部門が関与する」事柄を決定する時です。

• 購買稟議
  企業活動に必要な物品やサービスを購入する際に提出する稟議です。
  （例：新しいPCの購入、全社導入するITツール（SaaS）の契約、事務用品や備品の購入）
  一般的に、購入するものの金額によって決裁権限者が異なります（例：10万円までは部長決裁、100万円以上は役員決裁）。
• 採用稟議
  新しい人材を採用する際に提出する稟議です。
  （例：欠員補充のための採用、新規事業立ち上げに伴う増員）
  広告掲載枠の購入といった、採用活動に関連する費用の稟議もこれに含まれます。
• 接待交際稟議
  取引先との接待や贈答など、交際費を使用する際に提出する稟議です。コンプライアンス（法令遵守）の観点から、事前に承認を得るケースが増えています。
• 契約稟議
  他社と何らかの契約を締結する際に提出する稟議です。 （例：新規取引基本契約、業務委託契約、秘密保持契約、既存契約の更新・変更）物品の購入（購買稟議）とは異なり、社外の取引先と法的な権利義務を発生させるため、稟議プロセスの中でも特に慎重な判断と厳格な管理が求められる、最も重要な稟議の一つです。 法務部門によるリーガルチェックと並行し、ビジネス上の判断として契約内容を承認・決裁するために回付されます。
• 捺印稟議
  契約稟議と関連して、日本企業特有の慣習として「捺印稟議」が存在する場合があります。
  これは、(1)「契約内容を承認する」というビジネス判断（契約稟議）が下りた後に、(2)「承認された契約書（紙）に、法的に有効な社印（実印や会社角印）を押す」という物理的行為の許可を得るために、再度回付される稟議を指します。この「二重の承認プロセス」は、稟議と契約のプロセスが分断されていることを示しており、業務の非効率性を象徴する典型的な例と言えます。

【例文あり】承認スピードが上がる稟議書の書き方

稟議書を起案する実務者にとって、最も重要なのは「どう書けばスムーズに承認されるか」です。差し戻しや却下は、業務の遅延に直結します。

ここでは、承認者の視点に立った、説得力のある稟議書の書き方を解説します。

稟議書の基本構成（必須の記載項目）

企業や部署によって定められたフォーマットがある場合はそれに従いますが、ない場合でも、以下の項目は承認を得るために必須です。

• 起案日（作成日）： 稟議書を作成した日付。いつ申請されたものかを明確にします。
• 起案部署・起案者氏名： 誰が起案したのかを明記し、責任の所在と問い合わせ先を明確にします。
• 件名： 「（内容）の件」など、承認者が一目で内容を理解できる簡潔な件名を記載します。
• 稟議内容（結論）： 「何を」「どうしたいのか」を先に記載します。例：「〇〇（ツール）の導入を承認願います」
• 目的と理由（背景）： 「なぜ」それが必要なのか。現状の課題と、それを実行する理由を具体的に説明します。
• 具体的な内容：
  • 購買稟議の場合： 購入する品名、型番、数量、単価・総額、納期、発注先業者名。
  • 契約稟議の場合： 契約先、契約内容の概要、契約期間、金額。
• 予算と費用対効果（メリット）：
  • かかる費用（予算）と、それがどの勘定科目から支出されるのかを明記します。
  • それによって会社にどのようなメリット（売上向上、コスト削減、業務効率化など）があるか（費用対効果）を具体的に示します。
• リスクと対策（懸念事項）： 想定されるリスクやデメリット、およびその対策も併記することで、承認者の不安を払拭し、信頼性を高めます。
• 添付書類： 根拠となるデータ（例：複数社の見積書、製品カタログ、契約書案）を添付し、決定の客観性を担保します。

決裁者を説得する「5つのコツ」

多忙な決裁者は、日々多くの稟議書に目を通しています。限られた時間で迅速に判断してもらうためには、以下の5つのコツが有効です。

1. 結論ファーストで書く
   承認者は「で、何をしてほしいのか」を最初に知りたがっています。まず「目的」と「承認してほしい内容」を簡潔に記載し、その後に理由や詳細を続ける構成が効果的です。
2. 客観的なデータで語る
   「必要だと思う」といった主観的な表現は避け、「XXのデータに基づき、YYが必要」という客観的な根拠（ファクト）を示します。特に購買稟議では、複数社の見積もりを添付し、なぜその業者を選んだのか（価格、納期、品質など）を明記することが説得力を高めます。
3. 会社にとってのメリットを明確にする
   「起案部署の業務が楽になる」といった部分最適な視点ではなく、「会社全体のコストが年間XX円削減できる」「コンプライアンスリスクを回避できる」など、組織全体の視点でのメリット（ROI）を強調します。
4. 懸念点を先回りして潰す
   承認者が疑問に思いそうな点（例：「なぜA社ではなくB社なのか？」「失敗した場合のリスクは？」）に対し、先回りして回答を記載しておきます。
5. 事前の「根回し」を済ませておく
   特に複数の部署が関わる案件や高額な案件の場合、稟議書を回す前に、キーマンとなる承認者や関連部署（経理部、法務部など）に口頭やメールで内容を説明し、内諾を得ておく（事前すり合わせを行う）ことが極めて重要です。これにより、回覧の途中で差し戻されるリスクを大幅に減らすことができます。

稟議書の例文（シーン別）

例文1：【購買稟議】ノートパソコン購入の件

例文2：【契約稟議】SaaSツール（クラウドサイン）導入の件

（※ここでは電子契約サービス導入を例とした、戦略的な稟議書の書き方を記載します）

従来の紙運用が抱える4つの課題

稟議書が電子化されておらず、紙の書類とハンコによる運用が続いている場合、組織全体の業務に深刻な停滞を引き起こす原因となります。

課題1：意思決定の遅延とビジネス機会の損失

物理的な書類の回覧には時間がかかります。特に承認者が多忙であったり、出張などで不在であったりする場合、その間プロセスは完全に停止します。

この「遅延」は、単なる社内の非効率に留まりません。市場の変化が激しい現代において、競合他社が即座に意思決定して実行に移している中、自社だけが稟議の承認待ちで1週間を無駄にすることは、致命的な「ビジネス機会の損失」に直結します。

課題2：テレワーク・多様な働き方の阻害要因

最大の課題の一つが、紙の稟議書への「押印」や「手渡し」のためだけに出社が必要になる、いわゆる「ハンコ出社」の問題です。

これは、従業員の生産性やモチベーションを著しく低下させるだけでなく、育児や介護と仕事を両立させるような柔軟な働き方を阻害します。また、パンデミックや自然災害といった有事の際、出社できなければ意思決定が止まるという状態は、事業継続計画（BCP）の観点からも極めて脆弱です。

課題3：非効率な業務と「見えないコスト」

紙の運用は、多くのコストを発生させます。紙代、印刷代（トナー代）、ファイリング用品代、郵送費、そして膨大な書類を保管するためのキャビネットや倉庫スペースの賃料といった「目に見えるコスト」です。

しかし、より深刻なのは、それらの作業に携わる人件費、過去の稟議書を探すための「検索コスト」、記載ミスによる「差し戻し工数」 といった、財務諸表には現れにくい「見えないコスト」です。

課題4：セキュリティとガバナンスのリスク

紙の書類は、その物理的な性質上、常にリスクにさらされています。回覧中の「紛失」、デスクの上に放置されたことによる「情報漏洩」（第三者による盗み見）、悪意ある「改ざん」といったセキュリティリスクです。

また、誰がいつ承認・決裁したのかという「監査証跡」が不明瞭になりがちで、内部統制の観点からも問題があります。

稟議プロセスの「根本的」解決策とは？

これらの課題を根本的に解決するためには、単なる「稟議書のメール送付」ではなく、プロセス全体をデジタル化する仕組みが必要です。

「稟議書の電子化」が解決の第一歩

前述の4つの課題は、稟議書を「電子化（ペーパーレス化）」することで、その多くを解決できます。

電子化により、決裁までのスピードが向上し、印刷・保管コストは削減され、テレワークも促進できます。また、アクセス権限の管理によりセキュリティも強化されます。

本質的な解決策：「ワークフローシステム」の導入

しかし、単にWordやExcelで作成した稟議書をメールで送るだけでは、承認ルートが統一されず、現在の進捗状況が「見える化」されず、過去の稟議書の「検索性」も低いため、根本的な解決にはなりません。

本質的な解決策としては、稟議の「申請・承認・決裁・保管」というプロセス（仕事の流れ）そのものを電子化・自動化する「ワークフローシステム」を導入することです。

ワークフローシステムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

• 進捗の可視化： 今、稟議が誰のところで止まっているかが一目瞭然になります。
• 承認ルートの自動化： 申請の種類や金額に応じて、あらかじめ設定された正しい承認ルートに自動で回付されます。
• テレワークへの完全対応： パソコンやスマートフォンから、時間や場所を問わずに承認・決裁が可能になります。
• 内部統制の強化： 申請・承認・決裁のログ（履歴）がすべてシステム上に記録され、監査対応が容易になります。
• フォーマットの統一： 申請書式をシステム上で統一・管理でき、申請の工数やミスを削減できます。

稟議の「次」のボトルネックを見逃していませんか？

ワークフローシステムの導入は、社内の意思決定を劇的に効率化します。

しかし、ここで一つの重要な問いが残ります。

「購買稟議」や「採用稟議」のように社内で完結するプロセスは、ワークフローシステムで効率化できるでしょう。

では、最も重要かつ複雑な稟議の一つである「契約稟議」 はどうでしょうか？

稟議の「承認後」に潜む本当の課題

ワークフローシステムを導入し、契約稟議の「社内承認」がデジタル上でスピーディに完了したとします。しかし、その後、結局「契約書（紙）を印刷」し、法務部や管理部が「押印（前述の『捺印稟議』）」し、「相手先に郵送」し、「相手先の押印と返送を待つ」という、最も非効率で時間のかかる"紙とハンコのプロセス"が手付かずのまま残っているというケースは少なくありません。

これこそが、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）推進を妨げる、「ボトルネック」です。社内稟議と社外との契約締結は、分断されているのではなく、一続きのプロセスとして捉える必要があります。

ワークフローと「電子契約」の連携こそがDXの鍵

この「分断」を解消し、社内稟議から社外との契約締結までをシームレスに繋ぐのが、ワークフローシステムと電子契約サービスの「API連携」です。

社内で利用しているワークフローシステムと電子契約サービスをAPI連携することで、ワークフローシステムで承認された内容が電子契約サービス側に自動反映されるため、両システムへの重複入力の手間を削減できるなど、業務効率化が図れます。

• API連携とは？仕組みや事例、導入のメリットなどを徹底解説
  

• 電子契約サービスのAPI連携活用術｜用途やメリット・具体例を紹介
  

契約稟議のDXなら「クラウドサイン」

この「稟議」から「契約」への流れにおいて、「クラウドサイン」を利用することで、より柔軟なアプローチが可能となります。

なぜ「クラウドサイン」が選ばれるのか

クラウドサインは日本初の「WEB完結型クラウド契約サービス」として市場にリリースされてから、2025年においても高いシェアを誇るサービスとして多くの方に導入いただいています。

1. 国内売上シェアNo.1（※1）、自治体導入数No.1（※2）の信頼性と専門性
   クラウドサインは電子契約の「専門家」として、国内の法律（電子署名法など）に準拠した高度な法的証拠力と、強固なセキュリティ、そして何よりも「使いやすさ」を追求し、国内売上シェアNo.1として多くの企業に選ばれています。
   （※1：株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2025年版」（電子契約ツールベンダーシェア、2024年度実績）、※2：株式会社マクロミル（委託調査）、電子契約サービスを利用している20～59歳の男女1,034名を対象にインターネット調査を実施（調査期間：2024年1月26日～1月28日））
2. 圧倒的な「連携性」
   クラウドサインの強みは他にも多数ありますが、稟議に関わる点での強みとして、特定のワークフローシステムに縛られない「連携性」の高さもあげられます。SalesforceやkintoneといったCRM/SFA、Microsoft 365のようなグループウェア、SmartDBやX-point Cloud、AgileWorksといった主要なワークフローシステム、さらにはLaKeel HRといった人事労務ソフトまで、既に多くの企業が利用している主要な業務システムとAPI連携が可能です。クラウドサインと連携できる外部サービスについてはこちらの一覧からご覧ください。

「3分でわかるクラウドサイン」
無料ダウンロード

クラウドサインではこれから電子契約を検討する方に向け、電子契約の知識を深めるためにすぐわかる資料をご用意しました。電子契約サービスやクラウドサインについて詳しく知りたい方はダウンロードしてご活用ください

ダウンロードする（無料）

稟議から契約締結までを「ワンストップ」で実現

クラウドサインと既存のワークフローシステムを連携させることで、以下の「理想の業務フロー」が実現します。

1. [ワークフローで起案・承認]
   （例：使い慣れた既存のワークフローシステム上で契約稟議を申請・承認）
2. [クラウドサインへ自動連携]
   （承認された情報（契約先、金額など）と契約書ファイルが、自動でクラウドサインに連携）
3. [シームレスに相手先へ送信]
   （ワンクリックで相手先に契約書を送信。二重入力の必要なし）
4. [契約締結・保管]
   （相手先が電子署名し、締結済み契約書が自動でクラウド上に保管される）

これにより、稟議承認から契約締結完了までの時間と、手作業による契約書の取り違えといったミスを劇的に削減し、「ワンストップ」業務プロセスが完成します。

クラウドサインと連携できるワークフローシステムを知りたい方はクラウドサイン公式サイトにある「外部サービス連携」もご覧ください。

また、「このサービスと連携できるか確認したい」「API連携の進め方がわからない」など、自社でお使いのワークフローシステムとの連携についてご不明点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

当記事では、「稟議」の基礎知識から、実務で使える「稟議書の書き方」、そして従来の紙運用が抱える「課題」までを網羅的に解説しました。

これらの課題の根本的な解決策は、社内プロセスを電子化する「ワークフローシステム」の導入です。

しかし、企業のDXを完結させるためには、その一歩先、すなわち稟議（特に契約稟議）の「承認後」に発生する「契約締結」というボトルネックを解消することが不可欠です。

国内売上シェアNo.1の電子契約サービス「クラウドサイン」は、貴社が既にお使いの様々なワークフローシステムとシームレスに連携できます。

稟議から契約までの一連の流れをデジタルで完結させ、 業務スピードを改善してみてはいかがでしょうか。

稟議から契約締結までをスムーズに進めるには、システム同士の「連携」が大切です。お使いのワークフローシステムやSalesforce、kintoneなどがクラウドサインとどのように連携できるかをまとめた資料をご用意しました。自社の業務をワンストップ化できるか、ぜひご確認ください。