【無料ひな形付き】株主総会議事録とは？記載事項・作成手順・閲覧謄写請求への対応などを弁護士が解説

株主総会を開催したときは、株主総会議事録を作成する必要があります。

株主総会議事録の記載事項は法令によって定められており、必要な事項を漏れなく記載しなければなりません。また、株主や債権者などから閲覧や謄写を求められることもあり得るので、対応できるようにしておきましょう。

本記事では株主総会議事録について、記載事項・作成手順・閲覧謄写請求への対応などを解説します。

なお、クラウドサインでは弁護士監修の「株主総会議事録」ひな形をご用意しています。無料でダウンロード可能ですので、これから株主総会議事録を作成する方はぜひ入手ください。

「株主総会議事録」ひな形
無料ダウンロード

クラウドサインでは弁護士監修の「株主総会議事録」のひな形をご用意しました。ひな形（テンプレート）をお探しの方はダウンロードしてご活用ください。

ダウンロードする（無料）

株主総会議事録とは

「株主総会議事録」とは、株主総会の議事の経過の要領や結果などをまとめた議事録です。会社法318条1項によって作成が義務付けられています。

株主総会議事録は本店に10年間備え置き、株主や債権者などの閲覧に供するものとされています。株主総会の運営を透明化し、株主や債権者などが検証できるようにすることが株主総会議事録の役割です。

株主総会議事録の原則的な記載事項

株主総会議事録には、原則として以下の事項を記載します（会社法施行規則72条3項）。

開催された日時と場所

株主総会が開催された日時と場所を記載します。開催日時については、開始時間まで記載しましょう。

議事の経過の要領と、その結果

株主総会の議事の経過の要領と、その結果を記載します。株主総会議事録の中で、最も重要かつ分量が多くなる部分です。

株主総会の開始から終了までの議事の内容を、要約しつつ簡潔にまとめましょう。どの程度詳しく書くかは会社の方針によりますが、上記の記載例を参考にしてください。

述べられた一定の意見または発言の内容の概要

以下の事項について意見・発言等が述べられたときは、その内容の概要を記載する必要があります。

出席した役員等の氏名・名称｜押印は不要

株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役または会計監査人の氏名・名称を記載します。押印は不要です。

議長の氏名

議長の氏名を記載します。「代表取締役」などの肩書とともに記載するのが一般的です。

議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

議事録を作成した取締役の氏名を記載します。実際にドラフトを作成するのは従業員であるケースも多いですが、最終的には取締役がチェックして作成者となる必要があります。

なお、議事録の作成者である取締役についても、押印する必要はありません。ただし、慣例的に押印をするケースも見られます。

特殊なケースにおける株主総会議事録の記載事項

株主総会における決議や取締役の報告は、一定の要件を満たす場合には省略することが認められています。決議や報告を省略した場合は、株主総会議事録に所定の事項を記載しなければなりません。

株主総会決議を省略した場合の記載事項

取締役または株主が提案した議案について、議決権を行使できる株主の全員が書面または電磁的記録で同意の意思表示をしたときは、採決を省略して株主総会決議があったものとみなされます（会社法319条1項）。

この場合、株主総会議事録に以下の事項を記載しなければなりません（会社法施行規則72条4項1号）。

取締役による株主総会への報告を省略した場合の記載事項

取締役が株主の全員に対して株主総会に報告すべき事項を通知し、かつ株主総会への報告を要しないことにつき株主全員が書面または電磁的記録で同意の意思表示をしたときは、実際の報告を省略することが認められています（会社法320条）。

この場合、株主総会議事録に以下の事項を記載しなければなりません（会社法施行規則72条4項2号）。

株主総会議事録の作成手順

株主総会議事録の作成手順は、以下のとおりです。

議事録のドラフトを作成する｜記載事項が漏れていないことを要確認

株主総会が終わった後、議事録のドラフト（草案）を作成します。ドラフトの段階では、必ずしも取締役が作成しなくてもよく、従業員などが作成しても構いません。

すでに解説したとおり、株主総会議事録の記載事項は法令によって定められています。必要な記載事項に漏れがないように注意しつつ、慎重にドラフトを作成しましょう。

取締役が議事録の内容を確認し、承認する

株主総会議事録の作成者は、取締役でなければなりません。

したがって、ドラフトを従業員などが作成した場合でも、最後は必ず取締役がその内容を確認し、作成者として承認する必要があります。実際の議事が正しく反映されているか、法令上の記載事項が漏れていないかなどを注意深く確認したうえで、承認を行いましょう。

議事録を本店に10年間備え置く｜書面・電子データのどちらでもOK

株主総会議事録は、書面または電磁的記録（電子データ）によって作成するものとされています（会社法施行規則72条2項）。

作成した株主総会議事録は、株主総会の日から10年間、本店に備え置かなければなりません（会社法318条2項）。

支店がある場合は原則として、株主総会の日から5年間、株主総会議事録の写しを支店にも備え置く必要があります。ただし、株主総会議事録を電子データで作成しており、その情報を支店のPC等で閲覧できるようにしていれば、支店への備置きは不要です（会社法318条3項、会社法施行規則227条2号）。

電子契約サービスなどを利用して、株主総会議事録を電子データで作成すると、社内のネットワークなどを通じていつでも閲覧や検索ができるようになります。株主や債権者などから問い合わせがあったときや、何らかの問題が生じて株主総会議事録の確認が必要になったときなどに便利です。

【弁護士監修】株主総会議事録ひな形ダウンロード（無料）

株主総会議事録のひな形は、以下のページからダウンロードできます。実際の議事の状況などに応じて、調整したうえでご利用ください。

「株主総会議事録」ひな形
無料ダウンロード

クラウドサインでは弁護士監修の「株主総会議事録」のひな形をご用意しました。ひな形（テンプレート）をお探しの方はダウンロードしてご活用ください。

ダウンロードする（無料）

株主総会議事録の閲覧・謄写請求

会社の株主や債権者などは、株主総会議事録の閲覧・謄写を請求できます。閲覧・謄写請求を受けたら、速やかに必要な対応を行いましょう。

閲覧・謄写請求ができる人｜株主や債権者など

株主総会議事録の閲覧・謄写請求は、以下の者に認められています（会社法318条4項・5項）。

閲覧・謄写請求を受けた場合の対応

会社が株主総会議事録の閲覧・謄写を請求されたら、まず請求者が上記のいずれかに該当するかどうかを確認しましょう。

閲覧・謄写請求権があると判断した場合は、以下の対応を行います（会社法318条4項、会社法施行規則226条17号）。

まとめ

株主総会議事録は、株主総会の開催後に必ず取締役が作成しなければなりません。実際の議事を適切に反映しつつ、法令によって記載が義務付けられた事項に漏れがないよう注意しましょう。

株主総会議事録は、電子データで作成することもできます。株主や債権者の閲覧・謄写請求に対応しやすく、管理もしやすいなどのメリットがあるので、株主総会議事録の電子化をご検討ください。

• 議事録の電子化に関する法的規制と株主総会、取締役会で電子署名する方法
  

なお、クラウドサインでは取締役会議事録を電子化する場合の法的規制と電子署名の要件について解説した資料をご用意しております。以下フォームからダウンロード可能ですので、株主総会議事録や取締役会議事録の非効率な「ハンコ集め」から脱却し、電子署名に切り替えたい方は参考にしてみてください。

「非効率な「ハンコ集め」から脱却するには？取締役会議事録を電子化する方法」
無料ダウンロード

本資料では、取締役会議事録を電子化する場合の法的規制と電子署名の要件について解説しています。非効率な「ハンコ集め」から脱却し、電子署名に切り替えたい方はダウンロードしてご活用ください。

ダウンロードする（無料）