SharePointとOneDriveの違いと使い分けのポイント 文書の保存先はどっちがいい？

Microsoft 365を利用していると、「SharePointとOneDriveはどう違うか」「どちらにファイルを保存すべきか」と迷うことはありませんか？ どちらもクラウド上でファイルを保存・共有できますが、使い分けを誤ると、情報漏洩や退職者データの消失、ファイル移行の負担につながる可能性もあります。

この記事では、SharePointとOneDriveの違いをわかりやすく解説します。業務シーンごとの使い分けや運用上の注意点も紹介するため、Microsoft 365の社内ルールを見直す際にお役立てください。

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SharePointとOneDriveの違いは「保存場所の目的」にある

SharePointとOneDriveの大きな違いは、誰がその情報を利用・管理することを前提としているかです。まずは、この違いを理解しておきましょう。

結論：個人用ファイルはOneDrive、チームの共有ファイルはSharePoint

基本的には以下のように考えておくとよいでしょう。

• 個人用ファイル：OneDrive
• チームで継続して利用するファイル：SharePoint

OneDriveは、自分で作成している途中の資料やメモなど、個人を中心に扱うファイルの保存に適しています。一方、SharePointは部署のマニュアルや顧客対応資料、プロジェクトの成果物など、複数人が共同で利用する情報の保管に向いています。

両サービスに違いが生まれる理由

両者の違いは、サービスの設計思想から生まれています。

OneDriveはユーザーごとに割り当てられる個人のクラウドストレージです。必要になった場合、そのユーザーがファイルやフォルダをほかのメンバーへ共有します。Microsoftも、OneDriveは個人の業務ファイルを保存するためのものであり、部署や組織単位のデータを保存する使い方はサポート対象外としています。

対してSharePointは、組織の情報共有や共同作業を支えるプラットフォームです。部署やプロジェクトごとにサイトを作成し、ドキュメントだけでなく情報やコンテンツを組織単位で管理できます。

参考：OneDrive サービスの説明

SharePointとOneDriveの基本的な違いを一覧で比較

SharePointとOneDriveの違いを整理すると、次のようになります。

比較項目	OneDrive	SharePoint
主な目的	個人のファイル保管・作業	組織・チームの情報共有
主な利用者	個人	部署・チーム・プロジェクト
ファイルの管理主体	原則として個人	組織・チーム
共有	必要な相手へ個別に共有	サイトやチーム単位で共有
向いている情報	下書き、個人メモ、作業中資料	正式版資料、マニュアル
退職・アカウント削除の影響	受けやすい	比較的受けにくい

保存対象・利用シーンの違い

OneDriveは、企画書の下書きや作業メモ、作成途中のExcelファイルなど、「自分が使うファイル」の保存に向いています。資料が完成し、部署やチームで継続的に利用する段階になったらSharePointへ移す運用が適しています。

アクセス権限・共有範囲の違い

OneDriveでもファイルやフォルダをほかのユーザーと共有でき、閲覧や編集の権限を設定できます。一方、SharePointではサイトやドキュメントライブラリなどを基準として権限を管理できるため、部署やプロジェクト単位で多数のファイルを扱うケースに適しています。

ただし、どちらも社外共有が可能です。Microsoft 365では組織全体の外部共有設定に加えて、SharePointサイトやOneDriveについて、より制限の厳しい設定を行えます。

容量・データ管理の違い

多くのMicrosoft 365サブスクリプションでは、OneDriveの既定容量は1ユーザーあたり1TBです。ただし、契約プランなどによって上限は変わります。

SharePoint Onlineの組織全体のストレージは、対象プランでは基本容量1TBに、購入したライセンス1件あたり10GBが加算される仕組みです。OneDriveのユーザー領域とは別に計算されます。そのため、容量だけを見て保存先を決めるのではなく、情報の所有者や利用目的から判断することが大切です。

誤った使い分けが引き起こす3つのリスク

SharePointとOneDriveが社内で無秩序に使われると、単に「ファイルを探しにくい」だけでは済まない場合があります。両者ともに誤った使い方をすると、どのようなリスクがあるかを把握して、適切な使い分けができるようにしておきましょう。

ファイルの誤共有・情報漏洩につながるケース

OneDriveでは利用者自身が共有設定を行えるため、社内ルールがなければ共有範囲がばらつきやすくなります。たとえば、本来は社内限定の資料について外部ユーザーがアクセスできる共有設定を選択すると、意図しない情報公開につながる可能性があります。

対策としては、外部共有の可否や利用できる共有方法を管理者側で定めることが重要です。Microsoft 365では、組織全体やサイトごとに外部共有レベルを設定できます。

退職者のデータが消失・迷子になるケース

特に注意したいのが、OneDriveへ正式な業務資料を保存しているケースです。OneDriveはユーザーごとのアカウントにひも付くため、その社員が退職してアカウントを削除すると、データも削除プロセスの対象になります。

Microsoftの標準設定では、削除されたユーザーのOneDriveの保持期間は既定で30日です。保持期間が過ぎたあとも93日間は管理者による復元が可能ですが、永続的に残るわけではありません。また、アカウントを削除せずライセンスだけを外した場合も、60日後に読み取り専用、93日後にアーカイブされ、ライセンスの再割り当てなどをしない限り中身を開けなくなります。

そのため、担当者が変わっても利用する資料があるなら、最初からSharePointで管理しておくほうが安全です。

なお、ユーザー削除後の保持期間は管理者が変更できるほか、削除されたユーザーに、マネージャーが設定されていればマネージャーに、設定されていなければ管理者があらかじめ指定したセカンダリ所有者に、OneDriveへのアクセス権が自動で付与されます。

退職者が出る前に、保持期間やアクセス権の引き継ぎ先を管理者と確認しておくとよいでしょう。

参考：OneDrive の保持と削除
参考：ライセンスのない OneDrive ユーザー アカウントを管理する

あとからの移行に大きな手間がかかるケース

ファイルがOneDrive、SharePoint、Teams、メール添付などに散在すると、どれが最新版かわからなくなります。あとから整理しようとしても、共有リンクやアクセス権、フォルダ構造などを確認しながら移行しなければなりません。

ファイル数が増えるほどこの作業負担は大きくなるため、「とりあえずOneDriveへ置く」運用を続けるのではなく、早い段階で保存基準を決めることが大切です。

業務シーン別：SharePointとOneDriveの使い分け方

SharePointとOneDriveのどちらを使えばよいか迷ったときは、「誰が使うか」「いつまで使うか」「誰が管理すべきか」の3点から判断すると整理しやすくなります。

個人のタスク・作業中ファイルを管理したい場合

自分だけで利用する作業中のファイルはOneDriveが適しています。たとえば、企画書の初稿、個人的な作業メモ、一時的な集計ファイルなどです。必要になれば上司や同僚だけに共有し、レビューしてもらうこともできます。

ただし、完成後も組織で使用するのであればOneDriveへ置き続けないことが重要です。「作業中はOneDrive、正式版になったらSharePoint」と決めておけば、保存先に迷いにくくなります。

部署・チームでファイルを共有したい場合

営業資料、社内マニュアル、プロジェクト資料など、複数人が継続的に利用するものはSharePointが基本です。担当者個人ではなくチームに情報をひも付けられるため、異動や退職があっても業務情報を引き継ぎやすくなります。

なお、Teamsでやり取りしたファイルも、実際にはこの2つのどちらかに保存されています。標準チャネルで共有したファイルはそのチームのSharePointサイトに、チャットで共有したファイルは送信者のOneDriveに保存されます。プライベートチャネルや共有チャネルの場合は、それぞれ専用のSharePointサイトに保存されます。チームで継続的に使うファイルは、チャットではなくチャネルで共有するとSharePoint側で管理しやすくなります。

契約書や重要文書など機密性の高い書類を管理したい場合

契約書は長期間保管するケースが多く、担当者が異動・退職したあとも会社として参照する必要があります。そのため、個人のOneDriveだけに正式版を保存する運用は適切ではありません。

さらに、契約書についてはアクセス権だけでなく、検索性や契約期間、更新期限、締結履歴などを管理する必要があります。こうした要件があるファイルを取り扱うなら、SharePointだけでなく契約書管理に特化したサービスも選択肢になります。

契約書に適した保管先の考え方は、後述の「契約書・重要文書の保管先として考える視点」で詳しく解説します。

SharePointとOneDriveを併用する際の注意点

SharePointとOneDriveは併用することも可能です。OneDriveの同期機能を利用すると、SharePointのファイルもPC上から扱えます。ただし、不適切な権限設定は現場の混乱を招くため注意が必要です。

自動同期・自動保存の設定方法

SharePointのドキュメントライブラリは、OneDrive同期アプリを使ってPCと同期できます。SharePointで対象のドキュメントライブラリを開き、「同期」を選択してOneDriveへサインインすると設定できます。同期後はエクスプローラーからSharePoint上のファイルを操作でき、オンラインへ戻った際に変更内容も同期されます。

なお、「同期」の代わりに「OneDriveへのショートカットを追加」を選び、自分のOneDrive内からSharePointのフォルダを開く方法もあります。同じライブラリに対して「同期」と「ショートカットの追加」は併用できないため、社内でどちらを使うかを統一しておくとよいでしょう。

また、OfficeファイルをOneDriveまたはSharePointへ保存すると、自動保存やバージョン履歴などの機能を利用できます。

権限設定でよくある失敗と回避策

ありがちな失敗は、ファイルやフォルダごとに個別の権限設定を増やし過ぎることです。たとえば、「Aさんだけ編集可能」「このフォルダだけ社外共有可能」といった例外が増えれば、管理者が全体像を把握しにくくなります。

基本的には、SharePointのサイトやチーム単位で必要なメンバーを整理し、個別設定を必要最小限にすることが重要です。さらに、社外共有するファイルは、誰でもアクセスできるリンクを安易に利用するのではなく、自社のセキュリティポリシーに合わせて共有レベルを細かく設定しておくほうがよいでしょう。

契約書・重要文書の保管先として考える視点

SharePointとOneDriveの使い分けを考える際、契約書は一般的な社内資料とは分けて検討する必要があります。まずは、契約書の保管先を慎重に選ぶべき理由を確認しておきましょう。

なぜ契約書の保管先選定が重要か

契約書は一度締結すれば終わりではありません。契約内容の確認、更新・解約時期の把握、取引先とのトラブル発生時の参照など、締結後も継続的に利用する重要文書です。

個人のOneDriveへ保存すると、担当者の異動・退職によって管理が不安定になる恐れがあります。一方、単に共有フォルダへ保存するだけでは、契約期限や契約先などを横断して管理しにくいこともあります。

そのため、契約書の保管先は「契約書を継続的に管理できるか」という観点で選ぶ必要があります。

電子契約サービスと連携した文書管理の考え方

契約業務を電子化する場合は、契約の締結と締結後の管理を一体で考える方法があります。

たとえば、電子契約市場売り上げシェアNo.1（※）の「クラウドサイン」では電子契約の締結だけでなく、締結後の契約書管理にも対応しています。また、Corporateプラン以上では、PDF化した書面契約書を取り込み、電子契約とあわせて管理することも可能です。

一般的な社内ファイルはSharePoint、個人の作業ファイルはOneDrive、契約書は契約管理に適したサービスというように、情報の性質に応じて管理基盤を選ぶと、より明確な社内ルールを構築できます。

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社内で説明する際に使える判断基準のまとめ方

SharePointとOneDriveの違いを社内へ浸透させるには、機能一覧よりもシンプルな判断基準を示すことが効果的です。

上司・他部署に説明するための3つのポイント

社内では、次の3点で説明すると理解してもらいやすくなります。

1. 自分だけが使う作業中ファイルならOneDrive
2. 複数人が継続利用する情報ならSharePoint
3. 契約書など管理要件が異なる重要文書は専用の管理方法も検討する

特に、「共有できるからOneDriveでも問題ない」という説明ではなく、「担当者がいなくなったあとも会社が使う情報か」という視点を加えることが重要です。

導入・運用ルールを社内文書化するコツ

ルールを作る際は、複雑なシステム用語を並べる必要はありません。「企画書の下書き＝OneDrive」「部署マニュアル＝SharePoint」のように、実際の業務で扱うファイルを例示しましょう。さらに、正式版へ移行するタイミング、社外共有の可否、退職・異動時のデータ確認、契約書などの重要文書の保存先も定めておくと安心です。

保存場所だけでなく、「作成→共有→正式版→保管」という情報のライフサイクルをルール化すると、運用が属人化しにくくなります。

よくある質問（FAQ）

最後に、SharePointとOneDriveの違いについてよくある疑問を紹介します。

Q. SharePointのメリットは何ですか？

A. SharePointの大きなメリットは、組織やチームを主体として情報を共有・管理できることです。サイトを作成して情報を集約したり、サイト単位でメンバーと権限をまとめて管理したりもできるため、部署の共有資料やマニュアル、社内ナレッジの管理などに適しています。

Q. OneDriveは使わないほうがいいですか？

A. OneDriveは個人の作業領域としては便利です。複数の端末からファイルへアクセスしたり、必要な相手だけに共有したりできます。ただし、部署全体で使う正式資料や長期間保存すべき情報は、OneDriveではなくSharePointで管理するのがよいでしょう。

Q. SharePointとOneDriveを連動させるには？

A. 対象のSharePointサイトでドキュメントライブラリを開き、「同期」を選択したあと、OneDriveへサインインすれば、PCのエクスプローラーからSharePoint上のファイルへアクセスできるようになります。

Q. SharePoint OnlineとOneDrive for Businessに違いはありますか？

A. SharePoint Onlineは、Microsoft 365上で組織のサイトやドキュメントライブラリなどを構築し、情報を共有・管理するためのサービスです。一方、OneDrive for Businessは、Microsoft 365などの法人向け環境でユーザーごとに提供されるクラウドストレージです。

まとめ

SharePointとOneDriveの違いは、「保存場所の目的」にあります。個人で作業するファイル（作業中）はOneDrive、部署やチームで継続利用するファイル（正式版）はSharePointと決めておけば、最新版がわからなくなる問題や、退職者のOneDriveに重要資料が残るリスクを減らせます。

契約書など長期間にわたって管理する重要文書では、保存場所だけでなく検索や更新期限、締結後の管理まで考える必要があります。SharePointやOneDriveだけに限定せず、クラウドサインのような電子契約・契約書管理サービスも含め、文書の性質に合った管理方法を検討しましょう。

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