法令上の書類の保存期間（保管期間）とは？紙の書類と電子データ書類の保存期間・保存方法を解説

事業者は数多くの書類を交わすため、保管スペースの悩みや、廃棄のタイミングに疑問を持つことも多いでしょう。この記事では、各重要書類の法令で定められている保存・保管期間やその意味を紹介します。書類を安易に廃棄する前に、まずはルールを確認しましょう。

書類の保管期間とは？「保存期間」との違いと法的根拠

書類を適切に保存するためにも、まずは、保管期間や保存期間といった用語を確認し、書類の保管期間を定める主なルール（法令）を理解しておきましょう。

保管期間と保存期間・保存年限の違い（用語整理）

書類の保管・保存について、法令上は一般的に「保存期間」、「保存しなければならない」と表現されます。

一方、「保管期間」という言葉は、法令上物品の保管が想定されていることが多く、書類に関して「保管」と表現されててれるのはまれです。

また、多くの自治体では、文書に対して「保存期間」ではなく「保存年限」と表現されます。いずれの表現も誤りではなく、意味の違いもないため、区別の必要はありません。

なお、「保存」や「保管」という言葉の違いについてはこちらの記事でも解説しているので、興味のある方は合わせてご覧ください。

• 契約書の「保存」と「保管」の違いとは？契約書管理の場面では「保存」が法的に正しい用語法である理由

保管期間を定めている主な法律

書類の保管期間を定める法律はさまざまですが、例を挙げると、以下のとおりです。

• 会社法
• 労働基準法・雇用保険法（施行規則）、健康保険法（施行規則）、厚生年金保険法（施行規則）
• 税法（所得税法、法人税法）
• 金融商品取引法
• 各種業法（特定化学物質障害予防規則、高気圧作業安全衛生規則等）

【一覧表】書類の保管期間 年数別まとめ

主な文書保管期間を、保管期間ごとに一覧表にまとめました。以下の一覧表から、各自関係のある部分を確認しましょう。

【書類保管期間 / 書類 保管期間 一覧】

保管期間	主な書類	根拠となる主な法律
永久（実務上）	定款、株主名簿、登記・ 許認可関連書類、重要な契約書	会社法ほか（任意・実務）
10年	計算書類、会計帳簿、総勘定元帳、 株主総会・取締役会議事録	会社法
7年	帳簿、請求書、領収書、注文書、 見積書などの取引関係書類	法人税法 （欠損金繰越時は最長10年）
5年	労働者名簿、賃金台帳、 雇用関連書類、有価証券関連	労働基準法 （当面3年の経過措置あり）、 金融商品取引法
4年	雇用保険関連書類 （被保険者に関する書類のみ4年、 その他は原則2年）	雇用保険法施行規則
3年	労災・安全衛生関連の一部書類	労働安全衛生法ほか
2年	健康保険・厚生年金関連書類、 雇用保険の一部	健康保険法施行規則、 厚生年金保険法施行規則、 雇用保険法施行規則ほか
1年	自己株券買付状況報告書	金融商品取引法

永久保存が望ましい書類（定款・登記・許認可など）

法令上は、「永久に保存しなければならない」と明記されているわけではありませんが、実務上は永久に保存する必要のある書類があります。

たとえば、株式会社を設立する際に作成する定款について、会社法上、株式会社はその本店や支店に定款を備え置かなければならないとされています。（会社法31条1項）これは、株式会社が存続する限り、定款を永久に「備え置かなければならない」ことを意味しています。

株主名簿についても同様に、株式会社が存続する限りは永久に保管しておく必要があります。（会社法121条）

また、登記・許認可関連書類や重要な契約書などは、訴訟に発展すると裁判官から原本確認を求められる可能性もありますから、永久に保存しておくべき書類といえるでしょう。

10年保存の書類（会計帳簿・総勘定元帳・計算書類・株主総会議事録 ほか）

株式会社は、会社法上、総勘定元帳等の会計帳簿の作成を義務付けられています。事業年度ごとに区切って法人税の確定申告を行うことになりますので、実務上も会計帳簿は事業年度ごとに区切って作成します。

株式会社は、事業年度で区切ったあと（会社法上は「会計帳簿の閉鎖の時」という表現）10年間は、会計帳簿や関連する重要な書類の保存が義務付けられています。（会社法432条2項）

また、各事業年度の計算書類（貸借対照表、損益計算書）は、作成時から10年間保存する必要があります。（会社法435条4項）

さらに、株主総会を開くにあたり作成が義務付けられている議事録は、株主総会の日から10年間、本店に備え置かなければならないとされています。（会社法318条2項）

取締役会の議事録も同様で、取締役会の日から10年間、本店に備え置かなければなりません。（会社法371条1項）

7年保存の書類（請求書・領収書・注文書などの取引関係書類、法人税法）

法人税法上、法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録し、その帳簿と取引等に関して作成・受領した書類（請求書・領収書・注文書などの取引関連書類）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

（青色申告法人の場合は法人税法126条1項、法人税法施行規則59条1項。普通法人等の場合は法人税法150条の2、法人税法施行規則67条2項）

なお、会計帳簿や計算書類の会社法上の保存期間は、上記のとおり10年ですので、法人税法上の保存期間が経過したからといって当然廃棄してよいわけではありません。

また、法人税法上、10年以内の欠損金の繰越しが認められていますが（法人税法57条）、7年で裏付けとなる書類を破棄すると、繰越控除の適用が困難になります。このため、欠損金の生じた事業年度の帳簿書類については保存期間は10年に延長されると定められています。（法人税法施行規則26条の3第1項）

5年保存の書類（労働者名簿・賃金台帳ほか ※経過措置に注意）

労働基準法上、使用者は、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならないとされています。（労働基準法109条）

ただし、労働基準法附則に経過規定があり、当面の間は3年間とされています。（附則143条1項）

また、金融商品取引法上、有価証券報告書等の書類は、内閣総理大臣に提出した日から5年間の保存義務（正確には、公衆の縦覧に供する義務）が定められています。（金融商品取引法25条）

4年・3年・2年・1年保存の書類

そのほか、雇用保険関連の書類については、それぞれの手続が終了した日（条文上は「完結の日」と表現されています。）から2年間（雇用保険法施行規則143条）が保存期間とされています。

ただし、被保険者に関する書類（被保険者資格取得届、資格喪失届など）については4年間に延長されています。

また、労働安全衛生法上、使用者が労働者に対して安全衛生教育（特別教育）を行った際は、受講者、科目等の記録を作成して、これを3年間保存しておかなければならないとされています。（労働安全衛生規則38条）

そのほか、健康保険に関する書類や厚生年金に関する書類は2年間（健康保険法施行規則34条、厚生年金保険法施行規則28条）、金融商品取引法上、自己株券買付状況報告書及びその訂正報告書については、1年間の保存期間が定められています（金融商品取引法25条1項9号）。

保管期間の「起算日」はいつから数えるか

「保管期間が〇年です」を正確に把握するためにも、いつから起算するか＝「起算日」の数え方をチェックしておきましょう。

原則は「事業年度の確定申告期限の翌日」から（法人税関連）

それぞれの法律ごとに「起算日」は異なります。

たとえば、法人税法上は、原則として、該当する事業年度の確定申告書の提出期限の翌日が「起算日」とされています。（法人税法施行規則59条2項）

契約書・帳簿・労務書類それぞれの起算点の違い

労働基準法上の使用者の労働関係に関する重要な書類の保存義務（労基法109条）については、労働基準法施行規則56条に起算日の定めがあり、たとえば労働者名簿については、労働者の死亡、退職または解雇の日、賃金台帳については最後の記入をした日などとされています。

会社法上の会計帳簿や契約書（「事業に関する重要な資料」に該当するもの。会社法432条2項）の保存義務については、「会計帳簿の閉鎖の時」（各事業年度の終了日）が起算日とされています。

法人と個人事業主で異なる点

法人は法人税の確定申告を、個人事業主は所得税等の確定申告を行いますが、両者では確定申告の時期が異なります。法人税の申告期限は原則として事業年度終了の日の翌日から2か月以内であるのに対し、所得税の申告期限は3月15日とされています。したがって、起算日も若干異なります。

紙と電子データの保管 電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

これまでざっくりと「書類」と表現してきましたが、現代社会においては、紙ベースの「書類」もあれば、電子データでの「書類」もあります。

ここでは、紙と電子データの保管について、電子帳簿保存法（電帳法。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」）やインボイス制度との関係も含めて解説します。

電子取引データの電子保存義務

電帳法の改正により、2024年1月以降に受け取った電子取引データは、電帳法施行規則4条1項が掲げる以下いずれかの要件を満たす必要があります。

• 取引情報の授受後一定期間内にタイムスタンプが付されている（2号）、
• 訂正・削除ができないシステムとする（訂正・削除ができるシステムでは訂正・削除履歴が残るシステムとする）

電子取引データの電子保存義務に関しては、以下の記事でも詳しく解説しているので気になる方はぜひ参考にしてください。

• 電子取引における電子帳簿保存法改正対応のポイント

スキャナ保存で紙書類を電子化する場合の保管期間

紙ベースの書類をスキャナでPDFなどの電子データにして保存するときも、所得税法・法人税法上の保存期間は同じです。

確定申告期限から5年または7年間保管する必要があります。問題は、電子データ化したあとに残った紙をどうするかですが、所得税法・法人税法上の保管義務の観点からは、電帳法4条3項が定めるスキャナ保存の要件（解像度・タイムスタンプ・検索機能の確保など）を満たしていれば、廃棄しても問題ないことになります（電帳法4条）。

インボイス制度と電帳法

消費税の仕入税額控除において「適格請求書（インボイス）」の発行が求められるいわゆるインボイス制度が2023年10月に導入されました。

これにより、インボイスの授受があった際は、発行業者も受け取った業者も、適式なインボイス（適格請求書）の保管が求められるようになりました。また、電子データで交付されたインボイス（適格請求書）は、電子データのまま保存しておく必要があります。（電帳法7条）

保管期間を守らない場合のリスク・罰則

法令上定められている保管期間を守らずに書類を廃棄・紛失した際のペナルティについても理解しておく必要があります。

税務調査・追徴課税のリスク

過去の会計帳簿などを適切に保管できていない状況は、各年度の所得税・法人税等の確定申告において矛盾が生じるリスクが高くなります。当然ながら、税務調査を受けやすくなり、その際に過去の帳簿や証憑を提示できなければ、追徴課税を受ける可能性が高まります。

会社法・労基法上の過料・罰則

そのほか、法令上、保存期間が遵守されていないと判断されれば、過料や罰則が課される（科される）可能性があります。たとえば、会社法上は100万円以下の過料（会社法976条）、労働基準法上は30万円以下の罰金（労働基準法120条1号）といったペナルティが定められています。

書類を適切に保管・管理する方法

書類の保管・管理方法がずさんだと、保管場所が不明で、必要なときに提出・提示できない、必要な書類を誤って破棄するといったリスクがあります。以下の記事を参考に、書類を適切に保管・管理できているか確認しましょう。

• 書類保管の完全ガイド｜保存期間・方法・失敗防止を徹底解説

契約書の保管期間について

契約書の保管期間は、会社法上は10年（「事業に関する重要な資料」に該当するもの。会社法432条2項）、法人税法上は7年がベースとなります。契約書の法定保存期間や保管方法については、以下の記事も参考にし、自社にふさわしい管理体制を整えましょう。

• 法律が定める契約書の法定保存期間は何年間？適切な保管期間を解説

書類の保管期間に関するよくある質問（FAQ）

書類の保管期間について、よくある質問とそれに対する回答をまとめました。

Q. 保管期間が過ぎた書類はどう処分する？

A. 保管期間が過ぎた書類は破棄しなければならないルールはありません。ただし、社外秘の機密情報が含まれる書類は、万が一の流出のリスクを考え、データ化してから、専門業者に溶解処理を依頼するのが安心です。

Q. 個人事業主の書類保管期間は？

A. 確定申告を行っている個人事業主は、所得税法・所得税法施行規則上、帳簿書類を5年または7年間の保存が義務付けられています。

青色申告では、帳簿書類のうち、取引に関して作成・受領した一定の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など）は保存期間が5年ですが、それ以外の帳簿書類は7年です。

白色申告は、いわゆる法定帳簿（収入金額や必要経費を記載した帳簿）については保存期間が7年で、それ以外の帳簿書類は保存期間が5年です。

Q. 領収書・請求書はそれぞれ何年保管すべきですか？

A. 個人事業主は、青色・白色申告ともに請求書の保管期間は5年です。領収書は、青色申告では7年間、白色申告では5年間の保管が求められます。法人では、法人税法・法人税法施行規則上、保管期間は7年です。

Q. データで保管していれば紙は破棄してよい？

A. 電子帳簿保存法上のルールにしたがって電子化すれば、紙は廃棄しても問題ありません。紙ベースの原本の保管が求められるのは、裁判で契約の成否が争点となった際、裁判官から契約書の原本提示を求められるといった特殊なケースです。

まとめ

同じ書類でも、法人税法上は7年間の保存義務でも、会社法上は10年間とされているなど、法令間の差異には注意が必要です。

また、電帳法上、電子データで受領した帳簿・書類は電子データのまま保存しなければなりません。自社で取り扱う書類の保存期間ルールを丁寧に確認し、思わぬ違反がないようにしましょう。